企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路

呂翠麗　胡艷輝

摘 要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案的信息化管理成了檔案管理在網絡時代的必走之路，也是提高企業(yè)檔案管理現代化水平的重要保證。長城汽車股份有限公司結合企業(yè)檔案管理的實際情況，分階段、分步驟對檔案實施了全文信息化管理，取得了理想的效果。本文結合實踐，客觀地分析了企業(yè)檔案信息化管理的必然性、意義及存在的問題等，給企業(yè)檔案工作者以借鑒。

關鍵詞：企業(yè)檔案；發(fā)展；管理；信息化

一、企業(yè)檔案發(fā)展中的重要意義

企業(yè)檔案的信息化管理是現代化信息時代企業(yè)發(fā)展的必然條件。信息化建設是知識經濟時代的主線，企業(yè)管理的信息化是企業(yè)生存與發(fā)展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著企業(yè)OA辦公軟件的應用及各種電子設備的投入使用，諸如文件的起草、核對、簽發(fā)等工作全在網上辦理，形成檔案的形式已發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應時代和企業(yè)發(fā)展的需要，必須運用現代化信息技術對檔案進行管理，所以說檔案的信息化是檔案管理在網絡時代的發(fā)展的必然趨勢，其終極目標是建立數字化檔案室。

企業(yè)檔案的信息化管理是企業(yè)加強市場競爭力的必然選擇。隨著信息技術的發(fā)展，網絡信息的應用面越來越寬廣，企業(yè)管理面臨著網絡化、信息化的變革，企業(yè)的競爭力和企業(yè)的信息化程度有著很大的關系，企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分，其信息化程度直接左右企業(yè)的市場競爭力。

二、企業(yè)檔案管理信息的發(fā)展現狀

上世紀九十年代我國企業(yè)檔案信息化開始建設，經過這三十多年的發(fā)展已經初步成效，一些企業(yè)基本上實現了檔案的信息化管理，但是還有部分企業(yè)信息化建設水平不足，無法滿足信息時代下的檔案管理要求，主要表現在以下三個方面：

（一）檔案信息化軟硬件設施配套率不高。許多企業(yè)在進行檔案管理中依然習慣于手工操作，一些信息化軟件和硬件設施相對落后，無法適應現代企業(yè)經營管理方式，進而阻礙企業(yè)的正常發(fā)展。

（二）如今，企業(yè)檔案信息化的管理還沒有達到一定的完善。在管理方面，企業(yè)沒有對齊進行完善的處理，讓管理制度產生一定的缺陷，從而給檔案管理帶來較多漏洞，容易泄露企業(yè)的內部機密。比如一些檔案管理信息化操作流程不明確，在操作時出現失誤，使得數據產生錯誤，給管理帶來諸多不便，甚至帶來不可彌補的損失。

（三）檔案信息化管理人員素質參差不齊。目前我國許多企業(yè)檔案管理人員來自其他工作崗位，沒有經過專業(yè)化檔案管理培訓，對信息化操作不了解，管理方法簡單粗暴，精細化不足，一些信息沒有錄入到數據庫中，無法為企業(yè)生產經營管理提供及時準確的信息，這在一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展。

三、建設企業(yè)檔案信息化的方案

企業(yè)檔案信息化現在已經成為了一項能決定整個企業(yè)的發(fā)展道路的工程，對企業(yè)也有著重要的作用，關聯(lián)著多方面的問題，包其中括人員設備和技術等都應該對其進行重視。在管理方面要對現代化的企業(yè)中檔案需求做好保證，無論是檔案管理中的任何一方面，都需要相關人員對其進行重視，同時要從多方面進行考慮，這樣可以對社會對企業(yè)都有推進發(fā)展的作用。

（一）企業(yè)在信息化建設中領導的重要性以及大力推動其建設。企業(yè)檔案信息化建設和發(fā)展離不開企業(yè)領導和員工的努力，企業(yè)在對信息化建設的過程中，需要有相關領導的支持，有了支持，員工才會在工作中一定程度上提高工作積極性，從而能讓工程得到更好的發(fā)展，從而能提高成效。

（二）在信息化建設中企業(yè)檔案的流程。短時間內企業(yè)檔案信息化建設是不能完成的。在保證質量的前提下要注重每一個細節(jié)的工作，要制定并完善每一個流程。建設的企業(yè)檔案信息內容必須嚴格執(zhí)行企業(yè)的規(guī)章制度，檔案信息是每個公司的核心機密，需要嚴格管理好建設過程中的每一個體制。

（三）相關工作人員的專業(yè)知識應得到加強。要保證企業(yè)檔案信息管理的最大質量，就需要讓工作人員具備一定的水平，從而讓工程得到質量上的保證，這是提高企業(yè)管理的一個重要組成部分。

（四）實施檔案數字化戰(zhàn)略。隨著科技水平的不斷發(fā)展，網絡技術等科技都得到了很好的發(fā)展，也取得了很好的成效，那么在企業(yè)的信息化建設中也應該加入這些技術來對其進行實施，這些技術可以促進檔案在數據庫和案卷文件的整理。這些技術可以把一些較為復雜的數據進行簡化，從而讓工程得到更好的運作。對于一些紙質的檔案就需要對其進行仔細的瀏覽，將其中的數據和內容進行結合。在企業(yè)的信息管理工程中，要讓施工過程得到自動化的效果，就需要巧妙運用網絡的環(huán)境，將其中的文件進行整合、控制與搜集等措施。要對文件中的質量進行衡量就需要專業(yè)的部門對其進行審查，從而能提高文件的有效性，同時對其進行定期的保管。其中將一些較為重要的檔案對其進行打印并備份。對于脫機載體，就需要將其中的檔案進行儲存。運用當今相對于成熟的網絡技術來講信息進行傳遞與搜集，并將其進行整理，對企業(yè)的發(fā)展有很好的拓展效果，同時還可以使文檔都開始向著數字化的方向發(fā)展，讓企業(yè)在對檔案進行梳理中得到跟好的效率。

（五）企業(yè)在管理上需要進行強化。要讓企業(yè)在管理上有好的發(fā)展，就需要針對其管理制定一系列的規(guī)章制度，這樣可以在管理上加強對人員的約束，從而能讓管理更加的具有條理性，從而能對檔案的發(fā)展造成更好的需求。

四、結語

綜上所述，提高企業(yè)檔案信息化管理的建設水平，就要建立健全相應的檔案信息系統(tǒng)和數據庫，制定出科學的信息化管理準則。此外企業(yè)還要培養(yǎng)專業(yè)化的管理人才，在檔案管理過程中能夠嚴格按照相關流程進行操作，確保檔案數據的真實性和有效性，增強檔案信息的安全度，為今后企業(yè)的進一步發(fā)展奠定良好基礎。

參考文獻：

[1]劉捷.中小企業(yè)檔案管理信息化建設思考[J].湖南科技學院學報，2014，08：184-187.