新形勢(shì)下檔案安全管理工作初探
——以中山市神灣鎮(zhèn)檔案館為例

文/中山市神灣鎮(zhèn)檔案館 陳小麗

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新形勢(shì)下檔案安全管理工作初探
——以中山市神灣鎮(zhèn)檔案館為例

文/中山市神灣鎮(zhèn)檔案館 陳小麗

【摘要】為響應(yīng)中共中央、國務(wù)院發(fā)布的指導(dǎo)意見《關(guān)于改進(jìn)和加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案安全管理工作的意見》（簡稱《意見》），在飛速發(fā)展的今天，我們應(yīng)該站在新時(shí)代的最前沿，安全是檔案管理的前提。本文通過對(duì)神灣鎮(zhèn)檔案館的研究，闡述了檔案安全管理的重要性。

【關(guān)鍵詞】安全；問題；措施

安全問題從古到今自始至終都是非常重要的問題，安全是檔案管理工作的保障。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳每年下發(fā)的有關(guān)于檔案安全問題的文件以及國家領(lǐng)導(dǎo)人多次開會(huì)的強(qiáng)調(diào)，無不體現(xiàn)了我們國家對(duì)檔案安全管理工作的高度重視。作為新時(shí)代的接班人，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的要求，把檔案安全管理放在至關(guān)重要的位置。接下來就以中山市神灣鎮(zhèn)檔案館的實(shí)際工作為例，對(duì)新形勢(shì)下檔案安全管理工作進(jìn)行初步探索。

一、新形勢(shì)下檔案安全管理存在的問題

檔案管理程序不夠規(guī)范。我國的檔案管理在獎(jiǎng)懲制度、規(guī)劃管理、權(quán)責(zé)分配等方面普遍存在不規(guī)范的問題。有些檔案未能及時(shí)檢查更新檢索目錄，出現(xiàn)分類混亂的現(xiàn)象。除此之外，檔案管理工作需要隨著時(shí)代的發(fā)展而提高，逐步地步入信息化時(shí)代。但是有些檔案局仍然延續(xù)傳統(tǒng)的文字檔案，這樣使得檔案管理脫離現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢(shì)。另外，使用紙質(zhì)檔案一方面會(huì)造成資源浪費(fèi)，另一方面也會(huì)加大檔案管理的成本，同時(shí)還會(huì)給查閱檔案帶來諸多不便。雖然有些單位設(shè)立了檔案室和資料室，但是那些管理人員都是由兼職人員轉(zhuǎn)化來的，并不是專業(yè)人員。檔案管理在專業(yè)人才培養(yǎng)和引進(jìn)等方面存在滯后現(xiàn)象，特別是缺乏專業(yè)的高素質(zhì)人才。那些兼職人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，無法迅速吸收檔案管理的要求，同時(shí)也不夠重視檔案管理建設(shè)，從而降低了檔案管理的質(zhì)量，無法實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的創(chuàng)新。

神灣鎮(zhèn)檔案館分32個(gè)全宗管理，共配備40個(gè)兼職檔案人員，平均每個(gè)部門不少于1人。具體人員構(gòu)成情況如下表：

中山市神灣鎮(zhèn)檔案館人員基本情況統(tǒng)計(jì)表

二、做到三個(gè)實(shí)，全面推進(jìn)檔案建設(shè)進(jìn)程

（一）領(lǐng)導(dǎo)支持重視，高標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)檔案建設(shè)工作。自從2012年3月市檔案局召開社會(huì)主義新農(nóng)村檔案建設(shè)工作動(dòng)員會(huì)，引起了神灣鎮(zhèn)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，不僅僅把檔案建設(shè)工作提上黨委、政府工作的議事日程，列入了年度計(jì)劃，另外還成立了由黨委分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，各單位、村（居）負(fù)責(zé)人為成員的創(chuàng)建小組。推動(dòng)了檔案工作進(jìn)程。

（二）財(cái)政經(jīng)費(fèi)傾斜實(shí)，要求健全軟硬兩件保障。硬件方面，在財(cái)政資源緊缺的情況下仍然能夠堅(jiān)持投入足夠經(jīng)費(fèi)保障鎮(zhèn)村兩級(jí)檔案工作建設(shè)，僅2012年投入的資金已經(jīng)超過80萬元，改變了鎮(zhèn)村兩級(jí)以前沒有獨(dú)立檔案庫房與設(shè)備的落后面貌。日前，鎮(zhèn)區(qū)配置了200平方米獨(dú)立庫房、檔案辦公室、檔案閱覽室，買入完善先進(jìn)的檔案密集柜、電腦、掃描儀、消毒柜、復(fù)印機(jī)、相機(jī)等高級(jí)的檔案整理工具，“五村一居”重新裝飾了共約180平方米檔案庫房，按照省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)配齊所有設(shè)備（包檔案體系軟件）。軟件方面，開通了市檔案系統(tǒng)的平臺(tái)，開通了鎮(zhèn)檔案網(wǎng)絡(luò)，并從有關(guān)部門里調(diào)用了專職或兼職檔案人員，組成檔案組，在確保設(shè)備到位的同時(shí)確保人員到位。

（三）調(diào)研交流工作，高水平開展資料收集整理。分管檔案工作的鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常帶隊(duì)走訪先進(jìn)檔案鎮(zhèn)區(qū)觀摩學(xué)習(xí)，工作人員結(jié)合本地的檔案問題找出指導(dǎo)方法，對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、錄入、整理與裝訂，保證整個(gè)檔案處理過程一體化的同時(shí)，有效地密切了解各領(lǐng)域檔案員之間的聯(lián)系，促進(jìn)檔案工作人員突破個(gè)人思維的局限性，交流工作心得，減少錯(cuò)誤。

三、結(jié)語

綜上所述，新形勢(shì)下的檔案安全管理工作，用快速發(fā)展的現(xiàn)代化觀念來引領(lǐng)，用現(xiàn)代的高科技設(shè)備去裝備，用現(xiàn)代的科研技術(shù)來改造，用現(xiàn)代完備的系統(tǒng)管理方式去推進(jìn)檔案安全管理工作的進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]盛楊華.淺談新形勢(shì)下的檔案創(chuàng)新管理與信息安全[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(05):60.