檔案管理制度體系的構(gòu)建及優(yōu)化思路研究

樓甜甜

摘 要：檔案是企業(yè)重要的信息資源，檔案資源是企業(yè)的寶貴資產(chǎn)，在新形勢下，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度體系需要更新和發(fā)展。檔案中信息是對整體單位情況的直觀記錄，為了能讓檔案信息資源更好地為科研生產(chǎn)及各項活動服務，建立合理規(guī)范的管理制度至關(guān)重要。本文就新時代下檔案管理制度體系的構(gòu)建以及優(yōu)化思路進行了思考，旨在闡釋健全制度完善性的重要性，從而助推科學的檔案管理制度的建立。

關(guān)鍵詞：檔案管理；制度體系構(gòu)建；優(yōu)化思路

一、建立現(xiàn)代檔案管理制度體系的必要性

建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)改革的一項重要措施，是企業(yè)檔案工作保持健康發(fā)展的必要手段。因為企業(yè)制度的創(chuàng)新與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立是互相補充、促進的。

（一）企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新，在企業(yè)改革過程中，無論是轉(zhuǎn)變經(jīng)營機制，還是建立現(xiàn)代企業(yè)制度.檔案為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，對外經(jīng)濟合作、清產(chǎn)核資.進入市場成為具有獨立法人權(quán)力競爭者提供重要的信息和依據(jù)。

（二）現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對檔案工作也提出了新的要求，如果企業(yè)檔案工作還停留在傳統(tǒng)管理模式下，將阻礙其發(fā)展。作為企業(yè)科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發(fā)展的新思路，著手進行改革.實現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。

（三）制定檔案管理制度，是為了加強檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量，更好地為社會、為民眾、為企事業(yè)服務，檔案管理制度的強弱直接影響到檔案管理的效率和效能。

二、結(jié)合實際，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度體系

檔案管理制度的建設是科學規(guī)范開展檔案工作、加強企業(yè)信息檔案資源建設工作的首要環(huán)節(jié)。因為制度是基礎(chǔ)保證和根本保障，它使各項工作有章可循、有法可依?，F(xiàn)代檔案管理制度體系的建設應包含檔案工作規(guī)章、檔案管理制度、檔案業(yè)務規(guī)范和重點檔案工作制度等方面的內(nèi)容。其中檔案工作規(guī)章包括各級、各部門檔案工作人員責任及文件形成歸檔責任制度、檔案工作規(guī)定、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等方面；檔案管理制度具體又涵蓋了檔案管理辦法、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度等制度內(nèi)容；檔案業(yè)務規(guī)范則又囊括了檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案全宗管理辦法等內(nèi)容；而重點檔案工作制度則包含了軍工電子固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)范、檔案工作協(xié)作組工作規(guī)則等等。

筆者所在的中電海康集團有限公司是2014年在總部中國電子科技集團公司“加快安全電子產(chǎn)業(yè)發(fā)展”的號召下由中國電子科技集團公司第五十二研究所下屬全資子公司浙江?？导瘓F組建而成的安全電子產(chǎn)業(yè)子集團，公司建立伊始，公司領(lǐng)導就十分注重制度體系建設工作。中電?？禉n案管理辦公室更是積極配合公司制度建設工作，結(jié)合檔案工作的特點難點，在貫徹公司制度建設的總體部署和要求的前提下，檔案工作人員勤做功課，積極調(diào)研，認真完成《中電?？导瘓F有限公司檔案管理辦法》，其中包含了檔案管理人員工作職責、檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等等規(guī)范，奠定了檔案管理工作的基礎(chǔ)，初步在制度建設和執(zhí)行環(huán)節(jié)層面上打造了閉環(huán)管理平臺。隨后各專兼職專業(yè)檔案管理人員結(jié)合自身工作實際經(jīng)驗，相繼出臺《文書檔案管理細則》、《會計檔案管理細則》、《科研檔案管理細則》《儀器設備檔案管理細則》等等制度規(guī)范，進一步強化責任落實，嚴格工作標準，使檔案管理工作很快上了一個新的臺階。后續(xù)我公司檔案管理部門將進一步完善檔案管理制度建設，從強化企業(yè)檔案資源建設角度出發(fā)，積極學習、研究先進企業(yè)的檔案資源建設經(jīng)驗，制定出適合我公司發(fā)展要求的企業(yè)檔案資源建設制度，推進公司檔案資源建設工作的開展，如《企業(yè)檔案資源開發(fā)與利用制度》、《檔案資源建設管理制度》、《檔案資源建設達標升級考核測評辦法》等制度，最終建立健全一整套科學規(guī)范、可操作性強的現(xiàn)代檔案管理制度，夯實公司檔案管理工作的基礎(chǔ)。

三、如何優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理制度體系

（一）制度創(chuàng)新戰(zhàn)略——走實用化之路

沒有永久不變的制度，只要是符合本單位實際情況的，可以進一步提高效率的就是好制度。制度創(chuàng)新的成果要經(jīng)得起實踐的考驗。在檔案館看來有效可行的制度，未必在基層單位檔案室能順利推廣和應用。檔案人員一定要深入學習和研究本單位的當前發(fā)展戰(zhàn)略和中長期發(fā)展規(guī)劃。制度創(chuàng)新著眼點在于組織內(nèi)部。機制與制度是密切相關(guān)的。機制是由制度內(nèi)化而來的，檔案管理制度是否符合本單位運行規(guī)律，這是檔案管理機制創(chuàng)新能否實現(xiàn)的關(guān)鍵。

（二）管理創(chuàng)新戰(zhàn)略——走復合化管理模式之路

新世紀的新技術(shù)革命，正在推進組織管理現(xiàn)代化和辦公自動化。檔案形成的規(guī)范性和檔案利用的廣泛性，將使檔案和檔案工作走出檔案室，走向組織管理的每個角落，使檔案事業(yè)成為組織內(nèi)全體干部職工的共同事業(yè)。搞檔案工作信息化也好，搞檔案數(shù)字化也好，千萬不能忽視傳統(tǒng)檔案管理模式。我們主張在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上進行改進，引進現(xiàn)代化的技術(shù)和管理手段。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同步推進，采用復合化管理模式。復合化檔案管理模式是檔案載體多元化，兩種不同載體的檔案如何有機結(jié)合保存的模式，有利于檔案管理發(fā)展的良好模式。

四、結(jié)語

和諧社會背景下需要對檔案管理工作進行全新的思考和改革，這既是社會主義和諧社會民主法治、公平正義、誠實守信等社會內(nèi)涵對檔案管理工作的內(nèi)在要求，又是社會主義市場經(jīng)濟體制對檔案管理工作提出的新的挑戰(zhàn)。檔案管理模式與管理體制是動態(tài)發(fā)展的，需要結(jié)合先進理念和具體實際不斷補充，推進企業(yè)檔案管理模式與管理體制研究的不斷深入。

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