淺析企業(yè)收據(jù)的管理

【摘要】收款收據(jù)，作為一種非正式的收款憑證，用于證明所收取款項(xiàng)的內(nèi)容、金額及時(shí)間的憑證，僅適用于企業(yè)內(nèi)部，諸如收取職工押金、臨時(shí)性貨款等。是企業(yè)重要的財(cái)務(wù)原始憑證，在現(xiàn)有企業(yè)的日常經(jīng)營管理中普遍存在。它的存在給企業(yè)的日常管理帶來了便利，但如果管理不善，也會(huì)給企業(yè)帶來極大的風(fēng)險(xiǎn)。

【關(guān)鍵詞】收據(jù) 管理 風(fēng)險(xiǎn)

收款收據(jù)，產(chǎn)生于企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理和財(cái)務(wù)管理的需要，用于證明所收取款項(xiàng)的內(nèi)容、金額及時(shí)間的憑證，僅適用于企業(yè)內(nèi)部，諸如收取職工押金、臨時(shí)性貨款等。其作為一種非正式的收款憑證，是企業(yè)重要的財(cái)務(wù)原始憑證，在現(xiàn)有企業(yè)的日常經(jīng)營管理中普遍存在。它的存在給企業(yè)的日常管理帶來了便利，但如果管理不善，也會(huì)給企業(yè)帶來極大的風(fēng)險(xiǎn)。所以有必要對(duì)收據(jù)使用過程中的收、發(fā)、存三方面做一個(gè)簡要的分析。

一、收據(jù)的取得、存放

收據(jù)的取得有自制、購買兩種方式，通常設(shè)置有一式三聯(lián)（客戶聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、存根聯(lián)）其中：客戶聯(lián)與財(cái)務(wù)聯(lián)須加蓋企業(yè)財(cái)務(wù)專用章，客戶聯(lián)交由客戶保存，用于證明其已交付相關(guān)款項(xiàng)，準(zhǔn)予相關(guān)部門辦理其對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)；財(cái)務(wù)聯(lián)作為財(cái)務(wù)記賬憑證后附的原始單據(jù)，用于證明已收取了相應(yīng)業(yè)務(wù)款項(xiàng)；存根聯(lián)交由開收據(jù)方留存，用于記錄業(yè)務(wù)的完整性，以便日后核對(duì)、備查；從而在管理上形成一個(gè)閉合的環(huán)節(jié)。

收據(jù)應(yīng)由企業(yè)指定部門統(tǒng)一購買或制作，并由專人負(fù)責(zé)保管、發(fā)放。首先，應(yīng)設(shè)置收據(jù)使用登記簿，將所購買（自制）收據(jù)的數(shù)量及每本收據(jù)的號(hào)碼編排進(jìn)行登記；其次，啟用前應(yīng)檢查有無缺號(hào)、缺聯(lián)、少份、錯(cuò)號(hào)等現(xiàn)象，如有上述情況之一發(fā)生，此本收據(jù)不能使用，應(yīng)及時(shí)調(diào)換或重制。再有，應(yīng)在收據(jù)封皮的左上角記錄收據(jù)的起止號(hào)碼，以便管理、核對(duì)。

二、收據(jù)的發(fā)放與使用

收據(jù)使用部門領(lǐng)用空白收據(jù)時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一到收據(jù)管理部門領(lǐng)取，采取驗(yàn)舊換新的方式，在領(lǐng)取新收據(jù)時(shí)需交回舊收據(jù)，領(lǐng)用時(shí)，應(yīng)先清點(diǎn)核實(shí)有無少聯(lián)、缺號(hào)、錯(cuò)號(hào)等現(xiàn)象，如有整本退回。核實(shí)無誤后，如實(shí)填寫收據(jù)使用登記薄，將領(lǐng)取數(shù)量、號(hào)碼進(jìn)行登記，雙方簽字認(rèn)可。各收據(jù)領(lǐng)用部門要妥善保管收據(jù)，如有遺失、被盜等情況發(fā)生，應(yīng)查清編號(hào)及時(shí)上報(bào)收據(jù)管理部門，以便處理。

收據(jù)的領(lǐng)取數(shù)量根據(jù)每月計(jì)劃使用量核定，用完的收據(jù)存根或停止使用的空白收據(jù)，不得自行銷毀，須按規(guī)定的期限交回收據(jù)管理部門進(jìn)行核銷處理。核銷時(shí)收據(jù)管理部門須復(fù)核收據(jù)的使用情況，如有作廢的情況發(fā)生，記錄在收據(jù)封面指定位置，使用人和保管人員同時(shí)簽字確認(rèn)并登記備查。

根據(jù)“不相容職務(wù)”相關(guān)規(guī)定，出納人員只負(fù)責(zé)辦理現(xiàn)金相關(guān)的收、支業(yè)務(wù)，不負(fù)責(zé)開具收據(jù)及最終收回、核銷收據(jù)。故開具收據(jù)這項(xiàng)工作應(yīng)交由非出納人員以外其他人員辦理。具體流程如下：（1）經(jīng)辦人憑相關(guān)業(yè)務(wù)部門開具的《收款通知單》，將現(xiàn)金交至出納處；（2）出納收到款項(xiàng)后通知收據(jù)開具人員開具收據(jù)；（3）收據(jù)開具人員根據(jù)“收據(jù)”的具體事項(xiàng)詳細(xì)填寫經(jīng)辦人、收款事項(xiàng)、金額、收款日期等內(nèi)容，并要求出納等相關(guān)人員簽字，完成后將一式三聯(lián)中的“客戶聯(lián)”遞交經(jīng)辦人（現(xiàn)金支付方）；（4）剩余兩聯(lián)，“財(cái)務(wù)聯(lián)”轉(zhuǎn)交給出納人員，出納人員據(jù)此登記現(xiàn)金日記臺(tái)賬，并將此聯(lián)送交會(huì)計(jì)人員做記賬憑證使用；“存根聯(lián)”由收據(jù)開具人員保管，用于日后核對(duì)、備查。

開具收據(jù)時(shí)應(yīng)按收取款項(xiàng)類別，分聯(lián)填寫，嚴(yán)禁多個(gè)款項(xiàng)使用一聯(lián)收據(jù)，必須做到嚴(yán)格按號(hào)碼順序填寫，不得跳號(hào)，且須一次套寫所有聯(lián)次，保證全部聯(lián)次內(nèi)容一致；若發(fā)生錯(cuò)誤，必須重新填寫，不得隨意涂改、挖補(bǔ)、及撕毀。填寫錯(cuò)誤的收據(jù)經(jīng)所在業(yè)務(wù)部門主管和財(cái)務(wù)主管同時(shí)簽字確認(rèn)，方可視為作廢；作廢收據(jù)必須加蓋“作廢”章或加注作廢標(biāo)記，且三聯(lián)全部保存在收據(jù)本上，不得有缺號(hào)或缺聯(lián)。

三、收據(jù)的保管

收據(jù)的保管工作包括對(duì)空白收據(jù)和已使用收據(jù)的管理。首先，收據(jù)管理部門應(yīng)定期清理一次庫存空白收據(jù)，將賬面數(shù)與實(shí)有數(shù)、賬面編碼與實(shí)際庫存編碼進(jìn)行核對(duì)；并于年終將已使用收據(jù)按《會(huì)計(jì)檔案管理制度》的要求存檔保存，歸檔前首先要核查已使用收據(jù)數(shù)量、編碼是否與臺(tái)賬記錄相符、是否有跳號(hào)、缺號(hào)現(xiàn)象，已作廢收據(jù)是否加注有“作廢標(biāo)記”并三聯(lián)全部收回，若不能同時(shí)滿足以上要求，則不予歸檔。其次，收據(jù)管理部門要定期與財(cái)務(wù)部門對(duì)賬，核實(shí)開出收據(jù)的金額與財(cái)務(wù)部門收到的款項(xiàng)是否一致，如有差額，查明原因、盡快處理；再有，收據(jù)管理人員業(yè)務(wù)交接要有嚴(yán)格的制度，如開具收據(jù)人員工作崗位變動(dòng)或離職，不能繼續(xù)管理收據(jù)，應(yīng)將收據(jù)管理臺(tái)賬、未用收據(jù)和已使用收據(jù)存根一并移交給接收人員，交接時(shí)，應(yīng)對(duì)收據(jù)進(jìn)行全面檢查，要求無缺失、開出收據(jù)和財(cái)務(wù)收到款項(xiàng)一致等，移交過程應(yīng)由第三方人員（一般為部門負(fù)責(zé)人）監(jiān)督，雙方移交后相互辦理工作交接簽字手續(xù)。

四、案例分析

某審計(jì)機(jī)構(gòu)在對(duì)某公司的企業(yè)內(nèi)部管理有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，發(fā)現(xiàn)其在“使用收據(jù)”的管理過程中存在未建立收據(jù)管理臺(tái)賬、已作廢收據(jù)三聯(lián)保存不完整及已作廢收據(jù)未加蓋“作廢”章或未加注作廢標(biāo)記等現(xiàn)象。

首先，就“未建立收據(jù)管理臺(tái)賬”可能給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。企業(yè)未建立收據(jù)管理臺(tái)賬或臺(tái)賬信息不清晰都會(huì)導(dǎo)致企業(yè)管理層無法清晰掌握購置、使用收據(jù)的數(shù)量、編號(hào)情況，收取的款項(xiàng)是否與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況相符、收據(jù)開具的金額與收到的款項(xiàng)是否相符等信息；更有甚者，如若其中的一本或若干本收據(jù)被某人或某單位獲取而未被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，其以該公司的名義對(duì)外開具收據(jù)招攬業(yè)務(wù)實(shí)施詐騙，將會(huì)給企業(yè)帶來不可估量的損失。其次，再來談一下“已作廢收據(jù)三聯(lián)保存不完整及已作廢收據(jù)未加蓋“作廢”章或加注作廢標(biāo)記”情況下可能存在的潛在的風(fēng)險(xiǎn)；如企業(yè)已作廢收據(jù)中客戶聯(lián)未收回，該客戶聯(lián)也未加注作廢標(biāo)記，則這聯(lián)收據(jù)依然有效、依然可以作為該公司正常業(yè)務(wù)的收款憑據(jù)，如某人以公司名義將此聯(lián)開具給客戶并私自收取款項(xiàng)，將會(huì)給企業(yè)帶來財(cái)產(chǎn)損失及法律糾紛；同樣，已作廢收據(jù)未加蓋“作廢”章或未加注作廢標(biāo)記，被工作人員誤當(dāng)做正常收據(jù)開具給客戶或被某不法分子獲取，也存在同樣的風(fēng)險(xiǎn)。

綜上所述，隨著社會(huì)產(chǎn)業(yè)的多元化發(fā)展，經(jīng)濟(jì)形式呈多樣化，收據(jù)作為一種常用的收款憑據(jù)，會(huì)在越來越多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域發(fā)揮作用，收據(jù)管理作為企業(yè)內(nèi)部控制管理的一部分就會(huì)變得尤為重要。所以，健全收據(jù)管理制度、加強(qiáng)收據(jù)管理力度勢(shì)在必行。

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作者簡介：孫媛（1982-），女，漢族，山西晉城，晉煤集團(tuán)審計(jì)部，研究方向：審計(jì)。