會計電算化工作可能出現(xiàn)的問題與對策

王麗娜

摘 要：會計電算化是把以電子計算機為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計算機網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應(yīng)用于會計核算和財務(wù)管理工作中，以提高財會管理水平和經(jīng)濟效益，進(jìn)而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化?；跁嬰娝慊臅嫼怂隳Ｊ窖芯?，不僅可深化會計模式理論研究，而且可提高會計核算水平。本文首先概述了傳統(tǒng)會計核算模式存在的問題，分析了會計電算化模式下會計核算的價值，最后提出了促進(jìn)會計電算化可持續(xù)化發(fā)展，優(yōu)化會計工作的措施：樹立會計電算化觀念、建立會計電算化內(nèi)部控制制度、大力開發(fā)高質(zhì)量的會計電算化軟件和培養(yǎng)復(fù)合型的會計電算化人才。

關(guān)鍵詞：會計電算化；會計核算；內(nèi)部控制制度；復(fù)合型會計電算化人才

一、會計電算化工作存在的問題

（一）對會計電算化缺乏認(rèn)識

我國會計電算化事業(yè)起步較晚，人們的思維觀念還未充分認(rèn)識到會計電算化的意義及重要性。多數(shù)企業(yè)會計電算化都是應(yīng)用于代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手，根本未認(rèn)識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性。

（二） 會計電算化內(nèi)部控制制度不健全

在會計電算化條件下，內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化，比如上述的會計核算形式。同時由于計算機技術(shù)和會計知識的高度集中，導(dǎo)致會計職責(zé)的集中，原手工操作下不宜合并的崗位，采用電算化后可以合并，某些會計人員可能既從事數(shù)據(jù)的輸入、處理，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出、報送，他們可能熟悉數(shù)據(jù)來源的相互關(guān)系、數(shù)據(jù)如何處理、分配及輸出的使用等方面知識，同時也熟知內(nèi)部控制的缺陷，這就有可能使他們在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法的刪改處理，增加了人為出現(xiàn)錯誤與弊端的可能性。所以，有必要增加新的可行的內(nèi)部控制措施。

（三）會計電算化軟件成熟度不夠

我國會計電算化軟件的應(yīng)用暴露出一些難以克服的弱點，如系統(tǒng)初始化工作量較大，系統(tǒng)體積大，企業(yè)難以增加自己所需要的功能等等，而僅就會計電算化系統(tǒng)看，其材料、工資等各核算子系統(tǒng)之間又彼此分隔，缺乏會計數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶嵱眯?、一致性和系統(tǒng)性。另外， 目前市場缺乏一些針對中小型企業(yè)適用的規(guī)范軟件， 如比較受歡迎的金碟、用友等軟件也缺少系統(tǒng)整合性和靈活性， 缺乏決策、預(yù)側(cè)和分析功能， 沒有充分發(fā)揮會計電算化對加強企業(yè)財務(wù)管理的功能， 加上電算化成本過高，從而制約了中小企業(yè)會計電算化的發(fā)展。

（四）會計電算化從業(yè)人員知識結(jié)構(gòu)不合理

會計電算化的應(yīng)用對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業(yè)知識，還要掌握相關(guān)的計算機知識，財務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護(hù)。一般會計人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富，但計算機專業(yè)知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業(yè)務(wù)工作。表現(xiàn)為對財務(wù)軟件的使用方法不夠熟練，對軟件的認(rèn)識存有局限性，對運行過程中出現(xiàn)的故障不能及時排除，導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運行，這個問題已成為企業(yè)快速實現(xiàn)會計電算化的障礙。

二、會計電算化模式下會計核算的價值

會計電算化模式下的會計核算大大擴展了傳統(tǒng)會計核算的功能，可以很方便地在會計軟件中全面實現(xiàn)多種會計核算模式，從而使其數(shù)據(jù)加工能力提到一個前所未有的高度，使得會計核算模式更加靈活和多樣。其具體優(yōu)勢如下：

（一） 深化了傳統(tǒng)核算模式

從總賬核算看，傳統(tǒng)核算模式只能采用一種會計核算形式，不可能同時采用多種會計核算形式。而在會計電算化條件下，總賬核算可全面實現(xiàn)六種會計核算形式的并存，從而能夠滿足不同層次的需求。從明細(xì)核算看，雖然賬簿格式仍然是三欄式、數(shù)量金額欄式和多欄式，但卻增加了很多記賬口徑的現(xiàn)場選擇。如三欄式明細(xì)賬的記賬口徑有指定的某一個編碼、所屬編碼、系列編碼、前導(dǎo)編碼和全部編碼。從會計報表看，靈活運用“三庫理論”，不僅可以編制常規(guī)會計報表，還可以編制會計核算中的一些計算表，如固定資產(chǎn)折舊計算表、職工福利費計算表、材料成本差異分配率計算表、各種耗用材料匯總表和銷售成本計算表等，甚至還可以利用編碼技術(shù)、結(jié)合報表模塊完成制造成本計算的分配、再分配和匯總。

（二） 擴充了會計核算模式

會計電算化是會計工具發(fā)展到電子程度的產(chǎn)物，它使會計核算獲得了現(xiàn)代化的電子工具。高度現(xiàn)代化的電子工具，極大地提高了會計核算效率，并大大提升了核算的準(zhǔn)確度，擴充了核算的廣度和深度。會計電算化下的傳統(tǒng)核算模式不再局限于單一會計核算形式，可同時采用多種核算形式；靜態(tài)會計報表不再局限于期末編制，可輕輕一擊隨時瞬間編制。同時，會計電算化還擴充了五類核算模式，即零級核算、實時核算、分組核算、混合核算和輔助核算模式。會計電算化擴充的五種會計核算模式，可在原會計科目口徑之外，按照經(jīng)營管理的需要，提供更多經(jīng)濟指標(biāo)，大大提高會計信息的相關(guān)性，從而達(dá)到提高會計信息質(zhì)量的目的。

（三） 促進(jìn)了會計核算廣度

核算廣度是指納入會計核算的范圍，主要表現(xiàn)為核算尺度的選擇和指標(biāo)的覆蓋范圍。在會計電算化條件下，除了傳統(tǒng)的價值核算尺度之外，還可以設(shè)置其它數(shù)據(jù)庫、表來存儲非貨幣信息，如實物量尺度、人力資源信息等，并進(jìn)行相應(yīng)核算。在大型跨國公司，可設(shè)置多套賬薄，分別采用不同的記賬本位幣核算，以滿足經(jīng)營管理及對外報告的需要，從面解決了傳統(tǒng)核算模式下指標(biāo)單一的缺陷。從指標(biāo)的覆蓋范圍看，傳統(tǒng)核算模式?jīng)]有一個表能全面、總括反映會計主體資金運動的來龍去脈，而會計電算化的“棋盤式對照表”卻輕而易舉地解決了這個問題。

（四）促進(jìn)了會計核算深度

核算深度是指會計核算指標(biāo)的詳細(xì)程度和關(guān)聯(lián)程度，而這又取決于會計科目設(shè)置的詳細(xì)和關(guān)聯(lián)程度。在會計電算化條件下，會計科目設(shè)置表現(xiàn)為科目編碼，有編碼就有賬。一方面科目編碼至少可以達(dá)到四級，編碼越詳細(xì)，核算越深入。另一方面可以打破傳統(tǒng)會計報表的一維結(jié)構(gòu)，運用二維結(jié)構(gòu)的棋盤式報表體系，利用計算機高速完成各種復(fù)雜報表的填制，使會計報表反映的指標(biāo)更全面，披露更深刻，從而大大提升會計報表的核算深度。

三、促進(jìn)會計電算化可持續(xù)化發(fā)展，優(yōu)化會計工作的措施

（一） 樹立會計電算化觀念

我們必須認(rèn)識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴大了會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會計信息質(zhì)量，而且還改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術(shù)，推動了會計理論與會計技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善，促進(jìn)了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實務(wù)的一次根本性變革。

（二）建立會計電算化內(nèi)部控制制度

內(nèi)部審計是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是防止利用計算機進(jìn)行犯罪、舞弊行為，強化內(nèi)部會計監(jiān)督的一項重要制度。在手工會計系統(tǒng)中，記賬憑證、會計賬簿及會計報表均以紙張為載體，但實現(xiàn)會計電算化后都是無紙化作業(yè)，這樣就容易造成會計的各種數(shù)據(jù)被他人刪除修訂且不留痕跡，造成會計信息質(zhì)量的失真，為了盡量避免會計信息質(zhì)量失真的情況出現(xiàn)，對于實行會計電算化的企業(yè)就應(yīng)該制訂嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度。首先，應(yīng)從操作控制人手，會計電算化操作應(yīng)嚴(yán)格遵循會計業(yè)務(wù)處理流程，對于記賬和結(jié)賬業(yè)務(wù)，不能進(jìn)行逆操作，若要修改數(shù)據(jù)必須通過編制記賬憑證或補充登記更正，同時還應(yīng)建立操作日志制度，計算機程序中應(yīng)對所有操作留有記錄，包括操作時間、操作人員姓名、操作內(nèi)容等，這樣才能保證會計數(shù)據(jù)的完整性和真實性。其次是實行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息崗位責(zé)任制，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施，從電算化網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計入手，增加軟件本身的限制功能。

（三） 大力開發(fā)高質(zhì)量的會計電算化軟件

為了開發(fā)具有國際水準(zhǔn)的會計電算化軟件，需要我們加強自身軟件的更新和完善，使得我國會計軟件能夠滿足現(xiàn)代跨國企業(yè)經(jīng)營和企業(yè)集團(tuán)化發(fā)展的需要。比如要研究如何從我國會計文化的傳統(tǒng)出發(fā)，兼顧西方會計文化，開發(fā)出適應(yīng)全球范圍的會計軟件。還有我國現(xiàn)在的還有大多數(shù)會計電算化軟件在設(shè)計時沒有考慮專用的審計接口，使審計人員采集數(shù)據(jù)出現(xiàn)一定困難，少量的會計電算化軟件雖有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化功能。但也只是對會計賬簿的格式進(jìn)行簡單的轉(zhuǎn)化。因此，必須加強協(xié)調(diào)與規(guī)范化，使有關(guān)會計電算化軟件供應(yīng)商和軟件使用單位能夠切實依照審計法的規(guī)定。按審計部門的要求預(yù)留審計接口采集數(shù)據(jù)。

（四） 培養(yǎng)復(fù)合型的會計電算化人才

適應(yīng)和滿足會計電算化工作的要求 企業(yè)需要培養(yǎng)具備不僅應(yīng)掌握扎實的會計知識和技能，還要對計算機和財務(wù)管理知識有比較深刻的了解的此會計人員，使其能根據(jù)本單位的自身特點，有效利用電算化會會計的特點，為企業(yè)預(yù)測、決策和控制等管理工作服務(wù)。為此企業(yè)一定要對會計人員進(jìn)行系統(tǒng)的在職培訓(xùn)，有計劃地開展會計人員能力的訓(xùn)練工作。會計電算化信息系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件開發(fā)公司提供足夠的培訓(xùn)機會和時問。

總之，同時會計電算化作為一門新興的邊緣學(xué)科，將隨著計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、人工智能決策支持系統(tǒng)等技術(shù)的提高向網(wǎng)絡(luò)化、決策型、智能化方向發(fā)展。

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