新形勢下流動人員人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

黃海燕

摘 要：流動人員人事檔案管理工作是社會公共人事服務(wù)的一個(gè)重要組成部分，在促進(jìn)人才合理流動和優(yōu)化資源配置方面發(fā)揮著重要作用，但目前與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需求存在一定的差距。本文從分析流動人員主體構(gòu)成和流動人員人事檔案特點(diǎn)入手，針對新形勢下流動人員人事檔案管理存在的問題進(jìn)行原因剖析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：特點(diǎn)；構(gòu)成；流動人員；人事檔案管理；措施

經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)和社會結(jié)構(gòu)的雙重轉(zhuǎn)型，加速了流動人員的聚散消長，無法適應(yīng)這種新局面的流動人員人事檔案管理面臨著檔案收集不齊全、棄檔、人檔分離等諸多問題，迫切需要采取有效措施加以解決，借此，筆者就新形勢下流動人員檔案管理中的問題談幾點(diǎn)意見。

1 流動人員構(gòu)成及流動人員人事檔案特點(diǎn)

（一）流動人員主體構(gòu)成

在《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號）文件中明確規(guī)定了流動人員的主體為：非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員；與企事業(yè)單位解除或終止勞動（聘用）關(guān)系人員；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生；自費(fèi)出國留學(xué)及其他因私出國（境）人員；外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員；其他實(shí)行社會管理人員。根據(jù)這個(gè)規(guī)定，流動人員大概可以分成兩大類：一類是未就業(yè)和不斷擇業(yè)再就業(yè)的高校畢業(yè)生；一類是在國有單位和非國有單位之間流動的人員。筆者認(rèn)為應(yīng)該在傳統(tǒng)意義上的這兩類流動人員之外加入第三類流動人員---農(nóng)民工。這里的農(nóng)民工指的是外出就業(yè)離土又離鄉(xiāng)的人員，是在我國工業(yè)化和城鎮(zhèn)化進(jìn)程中涌現(xiàn)出的新型勞動力大軍。他們目前普遍不具備明確的人事關(guān)系，未建立人事檔案，自身利益未能得到有效保護(hù)。因此，筆者認(rèn)為廣大農(nóng)民工人事檔案的建設(shè)和合法權(quán)益的保護(hù)應(yīng)該引起政府和社會的關(guān)注，農(nóng)民工人事檔案應(yīng)納入流動人員人事檔案管理中。

（二）流動人員人事檔案特點(diǎn)

1、社會性。針對傳統(tǒng)人事檔案管理部門而言，流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)---公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)具有較強(qiáng)的社會性，它所管理和服務(wù)的對象也具有社會性，為社會上的流動人員服務(wù)。

2、廣泛性。流動人員人事檔案是流動人員在空間位移過程中形成的記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等以備查考的各種個(gè)人信息材料的集合。人事檔案是人在社會實(shí)踐中不斷產(chǎn)生的，流動人員頻繁流動使得其人事檔案不斷地得到充實(shí)和豐富，內(nèi)容更加廣泛。由于每類流動人員身份不同，所形成的檔案內(nèi)容存在較大差異，造成人事檔案復(fù)雜性。

3、易失性。流動人員在流動過程中，由于種種原因，往往造成人員流動和檔案流動不同步的現(xiàn)象，檔案收集不全、缺失、人檔分離在所難免。

4、利用率高。由于流動人員流動性強(qiáng)的特點(diǎn)導(dǎo)致其在再就業(yè)時(shí)，用人單位要查檔來核實(shí)流動人員的技能、品行等，提高了檔案利用率。

2 流動人員人事檔案管理存在問題及原因分析

1、檔案管理人員素質(zhì)有待提高。隨著備受爭議的人事檔案保管費(fèi)自2015年1月1日起在全國范圍內(nèi)結(jié)束其30多年的收費(fèi)歷史，涌入檔案管理部門的流動人員人事檔案急劇增加、流動人員流動速度加快及流動人員流動方式增多，任務(wù)重，人手不足，檔案管理部門和檔案管理人員工作積極性不高、工作效率低下、檔案管理工作疲于應(yīng)付等將是各級檔案管理部門需要考慮的問題。

2、管理機(jī)構(gòu)混亂。雖然《關(guān)于加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》規(guī)定了未經(jīng)授權(quán)的單位不得管理流動人員人事檔案，但在現(xiàn)實(shí)中，一些民營企業(yè)、三資企業(yè)等中小企業(yè)，部分沒有檔案管理資格的中介機(jī)構(gòu)乃至街道社區(qū)等單位擅自接收、保管流動人員人事檔案的現(xiàn)象比比皆是，有的用人單位甚至把管理人事檔案作為限制人才流動的手段，這種多頭管理的混亂局面導(dǎo)致大量流動人員人事檔案未能納入正規(guī)的管理范圍，人事檔案的真實(shí)性和安全性存在著嚴(yán)重隱患。

3、檔案功能減弱。在流動人員頻繁流轉(zhuǎn)過程中，人員流轉(zhuǎn)和檔案流轉(zhuǎn)的不同步加上檔案管理部門“坐店等客”的管理方式，往往導(dǎo)致流動人員人事檔案材料內(nèi)容補(bǔ)充更新不及時(shí)，部分材料內(nèi)容單薄、缺乏連續(xù)性，能反映流動人員本人工作實(shí)績和能力特長等方面的內(nèi)容較少，不能“觀其卷，知其人”；個(gè)別檔案管理部門審核把關(guān)不嚴(yán)出現(xiàn)了涂改、偽造檔案“以檔謀私”的案例，有的甚至發(fā)生了損壞、丟失檔案的情況。流動人員人事檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性受到挑戰(zhàn)，流動人員人事檔案的作用難以發(fā)揮。

4、社會檔案意識普遍不高。檔案管理部門對流動人員人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足導(dǎo)致人事檔案功能減弱，利用率不高；一些用人單位對流動人員人事檔案利用意識淡薄，為了引進(jìn)人才，出臺了人才流動不受檔案、戶口等條件限制甚至可以為人才“重新建檔”的“土政策”，一部分人才在原單位“卡檔”和高薪誘惑下“棄檔走人”，造成了“人檔分離”和“一人多檔”的現(xiàn)象；流動人員人事檔案長期封閉管理模式使得大多數(shù)個(gè)人不了解人事檔案的內(nèi)容和價(jià)值，認(rèn)為人事檔案可有可無，需要用時(shí)再說有意無意地遺棄了人事檔案。如今的流動人員人事檔案雖然免除了管理費(fèi)，但2015年1月1日以前的未繳清的保管費(fèi)仍需補(bǔ)齊，其他人事代理收費(fèi)也還將繼續(xù)收費(fèi)，加上檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)繁瑣和個(gè)別工作人員服務(wù)態(tài)度不佳等原因這也造成了一部分流動人員不愿交費(fèi)而棄檔使檔案成為“死檔”或自揣檔案。

5、檔案管理方法落后。在人員方面，中組部明文規(guī)定“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部”，實(shí)際上檔案管理部門一人管理數(shù)千甚至上萬份檔案的情況并不少見；檔案管理人員往往身兼數(shù)職，工作任務(wù)重，僅僅滿足于“裝好袋子、鎖好柜子”，沒有主動研究新的管理方法。在設(shè)備方面，檔案管理部門經(jīng)費(fèi)投入不足，管理設(shè)備落后，大多仍停留在對紙質(zhì)檔案的管理上，盡管一些檔案管理機(jī)構(gòu)已逐步開始使用人事檔案管理軟件，但也僅限于人事檔案目錄錄入，僅是將手工檢索轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)檢索，且系統(tǒng)較為封閉，無法實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)數(shù)據(jù)互通、網(wǎng)絡(luò)互享。

3 對策措施

1、加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識。人社部門和檔案管理部門要利用培訓(xùn)、開座談會、參觀考察等方式提高檔案管理部門及檔案管理人員對流動人員人事檔案重要性的認(rèn)識，使其自覺主動地履行職責(zé)，嚴(yán)格依法治檔，確保流動人員人事檔案的完整性和安全性，樹立檔案管理工作的威信；要抓住時(shí)機(jī)，通過講座、宣傳欄和報(bào)刊、電視、網(wǎng)絡(luò)、微信等多渠道普及檔案知識，提高流動人員人事檔案在全社會的知曉度，引起人們特別是用人單位和流動人員對人事檔案及檔案工作的關(guān)注，讓人們了解人事檔案的價(jià)值和“棄檔”的危害性從而增強(qiáng)檔案意識，提高檔案利用率，使人事檔案創(chuàng)造出更多的社會價(jià)值。

2、建立社會化公共管理服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。應(yīng)探索建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)體系，加快對各地人社部門下屬的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案保管等公共服務(wù)內(nèi)容和人才招聘等經(jīng)營性服務(wù)內(nèi)容的分離，明確政府所屬的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在流動人員人事檔案管理中的唯一合法地位和對流動人員人事檔案管理公共服務(wù)性質(zhì)。對不具備管理流動人員人事檔案資格的機(jī)構(gòu)，各級人社部門要堅(jiān)決進(jìn)行取締，并督促他們按照規(guī)定盡快移交所管理的人事檔案，堅(jiān)決打擊流動人員人事檔案管理中的混亂現(xiàn)象。要根據(jù)人事檔案管理體制的現(xiàn)狀和流動人員人事檔案管理的特點(diǎn)，研究對流動人員人事檔案進(jìn)行“集中統(tǒng)一、歸口管理”的相關(guān)配套政策法規(guī)和具體措施，做到以制度規(guī)范管理、以制度規(guī)范工作，增強(qiáng)流動人員人事檔案管理的透明度，提高管理的集約化和專業(yè)化水平，更好地發(fā)揮流動人員人事檔案的社會效益。

3、充實(shí)完善檔案內(nèi)容，提升檔案價(jià)值。針對流動人員人事檔案特點(diǎn)，在出臺相關(guān)管理制度的同時(shí)完善檔案在建檔、歸檔、轉(zhuǎn)移、借用等過程中的相關(guān)細(xì)節(jié)，確保檔案的連續(xù)性和完整性。檔案管理部門要加強(qiáng)與流動人員的聯(lián)系，及時(shí)了解流動人員動向，更新流動人員相關(guān)個(gè)人信息；加強(qiáng)和用人單位溝通聯(lián)系，督促用人單位及時(shí)做好流動人員人事檔案的收集和歸檔工作；加強(qiáng)與高校聯(lián)系，防止高校畢業(yè)生檔案的損壞和丟失。在保留人事檔案原有重要部分的同時(shí)，人事檔案內(nèi)容應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷豐富和完善。流動人員人事檔案應(yīng)根據(jù)不同職業(yè)、身份因人立卷，還應(yīng)加入反映借貸、納稅等個(gè)人信用材料及養(yǎng)老、失業(yè)保險(xiǎn)等資料，要根據(jù)流動人員工作變動和從事工作的不同及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)新材料，使流動人員人事檔案成為當(dāng)事人真實(shí)水平的動態(tài)記錄，同時(shí)檔案管理部門要加強(qiáng)監(jiān)督管理，從嚴(yán)保管，杜絕流動人員人事檔案造假現(xiàn)象發(fā)生，確保流動人員人事檔案真實(shí)可靠，提升檔案價(jià)值，不斷滿足用人單位和流動人員對人事檔案的需求。

4、加強(qiáng)自身建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。流動人員人事檔案管理部門必須從三方面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。一是注重一個(gè)“愛”字。流動人員人事檔案管理工作是一項(xiàng)單調(diào)、繁雜、艱苦細(xì)致的服務(wù)型工作，檔案管理人員要熱愛檔案事業(yè)，具備一種無私奉獻(xiàn)、任勞任怨的精神和耐得住寂寞、淡泊名利、甘當(dāng)無名英雄的境界。在工作崗位上努力學(xué)習(xí)、刻苦鉆研，不斷擴(kuò)寬知識面，提高學(xué)歷層次以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的業(yè)務(wù)需要，真正做到干一行愛一行，在平凡崗位創(chuàng)造非凡業(yè)績。二是體現(xiàn)一個(gè)“細(xì)”字。流動人員人事檔案動態(tài)性強(qiáng)、中間環(huán)節(jié)多、管理難度大，要的是檔案管理人員甘于寂寞的耐心和不厭其煩的細(xì)心，做好每一個(gè)步驟、每一個(gè)環(huán)節(jié)。三是做到一個(gè)“嚴(yán)”字。流動人員人事檔案是流動人員一生經(jīng)歷的記載，檔案管理人員必須牢固樹立保密意識，嚴(yán)格做到依法治檔、依法管檔，保證檔案材料的齊全性和真實(shí)性，保證公民合法權(quán)益不受侵犯。

5、堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，推動檔案管理信息化建設(shè)。流動人員人事檔案信息化管理已成為大勢所趨，可以建立一個(gè)全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的流動人員人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，通過大型掃描儀將不涉密的流動人員人事檔案信息傳輸進(jìn)電腦，定時(shí)更新，專人維護(hù)，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案相統(tǒng)一，大大降低對紙質(zhì)檔案的損壞，使檔案管理人員騰出更多時(shí)間對庫存檔案進(jìn)行研究利用?？梢詾橛萌藛挝缓土鲃尤藛T各設(shè)立一個(gè)查檔號，這個(gè)查檔號是唯一的，并且設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限，按照不同的查閱權(quán)限限制使用范圍，避免個(gè)人信息非法泄露。用人單位憑借查檔號可以登錄數(shù)據(jù)庫調(diào)出本單位流動人員相關(guān)信息，流動人員通過查檔號不僅可以查閱個(gè)人基本信息，還可以了解到本人工作業(yè)績和不良記錄等情況。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)的聯(lián)動建設(shè)，打通部門、區(qū)域間互通渠道，實(shí)現(xiàn)信息共享。要強(qiáng)化電子檔案信息安全利用，設(shè)立具有不同的查看、修改和維護(hù)權(quán)限的安全保密級別。要定期對流動人員檔案信息通用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，安裝入侵檢測系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)監(jiān)控管理軟件，對終端、流量和網(wǎng)絡(luò)連接情況進(jìn)行實(shí)時(shí)檢測，及時(shí)消除安全隱患，確保信息安全和系統(tǒng)正常運(yùn)行。

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