如何強化科技檔案管理及利用

黃四萍

（南寧軌道交通集團有限責(zé)任公司運營分公司 廣西南寧 530000）

如何強化科技檔案管理及利用

黃四萍

（南寧軌道交通集團有限責(zé)任公司運營分公司 廣西南寧 530000）

交通運輸部門是我國的重要部門之一，隨著時代的發(fā)展，我國越來越重視對交通運輸設(shè)施的建設(shè)，尤其是軌道交通的建設(shè)，愈加成為了民眾所關(guān)注的焦點，與此同時，我國對交通運輸設(shè)施建設(shè)的投資也有所增加。軌道交通的科技檔案與開展建設(shè)、施工等活動密切相關(guān)，合理地運用軌道交通科技檔案，可以有效保證軌道交通設(shè)施的正常運行。本文就通過研究強化科技檔案管理及利用的措施，目的在于使科技檔案在軌道交通設(shè)施的建設(shè)中發(fā)揮出更大的作用。

強化；科技檔案；管理；利用

1 前言

科技檔案是公司資源中重要的組成部分，軌道公司只有加強對科技檔案價值的開發(fā)與利用，才能使其創(chuàng)造出更大的價值。軌道公司的科技檔案大多記載的是有關(guān)建設(shè)與施工的真實情況，通過對其管理及利用，公司可以改正不足并總結(jié)經(jīng)驗，以優(yōu)化科技檔案中的數(shù)據(jù)，使其成為公司發(fā)展的重要參考，為交通運輸企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展作出貢獻。

2 科技檔案的概述與分類

科技檔案就是公司在開展生產(chǎn)、運營與管理等活動的過程中，形成了相應(yīng)的圖表、文件、材料、照片、數(shù)據(jù)、視頻等科技檔案的文件材料。科技檔案的主要類別，如表1所示。

3 加強科技檔案管理的必要性

3.1 科技檔案反映了軌道公司真實的情況

科技檔案反映了軌道公司發(fā)展與建設(shè)等活動的相關(guān)情況，是軌道公司運營情況、發(fā)展變遷的真實記錄，科技檔案中包括了公司管理者的經(jīng)驗、發(fā)展情況及發(fā)展方向等，是所有公司員工的努力成果?？萍紮n案還能夠為軌道公司的人員在管理、研究、制定公司制度與管理公司等方面提供支持與保障。

表1 科技檔案主要類別

3.2 科技檔案可以保障軌道公司合法權(quán)益

科技檔案可以有效地保障軌道公司的合法權(quán)益，避免公司與個人之間的利益與產(chǎn)權(quán)產(chǎn)生糾紛，同時還可以全面維護軌道公司相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)。科技檔案從整體上記述了公司發(fā)展、開展創(chuàng)新活動的環(huán)節(jié)與過程，是公司有效的法律憑證；當(dāng)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛問題時，科技檔案就能發(fā)揮至關(guān)重要的作用。

3.3 科技檔案是軌道公司珍貴的信息資源

在軌道公司發(fā)展轉(zhuǎn)型、設(shè)備維修、軌道工程改擴建的過程中，科技檔案能為公司員工提供相應(yīng)的檔案材料，從而幫助公司員工提升工作質(zhì)量與效率，為公司增加利益。同時，科技檔案還可以推動軌道公司的發(fā)展，為公司的創(chuàng)新方案、新產(chǎn)品開發(fā)及競爭力的發(fā)展提供大力支持。

4 強化科技檔案管理及利用的有效途徑

4.1 提高軌道公司員工綜合素質(zhì)

軌道公司對員工的管理方面，公司應(yīng)該定期對員工開展專業(yè)知識的培訓(xùn)，提升公司人員的管理技能，從而提升公司員工的綜合素質(zhì)，以保障檔案管理的順利開展；同時軌道公司管理者也應(yīng)該善于發(fā)現(xiàn)每個員工的優(yōu)點，招賢納士，以擴充科技檔案管理隊伍。

科技檔案管理人員需要掌握相關(guān)的管理方法與技術(shù)，熟悉歸檔檔案相應(yīng)的操作步驟，同時也應(yīng)該熟練掌握專業(yè)的管理知識，了解軌道公司的發(fā)展特點，根據(jù)這些特點制定相應(yīng)的管理策略。比如軌道公司，公司的檔案管理人員應(yīng)先熟悉有關(guān)軌道工程的建設(shè)、設(shè)備、施工過程、施工技術(shù)、安全措施等專業(yè)知識，再借助計算機平臺，創(chuàng)建高效、智能的管理制度以及檢索模式，同時擴大對科技檔案管理與建設(shè)的投資力度。檔案管理人員應(yīng)借助多種方式全方位地學(xué)習(xí)計算機的使用，以提高檔案的現(xiàn)代化管理水平與質(zhì)量，還須學(xué)習(xí)相關(guān)軟件的使用，如繪圖軟件、OA系統(tǒng)、表格制作軟件等，以便更好地管理與規(guī)范科技檔案，從而發(fā)揮其自身的實用價值[1]。

4.2 合理使用科技檔案，加強保密工作

軌道公司的科技檔案記錄的是所有相關(guān)人士的想法、經(jīng)驗及成就，為后面的開發(fā)與研究提供了有效的保障，同時對提升工程質(zhì)量與水平也有重要的作用。因此，對科技檔案的有效利用與開發(fā)，是保證科技檔案管理工作順利進行的前提。在實際的工作中，軌道公司應(yīng)注重公司人員對檔案利用的反饋信息，并及時進行評估，以分析與研究如何高校利用檔案的內(nèi)容與特點，通過采用現(xiàn)有檔案進行光盤刻錄備份、歷史檔案進行歸檔掃描、開發(fā)利用檔案信息管理系統(tǒng)等方式，在保證檔案安全的情況下，有效推動檔案信息資源的共享，進一步提升檔案的使用率。

檔案的管理與使用有時會涉及到國家相關(guān)的保密規(guī)章制度，因此，在軌道公司開展檔案管理的過程中，應(yīng)正確處理好使用與保密之間的關(guān)系，不能使檔案在被使用與管理的過程中面臨不安全的因素。對此，軌道公司應(yīng)當(dāng)加大對相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，其中應(yīng)該涉及到我國的檔案法以及保密法，使員工有一定的法律意識，嚴格執(zhí)行保密原則，同時不能影響對檔案正常的使用與查詢。

檔案管理人員需要掌握軌道公司相關(guān)的管理規(guī)劃及工作情況等，以根據(jù)這些具體情況對檔案進行規(guī)劃與管理，并遵循相關(guān)的建設(shè)活動與科研活動，為軌道公司管理者提供完善的檔案服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)達的今天，檔案管理者還應(yīng)關(guān)注信息安全與網(wǎng)絡(luò)安全，從而制定完善的安全措施以預(yù)防檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上的泄露，所以適當(dāng)增加保密措施及安全措施可以使軌道公司信息獲得安全保障。

4.3 完善科技檔案管理制度的規(guī)范化

軌道公司管理者應(yīng)增強檔案管理者依法管理檔案的意識，制定科技檔案管理制度，規(guī)范工作人員的行為，最終形成完善的科技檔案管理體系，使檔案的管理工作可以順利開展。

（1）完善科技檔案的管理制度，可以根據(jù)我國《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，制定相應(yīng)的管理制度，比如《公司科技檔案管理制度》、《公司科技檔案保密制度》、《檔案人員責(zé)任制度》等，這些制度中對科技檔案資源的歸納、整理、管理、使用、借閱、保密等方面都有詳細的規(guī)定，使檔案管理者明確管理工作的具體權(quán)利與義務(wù)；軌道公司須嚴格督促其執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，讓檔案管理者有安全意識與嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并對檔案的完整性負責(zé)。

（2）軌道公司還應(yīng)當(dāng)實踐對科技檔案的統(tǒng)計工作，以方便工作人員進行清點與核對；同時還須創(chuàng)建相應(yīng)的查詢、借閱、使用檔案的數(shù)據(jù)登記表，每次查詢、借閱檔案時工作人員應(yīng)進行登記，以保證檔案不會遺失。

（3）軌道公司應(yīng)規(guī)范檔案管理制度，制定出有效的科技檔案分類綱要、整理規(guī)范、保管期限等制度，使檔案管理工作的開展能夠井井有條[2]。

4.4 發(fā)掘科技檔案使用效果，提升實用價值

軌道公司在加強對科技檔案基礎(chǔ)管理工作的前提下，還應(yīng)研究如何更高效地使用科技檔案。許多公司在最初階段，部門與部門之間的材料都是相互傳閱，不需要借閱檔案，因此其科技檔案的使用率都不高，同時，管理制度的創(chuàng)新與制定不是短時間內(nèi)可以完成的。所以公司往往會忽略了對科技檔案的使用，不對其進行更新與整理，這樣所產(chǎn)生的后果是很嚴重的。對此，科技檔案管理人員在歸檔完成后，不應(yīng)對其置之不理，而是應(yīng)該根據(jù)檔案歸檔時期的長短，對歸檔時間不長的檔案積極主動去聯(lián)系構(gòu)成該檔案的相關(guān)人員，再通過具體的建設(shè)內(nèi)容，使用創(chuàng)新方式整理檔案，并發(fā)掘其核心。

軌道公司的專業(yè)人士還應(yīng)從專業(yè)角度出發(fā)，對檔案的編排提出參考意見，使檔案的編排更加準確、客觀；此外，這些環(huán)節(jié)還可以被引用至科技檔案在今后的編排工作中，進而使檔案能夠被靈活地運用，也能使今后對科技檔案的管理效率與使用效果更為突出[3]。

4.5 增強軌道公司科技檔案的利用價值

4.5.1 標準、合理地利用科技檔案

提升軌道公司科技檔案的利用效率，發(fā)揮其信息資源共享的優(yōu)點，是增強科技檔案利用價值的途徑之一。目前軌道公司的檔案工作情況，不僅在檔案建設(shè)方面做到了有憑有據(jù)，還在檔案利用的各個步驟中都遵照《中華人民共和國檔案法》的要求來執(zhí)行。比如：從工程確定、開始施工至工程完工、投入運行，科技檔案的管理人員對施工期間生成的工程文件與材料進行跟蹤與管理，并加強了與工程相關(guān)人員的聯(lián)系，具體了解了工程完工時間，這樣才能加快科技檔案的歸檔進度，擴大文件與資料的收集范圍，將來自于個人及相關(guān)單位的科技檔案文件與資料收集起來并妥善保管，以便于對科技檔案更好的利用。

4.5.2 制定嚴密的借閱制度

盡量減短借閱期限，以保證科技檔案的完整程度。軌道公司的科技檔案能夠為其生產(chǎn)與建設(shè)提供服務(wù)，因此其利用價值很高，對此公司就要有嚴密的借閱制度，減短借閱時間，保證被借閱的科技檔案能夠按時歸檔。一般借閱時間最長不能超過一個月，并需要制定相關(guān)的超期續(xù)借制度，有助于科技檔案被廣泛的使用。

4.5.3 加強科技檔案的編研

對科技檔案進行編研，要遵循“真實、廣泛、適用”的原則，就是深度、廣泛、系統(tǒng)地利用科技檔案的信息資源，將其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的過程與途徑。根據(jù)要求將復(fù)雜分散的科技檔案進行整理與組合，并經(jīng)過整理與加工編研成冊，以便于利用者能夠有效利用檔案，最終提升科技檔案的利用價值[4]。

5 結(jié)束語

綜上所述，軌道公司科技檔案的實用價值，凸顯了其對公司管理的重要性。軌道公司必須開展對科技檔案的管理工作，制定相關(guān)的管理制度，并提高公司員工的綜合素質(zhì)，開展管理檔案的培訓(xùn)，并尋找優(yōu)秀人才，維護科技檔案的相關(guān)權(quán)益，加強保密工作，利用科學(xué)合理的辦法對科技檔案實施管理，最終凸顯出科技檔案的實用性與可管理性。只有這樣，科技檔案才能更好地幫助軌道公司管理者進行管理并頒布決策，為生產(chǎn)的實踐、管理的優(yōu)化提供更多保障，同時實施創(chuàng)新管理，深化編排制度，進一步推動軌道公司長遠的發(fā)展。

[1]邱惠娟.網(wǎng)絡(luò)化安全檔案管理及資源共享[J].科技風(fēng)，2014（20）：21.

[2]王莉.淺談大數(shù)據(jù)時代科技檔案融合發(fā)展創(chuàng)新之路[J].山西檔案，2016（01）：82～84.

[3]吳品才.論科技檔案開放利用的特殊性[J].檔案學(xué)通訊，2014（01）：65～67.

[4]王文元.試論科技檔案的管理與應(yīng)用[J].城建檔案，2015（12）.

G275.3

A

1004-7344（2016）26-0031-02

2016-8-3

黃四萍（1981-），女，助理工程師，大專，主要從事檔案管理方面工作。