工程檔案信息化建設(shè)問題探析

唐一月

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化水平逐步提高，由于檔案規(guī)模的擴(kuò)大，檔案信息量的劇增，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)和滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求，迫切需要檔案管理部門，改變原來的管理手段和方法，尋找新的管理手段和方法，來提高檔案管理工作的效率。本文就目前工程檔案管理的現(xiàn)狀、工程檔案信息化建設(shè)的必要性和存在的問題，對工程檔案信息化建設(shè)提出對策等幾個方面進(jìn)行探析，希望對建立檔案信息化工作的開展有幫助。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；檔案信息化；對策；服務(wù)

伴隨信息化時代的到來，各行業(yè)的信息化水平都有空前發(fā)展，而檔案管理工作也需要順應(yīng)信息社會的發(fā)展潮流，緊跟時代的腳步，充會利用信息技術(shù)，完善檔案管理方法，提高檔案管理的水平，解決發(fā)展過程中的頑固問題，尋找最佳的信息化建設(shè)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的高效與便利。

1 工程檔案管理存在的問題

1.工程檔案與其相關(guān)的工程質(zhì)量聯(lián)系緊密，然而在許多地方對建設(shè)單位、施工企業(yè)，仍在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，致使工程檔案信息化難以集成，這也是當(dāng)前擺脫不了紙質(zhì)檔案管理命運(yùn)的原因。

2.工作效率低。比如在一個大項(xiàng)目開展的一系列流程中，都使用紙質(zhì)檔案管理，必然會造成大量的人力物力資源的浪費(fèi)，致使效率低下，速度慢，容易出錯，同時損害企業(yè)的利益。

3.歸檔電子文件的真實(shí)性得不到保障。由于大量的信息需要被整理，此過程中避免不了失誤，因此電子文檔和紙質(zhì)文檔的一致性不能得到保證，這樣電文文件的優(yōu)勢沒有充分發(fā)揮。

2 工程檔案信息化建設(shè)的必要性

1.檔案資源的利用方式落后，無法滿足企業(yè)的高速發(fā)展和其大量的需求。一個企業(yè)開展一個項(xiàng)目，每一步的工作流程，都會產(chǎn)生大量的信息檔案，并且聯(lián)系密切，不允許出現(xiàn)任何差錯。所以運(yùn)用數(shù)學(xué)化檔案管理是發(fā)展的需要，方便的實(shí)現(xiàn)了文檔的查詢與利用，也提高了數(shù)據(jù)的安全水平，是解決繁瑣信息的有效手段。

2.工程檔案的傳統(tǒng)管理方式落后，庫存壓力大、紙張資源消耗大。隨著時間的發(fā)展，紙質(zhì)檔案越來越多，不僅消耗了大量的紙張，浪費(fèi)資源，也給庫存造成了巨大的壓力，并且?guī)齑婷娣e是不能無限增加的，所以采用數(shù)字檔案是時代的要求，也是解決現(xiàn)實(shí)問題的有效途徑。

3.目前一般企業(yè)都已熟練掌握了電子信息的操作技術(shù)，并完美應(yīng)用于工作中，成功地轉(zhuǎn)型為數(shù)學(xué)化技術(shù)企業(yè)。在強(qiáng)大的競爭對手前，面對如此多的電子文件，一個行業(yè)想要更好的發(fā)展，必須擁有快速有效的收集管理方法，這樣才能既提高工作效率又保證準(zhǔn)確、完好的收集電子文件，提高企業(yè)的實(shí)力水平。

4.環(huán)保和職業(yè)健康的需要。在藍(lán)圖的制作過程中會利用化學(xué)物質(zhì)，會揮發(fā)出有害氣體，在使用過程中也會造成二次污染，因此使用數(shù)字化管理就可以減少一個直接污染源，既可以保護(hù)環(huán)境，也不會對員工的身體造成傷害。

5.凝聚著技術(shù)人員的智慧和心血。這是一筆寶貴的財(cái)富，推進(jìn)了社會的發(fā)展，既維護(hù)了個人的利益，又服務(wù)于國家。

3 檔案信息化面臨的問題

1.電子信息的不斷增加和積累。一個企業(yè)的信息量隨著發(fā)展在不斷的增加，因此檔案部門也需要建立不同種類的信息系統(tǒng)，但仍然存在對電子信息的管理不能做到及時有效的問題。

2.檔案管理信息系統(tǒng)在功能設(shè)計(jì)上存在漏洞。一個企業(yè)，多個單位和部門，分散的地域等多方面的因素都要求檔案管理系統(tǒng)具備跨地域、多層次管理功能，但由于種種原因，很多企業(yè)不能滿足這種需求。這就要求設(shè)計(jì)人員對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)對異構(gòu)信息兼容和存儲。

3.檔案管理系統(tǒng)封閉性強(qiáng)，交互性差。檔案管理系統(tǒng)不是獨(dú)立的，需要融入到信息化管理平臺中，與其他方面的系統(tǒng)進(jìn)行交互和共享。并且，過期的信息不能停留在檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)隨時更新，才能及時向外提供資料的最新狀態(tài)。

4 對工程檔案信息化的建議

1.工程檔案工作人員應(yīng)樹立工程檔案信息的意識。馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為意識具有能動性，那么社會工程檔案意識在工程檔案信息化建設(shè)中必然有能動的影響，推動社會的進(jìn)步。工作人員只有認(rèn)識到工程檔案信息化建設(shè)的重要性，才會有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，認(rèn)真完成各項(xiàng)工作。

2.建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。只有建立統(tǒng)一體系平臺，才能更好實(shí)現(xiàn)各個部門、各級單位的統(tǒng)一檔案管理，這樣整理出數(shù)字化的檔案信息及電子文件，形成信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化統(tǒng)一管理，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.考慮檔案數(shù)字化加工的成本和實(shí)際需要。一個項(xiàng)目的實(shí)施，是需要考慮多方面的問題，而檔案數(shù)字化加工也不例外，它需要綜合部門的實(shí)際情況和加工成本來考慮，以確定具體的范圍。按以上原則，有計(jì)劃地開展檔案數(shù)字化加工工作，使其有序進(jìn)行。

4.信息化建設(shè)以用戶為中心，以服務(wù)為目的。數(shù)字檔案的建設(shè)堅(jiān)持以人為本的原則，它在為人民利益服務(wù)，為社會發(fā)展服務(wù)，為科研成果服務(wù)，為國家決策服務(wù)。為此，加強(qiáng)對用戶需求的調(diào)查，明白中心工作，了解實(shí)際需要，這樣才能更好地服務(wù)于人民。

5.對于檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，建立強(qiáng)度加密系統(tǒng)。在資源使用和共享的過程中，必須要有加密系統(tǒng)，來保證資料的安全性，對各方面都進(jìn)行保護(hù)。

5 結(jié)語

根據(jù)工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀和社會的發(fā)展趨勢，建立高性能網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案服務(wù)體系，需要不斷的創(chuàng)新，吸入并培養(yǎng)大量的高科技技術(shù)人員和高素質(zhì)管理人員，充分借鑒國內(nèi)外信息化建設(shè)的技術(shù)理念和成熟經(jīng)驗(yàn)，大膽的實(shí)踐，更好地完成我國檔案信息化建設(shè)，不僅服務(wù)于社會，也提高企業(yè)效率，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益最大化。

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