加強(qiáng)高校數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理對(duì)策的研究

張穎

摘 要：目前，數(shù)碼相機(jī)、手機(jī)等電子設(shè)備在高校教學(xué)和科研中普遍應(yīng)用，形成了大量的數(shù)碼照片，這些數(shù)碼照片已經(jīng)成為學(xué)校事業(yè)發(fā)展的憑證、是重要宣傳素材和信息交流的手段。但高校普遍對(duì)數(shù)碼照片的管理普遍不夠規(guī)范。該文首先分析了當(dāng)前高校數(shù)碼照片管理狀況、問(wèn)題成因及問(wèn)題解決的必要性，從而提出了加強(qiáng)學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校 數(shù)碼照片 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）02（b）-0081-02

高校數(shù)碼照片檔案是指高校各部門(mén)、組織或個(gè)人在學(xué)?；顒?dòng)中通過(guò)數(shù)碼相機(jī)、手機(jī)等電子產(chǎn)品直接拍攝而獲得數(shù)字影像為主要反映方式的具有保存價(jià)值的歷史記錄。由于數(shù)碼照片具有形象生動(dòng)，便于復(fù)制、傳輸方便等特點(diǎn)，已經(jīng)作為高校教學(xué)科研活動(dòng)中主要宣傳素材和交流手段。但如何對(duì)海量的數(shù)碼照片進(jìn)行篩選、整理、歸檔和保管，將傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化地管理，成為急需解決的新課題。

1 當(dāng)前數(shù)碼照片檔案管理狀況及問(wèn)題成因

1.1 管理制度不完善、不健全

數(shù)碼照片是近些年才出現(xiàn)的新鮮事物，所以對(duì)數(shù)碼照片檔案管理的有關(guān)制度還不夠完善，相關(guān)規(guī)定也相對(duì)滯后。到目前為止，檔案界沒(méi)有形成一個(gè)得到廣泛認(rèn)可的數(shù)碼照片檔案的管理辦法，雖然國(guó)家檔案局已于2002年出臺(tái)了《照片檔案管理規(guī)范》等相關(guān)政策文件，但上述管理規(guī)范中未有涉及到數(shù)碼照片檔案管理具體規(guī)范；雖然有的規(guī)章制定把數(shù)碼照片作為聲像檔案的一種，但并未單獨(dú)建立歸檔制度。沒(méi)有制度的保障，數(shù)碼照片的歸檔沒(méi)有了根基，也直接影響到了高校數(shù)碼照片檔案的管理工作。

1.2 收集難度大、漏歸情況嚴(yán)重

數(shù)碼相機(jī)的普遍應(yīng)用，學(xué)校各個(gè)部門(mén)都可以為本單位的活動(dòng)拍照，大量數(shù)碼照片長(zhǎng)期分散在單位或個(gè)人的計(jì)算機(jī)上，致使收集面廣泛，難度加大。從學(xué)校的實(shí)際情況來(lái)看，由于基層部門(mén)的兼職檔案人員大多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，加上思想上不夠重視，沒(méi)有將數(shù)碼照片及時(shí)歸檔的檔案意識(shí)，造成了數(shù)碼照片形成后，不能及時(shí)歸到檔案館，嚴(yán)重地影響了數(shù)碼照片檔案收集工作的正常開(kāi)展。另外，數(shù)碼照片的攝像者和管理者沒(méi)有明確的責(zé)任分工，人員變動(dòng)頻繁也造成部分?jǐn)?shù)碼照片流失從而導(dǎo)致漏歸現(xiàn)象的產(chǎn)生。

1.3 整理不及時(shí)、不規(guī)范

數(shù)碼照片沒(méi)有底片、方便易用，數(shù)碼照片的拍攝者在完成拍攝任務(wù)后，大多是將大批量的數(shù)碼照片轉(zhuǎn)存于計(jì)算機(jī)上，如果沒(méi)有特別要求或者特殊情況，一般不會(huì)主動(dòng)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行整理。隨著時(shí)間的積累，電腦中存儲(chǔ)的照片文件越來(lái)越多，整理程序越來(lái)越復(fù)雜；另一方面，數(shù)碼照片被移交歸檔后，由于照片數(shù)量大、人手緊張，造成整理的工作量繁重，無(wú)法及時(shí)完成數(shù)碼照片的整理工作。因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)碼照片管理的文字說(shuō)明、如何分類、編號(hào)等就沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定，這就給數(shù)碼照片檔案的歸檔帶來(lái)很大困難。

1.4 數(shù)碼照片缺乏安全性管理

近期，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》中明確提出要建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系。數(shù)碼照片由于形成隨意性比較大、來(lái)源不易受監(jiān)控。首先，照片在個(gè)人的手機(jī)、照相機(jī)和微機(jī)上瀏覽、復(fù)制、利用時(shí)容易遭到損壞、甚至失密泄密。其次，照片在局域網(wǎng)的多臺(tái)電腦或各個(gè)網(wǎng)站互相聯(lián)體工作，通行幻燈機(jī)、刻錄機(jī)、打印機(jī)等外連設(shè)備進(jìn)行連接傳輸時(shí)，也存在著諸多不安全的因素。再者，近年來(lái)微機(jī)病毒造成的電子文件損壞或丟失情況也是屢見(jiàn)不鮮，這些都會(huì)危及到數(shù)碼照片的安全。

2 問(wèn)題解決的必要性

2.1 高校數(shù)碼照片的作用

高校數(shù)碼照片檔案記錄了學(xué)校建設(shè)、教學(xué)教改、師生文體等重大活動(dòng)，教職工通過(guò)數(shù)碼照片檔案了解學(xué)校的真實(shí)面貌和發(fā)展過(guò)程，照片檔案與各類紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上相互印證，在形式上相互補(bǔ)充，具有極強(qiáng)的記憶和展示歷史的功能。隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)碼照片檔案越來(lái)越在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮其特有的功能，做好照片檔案的管理工作，充分發(fā)揮照片檔案記憶歷史、再現(xiàn)歷史的功能，意義非常重大。

2.2 規(guī)范高校數(shù)碼照片的意義

規(guī)范高校數(shù)碼照片的意義在于其有利于維護(hù)數(shù)碼照片檔案的系統(tǒng)性、真實(shí)性，有利于數(shù)碼照片的信息交流、資源共享，也為實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案材料歸檔的最終目的是為了提供利用，那么，數(shù)碼照片由于它自身的特殊性，也決定了它利用的方便性，檔案館的工作人員可以通過(guò)全文搜索掃描數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)查找圖片，根據(jù)需要打印出選定的照片，利用者可以看到搜索到的小圖像、標(biāo)識(shí)和標(biāo)題等信息，大大提高了利用速度和效率。另外，由于許多部門(mén)普遍沒(méi)有專門(mén)的數(shù)碼照片檢索系統(tǒng)，數(shù)碼照片檢索查閱難的現(xiàn)象嚴(yán)重，從而使數(shù)碼照片檔案資源難于得到有效的開(kāi)發(fā)利用。如何切實(shí)加強(qiáng)高校數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)范性已非常需要持續(xù)關(guān)注。

3 加強(qiáng)學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策

3.1 加大宣傳力度，提高檔案意識(shí)

檔案館要加大對(duì)檔案法規(guī)的宣傳，讓學(xué)校的員工充分認(rèn)識(shí)到，在教學(xué)科研和日常管理工作中產(chǎn)生的數(shù)碼照片檔案是學(xué)校發(fā)展的重要見(jiàn)證，需要保存。積極采取多種有效措施增強(qiáng)各部門(mén)的歸檔意識(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)宣傳學(xué)校大事例，如校史館建設(shè)、校慶、評(píng)估等，通過(guò)各種照片檔案展覽擴(kuò)大照片檔案的影響，促進(jìn)收集工作的有效開(kāi)展。同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要給予大力支持，學(xué)校各部門(mén)要給予積極配合。健全體制、投入經(jīng)費(fèi)、調(diào)整管理人員結(jié)構(gòu)，使得數(shù)碼照片檔案充分發(fā)揮服務(wù)學(xué)校中心工作、服務(wù)社會(huì)的作用，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值。

3.2 完善相應(yīng)的數(shù)碼照片的收集管理制度

在數(shù)碼照片的移交和接收過(guò)程中，首先，要明確收集范圍和歸檔流程。制作專門(mén)的標(biāo)注卡片，每一張照片要按照編號(hào)進(jìn)行標(biāo)注說(shuō)明，包括拍攝時(shí)間、主要內(nèi)容、拍攝地點(diǎn)和攝影者，保證每一張照片都是規(guī)范的、有效的，從而提高歸檔質(zhì)量和效率。兼職檔案員要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)將照片的電子版錄入檔案管理軟件中去，這樣就在學(xué)校檔案部門(mén)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，完成數(shù)碼照片的規(guī)范化收集和歸檔工作。

3.3 建設(shè)數(shù)碼照片檔案規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行管理

建設(shè)高校數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而適應(yīng)高校數(shù)碼照片檔案建設(shè)和發(fā)展的需要。檔案部門(mén)在接收數(shù)碼照片時(shí)，首先要對(duì)數(shù)碼照片的保管價(jià)值進(jìn)行鑒定，從而確定其取舍和保管期限，照片應(yīng)選擇在高校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有重要價(jià)值的照片歸檔。對(duì)歸檔數(shù)碼照片進(jìn)行整理時(shí)，首先，要按形成年度分類，再按照內(nèi)容不同分類整理；其次，在編制目錄時(shí)，要逐張編制全宗號(hào)、保管期限、時(shí)間、攝影者，照片的文字說(shuō)明，要字體規(guī)范、字跡清晰、行距適中；再次，刻制光盤(pán)要一式兩份，一份用于查閱使用，一份異地保存；最后，將已經(jīng)歸檔的數(shù)碼照片的信息錄入本校的檔案管理信息系統(tǒng)中去，以便查詢利用。

3.4 加強(qiáng)老照片、散失照片的管理

可以將有關(guān)重大歷史事件、杰出人物、組織數(shù)量多且齊全的老照片編輯成照片檔案集，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段進(jìn)行了掃描刻錄，制成光盤(pán)。既很好地保護(hù)了照片檔案原件，又方便了利用，為歷史研究提供了系統(tǒng)、生動(dòng)的史料。通過(guò)發(fā)文、寫(xiě)信、上門(mén)走訪等方式，把大批散失的歷史照片收集進(jìn)館。比如，在不同時(shí)期，黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人毛主席、劉少奇接見(jiàn)全國(guó)農(nóng)業(yè)科技工作會(huì)議代表以及江澤民、李鵬接見(jiàn)全國(guó)高校黨建代表合影等珍貴檔案進(jìn)入館藏，從而填補(bǔ)了學(xué)校發(fā)展歷史的空白，拓展了數(shù)碼照片的空間，豐富館藏。

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