淺析信息系統(tǒng)項目管理中的溝通管理

田軍

[摘 要]隨著我國信息技術(shù)不斷進(jìn)步，信息系統(tǒng)項目管理得到了極大程度地發(fā)展，并在眾多大型項目建設(shè)上日益廣泛地應(yīng)用。由于大型項目建設(shè)中所涉及人員、技術(shù)以及材料設(shè)備等眾多，因而要想確保其高效率與高質(zhì)量的建設(shè)做好溝通管理就顯得至關(guān)重要。為此，本文重點圍繞于信息系統(tǒng)項目管理中的溝通管理進(jìn)行探究，以供廣大同行參考。

[關(guān)鍵詞]信息系統(tǒng)；項目管理；溝通計劃；反饋機制

中圖分類號：TP311.5 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）17-0113-01

一、信息系統(tǒng)項目管理的溝通管理含義及其特征

加強項目的溝通管理在信息系統(tǒng)中非常重要，溝通渠道是否順暢，溝通結(jié)果是否有效直接關(guān)系到項目的成敗。影響項目成功的三個主要因素，即用戶參與、高層支持、清晰的需求，都依賴于擁有良好的溝通技能。項目溝通管理主要包括溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績效報告、以及干系人管理等過程。通過建立良好的溝通機制能夠給項目管理帶來的不僅僅是信息的順暢流動，更能為項目領(lǐng)導(dǎo)層的決策與執(zhí)行力提供最為基本的保障。

（1）信息系統(tǒng)項目管理的溝通管理含義

一般情況下，信息系統(tǒng)項目的溝通管理主要包括編制溝通計劃、分發(fā)信息、績效管理以及干系人管理這幾個過程。其中這幾個過程是不可分割、相輔相成的。溝通管理目的在于確保相關(guān)項目信息能夠快速、及時的收集、提取、儲存、傳播以及最終處置，從而確保信息系統(tǒng)信息的通暢。這里說的信息通常不單單指的是自上而下的通暢，而且還應(yīng)確保做到自下而上的暢通，確保每次發(fā)送信息均有所反饋，對反饋的信息的再反饋等，以構(gòu)建一個良好、暢通的信息溝通氛圍。

（2）信息系統(tǒng)項目溝通管理的特征

結(jié)合筆者實踐來看，信息系統(tǒng)項目溝通管理主要存在復(fù)雜性與系統(tǒng)性兩方面特征。其中，復(fù)雜性主要是因為大部分公司與人員均與各個大型信息系統(tǒng)項目的建立息息相關(guān)，所以這也決定了其有關(guān)項目干系人員存在一定的復(fù)雜性。此外，系統(tǒng)性主要是因為信息系統(tǒng)項目涉及較多的部門與人員，且情況復(fù)雜多變。因此，溝通管理應(yīng)當(dāng)著眼于全體利益，并采用系統(tǒng)化的方法與思想，來進(jìn)行系統(tǒng)、全面的管理。

二、信息系統(tǒng)項目管理中的溝通管理意義

大型項目建設(shè)中所涉及人員、技術(shù)以及材料設(shè)備等眾多，因而要想確保信息系統(tǒng)項目管理得以科學(xué)合理地組織、指揮以及協(xié)調(diào)控制，溝通管理應(yīng)用具有極其重要的意義，這主要體現(xiàn)在三個方面：

第一，對信息系統(tǒng)項目管理來說，溝通管理是其決策與計劃制定執(zhí)行的基礎(chǔ)；

第二，溝通管理是大型項目建設(shè)中組織與控制管理實施的必要手段；

第三，溝通管理地應(yīng)用是保障大型項目建設(shè)得以高效率、高質(zhì)量完成的重要依托。

三、信息系統(tǒng)項目管理中的溝通管理

由上文所述我們可以得知，信息系統(tǒng)項目管理中的溝通管理主要有編制溝通計劃、分發(fā)信息、績效管理以及干系人管理這四方面，對此筆者將逐一對它們進(jìn)行論述。

（1）信息系統(tǒng)項目溝通計劃編制

結(jié)合實踐來看，由于項目中涉及到的干系人對項目的期望和項目結(jié)果的關(guān)注度不同，這就需要我們首先針對項目干系人進(jìn)行分類，針對不同的分類人員，設(shè)置各自的溝通計劃。溝通計劃編制是信息系統(tǒng)項目溝通管理首要環(huán)節(jié)，其具有兩方面作用：首先，編制溝通計劃有助于滿足項目干系人溝通需要。其次，通過嚴(yán)格依據(jù)信息項目溝通需要所編制而成的溝通計劃是保障大型項目建設(shè)有效開展的重要支撐。根據(jù)筆者研究可知，由于大型項目建設(shè)中應(yīng)用信息系統(tǒng)項目管理所涉及干系人以及信息眾多，編制溝通計劃的重點在如何準(zhǔn)確辨別出重要干系人、信息需求以及采取何種方式將相關(guān)信息傳達(dá)。因而在編制溝通計劃中，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從兩方面著手：首先，項目經(jīng)理必須充分利用其諸如項目章程、管理計劃以及說明書等文件資料作為編制基礎(chǔ)。其次。在結(jié)合文件資料基礎(chǔ)上利用項目干系人、分析溝通技術(shù)以及需求作為工具編制出一份科學(xué)合理的溝通管理計劃，這其中應(yīng)包含諸如內(nèi)外干系人類別、信息需求情況以及傳達(dá)方式等內(nèi)容。

（2）信息的分發(fā)

信息發(fā)布主要針對項目溝通管理中涉及到的所有干系人，采用不同的方式盡心信息發(fā)布，定期定時進(jìn)行項目信息分發(fā)的過程。要想充分發(fā)揮信息的作用就需要確保信息可以準(zhǔn)確、及時的分發(fā)到需要該類信息的干系人上。除此之外，信息分發(fā)的過程還包括了對意外信息的需求的應(yīng)對策略以及溝通管理計劃的實施。在分發(fā)信息過程中，項目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)結(jié)合計劃階段制定好的溝通管理計劃以及工作績效信息來當(dāng)作實施的參考依據(jù)。在此過程中，必須認(rèn)真分析信息分發(fā)的方式與技術(shù)。通常情況下，溝通的方法主要包括了口頭法與書面法、正式法與非正式法、橫向法與縱向法、外部法與內(nèi)部法等。主要用于系統(tǒng)的檢索以及收集信息。此外，信息分發(fā)方法主要包括了電子郵件、書面分發(fā)、移動互聯(lián)、項目管理軟件以及項目會議等方法。主要用于對組織過程進(jìn)行更新，并實現(xiàn)在最佳的時間內(nèi)采用最為適合的方法來把合理的語言、合適信息發(fā)送到合適的人。

（3）績效報告

績效報告主要指的是將與項目相關(guān)的績效信息收集并分發(fā)給項目干系人，主要目的是為了定時進(jìn)行工作的匯報，與指定的進(jìn)度、質(zhì)量、范圍等基準(zhǔn)進(jìn)行對比分析，找出項目管理中的實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度之間的偏差。針對項目中不同的干系人，績效報告的方式也不同。通常需要完成以下兩個步驟來利用信息資源來完成項目目標(biāo)。第一，采用數(shù)種方式來將項目組的進(jìn)度情況進(jìn)行記錄。如，預(yù)算與計劃的完成、硬件采購的百分比、預(yù)訂工作完成的百分比、工作完成情況等。第二，對項目實施情況進(jìn)行合理預(yù)測，其通常是和成本計劃、進(jìn)度計劃以及范圍計劃等結(jié)合研究。該階段的輸入主要包含了項目管理預(yù)測、計劃、工作績效信息、可交付物、已批準(zhǔn)的變更請求等。

（4）項目干系人管理

項目干系人管理作為信息系統(tǒng)項目管理最后一個過程，同時也是出了難度最大的一個。結(jié)合實踐來看，項目干系人員管理難點在于如何有效地估計其預(yù)期需求以及將具有相同方向的需求予以擬合發(fā)送，從而達(dá)到最大程度地滿足項目干系人溝通需求。對此，筆者認(rèn)為在項目干系人管理上應(yīng)將溝通管理計劃與項目管理技術(shù)充分運用起來，并在其管理實施過程中使用相關(guān)資源將所遇到問題予以解決。需要特別注意的是，為了實現(xiàn)更好的項目干系人管理成效，我們在應(yīng)用溝通管理時要充分結(jié)合項目干系人不同而采取適宜的溝通方法，并利用問題日志將其所反映問題詳細(xì)記錄，隨后對問題進(jìn)行分析制定出針對性的解決措施。

四、結(jié)束語

總而言之，項目的圓滿成功離不開項目的信息溝通管理，由于信息系統(tǒng)項目溝通管理具有復(fù)雜性與系統(tǒng)性的特點，在進(jìn)行溝通管理時應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真的總結(jié)與分析，以便于今后項目溝通管理工作得以有序、高效的進(jìn)行。比如，加強全員溝通技巧的培訓(xùn)，特別是沖突處理方面的培訓(xùn)；加強和客戶方溝通，確保和每個對接人對接獲得的情報都一致。在這些方面，我們在今后的項目要中不斷努力和改進(jìn)，為信息化建設(shè)盡一份錦帛之力。

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