新時期加強(qiáng)醫(yī)院財務(wù)檔案管理策略

張憲華

摘 ?要：醫(yī)院財務(wù)檔案是醫(yī)院檔案管理工作中的重中之重。為提高醫(yī)院財務(wù)檔案管理的有效性，推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)向前發(fā)展，本文對如何做好醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作提出了部分探討性建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;財務(wù)檔案;管理

一、前言

當(dāng)前，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)競爭日益激烈，加之醫(yī)療體系的改革與優(yōu)化，使得醫(yī)院需要進(jìn)一步提高自身管理工作、財務(wù)工作的有效性，增強(qiáng)自身參與市場競爭的核心競爭力，拓展自身生存與發(fā)展空間，這樣才能為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的完善與進(jìn)步起到推動作用。醫(yī)院財務(wù)檔案管理是整個醫(yī)院檔案管理工作中的重中之重，其財務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實性，對醫(yī)院的未來發(fā)展決策起著舉重輕重的作用。

二、加快電子檔案信息化建設(shè)

隨著先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院的財務(wù)檔案管理的電子化、信息化和現(xiàn)代化是大勢所趨。在這種形勢下，醫(yī)院在財務(wù)檔案的管醫(yī)院在財務(wù)檔案的管理工作中必須充分運用現(xiàn)代化的高科技術(shù)成果以及先進(jìn)的管理手段，最大限度地提升財務(wù)檔案管理工作的效率。

電子財務(wù)檔案是一種具備較強(qiáng)的保存價值的、可以由計算機(jī)系統(tǒng)來進(jìn)行處理并存儲的材料。在產(chǎn)生電子財務(wù)檔案之后，必須對其加以整理。傳統(tǒng)的檔案整理工作僅僅是整理紙質(zhì)的卷宗，而電子財務(wù)檔案的整理對象是以各種類型介質(zhì)存在的文件。因此，要高效率地整理電子財務(wù)檔案，就必須對于所接收到的電子文件進(jìn)行科學(xué)合理地分類，并且合理有序地設(shè)計目錄，同時形成適當(dāng)?shù)膫浞菸募?，從而為將來的電子財?wù)檔案檢索工作打下堅實的基礎(chǔ)。在進(jìn)行電子財務(wù)檔案的整理的過程中，也必須遵守檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，同時根據(jù)電子財務(wù)檔案自身的特征以及醫(yī)院的具體狀況來建立一套合理的電子財務(wù)檔案管理體系，確?？梢詮闹贫确矫鎭砀涌茖W(xué)有效地規(guī)范電子財務(wù)檔案的管理工作。與此同時，電子財務(wù)檔案管理制度一定要真正地反映到電子財務(wù)檔案的制作、歸檔、使用和鑒定等一系列的過程中。在制定相應(yīng)制度的同時，也必須明確不同的工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人，采取責(zé)任人制度。對于不同的工作環(huán)節(jié)的流程，必須結(jié)合醫(yī)院的具體財務(wù)流程來制定，確保有較強(qiáng)的針對性。

三、健全檔案庫房建設(shè)

醫(yī)院必須投入一定的資金，改善其財務(wù)檔案保管保護(hù)的硬性條件。根據(jù)醫(yī)院檔案管理的有關(guān)規(guī)定，可以建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，安裝鐵質(zhì)的檔案柜，庫房面積每千卷為二十到二十五平方米，在庫房內(nèi)必須安裝空調(diào)、去濕、滅火等一系列的設(shè)施，對于庫房設(shè)施，必須確保實現(xiàn)“十防”，也就是說，防潮、防蟲、防鼠、防震、防有害氣體、防光、防盜、防塵、防火、防高溫。與此同時，必須實現(xiàn)“三室分開”，也就是說，將庫房、閱檔室、辦公室三室分開。另外，檔案室必須適當(dāng)?shù)匕惭b計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等一系列的硬件設(shè)施，以便保證檔案保管保護(hù)設(shè)備達(dá)到特定的要求，切實確保檔案管理工作的科學(xué)有序地進(jìn)行。

四、提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

醫(yī)院必須高度重視財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提升，從而為醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作奠定堅實的人力資源基礎(chǔ)?？梢越柚诼殬I(yè)培訓(xùn)，來實現(xiàn)醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的水平。另外，應(yīng)該引進(jìn)一批具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)水平的財務(wù)檔案管理專業(yè)人才，形成一個具備較強(qiáng)的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)的財務(wù)檔案管理工作者隊伍。與此同時，也必須采取聘任合同制，以便確保能夠選拔出優(yōu)質(zhì)的財務(wù)檔案管理工作人員來參與到相關(guān)的工作中來，切實提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的效率。另外，醫(yī)院財務(wù)檔案管理層人員也必須加強(qiáng)對于財務(wù)檔案管理的宣傳教育工作，切實最大限度地提升職工對財務(wù)檔案管理工作的重視程度。

五、建立健全醫(yī)院財務(wù)檔案的管理制度體系

良好的財務(wù)檔案管理制度體系對于醫(yī)院財務(wù)檔案的開發(fā)和利用發(fā)揮著不可替代的作用。具體來說，制定出的規(guī)章制度必須真正具備較強(qiáng)的科學(xué)性與合理性，一定要符合醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的具體情況，以便符合醫(yī)院對檔案管理工作的要求。與此同時，醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度一定要做到簡明、實用。對于具體的財務(wù)檔案的管理制度，必須細(xì)化，保證其具有較強(qiáng)的可操作性，從而切實保證醫(yī)院財務(wù)檔案的管理制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用能夠得到最大限度地體現(xiàn)。此外，醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度也必須具備雙向約束的作用，既能夠約束管理層人員的各種各樣的行為，又能夠約束職工的各種各樣的工作行為，避免醫(yī)院財務(wù)檔案管理風(fēng)險的出現(xiàn)。為了確保醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度的真正落實，也必須做到獎懲分明，一旦發(fā)現(xiàn)違反制度的行為，必須予以嚴(yán)懲，從而切實維護(hù)好制度的權(quán)威。具體來說，必須嚴(yán)格將各項制度落實到實處，做到從收集、整理、立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀、檔案獎懲處罰等等一系列的過程都必須做到有制度的約束，保證檔案資料的收集、整理、歸檔、檔案安全存放、科學(xué)利用、嚴(yán)守機(jī)密等都具有制度的保障，從而確保檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。

六、提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理使用的效率

進(jìn)行醫(yī)院財務(wù)檔案的開發(fā)和利用的根本目的就是為了提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理使用的效率，這就要求全面實現(xiàn)醫(yī)院財務(wù)檔案管理的信息化，從而確保能夠最大限度地利用所必須的檔案資源。對于醫(yī)院之前所產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案都實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將其整體錄入到數(shù)據(jù)庫之后，就能夠最大限度地減輕醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度和工作壓力，并能夠在一定程度上增加財務(wù)檔案信息的完整性。借助于信息化的醫(yī)院財務(wù)檔案管理方式，能夠?qū)⑨t(yī)院財務(wù)檔案管理從靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變成為動態(tài)管理，能夠更加科學(xué)有效地整合相關(guān)的人力和財力資源，從而最大限度地提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

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