高校管理工作的優(yōu)化與提升

鄧飛 鄧鵑

摘要：高校管理部門是學(xué)校的重要職能部門，可以分為黨政核心部門、教學(xué)科研部門、行政管理部門和后勤保障服務(wù)部門四類。本文探討了目前這些部門在管理工作方面存在的一些難點(diǎn)，提出了相應(yīng)的優(yōu)化管理的解決方式，并對(duì)優(yōu)化高校機(jī)關(guān)管理部門的管理工作提出了期望。

關(guān)鍵詞：高校 管理 對(duì)策

一、高校管理部門的分類和性質(zhì)

高校管理部門是指為學(xué)校教學(xué)科研服務(wù)的黨政部門和辦事機(jī)構(gòu)?？梢苑譃辄h政核心部門，包括學(xué)校辦、紀(jì)委、組織部、人事處、黨委宣傳部等；教學(xué)科研部門，包括教務(wù)處、科研部、研究生院、學(xué)生工作處等；行政管理部門，包括審計(jì)處、財(cái)務(wù)處、信息辦、基建處、規(guī)劃辦、發(fā)展辦等；后勤保障服務(wù)部門，包括保衛(wèi)處、圖書館、檔案館、校醫(yī)院、后勤保障部等。

這四個(gè)分類的工作對(duì)象和性質(zhì)各有不同。黨政核心部門的主要職責(zé)是全面協(xié)調(diào)管理，為學(xué)校制定整體的政策方針，上傳下達(dá)，對(duì)干部進(jìn)行管理、培養(yǎng)和選拔。教學(xué)科研部門維持著學(xué)校教學(xué)科研的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保障教學(xué)科研工作有條不紊的開展，可持續(xù)性的發(fā)展，為學(xué)生、教師的學(xué)習(xí)和工作提供有力的保障。行政管理部門各自負(fù)責(zé)具體的事務(wù)性工作，工作性質(zhì)各異，對(duì)內(nèi)改善校園硬件軟件環(huán)境和服務(wù)，對(duì)外展現(xiàn)良好的形象，促進(jìn)校際之間的了解、交流、合作和互助。后勤保障服務(wù)部門關(guān)心廣大師生教職工的吃住行，食品安全、住房、校園安全和醫(yī)療問題都是和生活相關(guān)的基本問題，是非常重要也是人人都關(guān)心的事務(wù)。好的后勤保障服務(wù)體現(xiàn)了一個(gè)單位的軟實(shí)力，能夠很好的安定人心、挽留人才、增加群體的認(rèn)同感和凝聚力，快速、高效、合理、人性化的工作是很重要的。

每個(gè)部門在對(duì)內(nèi)完成本職工作的同時(shí)，還要履行對(duì)外交流的職能。要做好對(duì)外交流、宣傳的工作，同時(shí)將同行好的經(jīng)驗(yàn)吸收進(jìn)來，利用交流的機(jī)會(huì)改進(jìn)工作、提升效率、明確發(fā)展方向和凝聚人心。這樣的做法能夠自我更新，緊跟時(shí)代，聯(lián)系群眾和把握方向，對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)能夠更好的履職、對(duì)職員有更好的交代和發(fā)展方向、對(duì)學(xué)校的整體工作也有積極的推進(jìn)意義。

二、各部門的獨(dú)立運(yùn)作及相互影響

各部門在處理各自工作的時(shí)候獨(dú)立運(yùn)作，在需要其他部門協(xié)調(diào)和反饋的時(shí)候應(yīng)該積極聯(lián)絡(luò)、了解訴求、商討問題、建立方案、協(xié)同解決。這需要好的溝通技巧，負(fù)責(zé)人的工作態(tài)度和堅(jiān)決果斷的執(zhí)行力。黨政核心部門對(duì)教學(xué)科研部門、行政管理部門和后勤保障服務(wù)部門進(jìn)行管理和協(xié)調(diào)，相應(yīng)的三類部門對(duì)前者負(fù)責(zé)，接受指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。行政管理部門服務(wù)于教學(xué)科研部門，教學(xué)科研部門提供訴求和反饋。后勤保障服務(wù)部門服務(wù)于其它部門并接受黨政核心部門的指導(dǎo)。

圖 1 機(jī)關(guān)管理部門關(guān)系結(jié)構(gòu)圖

黨政核心部門，起著宏觀調(diào)控和具體協(xié)調(diào)的作用。制定適合的發(fā)展目標(biāo)，提出合理的發(fā)展規(guī)劃，對(duì)各個(gè)部門的發(fā)展有指導(dǎo)性的作用。教學(xué)科研部門，是對(duì)學(xué)生、教師服務(wù)的最直接的部門。其運(yùn)轉(zhuǎn)是否良好、高效關(guān)系著學(xué)校教學(xué)科研的發(fā)展、學(xué)生的培養(yǎng)、就業(yè)等重大問題，是百年樹人的大計(jì)，教書育人的天職，不可動(dòng)搖的根本，高?？荚u(píng)的重要指標(biāo)，黨政核心部門，應(yīng)該率先保障教學(xué)科研部門的順利運(yùn)轉(zhuǎn)，合理部署工作、及時(shí)調(diào)整策略、實(shí)時(shí)關(guān)注動(dòng)向，踐行以人為本的方針，更好的促進(jìn)教學(xué)科研的發(fā)展。行政管理部門和后勤保障服務(wù)部門應(yīng)該更好的為教學(xué)科研服務(wù)，對(duì)教學(xué)科研部門的訴求應(yīng)該積極響應(yīng)，做好配合工作。對(duì)于學(xué)校制定的發(fā)展戰(zhàn)略和方針，應(yīng)該努力踐行，不打折扣，在完成目標(biāo)考核的基礎(chǔ)上爭取打好基礎(chǔ)、做大做好，保障學(xué)校的建設(shè)可持續(xù)性發(fā)展。

這四類部門作為一個(gè)整體服務(wù)和管理學(xué)校的院系、研究中心，同時(shí)，院系和研究中心也對(duì)應(yīng)的提出要求和給予反饋。

三、當(dāng)前管理工作的難點(diǎn)及探討

1.缺乏良好的管理制度、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和考核標(biāo)準(zhǔn)

每個(gè)部門應(yīng)該完善自身的規(guī)章制度，形成獨(dú)立的、詳細(xì)的、細(xì)化到部門和崗位的文件。在規(guī)章制度建設(shè)方面，應(yīng)在多方考察的基礎(chǔ)上集體商議、討論，其中內(nèi)容要具體到說明各個(gè)崗位的職責(zé)范圍、制度規(guī)章、管理方法及工作流程。

在業(yè)務(wù)流程的制定方面，具體實(shí)施過程主要是分部門組織，先由個(gè)人對(duì)各個(gè)崗位的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整理；然后應(yīng)以部門為單位組織集體研討，明確業(yè)務(wù)內(nèi)涵，經(jīng)過反復(fù)修改，規(guī)整并優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，使其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化，增強(qiáng)其可操作性和邊界的清晰性；最后通過負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的最終審核，進(jìn)一步梳理歸并了各業(yè)務(wù)流程，增強(qiáng)規(guī)范性與可操作性。此外，在此過程中或可發(fā)現(xiàn)的一些新工作業(yè)務(wù)，也應(yīng)該進(jìn)行初步的處理。制定完善《業(yè)務(wù)規(guī)程》，一方面方便區(qū)分業(yè)務(wù)之間的界限和一項(xiàng)長期業(yè)務(wù)的可追溯性，另一方面對(duì)員工的考核評(píng)估、崗位輪換等工作的開展提供了更為科學(xué)的依據(jù)。同時(shí)也方便領(lǐng)導(dǎo)的管理、分配任務(wù)量和宏觀調(diào)控。

在做好以上先期工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)?shù)膷徫徽{(diào)整，合理分工，充分調(diào)動(dòng)職員的積極性和創(chuàng)造性。各個(gè)崗位的考核標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該積極建立、量化，方便評(píng)估。不僅應(yīng)該能做到崗位之間具有一定的可比較性，對(duì)于今后持續(xù)性的工作，也應(yīng)該方便看到新的進(jìn)步和進(jìn)展，方便評(píng)價(jià)和考核。

2.獎(jiǎng)懲機(jī)制不足，難以鼓勵(lì)工作積極性

對(duì)于工作積極負(fù)責(zé)的職員，應(yīng)給予肯定和鼓勵(lì)，在獎(jiǎng)金分配、學(xué)習(xí)進(jìn)修機(jī)會(huì)、晉職晉級(jí)等方面都應(yīng)該給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)。做到群眾投票、領(lǐng)導(dǎo)考評(píng)、有理有據(jù)、透明公開。對(duì)于工作責(zé)任心不夠、不肯腳踏實(shí)地和積極投入的員工來說，應(yīng)進(jìn)行規(guī)勸、教育、批評(píng)、扣發(fā)獎(jiǎng)金甚至高職低聘的方式，讓其感受到壓力和危機(jī)感，對(duì)努力的員工更是一種良性反饋和激勵(lì)。對(duì)于這一機(jī)制的建立和維護(hù)，領(lǐng)導(dǎo)起著至關(guān)重要的作用，這關(guān)系到單位未來的發(fā)展，人心齊不齊，同事關(guān)系好不好，大家的積極性有沒有得到保護(hù)，單位的正氣有沒有得到伸張。

3.領(lǐng)導(dǎo)的管理水平、工作能力和以身作則的精神有待提高

各個(gè)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)，直接關(guān)系著部門的工作情況。德、能、勤、績、廉、正俱佳的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)每個(gè)職能部門來說，都是至關(guān)重要的。自身良好的素質(zhì)和管理水平是單位的行為準(zhǔn)則，使職員工作不越矩、行為得當(dāng)，心態(tài)良好；卓越的工作能力可以更好地推進(jìn)工作進(jìn)展，為職員做好示范作用，培養(yǎng)部屬的能力發(fā)展，而良好的管理水準(zhǔn)可以凝聚人心，增進(jìn)工作效率和執(zhí)行力；勤政者積極進(jìn)取、愛國敬業(yè)，得人心；業(yè)績突出能在工作中形成良性循環(huán)，更加鼓勵(lì)了團(tuán)隊(duì)的積極性和實(shí)干精神；廉潔自律能維護(hù)單位風(fēng)氣，身正重于言傳；公正處事對(duì)內(nèi)能夠平衡下屬之間的關(guān)系，使其心態(tài)平和，內(nèi)心有準(zhǔn)繩，處世有方法；對(duì)外可以伸張美譽(yù)，不徇私，制度嚴(yán)明。

良好的工作環(huán)境非一朝一夕能夠建立起來，需要領(lǐng)導(dǎo)起到良好的帶頭作用，部署積極配合、努力工作，共同營造一個(gè)和諧、高效、積極、共贏的環(huán)境。

4.部門之間的合作和溝通渠道還比較欠缺

有的時(shí)候部門內(nèi)部的事務(wù)很好溝通和解決，需要涉及到其它部門共同協(xié)作完成的工作往往缺乏執(zhí)行力和效率。這主要是因?yàn)?，部門內(nèi)的工作分工比較明確，有很好的延續(xù)性和充分的經(jīng)驗(yàn)。需要協(xié)同完成的工作，由于缺乏了解和溝通，在責(zé)任心不夠強(qiáng)的情況下容易互相推諉、拖延，放大遇到的困難和阻力，形成溝通不暢、工作擱置的局面。

這種情況有幾種方式改善：一是領(lǐng)導(dǎo)有擔(dān)當(dāng)，敢于負(fù)責(zé)，能夠順利推進(jìn)工作進(jìn)展；二是工作人員自己積極協(xié)商，增強(qiáng)溝通能力和變通處事的能力，化解問題和矛盾；三是增強(qiáng)職業(yè)道德教育，增進(jìn)員工心理素質(zhì)、責(zé)任心和道德感，為工作的順利進(jìn)行鋪平道路。

5.黨政核心部門對(duì)其他部門工作情況了解不夠、制定政策不合理

這要求黨政核心部門加強(qiáng)與其它部門的溝通和協(xié)調(diào)，總體掌握各部門的工作情況，制定合理的規(guī)劃和方針。

四、解決問題的對(duì)策和方式

1.合理分工，建章立制，績效管理，計(jì)量考核

在各個(gè)單位內(nèi)部，通過管理體制改革，應(yīng)該優(yōu)化崗位結(jié)構(gòu)，規(guī)范管理制度，提高管理水平，通過可以量化的管理、考核方式來促進(jìn)工作的公平、公正，調(diào)動(dòng)大家都積極性，從而改善工作作風(fēng)、增進(jìn)工作效率、提升工作積極性。

2.精簡機(jī)構(gòu)，減員增效，減少交接和溝通成本

機(jī)構(gòu)過于繁冗復(fù)雜不利于效率。不僅會(huì)增加人力成本、時(shí)間成本、溝通成本，還會(huì)增加工作的復(fù)雜程度，管理難度和程序瑣碎程度。應(yīng)該合理精簡機(jī)構(gòu)，優(yōu)勝劣汰，保持隊(duì)伍的建設(shè)性和積極性。

3.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，匡正用人標(biāo)準(zhǔn)

不論什么單位，核心問題是用人。人才儲(chǔ)備、人才隊(duì)伍的建設(shè)顯得至關(guān)重要。人才標(biāo)準(zhǔn)不僅是學(xué)識(shí)豐厚、才能出眾，更應(yīng)該品德卓越、誠信敬業(yè)。

4.樹立服務(wù)意識(shí)，放棄官本位思想，把管理寓于服務(wù)之中

隨著國家社會(huì)制度的健全，政府公務(wù)人員越來越采用“公仆的姿態(tài)，服務(wù)的立場”，相應(yīng)的，高校管理人員的本職工作也是管理和服務(wù)師生，應(yīng)該放下“管理者”的身段，更好地服務(wù)教學(xué)與科研。

5.創(chuàng)建優(yōu)良風(fēng)氣和諧氛圍，增強(qiáng)響應(yīng)速度和執(zhí)行力

除了前進(jìn)的方向正確之外，效率也應(yīng)該緊步跟上。優(yōu)良的執(zhí)行力反映著優(yōu)秀的管理水平和領(lǐng)導(dǎo)者厚重的人格魅力。此外，高品質(zhì)的服務(wù)和后勤保障可以為教學(xué)水準(zhǔn)、學(xué)科發(fā)展、人文素養(yǎng)和創(chuàng)造力的培養(yǎng)保駕護(hù)航，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校的全面、快速發(fā)展、形成合作共贏的局面。

6.提升管理人員的心理資本，保障其心理健康、和諧意識(shí)和幸福感

良好的心態(tài)可以積蓄飽滿的工作熱情，不能指望有著不良情緒、抵觸意識(shí)和逆反心理的工作人員能夠任勞任怨，安心于本職工作。所以要積極進(jìn)行情緒疏導(dǎo)和調(diào)控，通過積極閱讀、學(xué)習(xí)，互相關(guān)心幫助、互敬互愛，創(chuàng)造良好的工作氛圍。應(yīng)該樹立工作人員終身學(xué)習(xí)的意識(shí)和機(jī)制，樹立正確的價(jià)值取向和生命意識(shí)，尊重自己、尊重他人、尊重工作、尊重生命，而不僅僅停留在口號(hào)上。

綜上所述，優(yōu)化高校的管理工作，需要高校管理人員共同的努力。不僅僅要加強(qiáng)實(shí)干精神，還需要各自從內(nèi)心認(rèn)識(shí)到改革的價(jià)值、必要性和對(duì)個(gè)人的意義。在為社會(huì)服務(wù)的過程中實(shí)現(xiàn)個(gè)人的人生價(jià)值。唯有此，高校管理工作將會(huì)注入新的活力，將會(huì)有質(zhì)的變化和提升。

參考文獻(xiàn)

[1]官明輝.高校行政管理規(guī)范化存在的問題與對(duì)策[J].福州大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2014（5）：109-112

[2]鄧鵑.高校圖書館業(yè)務(wù)規(guī)程2013版研究和思考[J].科技與企業(yè)，2014（19）：39-40

作者簡介：鄧飛，1979年-，華中師范大學(xué)信息化辦公室，實(shí)驗(yàn)工程師，通信與信息系統(tǒng)碩士，已發(fā)表論文3篇。鄧鵑，1983年-，華中師范大學(xué)圖書館，中級(jí)館員，心理學(xué)碩士，已發(fā)表論文8篇