鐵路物資管理企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)探討

【摘要】內(nèi)部控制是提高企業(yè)經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的重要手段，但其在我國企業(yè)中的實(shí)施并沒有達(dá)到理想的效果，尤其對于現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)不完善的鐵路物資管理企業(yè)。本文在界定內(nèi)部控制內(nèi)涵對的基礎(chǔ)上，分析了鐵路物資管理企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】物資管理 內(nèi)部控制

一、內(nèi)部控制的內(nèi)涵及其要素

美國COSO在1992年發(fā)布的《內(nèi)部控制一一整體框架》中正式給出了內(nèi)部控制的定義：內(nèi)部控制是由企業(yè)所有參與人員，包括企業(yè)董事會(huì)、經(jīng)理層，共同實(shí)施的，其目的在于規(guī)范公司在相關(guān)法律法規(guī)上的合法性，并在此基礎(chǔ)上增強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)表和報(bào)告的可靠性，提高企業(yè)營運(yùn)的效率和效果。

我國對內(nèi)部控制制度的理論研究起步較晚，在借鑒美國COSO報(bào)告規(guī)定的內(nèi)部控制規(guī)范的基礎(chǔ)上，2008年5月22日，財(cái)政部同證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)共同發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，確立了我國企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)框架。該規(guī)范認(rèn)為內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。此外，該規(guī)范明確提出企業(yè)建立與實(shí)施有效的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)圍繞內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五大要素展開。內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，一般包括治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計(jì)、人力資源政策、企業(yè)文化等。風(fēng)險(xiǎn)評估是企業(yè)及時(shí)識(shí)別、系統(tǒng)分析經(jīng)營活動(dòng)中與實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，合理確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。控制活動(dòng)是企業(yè)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，采用相應(yīng)的控制措施，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受度之內(nèi)。信息與溝通是企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通。內(nèi)部監(jiān)督是企業(yè)對內(nèi)部控制建立與實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，評價(jià)內(nèi)部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以改進(jìn)。

二、鐵路物資管理企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

（一）忽視內(nèi)部控制制度的重要作用

由于鐵路物資管理企業(yè)是國有企業(yè)，沒有上市公司的董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)及經(jīng)理層的組織結(jié)構(gòu)，因此在權(quán)利上相對集中，都是由鐵路局領(lǐng)導(dǎo)班子成員決定，內(nèi)部紀(jì)檢委同局黨委則是輔助，無法發(fā)揮真正的監(jiān)督制約，這是固有的局限性。因此，物資管理的內(nèi)部控制制度不可能深入地開展，內(nèi)部控制制度對日?；顒?dòng)的影響力較差，不能起到良好的監(jiān)督作用。物資管理的內(nèi)部控制制度從2013年10起才開始實(shí)行，造成企業(yè)從上到下各級領(lǐng)導(dǎo)和員工對內(nèi)部控制制度的重要性認(rèn)識(shí)不足，并且也沒有形成完善的內(nèi)部控制整體框架，內(nèi)部控制制度只重視形式，執(zhí)行力度不夠，強(qiáng)調(diào)文字的編寫卻忽略了如何執(zhí)行制度、如何判斷、如何評價(jià)執(zhí)行情況等工作。

（二）內(nèi)部控制設(shè)計(jì)不合理

鐵路局對物資管理的內(nèi)部控制制度大體上是按著內(nèi)部控制五要素來設(shè)計(jì)的，即在內(nèi)部控制環(huán)境方面表現(xiàn)了企業(yè)組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、社會(huì)責(zé)任三方面內(nèi)容；在內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評估上對采購計(jì)劃、供應(yīng)管理、驗(yàn)收與付款、存貨處置進(jìn)行了關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的總結(jié)分析；在控制活動(dòng)上對釆購計(jì)劃、供應(yīng)管理、驗(yàn)收與付款、存貨處置進(jìn)行了總結(jié)；在信息與溝通上強(qiáng)調(diào)了部門之間的重要性和信息系統(tǒng)使用的重要性；在監(jiān)控上對監(jiān)督人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程檢查時(shí)提出要求。但是從內(nèi)部控制整體上看，內(nèi)部控制設(shè)計(jì)存在很多局限和不合理的地方，缺乏系統(tǒng)性和全面性，各部門和各崗位沒有系統(tǒng)地結(jié)合起來，互相沒有連接性，不能全面地掌握物資管理各個(gè)流程的職責(zé)權(quán)限，這導(dǎo)致內(nèi)部控制在實(shí)施過程中無法發(fā)揮作用。內(nèi)部控制設(shè)計(jì)通常難以考慮到所有業(yè)務(wù)或事項(xiàng)，只能針對常規(guī)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，對特殊事項(xiàng)沒有采用特殊的處理原則，缺乏考慮業(yè)務(wù)實(shí)施的復(fù)雜性，在內(nèi)部控制實(shí)施過程中往往因情況發(fā)生變化，難以及時(shí)對內(nèi)部控制設(shè)計(jì)進(jìn)行更新而失效。

（三）內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不全面

在經(jīng)濟(jì)體制改革，尤其是鐵路總公司改制成功后，鐵路物資管理企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)與之前有很大的不同，日益復(fù)雜。但有些企業(yè)還沒有意識(shí)到全面識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的重要意義，忽略了某些風(fēng)險(xiǎn)的防范，具體體現(xiàn)在：

1.職責(zé)權(quán)限界定不清。在部門職責(zé)權(quán)限上，沒有明確地提出各個(gè)部門的職責(zé)權(quán)限，不僅帶來了日?；顒?dòng)混亂的管理風(fēng)險(xiǎn)，也導(dǎo)致各職能部門的執(zhí)行力度較弱，管理方法較差。其次職責(zé)權(quán)限沒有明確，影響到不相容職務(wù)相分離的規(guī)定，使各職能部門起不到良好的監(jiān)督作用，對企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。

2.審批管理不嚴(yán)。在審批管理上，不嚴(yán)格按照物資采購流程進(jìn)行逐項(xiàng)審批制度，尤其是對臨時(shí)應(yīng)急物資審批和特殊物資或修改計(jì)劃后審批沒有進(jìn)行嚴(yán)格管控，帶來物資采購預(yù)算超支的風(fēng)險(xiǎn)，還有可能招致因?yàn)樘搱?bào)計(jì)劃造成舞弊行為的風(fēng)險(xiǎn)。

3.廉政建設(shè)不健全。廉政建設(shè)主要突出對人的行為的一種控制，比如在物資管理上強(qiáng)調(diào)采購流程上重點(diǎn)環(huán)節(jié)重點(diǎn)管控。廉政建設(shè)不健全就會(huì)出現(xiàn)一些人為紕漏，如某些職員可能會(huì)通過自身職權(quán)謀取不當(dāng)利益，收取基層單位禮品或參加旅游活動(dòng)等違法亂紀(jì)行為導(dǎo)致?lián)p壞企業(yè)利益的風(fēng)險(xiǎn)；其次，有些職員違反規(guī)定不進(jìn)行審批，通過收取供應(yīng)商好處使供應(yīng)商進(jìn)入采購，造成竄通舞弊，期滿上下的風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失的同時(shí)也對企業(yè)的誠信問題遭受質(zhì)疑風(fēng)險(xiǎn)。

（四）內(nèi)部控制實(shí)施過程中存在很多問題

1.物資需求不準(zhǔn)確導(dǎo)致物資采購的隨意性。為了保證生產(chǎn)，及時(shí)準(zhǔn)確的供應(yīng)材料，減少流動(dòng)資金占用，物資的采購實(shí)行計(jì)劃管理。除集采專供的物資外，生產(chǎn)維修用料的計(jì)劃申請根據(jù)路局下達(dá)的預(yù)算資金額度、年度生產(chǎn)計(jì)劃和消耗定額核算需用的數(shù)量，經(jīng)材料科長、財(cái)務(wù)科長簽認(rèn)，總會(huì)計(jì)師、段長審批蓋章后上報(bào)，由物資處審批通過后進(jìn)行釆購。每年物資管理部門要根據(jù)上報(bào)的全年計(jì)劃情況進(jìn)行考察，并對下一年的計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。但是計(jì)劃沒有變化快，上報(bào)的需求計(jì)劃往往滿足不了正常的采購。原因可能有三：一是路局沒有對物資需求計(jì)劃準(zhǔn)確性提出明確規(guī)定，在填報(bào)計(jì)劃時(shí)對規(guī)格型號(hào)沒有特別重視。二是申請計(jì)劃中沒有考慮到特殊物資及應(yīng)急零星物資的計(jì)劃受理，物資備用預(yù)算不能準(zhǔn)確部署，缺乏經(jīng)驗(yàn)，申請計(jì)劃的填報(bào)內(nèi)容沒有明確要求，應(yīng)急物資計(jì)劃模板不規(guī)范。三是申請計(jì)劃在進(jìn)行調(diào)整時(shí)，沒有跟主管業(yè)務(wù)處、財(cái)務(wù)處、物資處等相關(guān)部門進(jìn)行很好的溝通。以上情況的存在促使合理采購成為一個(gè)難點(diǎn)，造成物資采購的隨意性，從而引起管理上的疏忽，使管理出現(xiàn)脫節(jié)，最終導(dǎo)致庫存物資起不到應(yīng)有的作用，缺乏良好的流動(dòng)性而出現(xiàn)物品堆積，直至堆積時(shí)間過長出現(xiàn)老化或更新，造成浪費(fèi)。

2.倉庫管理不善。物資采購后進(jìn)行入庫管理，并根據(jù)入庫單及發(fā)票情況進(jìn)行報(bào)銷付款，看似簡單的程序都缺乏良好的內(nèi)控措施。在倉庫管理過程中最主要的問題就是在驗(yàn)收環(huán)節(jié)上執(zhí)行不嚴(yán)，管庫員未經(jīng)檢驗(yàn)直接入庫也是常有的，產(chǎn)品質(zhì)量及技術(shù)要求未根據(jù)簽訂合同進(jìn)行對證，庫存物資產(chǎn)品種類繁多，驗(yàn)收后直接堆放，沒有將物資進(jìn)行分類保管。在物資發(fā)放上同樣管理不嚴(yán)格，通常為了方便簡化程序，手續(xù)不齊全就發(fā)放物資或者根據(jù)個(gè)人關(guān)系先發(fā)放物資再補(bǔ)交手續(xù)，監(jiān)督部門不能定期進(jìn)行盤點(diǎn)物資和人員考核。

3.資產(chǎn)報(bào)廢缺乏相關(guān)的監(jiān)管。對資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢在物資管理中是一個(gè)很重要的程序，對企業(yè)意味著凈資產(chǎn)的流出，是直接對利潤的一個(gè)減少項(xiàng)目。在實(shí)際工作中，因設(shè)備出現(xiàn)故障等原因需要更換，或者整體設(shè)施運(yùn)行困難面臨改造，往往事先沒有財(cái)務(wù)人員的參與，事后走流程了事，對確定需要報(bào)廢的資產(chǎn)在報(bào)廢前缺少一個(gè)專業(yè)的鑒定結(jié)果，在更新改造方案中也往往缺少對舊設(shè)施、設(shè)備評價(jià)的依據(jù)，容易造成資產(chǎn)浪費(fèi)甚至項(xiàng)目盲目上馬的情況，不利于企業(yè)的長久發(fā)展。資產(chǎn)報(bào)廢以后，會(huì)出現(xiàn)堆放隨意，保管不當(dāng)?shù)那闆r，特別是對無對應(yīng)賬面價(jià)值的設(shè)備等，往往會(huì)出現(xiàn)無人監(jiān)管、資產(chǎn)流失的現(xiàn)象。資產(chǎn)報(bào)廢后在賬上意味著屬于待處理報(bào)廢資產(chǎn)，處置后的現(xiàn)金流入屬于公司的一項(xiàng)收入，同樣需要重視。

三、鐵路物資管理企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)的措施

（一）改善內(nèi)部控制環(huán)境

1.提高人員素質(zhì)、重視內(nèi)部控制。針對鐵路物資管理企業(yè)人力資源結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀，根據(jù)日常業(yè)務(wù)需要，合理補(bǔ)充物流管理專業(yè)和財(cái)務(wù)管理專業(yè)人員，物資專業(yè)人才有物流管理理論知識(shí)，對物流管理的前沿知識(shí)較容易接受，可以引入先進(jìn)物流管理理念；財(cái)務(wù)人員有管賬的能力，對物資賬的管理有一定的促進(jìn)作用。綜合人才結(jié)合，可以充實(shí)物資管理部門的實(shí)力，強(qiáng)化物資管理人員隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化物資供應(yīng)流程，提高賬臺(tái)管理和結(jié)算效率，為全面實(shí)施有效的物資管理提供人才保障。

2.合理設(shè)置部門組織權(quán)限。物資管理企業(yè)應(yīng)該在內(nèi)部控制設(shè)計(jì)上對職責(zé)權(quán)限上有具體要求，明確提出各個(gè)部門組織的職責(zé)和權(quán)限，更好地分配權(quán)利的同時(shí)，有條不紊地進(jìn)行日常工作流程，做到環(huán)節(jié)緊扣，物資釆購規(guī)范，從而達(dá)到高效管理。

（二）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評估和控制

首先，風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)的設(shè)定應(yīng)該遵守企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)合理設(shè)置經(jīng)營目標(biāo)、合法合規(guī)性目標(biāo)、財(cái)產(chǎn)安全目標(biāo)和物資完整性目標(biāo)。物資管理內(nèi)部控制目標(biāo)主要包括：合理設(shè)置采購計(jì)劃，確保物資需求的真實(shí)性；正確選擇優(yōu)良供應(yīng)商迸入，為產(chǎn)品質(zhì)量作保障；確保公開采購的及時(shí)性，防止物資不能及時(shí)供應(yīng)，加快資金周轉(zhuǎn)率；高度重視業(yè)務(wù)流程中廉政行為，嚴(yán)格審查各項(xiàng)利益活動(dòng)是否符合企業(yè)利益標(biāo)準(zhǔn)；確保驗(yàn)收物資和倉庫管理的安全可靠，確保相關(guān)的會(huì)計(jì)信息真實(shí)完整。

其次要對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，物資管理部門可以通過詢問一線現(xiàn)場工作人員、檢查相關(guān)流程提報(bào)的文件資料、或根據(jù)物資采購管理流程進(jìn)行跟蹤調(diào)查等多個(gè)實(shí)踐方式進(jìn)行全方位的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。最后對風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別進(jìn)行分析，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別對企業(yè)的影響評估風(fēng)險(xiǎn)后果的嚴(yán)重程度和風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，最終做出風(fēng)險(xiǎn)度的估算，并將風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告記錄后上報(bào)給有關(guān)部門。

（三）細(xì)化內(nèi)部控制活動(dòng)建設(shè)

為規(guī)范物資采購、供應(yīng)、使用、回收等方面的行為，應(yīng)做到程序規(guī)范、職責(zé)明晰，以保證公司材料物資安全、完整、合理使用，確保生產(chǎn)正常運(yùn)行，提高材料物資的利用率，促進(jìn)公司材料物資工作逐步適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理要求。公司應(yīng)先從制度管理入手，建立《物資管理制度》，對物資各方面的管理作出具體規(guī)定。制度的實(shí)施，從源頭上為企業(yè)的物資管理提供了保障，對企業(yè)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的改善起到了積極作用。

（四）加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

內(nèi)部監(jiān)督是對企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)實(shí)施情況進(jìn)行的評價(jià)與監(jiān)督，在發(fā)現(xiàn)物資業(yè)務(wù)活動(dòng)或者管理工作中有缺陷時(shí)及時(shí)改正。鐵路物資管理企業(yè)要根據(jù)自身特點(diǎn)確定日常活動(dòng)監(jiān)督和人員廉政建設(shè)監(jiān)督。將業(yè)務(wù)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)措施是否可行，查找新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)以便優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的各個(gè)控制活動(dòng)。在廉政建設(shè)年里嚴(yán)格執(zhí)行黨風(fēng)廉政建設(shè)教育提出的要求，針對廉政風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行個(gè)人排查，規(guī)范工作紀(jì)律，遵守職業(yè)道德紀(jì)律，確保每一位職員清正、廉潔。例如，鐵路物資管理企業(yè)可以根據(jù)物資管理內(nèi)部監(jiān)督和內(nèi)部評價(jià)結(jié)果，即針對內(nèi)部控制缺陷制定整改措施和計(jì)劃，形成PDCA循環(huán)機(jī)制（計(jì)劃——執(zhí)行——檢查——改進(jìn)）。內(nèi)控整改計(jì)劃要指定專人負(fù)責(zé)，并有時(shí)間節(jié)點(diǎn)控制，必要時(shí)將整改計(jì)劃施納入績效考核，比如設(shè)置“屢次審屢次犯”、“整改及時(shí)率”等指標(biāo)，以保證物資管理缺陷的有效改進(jìn)，防范物資管理風(fēng)險(xiǎn)。

作者簡介：趙寧（1981-），女，就職于濟(jì)南鐵路局物資招標(biāo)采購所，會(huì)計(jì)師。