探討公文處理工作中應(yīng)把握的五個(gè)要點(diǎn)

劉曉嵐

（廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司南寧供電局 廣西南寧 530000）

探討公文處理工作中應(yīng)把握的五個(gè)要點(diǎn)

劉曉嵐

（廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司南寧供電局 廣西南寧 530000）

公文處理主要包括公文辦理、管理、立卷和歸檔等基礎(chǔ)工作，是我國政府機(jī)關(guān)和其他事業(yè)組織在公務(wù)活動(dòng)中重要組成部分，把握好公文處理工作中的重點(diǎn)和核心，有利于建設(shè)高效性服務(wù)政府，提升政府公信力。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在公文處理過程中可以適當(dāng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)等智能化產(chǎn)品，提高公文處理的效率和質(zhì)量。本文重點(diǎn)闡述公文“發(fā)文”和“收文”兩個(gè)不同階段中應(yīng)注意和把握的五個(gè)要點(diǎn)，以期促進(jìn)公文處理過程的有序化和科學(xué)化。

公文處理；歸檔；發(fā)文處理；收文處理；處理效率

隨著我國政治事業(yè)的不斷發(fā)展，各黨政機(jī)關(guān)公文處理工作逐漸增加，如何確保公文處理工作的制度化、規(guī)范化和高效化，是有關(guān)政府部門和事業(yè)單位必須思考和重視的問題。在傳統(tǒng)的公文處理工作中，存在政策落實(shí)不到位、工作效率低等問題，主要是因?yàn)闆]有控制好“發(fā)文”處理過程和“收文”處理過程，根據(jù)我國2015年最新《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)必須加大對(duì)公文處理工作的重視力度，設(shè)立專門的文秘部門并聘請(qǐng)專業(yè)人士負(fù)責(zé)，以提高公文處理工作真實(shí)性和保密性。

1 公文的具體類型分析

公文的撰寫需要按照特定的程序和格式，具備格式統(tǒng)一性、語言簡明性、觀點(diǎn)嚴(yán)謹(jǐn)性、機(jī)關(guān)唯一性等方面的特點(diǎn)，其主要類型如表1所示。

表1

根據(jù)表1可知，公文類型較多，但黨政機(jī)關(guān)在日常所常接觸到的主要有決定、通告、通知等。不同的公文類型，處理辦法和貫徹措施也會(huì)發(fā)生相應(yīng)變化，在工作過程中，部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，靈活變通公文處理過程，把握好每一環(huán)節(jié)，提升公文處理的規(guī)范性。

2 公文“發(fā)文”處理過程中應(yīng)把握的五個(gè)要點(diǎn)

公文處理工作主要包括三個(gè)基本流程：發(fā)文辦理過程、收文辦理過程、整理歸檔過程，在最基礎(chǔ)的發(fā)文辦理過程中，應(yīng)注意復(fù)核、登記、印制和核發(fā)四個(gè)程序，在這個(gè)過程中，應(yīng)把握的五個(gè)要點(diǎn)如下所示：

2.1 區(qū)分公文類型，確定性質(zhì)和功能

目前在供電局等單位，使用得最多的公文類型是“報(bào)告”和“請(qǐng)示”，在傳統(tǒng)的公文處理過程中，受到工作人員素質(zhì)、公文本身特點(diǎn)等方面的影響，存在兩者混淆的現(xiàn)象，降低了公文處理的效率?！皥?bào)告”主要適用于本機(jī)關(guān)或單位向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)日常工作、反映情況等；“請(qǐng)示”主要適用于本機(jī)關(guān)或單位向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求某事務(wù)或某項(xiàng)目的指示和批準(zhǔn)[1]。從兩者處理方式的角度分析，在處理“報(bào)告”公文時(shí)可以不批注，但“請(qǐng)示”則相反，必須要給出問題的答復(fù)或辦理方法；從兩者時(shí)間要求的角度分析，“報(bào)告”是在事件發(fā)生時(shí)或結(jié)束后向上級(jí)匯報(bào)相關(guān)情況，“請(qǐng)示”一般在事件還沒有發(fā)生前，便擬好相關(guān)文件，請(qǐng)求上級(jí)答復(fù)。

區(qū)分公文類型，是把握好公文“發(fā)文”處理過程的第一步，工作人員在實(shí)際操作過程中，應(yīng)注意兩者之間的細(xì)小差別，根據(jù)公文的功能，選擇好相應(yīng)的處理辦法。

2.2 注重行文格式，規(guī)范公文擬制過程

行文格式主要是指在擬制公文時(shí)，應(yīng)注重“主送單位”的規(guī)范書寫[2]。主送單位是公文行文對(duì)象，即需要答復(fù)或主辦這份公文的對(duì)方單位。在擬制過程中，應(yīng)注意以下三方面：①對(duì)于上行文，即下級(jí)向上級(jí)申請(qǐng)相關(guān)事宜，主送單位必須具備相關(guān)受理權(quán)限，保障公文能夠及時(shí)被處理且沒有越級(jí)申報(bào)，如果公文內(nèi)容包括其他單位的職能或事項(xiàng)，主送單位可以直接填寫為主辦單位；②規(guī)范主送單位名稱書寫，如公文中涉及“有關(guān)單位”時(shí)，必須將其具體名稱列在文后；③遵循公文處理順序，嚴(yán)格區(qū)分“上行文”和“下行文”。

2.3 注意公文書寫格式，規(guī)范層次結(jié)構(gòu)

注意公文書寫格式，包括字體、序號(hào)等方面，具體層次結(jié)構(gòu)和格式如表2所示，需要注意的是，在公文處理工作中，必須嚴(yán)格按照相關(guān)格式，保障公文的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

表2

2.4 使用簡明、嚴(yán)謹(jǐn)語言，保障公文莊重性

公文要求用語簡潔，觀點(diǎn)應(yīng)鮮明且嚴(yán)謹(jǐn)，文字需莊重且樸實(shí)，在實(shí)際公文處理過程中，主要有以下兩類問題：①計(jì)量單位，部分公文在處理前沒有仔細(xì)核對(duì)，使得計(jì)量單位出錯(cuò)；②意思相近的詞語容易混淆，如頒發(fā)、印發(fā)等，這兩類現(xiàn)象增加了公文處理工作的難度，工作人員必須著力解決。

2.5 規(guī)范結(jié)尾書寫，保障公文完整性

結(jié)尾是公文中最后的組成部分，其主要有：結(jié)束語、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章和附件，缺一不可，在擬制公文時(shí)，必須要仔細(xì)核對(duì)結(jié)尾書寫，保障公文的完整性。

3 公文“收文”處理過程中應(yīng)把握的五個(gè)要點(diǎn)

“收文”處理過程比“發(fā)文”處理過程復(fù)雜，在實(shí)際工作中，主要包括簽收、催辦等七個(gè)部分，其應(yīng)把握的五個(gè)要點(diǎn)如下所示：

3.1 仔細(xì)審核公文，確保公文規(guī)范性

在接收到公文后：①必須確定“公文”是否能夠由本單位受理，如果不能夠，應(yīng)及時(shí)退回或重新抄送；②檢查文件附件、格式和種類，確保公文的完整性；③審核公文的重要性，如果是一般會(huì)議通知，可以考慮不收入系統(tǒng)。

3.2 研究批示意見，貫徹落實(shí)公文核心思想

公文的核心思想直接影響著相關(guān)單位利益、人民基本利益，在處理過程中，工作人員必須深入研究上級(jí)回復(fù)意見，確保文件核心思想能順利流轉(zhuǎn)，遵循“保密、高效”的原則，提升公文處理過程的有效性。對(duì)于公文“再次批示”的情況，應(yīng)通過管理員及時(shí)傳遞，為公文實(shí)施創(chuàng)造良好條件。

3.3 督促公文傳閱過程，提升公文時(shí)效性

公文一般都為解決當(dāng)下最熱點(diǎn)問題、探討當(dāng)下最流行事物，具有一定的時(shí)效性，在處理文件時(shí)，要注意公文的“輕、重、急、緩”，單位可以借助文秘部門，指派專人督促公文傳閱，讓每份公文能得到及時(shí)的處理，對(duì)于文件中下達(dá)的任務(wù)必須盡快采取相關(guān)措施并貫徹落實(shí)，確保公文的時(shí)效性。

3.4 注重公文催辦程序，保障公文有效運(yùn)行

在目前公文處理過程中，存在部分文件雖然被下發(fā)卻沒有跟進(jìn)的情況，使得整個(gè)處理過程有一定的混亂性，因此，必須要注重公文催辦過程，相關(guān)人員必須要規(guī)定好文件處理時(shí)間，了解文件進(jìn)展過程，制定公文處理過程統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示等環(huán)節(jié)著重監(jiān)督，保障公文有效運(yùn)行。

3.5 整理歸檔，注重公文保密性

為確保公文能全面發(fā)揮效應(yīng)，對(duì)于部分比較保密的文件，必須做好整理歸檔工作，統(tǒng)一電子文檔和紙質(zhì)文檔的歸檔方式，引進(jìn)先進(jìn)歸檔設(shè)備和軟件，擴(kuò)大文件儲(chǔ)存空間，及時(shí)整理好重要文件并設(shè)置相應(yīng)密碼，保護(hù)公文。

4 結(jié)束語

綜上所述，注意公文處理工作中的五個(gè)要點(diǎn)，可以幫助提升公文擬制和收發(fā)的規(guī)范性，對(duì)提高處理工作的效率和質(zhì)量具有重要意義，各黨政機(jī)關(guān)應(yīng)結(jié)合部門實(shí)際情況，綜合考慮公文行政、人民需求等方面的因素，組織相關(guān)人員，學(xué)習(xí)“發(fā)文”和“收文”階段中不同的五個(gè)要點(diǎn)，促進(jìn)公文處理工作的高效化和科學(xué)化，落實(shí)相關(guān)公文催辦工作，了解公文的傳遞、閱讀過程，保障公文處理工作的有序進(jìn)行。同時(shí)，在處理公文過程中，必須不斷引進(jìn)先進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，提升公文處理過程的自動(dòng)化和信息化，特別是在歸檔時(shí)，應(yīng)及時(shí)拷貝電子文件并存儲(chǔ)，確保文件的完整性，為以后擬制公文或查閱資料提供準(zhǔn)確的參考信息。

[1]王永春，施學(xué)云.建國后“十七年”時(shí)期我國公文處理工作制度的歷史嬗變與反思[J].蘭臺(tái)世界，2015，34：145～147.

[2]李力.黨政機(jī)關(guān)公文處理工作的法制化與精細(xì)化建設(shè)——兼論《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》之不足[J].檔案與建設(shè)，2013，10：18～21.

C931.4

A

1004-7344（2016）08-0004-02

2016-3-1

劉曉嵐（1967-），女，大專，主要從事公文管理工作。