優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的具體辦法

趙梅

摘 要：隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，作為事業(yè)單位中的重要組成部分，檔案管理部門的作用日漸凸顯。但是，在現(xiàn)階段檔案管理工作中仍然存在著許多問題，基于此，本文對(duì)檔案管理工作所存在的問題，以及該如何優(yōu)化進(jìn)行總結(jié)。希望在對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作方面提供一定的參考和幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；優(yōu)化辦法

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，作為事業(yè)單位中不可或缺的部門，檔案管理工作面臨著許多未知的挑戰(zhàn)，過去傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式在不斷地暴露出這樣那樣的問題，因此，想要解決這些問題，檔案管理的模式必須推陳出新。

一、事業(yè)單位中檔案管理工作的重要作用

事業(yè)單位進(jìn)行的工作復(fù)雜廣泛，各種繁瑣的工作資料數(shù)據(jù)都要進(jìn)行記錄，而這些數(shù)據(jù)的記錄都離不開檔案管理部門的工作。再者，在現(xiàn)代事業(yè)單位中，許多資料處在保密狀態(tài)或者說隱藏狀態(tài)，因此，想要切實(shí)透徹的檢查事業(yè)單位的工作，只能通過查閱檔案進(jìn)行監(jiān)督，通過這一點(diǎn)，也可以看出事業(yè)單位檔案管理工作的重要程度。如果從另一方面入手，我們不難看出，檔案管理部門工作質(zhì)量的好壞，可以有效地反應(yīng)出該事業(yè)單位的管理能力高低。

因此，無論何種類型的事業(yè)單位，都要重視檔案資料管理制度的制定，提高檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，從而努力工作，對(duì)每一項(xiàng)檔案都認(rèn)真對(duì)待，將檔案管理工作中出現(xiàn)的疑問完美的解釋給社會(huì)大眾，進(jìn)一步的顯示出檔案管理工作的重要作用。

二、事業(yè)單位管理檔案工作中出現(xiàn)的問題

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)越來越不適應(yīng)現(xiàn)階段檔案管理要求，但是，仍有部分事業(yè)單位的檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的模式，在檔案管理工作中暴露出的問題不斷增加。

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視

現(xiàn)階段，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，已經(jīng)成為一種普遍的現(xiàn)象。更有部分事業(yè)單位的管理人員忽視檔案所體現(xiàn)的重要價(jià)值，只是將檔案管理工作簡單的認(rèn)為寫寫字，抄抄資料等，這些只是用來保存管理性質(zhì)的部門沒有給單位帶來效益的可能，所以，這些事業(yè)單位不會(huì)對(duì)檔案管理部門過多關(guān)注。正是由于這類問題的出現(xiàn)，使得檔案管理部門根本無法進(jìn)入事業(yè)單位核心圈，從而對(duì)檔案管理持放任態(tài)度。對(duì)檔案管理要求很低，只要將檔案資料收集好，在檢查時(shí)能夠及時(shí)提供材料就可以。除此之外，事業(yè)單位對(duì)有關(guān)檔案管理的一些先進(jìn)設(shè)備的購買不予支持，使得檔案管理方法落后，缺乏工作效率。

（二）工作人員綜合素質(zhì)較低

要知道，事業(yè)單位中每一個(gè)部門的設(shè)立都有它存在的價(jià)值。檔案管理部門亦是如此，可能有人會(huì)覺得檔案管理是一件很簡單的工作，任何人都可以勝任。其實(shí)不然，檔案管理工作人員要具備很高的綜合素質(zhì)，例如高尚的職業(yè)品德、扎實(shí)的職業(yè)能力、強(qiáng)烈的工作責(zé)任感等等。

計(jì)劃是好的，可是實(shí)際上檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不高應(yīng)成為一種普遍現(xiàn)象。綜合素質(zhì)不高主要表現(xiàn)在：一是工作人員不思進(jìn)取，不能積極學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)，對(duì)檔案的分析、整理、收集能力低下。二是工作人員的職業(yè)品德不高，工作責(zé)任心不夠強(qiáng)，對(duì)于檔案管理本著得過且過，應(yīng)付了事的思想，不夠認(rèn)真、對(duì)工作不上心，同時(shí)，工作態(tài)度不端正，對(duì)自己的工作要求也很低，這種情況下，想要干好檔案管理工作是不可能的。

（三）先進(jìn)信息技術(shù)運(yùn)用較少

現(xiàn)代科技不斷進(jìn)步，信息技術(shù)革新不斷加快，在不同的行業(yè)，不同的領(lǐng)域中，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛。當(dāng)然，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代進(jìn)步的腳步，積極合理運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理工作。信息技術(shù)強(qiáng)大的優(yōu)點(diǎn)，給工作帶來了許多方便。

但是，在許多事業(yè)單位中，并沒有意識(shí)到信息技術(shù)的好處，或者是，已經(jīng)注意到了，但是沒有改進(jìn)的勇氣，不敢去變，檔案管理工作的模式依然遵循傳統(tǒng)，一成不變，這樣，顯然對(duì)檔案管理工作的發(fā)展不利。

三、檔案管理工作優(yōu)化辦法

（一）重視檔案管理工作

想要徹底改變檔案管理工作中諸多的問題，事業(yè)單位首要的任務(wù)就是重視檔案管理工作。切實(shí)改變檔案管理工作的辦公環(huán)境，以使管理工作順利進(jìn)行，同時(shí)，事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度要提高，事業(yè)單位各個(gè)部門都要積極地配合檔案管理部門工作，只有這樣，才可以使檔案管理工作平穩(wěn)的推進(jìn)。

（二）提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)，事業(yè)單位要定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以增強(qiáng)它們的專業(yè)技能水平，樹立積極地工作態(tài)度，提高他們的工作責(zé)任心，讓工作人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性。同時(shí)，事業(yè)單位還要對(duì)檔案管理部門制定相應(yīng)的制度，比如當(dāng)員工要離職時(shí)，要積極地進(jìn)行工作交接，并且還要知道如何聯(lián)系對(duì)方，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，可以第一時(shí)間找到他，這樣可以使檔案管理工作失誤率降低。

（三）善用先進(jìn)的信息技術(shù)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我國各個(gè)單位的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛，檔案管理工作一定不能落后，要積極地適應(yīng)現(xiàn)代工作的發(fā)展要求，采用信息化、科技化的手段進(jìn)行檔案管理工作。

事業(yè)單位要善用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞信息，表述信息，提高檔案管理的有效性。充分運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行工作，比如，掃描儀，打印機(jī)、監(jiān)控設(shè)備等，對(duì)檔案資料實(shí)時(shí)監(jiān)控，實(shí)時(shí)管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)、正確的為社會(huì)提供檔案信息方面的服務(wù)。

（四）重視檔案管理保密性和安全性

檔案屬于機(jī)密性的文件，并不是所有人都可以查閱的，這就要求各級(jí)事業(yè)單位要重視檔案管理工作的保密性以及檔案管理的安全性。各級(jí)事業(yè)單位可以采取以下措施：首先，嚴(yán)格控制無關(guān)人員進(jìn)入檔案存放庫房，一切人員需憑證明入內(nèi)，各級(jí)事業(yè)單位需配備專人對(duì)庫房進(jìn)行看管；其次，庫房管理人員還要定期對(duì)庫房進(jìn)行安全性檢查，防止不安全現(xiàn)象發(fā)生?？傊痪湓?，檔案管理安全不容忽視，各級(jí)事業(yè)單位要時(shí)刻做好準(zhǔn)備，將不利因素統(tǒng)統(tǒng)排除。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作絕不是一件簡單的工作，相反的，檔案管理工作復(fù)雜而且責(zé)任重大。各級(jí)事業(yè)單位必須對(duì)檔案管理工作足夠重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，與檔案管理部門一起，認(rèn)真研究，努力解決，只有這樣，才可以使檔案管理工作順利進(jìn)行，才可以使各級(jí)事業(yè)單位的工作效率快速提高。

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