試論應(yīng)用ERP提升物資管理綜合水平

張永梅

【摘要】準(zhǔn)能準(zhǔn)能集團(tuán)公司為中國神華能源股份有限公司以管理為主要職能的全資子公司，在股份公司授權(quán)下，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理股份公司在準(zhǔn)格爾地區(qū)已設(shè)立的神華準(zhǔn)格爾能源有限責(zé)任公司、中國神華能源股份有限公司哈爾烏素露天煤礦、神華準(zhǔn)能資源綜合開發(fā)公司和神華準(zhǔn)池鐵路公司。截止2013年12月份，公司總資產(chǎn)405.08億元，在冊員工16000余人。公司主營業(yè)務(wù)有煤炭開采、坑口電廠發(fā)電、鐵路運(yùn)輸。

【關(guān)鍵詞】ERP 企業(yè)管理 技術(shù) 數(shù)據(jù)

ERP作為當(dāng)今世界上信息化的一種趨勢，是集團(tuán)型企業(yè)管理快速提升，資源配置逐步優(yōu)化，決策更為科學(xué)合理的有效手段，是實(shí)現(xiàn)決策競爭信息化，風(fēng)險(xiǎn)問題可控化，效益增值最大化的必須條件。準(zhǔn)能集團(tuán)于2013年11月份，ERP系統(tǒng)成功上線，通過建設(shè)ERP平臺，組織結(jié)構(gòu)、管理模式和業(yè)務(wù)流程提升，形成了公司集中、高效、統(tǒng)一的管控機(jī)制，推動準(zhǔn)能集團(tuán)公司整體管理水平邁上了一個(gè)臺階，將管理思想通過系統(tǒng)落地，最終支撐經(jīng)營轉(zhuǎn)變和經(jīng)濟(jì)總量翻翻的戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理、計(jì)劃精確化管理、采購集成化管理、庫存可視化管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)體系化應(yīng)用、人才持續(xù)化管理六個(gè)方面談如何應(yīng)用系統(tǒng)提升物資管理綜合水平的幾點(diǎn)感受。

一、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理

在信息化環(huán)境下，必須建立標(biāo)準(zhǔn)化的物資數(shù)據(jù)，才能確保數(shù)據(jù)的正確有效傳遞。物資分類和編碼的標(biāo)準(zhǔn)化是指面向物資供應(yīng)鏈全過程，制定滿足計(jì)劃、招標(biāo)、采購、設(shè)備管理、庫存、財(cái)務(wù)結(jié)算等各個(gè)環(huán)節(jié)的符合企業(yè)經(jīng)營管理模式的統(tǒng)一的物資分類及編碼標(biāo)準(zhǔn)。有人說信息化建設(shè)是“三分技術(shù)，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，可見數(shù)據(jù)的重要性。

MDM系統(tǒng)質(zhì)量報(bào)表是對主數(shù)據(jù)提報(bào)、審核、使用等方面的考核報(bào)表，通過報(bào)表數(shù)據(jù)可以看到整體數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，同時(shí)依據(jù)報(bào)表數(shù)據(jù)可以查找原因，針對性整改。通過系統(tǒng)質(zhì)量報(bào)表“主數(shù)據(jù)駁回報(bào)表”可以看出準(zhǔn)能集團(tuán)公司2014年第一季度共提報(bào)數(shù)據(jù)5835條，一級駁回次數(shù)為340次，駁回率5.83%；二級駁回次數(shù)1825次，駁回率31.28%；三級駁回次數(shù)1580次，駁回率27.08%，總體審核駁回率為64.18%。通過對數(shù)據(jù)駁回率考核數(shù)據(jù)明細(xì)表進(jìn)行分析，主要有以下幾方面的問題：

第一，上線前不積極參加培訓(xùn)的人員提報(bào)的數(shù)據(jù)質(zhì)量較低。

第二，根據(jù)數(shù)據(jù)分析，二級駁回率遠(yuǎn)大于一級駁回率。準(zhǔn)能集團(tuán)公司的數(shù)據(jù)審核駁回流程是三級駁回給二級，二級可以直接修改后提交三級，也可以直接駁回給提報(bào)。如果三級駁回是因?yàn)閷I(yè)性錯(cuò)誤，比如分類、單位等信息，二級必須駁回提報(bào)修改；如果是規(guī)范性錯(cuò)誤，如描述不準(zhǔn)確，屬性不完整等，二級審核人員可以直接修改再提交給三級。通過了解和分析，三級駁回主要原因是專業(yè)性錯(cuò)誤，必須駁回給提報(bào)人員；對于規(guī)范性錯(cuò)誤，為了提高提報(bào)人員的數(shù)據(jù)填寫規(guī)范性水平，二級審核人員對于規(guī)范性錯(cuò)誤部分也會駁回提報(bào)人員，這樣就造成二級駁回率高的現(xiàn)狀。

針對上述問題，應(yīng)該采取以下改進(jìn)措施：

第一，單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作，加強(qiáng)對提報(bào)及審核人員的績效考核。

第二，加強(qiáng)培訓(xùn)，通過講座、視頻、專業(yè)交流QQ群等多種方式開展培訓(xùn)，提報(bào)人員要主動學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)知識。掌握物資分類原則，避免專業(yè)性錯(cuò)誤，學(xué)習(xí)編碼規(guī)范，避免規(guī)范性錯(cuò)誤。

第三，數(shù)據(jù)提報(bào)及一級審核人員要熟悉物料的專業(yè)屬性，準(zhǔn)確填寫數(shù)據(jù)屬性特征，同時(shí)要多研究系統(tǒng)功能及系統(tǒng)中已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)，以提高數(shù)據(jù)提報(bào)質(zhì)量。

二、計(jì)劃精確化管理

ERP系統(tǒng)的MRP功能對于加強(qiáng)計(jì)劃的準(zhǔn)確性，也是能非常準(zhǔn)確做出計(jì)劃的，但是要想應(yīng)用MRP達(dá)到理想的效果，需要準(zhǔn)確的領(lǐng)料需求數(shù)量、物料使用時(shí)間、采購周期、庫存信息等數(shù)據(jù)，而且要求各環(huán)節(jié)的工作要做到及時(shí)準(zhǔn)確，及時(shí)入庫、及時(shí)出庫，不能白條領(lǐng)料等管理要求。通過系統(tǒng)現(xiàn)有的功能我們也能提高對計(jì)劃的準(zhǔn)確率，在計(jì)劃提報(bào)時(shí)給計(jì)劃提報(bào)人員顯示庫存量、在途采購訂單量、在途采購申請量，同時(shí)隨著系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入，可以將物料領(lǐng)用信息也顯示在計(jì)劃提報(bào)界面，如上年領(lǐng)用量，前兩年領(lǐng)用量，三年領(lǐng)用量等信息，為提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性提供系統(tǒng)數(shù)據(jù)支持。

三、采購集成化管理

MDM、ERP及SRM系統(tǒng)上線前，準(zhǔn)能集團(tuán)公司物資采購一直使用EAM系統(tǒng)，合同是在OA系統(tǒng)中審批，付款在用友系統(tǒng)中結(jié)算，這就造成采購數(shù)據(jù)流、信息流各自為政，不能集成為一條完整數(shù)據(jù)流的狀況。ERP和SRM系統(tǒng)上線后，供應(yīng)商在SRM系統(tǒng)中注冊，采購計(jì)劃在ERP系統(tǒng)中審批完成自動傳輸?shù)絊RM系統(tǒng)，在SRM系統(tǒng)中完成尋源、招標(biāo)、報(bào)價(jià)、開標(biāo)、授標(biāo)、合同簽訂、采購訂單確定，然后自動將采購訂單傳回到ERP系統(tǒng)，在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)到貨登記、驗(yàn)收、入庫、結(jié)算、領(lǐng)料、出庫等環(huán)節(jié)。采購集成化主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面

（一）集中采購剛性執(zhí)行

通過MDM、ERP及SRM系統(tǒng)的應(yīng)用，集中采購得到了剛性執(zhí)行。首先主數(shù)據(jù)分類及物料編碼由集團(tuán)統(tǒng)一管理，在集團(tuán)賦碼時(shí)就依據(jù)集中采購目錄，將集采目錄內(nèi)物料的編碼打上了集采標(biāo)識。其次在提報(bào)采購計(jì)劃時(shí)，如果是集采物料的計(jì)劃只能強(qiáng)制上傳到集團(tuán)，子分公司沒有權(quán)限執(zhí)行。最后，集采物料在集團(tuán)SRM系統(tǒng)中進(jìn)行尋源、招標(biāo)、采購、簽訂合同后，將采購訂單傳回子分公司的ERP系統(tǒng)，后續(xù)的貨物到貨、驗(yàn)收、入庫、出庫等業(yè)務(wù)在子分公司的ERP系統(tǒng)中執(zhí)行。

（二）采購質(zhì)量跟蹤管理

質(zhì)量是反映實(shí)體（產(chǎn)品、過程或活動等）滿足明確或暗含的需要的能力的特征總和，控制采購質(zhì)量要從供應(yīng)商選擇、合同簽訂、到貨驗(yàn)收等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，但是，萬一所采購物資出現(xiàn)了質(zhì)量問題，如何能夠及時(shí)跟蹤到采購的源頭，找到供應(yīng)商，做好索賠工作也是物資采購的一項(xiàng)重要工作。在ERP系統(tǒng)中這個(gè)問題可通過批次管理及條碼信息輕松解決。首先我們從物料的領(lǐng)料單可以查到批次信息，進(jìn)而找到條碼信息，在條碼信息中就有采購訂單、供應(yīng)商等信息。

（三）采購合同管理

SRM系統(tǒng)可以將采購全過程的信息集成在一起，合同的執(zhí)行、變更、付款等節(jié)點(diǎn)都能實(shí)時(shí)跟蹤，為合同統(tǒng)計(jì)及合同分析評價(jià)提供數(shù)據(jù)支持，同時(shí)采購過程中的供應(yīng)商選擇、詢價(jià)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、開標(biāo)、授標(biāo)等合同重要信息都在系統(tǒng)中保存，便于隨時(shí)查找。SRM系統(tǒng)建立了標(biāo)準(zhǔn)化的商務(wù)、技術(shù)條款管理體系，使合同管理工作更加規(guī)范，提高了合同統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確率。

四、庫存可視化管理

庫存管理是連接采購管理、生產(chǎn)管理的橋梁，是企業(yè)生產(chǎn)管理過程中的重要組成部分。通過啟用SAP的WM模塊使庫存管理更加細(xì)化、透明；實(shí)現(xiàn)了定位管理功能，能精確定位物資存儲位置；優(yōu)化了庫存進(jìn)出庫流程，實(shí)現(xiàn)了全過程管理；通過批次管理能有效控制貨物的先進(jìn)先出；通過倉位提示可以更加有效利用倉庫空間；可以監(jiān)控各種倉庫管理活動的狀態(tài)；結(jié)合條碼及無線掃描技術(shù)可以大幅度提升倉庫管理效率并減少手工輸入出借幾率。

（一）倉位管理

現(xiàn)在準(zhǔn)能集團(tuán)公司啟用了SAP的WM（倉庫管理）模塊，同時(shí)配套使用了掃描槍條碼管理，方便用戶的日常業(yè)務(wù)操作。通過系統(tǒng)報(bào)表查詢，保管員能清晰地看到物料的數(shù)量、批次、倉庫號、存儲區(qū)、貨架等信息，從而達(dá)到了庫存可視化管理。

（二）批次管理

2013年上線的ERP系統(tǒng)啟用了批次管理，能嚴(yán)格做到庫存物資先進(jìn)先出；部分如膠帶、化學(xué)制品等有質(zhì)保期的物料能防止存放時(shí)間過長，影響使用效果；備件領(lǐng)用后便于分析和處理質(zhì)量問題；同時(shí)對于庫齡能做到精細(xì)分析和管理。

（三）條碼管理

SAP系統(tǒng)WM（倉庫管理）模塊同ERP系統(tǒng)其他模塊無縫集成，通過無線網(wǎng)絡(luò)和條形碼標(biāo)簽應(yīng)用，以SAP為平臺，結(jié)合條形碼技術(shù)在無線數(shù)據(jù)采集設(shè)備（無線掃描槍）的基礎(chǔ)上直接運(yùn)行SAP業(yè)務(wù)流程，將手動輸入為主的倉庫業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)變成以條碼掃描采集數(shù)據(jù)，通過移動終端功能菜單完成出入庫等業(yè)務(wù)操作，保證了系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性，構(gòu)建現(xiàn)代化倉儲管理模式。最重要的是可使用手持終端掃描盤點(diǎn)，隨時(shí)抽盤，自查，確保庫存帳實(shí)一致。

五、系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)用體系化

ERP系統(tǒng)可以提供大量有價(jià)值的信息，但是如何對待這些信息，會因人的管理水平和決策能力而異，要學(xué)會應(yīng)用系統(tǒng)提供的信息來解決問題。因此如何用ERP系統(tǒng)提供的信息來解決管理中的問題，最終提高效益和競爭力，是我們應(yīng)該深入研究的課題。通過對我公司物資管理現(xiàn)狀的分析，結(jié)合ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)，我認(rèn)為可以通過對下列數(shù)據(jù)的分析，給管理者決策提供依據(jù)。

（一）需求計(jì)劃跟蹤數(shù)據(jù)分析

ERP系統(tǒng)給我們提供了很多報(bào)表，從不同維度，不同條線，數(shù)據(jù)都是實(shí)時(shí)的，比如系統(tǒng)中有一張報(bào)表“需求計(jì)劃跟蹤報(bào)表”，這張報(bào)表主要是以需求計(jì)劃為維度，針對每個(gè)需求計(jì)劃的每一項(xiàng)從需求計(jì)劃提報(bào)，審批，生成采購計(jì)劃，采購訂單簽訂，物料到貨，入庫，領(lǐng)用等數(shù)據(jù)都實(shí)時(shí)提供給我們。如果每年對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，就會知道，我們所提報(bào)的計(jì)劃，哪些已經(jīng)領(lǐng)用，哪些沉淀成了庫存，針對沉淀成庫存的物料進(jìn)行詳細(xì)的分析，找準(zhǔn)原因，逐步提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性。

（二）庫存領(lǐng)用數(shù)據(jù)分析

上面說到了需求領(lǐng)料的統(tǒng)計(jì)分析，那在日常工作中還有一種領(lǐng)料就是領(lǐng)用庫存物料，我們可以分析與需求領(lǐng)料同一時(shí)間區(qū)間的庫存物料領(lǐng)用情況，這些數(shù)據(jù)一方面可以告訴我們這一時(shí)間區(qū)間的物料領(lǐng)用情況，同時(shí)結(jié)合需求領(lǐng)用情況分析可以發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用物料時(shí)是領(lǐng)的庫存還是報(bào)需求重新采購的。再深入分析可以得出為什么不領(lǐng)庫存的原因，是庫存物料的原因，還是需求提報(bào)的原因。通過數(shù)據(jù)分析，針對性的解決管理中的一些漏洞。

六、人才持續(xù)化培養(yǎng)

效益是人用出來的，有了信息化管理系統(tǒng)，依然需要發(fā)揮人的聰明才智和創(chuàng)新精神，充分利用系統(tǒng)提供的信息發(fā)現(xiàn)手工管理不易察覺到的問題，采取各種有效的管理措施，提升企業(yè)的市場競爭力。既精通業(yè)務(wù)又能熟練掌握ERP系統(tǒng)的復(fù)合型人才是企業(yè)的寶貴資源，如果沒有很好的人才激勵(lì)機(jī)制，做好這些人的職業(yè)規(guī)劃，隨著時(shí)間的流逝，研究ERP系統(tǒng)的人會越來越少，而且隨著關(guān)鍵人員的調(diào)崗或離開，多年沉淀的ERP經(jīng)驗(yàn)將會流失。所以建立有效的激勵(lì)機(jī)制，能最大化發(fā)揮ERP系統(tǒng)的收益并將新的管理思路在系統(tǒng)中真正落地，持續(xù)優(yōu)化準(zhǔn)能ERP系統(tǒng)的基石。

參考文獻(xiàn)

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