淺析檔案管理信息化

福州第一技師學(xué)院　林建華

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淺析檔案管理信息化

福州第一技師學(xué)院林建華

[摘要]利用信息化手段進(jìn)行檔案管理是大勢所趨，該文首先分析檔案信息化管理的優(yōu)勢，然后分析檔案信息化管理的條件，最后提出在檔案信息化管理中應(yīng)當(dāng)注重開發(fā)專門軟件、建立規(guī)范的數(shù)據(jù)庫以及培養(yǎng)專業(yè)人才。

[關(guān)鍵詞]檔案管理信息化檔案數(shù)據(jù)庫

檔案管理信息化是近年來檔案管理工作發(fā)展的新趨勢，依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今時代需要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的條件已經(jīng)基本具備。建立檔案管理信息化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的合理配置和資源共享、科學(xué)管理和利用，為社會提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在檔案管理信息化中應(yīng)注意選用規(guī)范的檔案管理軟件，培養(yǎng)信息化管理人才。

1　檔案管理信息化的優(yōu)勢

檔案管理信息化是以檔案資料（紙質(zhì)）為主要物質(zhì)對象，用計算機(jī)對檔案進(jìn)行收集、整理和加工，使之轉(zhuǎn)化成為計算機(jī)文件形式的電子文檔信息供人們利用的過程。其優(yōu)勢是：

1.1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的潛能，提高利用率

大多數(shù)基層單位都配備了計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，但利用效率低，應(yīng)用范圍主要是瀏覽網(wǎng)絡(luò)信息、打字打印等。而檔案的管理仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、檔案袋方式，這造成設(shè)備的極大浪費。

1.2能使檔案管理水平有本質(zhì)的提高

檔案從本質(zhì)上來說是一種信息，信息具有可存儲性、可傳遞性、可處理性、可共享性，檔案管理信息化能將信息的特性充分發(fā)揮。

1.2.1方便存儲。檔案信息必須依賴存儲媒介而存在。傳統(tǒng)檔案管理方式以紙作為存儲媒介，易受潮、易失火、難保存、存儲容量低。實現(xiàn)檔案管理信息化后，將以硬盤、磁盤、光盤作為存儲媒介，完全克服上述缺點，進(jìn)而使檔案信息數(shù)字化，檔案不再像傳統(tǒng)文檔那樣整齊排列在柜架上，可以擺脫庫房式管理方式，更接近于人腦的記憶，當(dāng)我們使用檔案信息時，就像儲存在大腦中的信息一樣，只要我們發(fā)出有關(guān)邏輯指令后，計算機(jī)就能按照設(shè)定的軟件程序，進(jìn)行查找、整理、排序并輸出。

1.2.2便于傳遞。傳統(tǒng)的檔案信息受制于存儲載體，信息都被固定在某一載體上，不可分離，可傳遞性差，傳輸速度低、信息密度小。如今的電子檔案以電子文件形式保存，信息可以從一個載體轉(zhuǎn)移到另一個載體，擺脫了對載體專一性的依賴，依托互聯(lián)網(wǎng)，即使檔案管理人員之間相距萬里，只需輕點鼠標(biāo)，大量的檔案信息在瞬間就完成了傳輸。這不僅最大程度地保證了檔案信息的時效性，也節(jié)約了時間和成本，為檔案信息的保存和利用提供了極大的便利。

1.2.3可處理。當(dāng)今時代是信息爆炸的時代，信息的獲取越來越便利，信息越來越多，信息的處理強(qiáng)度越來越大，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)難以勝任。

1.2.4可共享。信息可以重復(fù)使用，價值并不減少。以往的檔案使用一次就擱置一邊，下次使用時重復(fù)錄入，沒有發(fā)揮信息的可共享性，導(dǎo)致人力物力財力的浪費。實現(xiàn)檔案管理信息化后，檔案信息可多份存儲拷貝，便于相關(guān)部門使用，下次使用時也更加方便，也可以建立網(wǎng)絡(luò)連接，使身在異地的人員實現(xiàn)資源共享，這樣就擴(kuò)大了影響，拓寬了服務(wù)范圍，縮短了工作時間。

1.3檔案管理信息化，可使檔案管理工作逐漸與電子方式保存接軌

目前我國尚未采取以電子方式保存電子文檔方式（無紙化方式），主要采取以紙質(zhì)拷貝和電子拷貝雙重備份方式，但檔案管理要注意這方面動向，提早拿出對策，使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，為將來檔案管理信息化打下基礎(chǔ)。

2　檔案信息化管理的條件已經(jīng)基本具備

2.1形勢發(fā)展的需要

當(dāng)今社會，信息化進(jìn)程日新月異，成熟的信息技術(shù)已經(jīng)遍布各行各業(yè)，我國通信技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)迅猛崛起，為檔案信息化建設(shè)帶來了前所未有的便利。檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案管理信息化，隨著人類社會實踐活動的日益復(fù)雜，檔案從原始的石刻、甲骨、竹箋、貝葉到紙張，從刀刻、筆寫到印刷，文件數(shù)量不斷增長，存儲密度逐漸加大，文件數(shù)量和存儲能力的矛盾處于不斷出現(xiàn)與解決過程之中，以往采用密集架和宿微膠片等工具來提高文件存儲密集度，而今電子文檔的出現(xiàn)，極大提高存儲能力，檔案載體逐漸被磁盤和光盤所取代，隨著信息壓縮技術(shù)的使用，不僅可以節(jié)省信息存儲空間，同時可以加快流動速度，節(jié)省使用者時間。但是有些單位仍然停留在紙質(zhì)檔案管理及較原始的檢索利用，而解決這個問題的途徑就是實現(xiàn)檔案管理信息化。

2.2檔案管理信息化建設(shè)初見成效

目前，我國有關(guān)電子文檔管理的軟件種類不少，福建省人事部門研制開發(fā)的福建省人事信息系統(tǒng)軟件已在省內(nèi)廣泛應(yīng)用，通過建立單位人員信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，建成了全省規(guī)范、統(tǒng)一、共享的計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)不同職能的模塊權(quán)限，可對工作人員調(diào)進(jìn)、調(diào)出、職務(wù)變動、獎勵懲罰、工資變動等信息進(jìn)行操作，并能自動生成各類審批表、匯總表、花名冊，實現(xiàn)計算機(jī)信息處理，從根本上改變了以前手工操作的狀況。如果用傳統(tǒng)方法去查詢資料填寫一份干部簡歷，少則十幾分鐘，現(xiàn)在只要輕點鼠標(biāo)，隨時都可以快速、準(zhǔn)確、高質(zhì)量地自動生成干部簡歷、干部任免審批表等常用材料，提高了工作效率和工作質(zhì)量，在人員調(diào)動時，可以實現(xiàn)信息共享，避免重復(fù)錄入相同信息，減少重復(fù)勞動，同時產(chǎn)生新信息時，可以隨時更新，大大提高信息的時效性，為檔案管理信息化打下了良好基礎(chǔ)。又如，我校使用學(xué)籍檔案管理軟件，利用學(xué)生信息查詢模塊，實現(xiàn)了統(tǒng)計報表，更新數(shù)據(jù)、快速查詢、資源共享等功能。過去面對眾多的學(xué)籍檔案，若想查閱某一學(xué)生的資料，用傳統(tǒng)的手工查詢，費時費力。現(xiàn)在使用學(xué)籍管理軟件為畢業(yè)升學(xué)、就業(yè)、征兵、出國留學(xué)、對外勞務(wù)、補(bǔ)辦學(xué)歷證明等查詢工作提供了極大方便。它具有傳統(tǒng)檔案管理方法所不可比擬的優(yōu)勢，既節(jié)省時間，又保證了查找準(zhǔn)確性，提高了效率。

3　檔案管理信息化應(yīng)注意的問題

3.1選用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的應(yīng)用軟件

目前，有關(guān)檔案管理軟件種類不少，但真正適合要求的不多，大多局限于對傳統(tǒng)檔案工作的模擬水平上，不能滿足檔案信息化管理的需要。因此，檔案管理軟件應(yīng)選用符合國家有關(guān)檔案工作和計算機(jī)應(yīng)系統(tǒng)管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密，并具有良好的實用性、兼容性和可擴(kuò)展性，且操作簡單，使用方便，這樣才能保證檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用,在檔案信息交換和資源共享時少走彎路，避免人力、物力和財力的浪費。

3.2重視數(shù)據(jù)庫建設(shè)

未來檔案室本身不再是今天意義上的檔案存儲地，而是一個具有文件處理和利用功能的以數(shù)據(jù)庫為主的系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫建設(shè)要以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，內(nèi)容要豐富，要涵蓋各方面的綜合信息。要及時對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和有效。抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，就是要依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，更好地為社會提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

3.3加快培養(yǎng)檔案信息化管理人才

推進(jìn)檔案管理信息化，人才是關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)離不開計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，這就要求檔案管理人員，不僅需要掌握檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)知識，還要具備計算機(jī)應(yīng)用能力、網(wǎng)絡(luò)管理能力和信息加工處理能力。因此，一方面要加強(qiáng)對檔案管理人員的知識更新培訓(xùn)和繼續(xù)再教育工作，補(bǔ)充新知識，特別是進(jìn)行計算機(jī)應(yīng)用知識能力和技能的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化有關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)知識，數(shù)字化技術(shù)知識，使他們掌握計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)。另一方面要采取措施創(chuàng)造條件選調(diào)引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)人才，對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，充實到檔案管理部門，造就一批既精通計算機(jī)技術(shù)又熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，使檔案管理干部隊伍與時俱進(jìn)充滿活力，滿足檔案信息化管理的需要。

面對信息技術(shù)迅猛發(fā)展所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇實現(xiàn)檔案管理信息化勢在必行，同時，必須清醒認(rèn)識到，檔案管理信息化是一項長期而又復(fù)雜的工作，不可能一步到位，要從實際出發(fā)，循序漸進(jìn)，充分利用現(xiàn)有的軟硬件資源，不斷提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，真正實現(xiàn)檔案管理工作信息化。

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