加強(qiáng)科研單位人事檔案的創(chuàng)新管理

劉強(qiáng)

摘要：黨的十八大提出實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，強(qiáng)調(diào)科技創(chuàng)新是提高社會(huì)生產(chǎn)力和綜合國(guó)力的戰(zhàn)略支撐，必須擺在國(guó)家發(fā)展全局的核心位置，要充分調(diào)動(dòng)一線科研人員的創(chuàng)新熱情，明確責(zé)權(quán)利，配套做好科研人員人事檔案管理，加大人事檔案投入，加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立創(chuàng)新機(jī)制和體制，更好的推動(dòng)國(guó)家創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：科研單位 人事檔案 管理

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、人才預(yù)測(cè)和人才政策制訂等方面具有十分重要的作用。

科研單位人事檔案管理都是一些具有博士、碩士學(xué)位的高級(jí)知識(shí)分子，他們的人事檔案一方面包括在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，另一方面包含參加工作后的單位選拔、任用、考核、職稱、薪級(jí)等檔案材料，科研人員的人事檔案管理相當(dāng)重要。

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷建立和完善，人事制度改革力度不斷加大，傳統(tǒng)的科研單位人事檔案管理在材料構(gòu)成、管理體制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在著明顯的不足，需進(jìn)行必要的改革，建立適應(yīng)現(xiàn)代科研單位管理要求的人事檔案管理模式。

一、科研單位人事檔案管理模式存在的主要問題

科研單位人事檔案作為一種信息源，在人才管理中有著它的特殊作用。科研單位的人事檔案管理由于受國(guó)家人事檔案管理的傳統(tǒng)觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應(yīng)存在以下幾個(gè)主要問題。

1.人事檔案內(nèi)容信息量少

人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、職務(wù)職稱工資材料等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實(shí)用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開發(fā)的要求。反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個(gè)人工資變動(dòng)、職稱評(píng)聘、黨團(tuán)組織的材料比較齊全，而反映個(gè)人的德才表現(xiàn)、政績(jī)才能、管理能力的材料較少，能反映個(gè)人人才類型、技術(shù)專長(zhǎng)、心理素質(zhì)等個(gè)性特點(diǎn)的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時(shí)，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實(shí)際要求。

2.人事檔案管理分散化和非專業(yè)化

體現(xiàn)在各個(gè)單位、研究所沒有統(tǒng)一由上級(jí)主管部門進(jìn)行人事檔案集中管理，各個(gè)單位、研究所還通常根據(jù)各管理部門職能的不同，將科研人員的有關(guān)材料分散在幾個(gè)部門管理。例如，科研部門管理反映人員申請(qǐng)專利、論文發(fā)表、科研立項(xiàng)的科研檔案材料，人事管理反映人員社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。

3.人事檔案管理方法落后、手段陳舊

目前很多科研單位人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。

4.人事檔案管理投入不足

人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長(zhǎng)期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。

5.人事檔案過度實(shí)行內(nèi)向型、封閉式的模式

受國(guó)家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，科研單位很難對(duì)人事檔案進(jìn)行信息開發(fā)，更談不上與其他單位實(shí)現(xiàn)人才信息的“互通有無”。

二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代科研單位管理要求的人事檔案管理體制

我們應(yīng)從具有個(gè)性的人事檔案材料入手，加大人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時(shí)，要緊緊抓住人事檔案管理的難點(diǎn)問題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快人事檔案信息化建設(shè)，建立社會(huì)化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭(zhēng)取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代科研單位管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發(fā)提供更有價(jià)值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會(huì)。

1.建立具有個(gè)性的科研單位人事檔案材料

針對(duì)人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補(bǔ)充能反映當(dāng)事人個(gè)性的檔案材料。以科研人員檔案為例，應(yīng)補(bǔ)充的材料包括：（l）科研人員基本情況登記表，可反映科研人員專業(yè)方面的基本情況。（2）科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動(dòng)情況資料，可反映出科研人員的科研水平、科研地位和學(xué)術(shù)研究的歷史。（3）業(yè)務(wù)進(jìn)修情況資料，可反映出科研人員繼續(xù)教育的狀況。（4）獲獎(jiǎng)和榮譽(yù)情況，可反映出科研人員在社會(huì)和學(xué)術(shù)界的影響和地位。如果科研人員檔案在原有人事檔案的基礎(chǔ)上，能及時(shí)地補(bǔ)充上述材料，就能較全面地、動(dòng)態(tài)地反映科研人員的科研水平，它有助于科研單位開展定量化、科學(xué)化工作，有助于人員隊(duì)伍建設(shè)工作的科學(xué)決策，有助于提高人員評(píng)價(jià)的客觀性和公正性，有助于在科研人員中形成良好的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制。

2.加強(qiáng)信息化管理

利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫，通過信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，形成計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理部門和個(gè)人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準(zhǔn)確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.加大科研單位人事檔案管理投入

首先，加強(qiáng)檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。如添置必要的溫濕控制設(shè)備、縮微復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，建立實(shí)用性強(qiáng)的微機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案信息能夠及時(shí)輸入和輸出，提高檢索效率，快速準(zhǔn)確地為人才開發(fā)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。其次，增加人事檔案管理人員配備。要根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的增長(zhǎng)配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對(duì)檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。再次，不斷提高人事檔案管理人員自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，在職務(wù)晉升、待遇等方面予以優(yōu)待，讓人事檔案管理人員能專于業(yè)務(wù)、精于業(yè)務(wù)，有效推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化

科研單位作為高級(jí)專業(yè)實(shí)用型的人才基地，人才資源豐富，人事檔案管理應(yīng)立足現(xiàn)狀采取有效措施加快改革步伐，提高人事檔案的利用率，為充分發(fā)揮科研人才的作用、促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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