建設(shè)工程檔案管理的難點及解決措施

【摘 要】隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高速發(fā)展，城市建設(shè)也日新月異，各項基礎(chǔ)性設(shè)施及房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)也隨之突飛猛進(jìn)，因此也給建設(shè)工程檔案管理工作帶來一定的壓力和挑戰(zhàn)。因此，建設(shè)工程檔案管理工作愈發(fā)顯得重要。建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的重要組成部分，是建設(shè)工程內(nèi)在質(zhì)量和工程驗收的重要依據(jù)。文章簡要分析了現(xiàn)代建設(shè)工程檔案管理的難點及解決措施。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；工程檔案；管理措施

【Abstract】 with the rapid development of China's economic construction， urban construction with each passing day， the infrastructure and real estate development and construction also advance rapidly， and therefore also to the construction project archives management work bring some pressure and challenges. Therefore， the construction project archives management is becoming more and more important. Construction project archives is an important part of the construction project， is an important basis for the construction of internal quality and project acceptance. This paper briefly analyzes the difficulties and solutions in the file management of modern construction projects.

【Key words】construction project； project file； management measures

1.城建檔案管理的含義及作用

建設(shè)工程檔案是建筑活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)、隱蔽工程等建設(shè)活動，是建設(shè)項目管理如投資計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求更是建筑行業(yè)每個員工所具有的基本能力。

2.城建檔案管理的現(xiàn)狀及難點

2.1城建檔案管理的現(xiàn)狀

首先是城建檔案管理專業(yè)人員短缺。因為城建檔案管理工作具有自身的特點，所以，年輕人并不喜歡從事該工作。檔案管理的重復(fù)勞動頻率很高，而且勞動強度也比較大。另外，在資料搜集資料或者建檔整體等工作內(nèi)容相對枯燥，而且十分繁瑣。同時，這種工作很容易出現(xiàn)職業(yè)病，導(dǎo)致頸椎或者是腰椎疾病等。這樣一來，年輕人就缺乏從事該工作的積極性與激情，最終導(dǎo)致專業(yè)人員的嚴(yán)重缺失，甚至是斷檔?，F(xiàn)在的檔案管理人員中，缺乏懂專業(yè)、高學(xué)歷、高素質(zhì)、業(yè)務(wù)強、善創(chuàng)新、會利用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)檔案管理人員，是制約城建檔案事業(yè)發(fā)展的主要原因。其次是檔案管理意識缺乏。在城市化的背景下，城建檔案管理部門未對城建檔案管理工作重視與關(guān)注。檔案專業(yè)管理工作人員人手不夠，建檔不及時，在資料收集方面存在諸多不足，編排與維護(hù)工作質(zhì)量不過關(guān)，嚴(yán)重的還存在不建建設(shè)檔案的現(xiàn)象。城建檔案僅僅停留在形式層次，難以貫徹并落實，最終對該管理工作的正常開展造成了嚴(yán)重的制約。

2.2城建檔案管理的難點

首先是目前城建檔案的不完善，無法對城市建設(shè)提供更多的利用價值。現(xiàn)存的城市建設(shè)檔案大多為近年來新建、擴(kuò)建、改建的工業(yè)與民用建筑工程檔案和部分科室檔案，甚至大量科室檔案也沒有做到集中到檔案館安全統(tǒng)一管理，久而久之不可避免的造成了損、缺、丟的不完備檔案，這樣的檔案無法在快速發(fā)展的城市建設(shè)中起到應(yīng)有的利用價值。

其次是城建檔案的收集難度高。對于平級單位和無權(quán)制約的企業(yè)的城建檔案的收集工作，是每個致力于城建檔案的工作者非常頭疼的事情，雖然有相關(guān)文件明確規(guī)定的處罰，但實際由于缺失硬性的處罰措施，企業(yè)管理檔案人員的頻繁流動，給城建檔案收集帶來諸多不便，為后續(xù)城建檔案在城市建設(shè)中的利用帶來了不少的短板。

第三是信息化建設(shè)比較薄弱，管理手段相對落后。檔案信息化建設(shè)速度緩慢，以手工為主的服務(wù)模式大量存在。坐等上門的服務(wù)方式，單一和落后的服務(wù)手段嚴(yán)重影響了城建檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，城建檔案信息得不到有效的開發(fā)和利用。

第四是城建檔案管理經(jīng)費不足，人員素質(zhì)有待提高。大多數(shù)城建檔案館（室）經(jīng)費不足，購置檔案設(shè)備及人員經(jīng)費支出困難，需要逐級請示，極少配備檔案專職人員，多數(shù)兼職，并且檔案工作人員不具備檔案管理專業(yè)知識，嚴(yán)重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.城建檔案管理的措施及創(chuàng)新

3.1推進(jìn)城建檔案管理隊伍建設(shè)

應(yīng)根據(jù)城建檔案管理的需要，配備相應(yīng)數(shù)量的、具備高素質(zhì)、高水平的團(tuán)隊。在城建檔案管理工作不斷變化的背景下，也同樣會提高管理人員的要求，所以，必須要創(chuàng)建管理團(tuán)隊。首先，應(yīng)制定培訓(xùn)制度，實現(xiàn)走出去和請進(jìn)來的有機(jī)結(jié)合，使得管理工作人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)與專業(yè)技能在短時間內(nèi)得到提升。其次，不斷增強服務(wù)意識，重視對管理工作人員職業(yè)道德的全面培養(yǎng)。再次，提升管理工作人員待遇，更好地留住專業(yè)管理人才，積極聘請專業(yè)技術(shù)人才，保證合理配置管理工作人員。

3.2推進(jìn)檔案管理模式的創(chuàng)新

科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，既為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，也使檔案工作遇到許多新的挑戰(zhàn)。這就要求檔案工作必須抓住機(jī)遇，充分運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對傳統(tǒng)的手段進(jìn)行改造，在檔案載體、檔案收集、檔案傳播等方面進(jìn)行大膽創(chuàng)新。

為了更好的開發(fā)利用城建檔案信息資源，城建檔案管理部門應(yīng)面向社會，通過各種方式和手段，向社會提供更多有利用價值的城建檔案信息，以滿足社會各界的需求。首先我們必須加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，根據(jù)國家有關(guān)城建檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，系統(tǒng)的開發(fā)出一套完整的、切合實際的城建檔案管理系統(tǒng)軟件，建立內(nèi)部局域網(wǎng)；更要加強檔案數(shù)字化建設(shè)，縮短檔案信息開發(fā)與當(dāng)前需求的差距，實現(xiàn)檔案資源共享，為城市規(guī)劃、建沒、管理服務(wù)創(chuàng)造更方便、快捷的條件，以適應(yīng)社會發(fā)展和城市現(xiàn)代化建設(shè)對城建檔案利用的要求，以優(yōu)質(zhì)的管理創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，要改進(jìn)服務(wù)手段，過去，城建檔案利用是以手工直接查詢?yōu)橹?，對外查詢方式主要是為上門的利用者查找所需檔案，對原件進(jìn)抄錄、復(fù)制，以提供原始信息為主。隨著社會的進(jìn)步和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以手工為主的服務(wù)模式已越來越不適應(yīng)現(xiàn)代城市發(fā)展的需要。坐等上門的服務(wù)方式，單一和落后的服務(wù)手段嚴(yán)重限制了城建檔案的服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)質(zhì)量，城建檔案的價值得不到有效的開發(fā)和利用。因此我們必須在服務(wù)手段上有所創(chuàng)新和突破。

4.結(jié)束語

建設(shè)工程項目檔案是工程項目的寶貴財產(chǎn)，是工程建設(shè)者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實見證。工程項目文件的形成和積累納入工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，并落實到各參建單位和各級技術(shù)人員、檔案人的職責(zé)范圍內(nèi)，控制好建設(shè)工程全過程文件材料的形成和積累，才能保證工程項目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 解靜香. 城建檔案在城市規(guī)劃編制中的作用[J]. 蘭臺世界. 2016（S1）.

[2] 洪瑞芬. 淺析城建檔案利用中存在不足點及改進(jìn)措施[J]. 建材與裝飾. 2016（15）.

[3] 竇文岐. 新時期城建檔案自助查閱系統(tǒng)的思考[J]. 城建檔案. 2016（05）.

作者簡介：

邵乘勝（1976-），男，漢族，陜西西安人，工程師。研究方向：建筑工程施工、管理。