高校學(xué)校檔案管理以及信息化管理研究

宋維薇

摘? 要：對于知識信息而言，檔案資料是一種有效的載體，而且高校的教育資源通常又是輔助學(xué)生和教師進(jìn)行二次發(fā)展的有利工具，所以如果高校無法實現(xiàn)有效確保檔案管理工作的全面落實，必然也無法實現(xiàn)資源共享的目的。對此，高校在建設(shè)發(fā)展的過程中，則必須要實現(xiàn)對檔案管理工作進(jìn)行有效優(yōu)化，這樣才能符合當(dāng)前時代發(fā)展對高校的要求。但是，由于當(dāng)前高校檔案管理工作的開展仍然沿用著傳統(tǒng)的管理方式，這也導(dǎo)致在信息借用時往往會出現(xiàn)各種各樣的問題，因此本文主要對當(dāng)前高校檔案管理工作開展的模式進(jìn)行分析，希望能夠以此提出相應(yīng)的有效對策來實現(xiàn)將高校檔案信息化管理工作進(jìn)行落實，并推動高校管理工作的開展，更具時代特色。

關(guān)鍵詞：高校? 檔案管理? 信息化建設(shè)? 研究

中圖分類號：G251? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）02（a）-0161-03

Research on University Archives Management and Information Management

SONG? Weiwei

（Shenyang Conservatory of music， Shenyang，Liaoning Province，110818 China）

Abstract： For knowledge and information， archives is an effective carrier， and the educational resources in Colleges and universities are usually a favorable tool to assist students and teachers in secondary development. Therefore， if colleges and universities can not effectively ensure the full implementation of file management， it is inevitable that the purpose of resource sharing can not be realized. In this regard， in the process of construction and development， colleges and universities must realize the effective optimization of file management， so as to meet the requirements of the development of the current era for colleges and universities. However， due to the current university archives management work still follows the traditional management method， which also leads to a variety of problems in the information borrowing. Therefore， this paper mainly analyzes the mode of the current university archives management， hoping to put forward corresponding effective countermeasures to implement the information management of university archives， And promote the development of university management， more characteristics of the times.

Key Words： University; Archives management; Information construction; Research

在當(dāng)前階段，隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷提升，計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都獲得了有效的發(fā)展，所以針對高校檔案管理工作而言，通過信息化發(fā)展趨勢所供給的一系列優(yōu)秀技術(shù)，都能實現(xiàn)對檔案管理工作進(jìn)行有效調(diào)整。全新的信息化管理方式對于檔案管理工作而言，能夠有效提高其效率和質(zhì)量，這也能確保在管理工作開展時，可以將用戶管理等內(nèi)容放置在固定程序中，這樣就能保證在信息借用時，既能夠真正實現(xiàn)開發(fā)檔案的自身價值，也能實現(xiàn)提高檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。

1? 信息化檔案管理在高校中的作用

對于我國整體發(fā)展的速度而言，信息化的技術(shù)落實能夠真正確保高校檔案管理工作的開展出現(xiàn)新的發(fā)展方向，更能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理的細(xì)化和量化打下基石。高校信息化檔案在發(fā)展的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的永久保存，并確保在紙質(zhì)保存的基礎(chǔ)上，通過電子轉(zhuǎn)錄來實現(xiàn)滿足自身的信息保存需求。傳統(tǒng)的保存方式無法躲避紙質(zhì)破損、缺失、損壞的現(xiàn)象，這使得人們在管理的過程中，不僅要對資料進(jìn)行修復(fù)，還要做好全面的保存工作，但是紙質(zhì)容易出現(xiàn)霉變的情況，這也會導(dǎo)致原始文件信息無法進(jìn)行有效保存，進(jìn)而就失去了自身作為文獻(xiàn)的參考價值，因此有效開展檔案信息管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)的保存和備份，并確保在保存的過程中，節(jié)省保存空間，更提高檔案保存的永久性。畢竟，電子檔案信息并不受其他方面的影響，也不會由于潮濕而無法使用。檔案管理工作的開展十分復(fù)雜，往往在進(jìn)行檔案調(diào)取或者是查找的過程中，會浪費較多的時間，但是啟用信息化檔案建設(shè)，則可以根據(jù)搜索詞匯的中心內(nèi)容進(jìn)行搜索，并且在操作時也可以省去人員查找的麻煩，這對用戶的需求而言，也可以實現(xiàn)快速滿足用戶的需求，同時這種方式并不受時間因素的影響，還可以實現(xiàn)對檔案信息隨時隨地的查閱[1]。此外，信息化管理能夠加速信息共享平臺的打造，這樣也能確保用戶在查閱相關(guān)內(nèi)容時，通過校園網(wǎng)直接進(jìn)行查閱即可，這樣也能在一定程度內(nèi)，滿足信息傳播的價值屬性得以體現(xiàn)。

2? 當(dāng)前高校在檔案管理工作中存在的不足之處

2.1 資料保存存在失散問題

檔案保存必須要實現(xiàn)滿足檔案資料的完整性。但是，當(dāng)前高校檔案管理工作明顯存在著檔案材料失散的現(xiàn)象，這主要是由于一些可行性文件在保管的過程中，無法實現(xiàn)對其內(nèi)容的全面收集，而且對于一些項目論證內(nèi)容而言，很多導(dǎo)師在開展相關(guān)活動時，往往無法實現(xiàn)對材料的有效收集，進(jìn)而在后續(xù)編寫時，也會出現(xiàn)文檔歸納不全的現(xiàn)象。同時，一些招標(biāo)項目工作的開展，無法實現(xiàn)及時歸檔，這也會導(dǎo)致材料出現(xiàn)失散的現(xiàn)象。除此以外，部分管理人員在管理工作中，完全忽視了檔案歸檔的作用，并且也忽略了前期文件形成與后期文件總結(jié)的工作，這導(dǎo)致檔案出現(xiàn)歸檔失散。甚至，由于管理人員變動頻繁而導(dǎo)致新接任的管理人員對檔案材料保管工作并不重視，進(jìn)而也會加劇檔案材料失散等問題的出現(xiàn)，但是究其主要原因，都是由于重視程度不足和責(zé)任意識較差而導(dǎo)致的現(xiàn)象。

2.2 檔案資料歸檔質(zhì)量較低

首先，在當(dāng)前階段中，檔案的分類管理還需要進(jìn)行完善，并且在整體分類的基礎(chǔ)上，必須要考慮檔案文件自身的性質(zhì)，這樣才能對其進(jìn)行有效區(qū)分，然后在大方向?qū)I(yè)里再按照不同專業(yè)的內(nèi)容進(jìn)行階梯式劃分，以此才能滿足檔案歸檔的實際要求。但是，很多高校管理人員在實際開展工作時，并未履行自身的職責(zé)，而且在實際管理時，也存在著責(zé)任脫節(jié)的現(xiàn)象，這就加劇了檔案歸檔質(zhì)量不高的現(xiàn)象出現(xiàn)。其次，由于很多檔案管理人員缺乏檔案管理意識，所以在編制工作開展過程中，就會在進(jìn)行檔案歸檔時采用不同記號的方式來對其進(jìn)行標(biāo)注，隨著時間的不斷推移，這種標(biāo)注方式往往就會出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，這也使得檔案的保存和管理無法真正實現(xiàn)滿足檔案的價值體現(xiàn)[2]。最后，在進(jìn)行歸檔文件轉(zhuǎn)存的過程中，由于復(fù)印件也有著一定的應(yīng)用，所以如果在進(jìn)行歸檔的過程中，無法實現(xiàn)對復(fù)印件的有效處理和歸檔，也不利于文件的整體保存。此外，很多管理人員對于歸檔時的信息記錄并不完整，這也使得很多沒有原始簽名的文件并不能表達(dá)出自身的價值和意義，這也會導(dǎo)致歸檔之后無法實現(xiàn)滿足自身的應(yīng)用需求。

2.3 管理人員自身素質(zhì)不足

信息化檔案管理工作全面落實的重點在于人才的有效培養(yǎng)，而且人才隊伍的建設(shè)更應(yīng)該實現(xiàn)信息化隊伍的有效打造，這樣才能提高管理人員自身的技能水平，并確保其綜合業(yè)務(wù)能力，可以真正落實信息化管理工作的開展。對此，針對信息化隊伍的骨干力量培養(yǎng)來看，必須要保證團(tuán)隊管理人員自身具有較高的管理能力，且在信息技術(shù)上也要實現(xiàn)對現(xiàn)有操作進(jìn)行全面應(yīng)用，并通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)來確保其操作能力可以隨著時代的發(fā)展獲得提升，但就高校當(dāng)前檔案管理部門的現(xiàn)狀來看，由于缺乏專業(yè)力量較強(qiáng)的人才，且其高新技術(shù)應(yīng)用不佳，這也導(dǎo)致檔案信息管理工作的開展無法獲得全面落實。同時，當(dāng)前檔案人員存在著老齡化較高的現(xiàn)象，這也使得即使引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍然無法發(fā)揮其設(shè)備的應(yīng)用，所以這也給檔案信息化管理工作的開展帶來了一定阻礙。

2.4 信息化的建設(shè)有待提高

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的有效提升實現(xiàn)了針對高校管理工作軟件的有效開發(fā)，這也使得檔案管理工作的開展可以真正利用信息化技術(shù)的融合來提高自身的管理效果。但是，由于當(dāng)前部分高校存在著管理意識不強(qiáng)的現(xiàn)象，這也導(dǎo)致在信息化融合時無法實現(xiàn)對檔案管理軟件的升級，并且很多基層檔案管理部門自身也存在著水平差異性較大的問題，這也導(dǎo)致在實際進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化時，存在著轉(zhuǎn)化不良的現(xiàn)象。此外，很多高校自身在進(jìn)行檔案軟件選擇時，并沒有添加信息管理功能，這也使得平臺的打造無法實現(xiàn)滿足整體工作的全面落實，而且針對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化工作開展的現(xiàn)狀來看，很多單位也缺乏科技設(shè)備的應(yīng)用，這使得數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作仍然存在著一定制約性。

3? 高校檔案信息化管理工作開展方式

3.1 建立信息化管理制度

制度的建立能確保在制度運行下提高工作人員的責(zé)任感，也能夠有效實現(xiàn)利用監(jiān)督職能的發(fā)揮來確保其工作的開展更具全面性。因此，針對信息化檔案管理制度的訂立而言，必須要確保內(nèi)容的詳細(xì)性，而且要涵蓋所有檔案工作的相關(guān)內(nèi)容，這樣才能確保既實現(xiàn)履行檔案管理人員自身的職責(zé)，還能規(guī)定其自身的權(quán)利與義務(wù)，從而才能確保其工作開展的同時，可以實現(xiàn)通過制度的有效應(yīng)用，來確保檔案管理部門能與其他管理部門進(jìn)行聯(lián)合工作的落實，以此才能提高檔案管理工作人員的實際效率，并在前期資料收集時，通過與其他部門配合來確保資料收集的全面性，更能在工作結(jié)束后，對資料的收集進(jìn)行全面核對，這樣才能提高檔案管理工作的質(zhì)量。此外，有效通過其他部門的全面配合，也能實現(xiàn)降低資料失散的問題，更能通過管理者自身職能的發(fā)揮，來確保自身工作的落實可以推進(jìn)信息化管理工作的開展更具全面性。

3.2 提高業(yè)務(wù)的管理標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)當(dāng)前高校信息化檔案管理規(guī)定的內(nèi)容來看，必須要實現(xiàn)數(shù)字化存檔，也要實現(xiàn)電子文件的有效應(yīng)用，這樣才能通過搭建平臺來實現(xiàn)對其技術(shù)的有效使用，更能實現(xiàn)確保在安全管理制度的落實下，可以確保檔案應(yīng)用的規(guī)范性得以增強(qiáng)。并且，通過建立數(shù)字接收標(biāo)準(zhǔn)以及電子歸檔的相關(guān)內(nèi)容，也能實現(xiàn)對電子文檔的有效保護(hù)，這樣通過平臺打造并配以檢索系統(tǒng)的應(yīng)用，就能使檔案管理工作的開展更具規(guī)范性和統(tǒng)一性。

3.3 加強(qiáng)人才隊伍的建設(shè)

首先，高校必須要解決檔案人員老齡化問題，畢竟隨著時代的不斷更替，老舊觀念的應(yīng)用勢必會阻礙數(shù)字化檔案的建立，這也使得其工作的開展并不能滿足學(xué)校的全面發(fā)展，這時只有通過吸納全新的青年才干，才能保證該工作的開展更具有效性。其次，針對現(xiàn)有工作人員而言，必須要實現(xiàn)通過培訓(xùn)來滿足技能的有效提升，這樣通過信息化建設(shè)工作的落實，才能真正實現(xiàn)滿足高校信息化管理工作的需求。最后，人才引進(jìn)策略的應(yīng)用可以實現(xiàn)在滿足基礎(chǔ)建設(shè)的同時，通過人才自身職能的發(fā)揮來帶動現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用的可行性獲得提高。

3.4 提高信息化建設(shè)水平

首先，各高校需要根據(jù)自身檔案管理的實際需求來進(jìn)行應(yīng)用軟件的選擇，這樣才能以此為基礎(chǔ)來確保自身檔案庫的建立可以滿足基礎(chǔ)的運行需求，而且針對電子文檔轉(zhuǎn)存而言，也要確保數(shù)據(jù)庫的建立能夠?qū)崿F(xiàn)滿足多元化的建設(shè)需求，這樣才能配以管理系統(tǒng)來實現(xiàn)同步落實數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作的開展，從而才能提高檔案歸檔的最終效果[3]。其次，當(dāng)前信息化建設(shè)必須要打造出學(xué)校內(nèi)部的共用平臺，這樣通過公共系統(tǒng)的共同建立，就能保證各單位在開展相關(guān)工作時，能夠利用同一平臺來滿足自身的應(yīng)用需求。最后，當(dāng)前高校需要開展網(wǎng)上工作，并實現(xiàn)通過網(wǎng)站的建立來為內(nèi)部局域進(jìn)行有效建設(shè)，這樣既能夠?qū)崿F(xiàn)利用校園網(wǎng)自身的優(yōu)勢來推進(jìn)檔案信息的應(yīng)用，也是在信息價值的體現(xiàn)下，推進(jìn)學(xué)校的全面發(fā)展。

4? 結(jié)語

檔案自身具有較高的應(yīng)用價值，而且它也是承載著文化內(nèi)容的橋梁，所以為了確保能夠真正實現(xiàn)利用檔案信息的價值來推進(jìn)人才的培育，則必須要實現(xiàn)數(shù)字化管理和信息化建設(shè)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作的開展更具全面性。

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