淺談如何做好施工企業(yè)檔案管理工作

楊杰

摘 要：檔案管理是建筑工程管理工作的重要組成部分，也是建筑企業(yè)對工程計劃進行制定與調(diào)整的重要依據(jù)。工程檔案能夠直觀的反映出施工人員的工作狀況，對于施工安排合理化有重要意義。工程檔案工作也是企業(yè)行業(yè)競爭的關(guān)鍵因素，對于目前的建筑工程企業(yè)內(nèi)部管理有重要作用。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；檔案管理；對策

檔案，是指對國家和社會有保存價值的文字?jǐn)?shù)據(jù)記錄。屬于國家所有的，由國家檔案局會同國家有關(guān)部門確定具體范圍；屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。新時代檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理工作的重點之一，是提高檔案工作效率和質(zhì)量的基本保證。新時代的背景，要求檔案管理工作必須要運用科學(xué)的原則、方法和手段，才能使檔案管理與時俱進，適應(yīng)新形勢，使檔案管理工作逐漸規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。但是，目前我國檔案管理工作還存在一些問題：管理的理念落后，對檔案管理的重視程度不足；部分管理人員的綜合素質(zhì)有待提高；檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，管理手段落后等，這些也是檔案管理規(guī)范化的阻礙。為提高新時代檔案管理規(guī)范化的水平，必須采取一系列的對策來實現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的建設(shè)。

1 當(dāng)前檔案工作管理存在問題

1.檔案管理人員管理意識不強，專業(yè)素質(zhì)有待提升

一些企業(yè)員工檔案意識相當(dāng)薄弱，甚至有一些部門領(lǐng)導(dǎo)對加強檔案工作的存在偏見，認(rèn)為加強企業(yè)檔案管理沒有實質(zhì)性作用，在管理檔案上舍不得投入財力與物力。個別項目部和下屬單位的檔案工作沒有實行崗位責(zé)任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量的水平。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，大部分企業(yè)雖然有了一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但管理人員的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不能適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內(nèi)容，進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

2.檔案管理不夠規(guī)范

目前，在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：檔號不規(guī)范；案卷標(biāo)題不規(guī)范；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

3.管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象

一是檔案門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

4.檔案管理觀念落后，重視不夠

檔案管理工作者在觀念認(rèn)識上比較落后，認(rèn)為自己就是一個“倉庫管理員”，只負(fù)責(zé)各種資料的收集和整理，對于現(xiàn)代化的檔案管理的重要性沒有足夠的重視，認(rèn)為保管好就行，處于了一種松懈、安于現(xiàn)狀的狀態(tài)，落后的檔案管理觀念，缺乏現(xiàn)代化創(chuàng)新意識，嚴(yán)重影響了檔案管理規(guī)范化的進程，使得單位不能很好地利用檔案中有用的信息資源。由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺乏重視，工作的條件和場所很差，每天重復(fù)著瑣碎繁雜的工作，工作人員無法認(rèn)識到自身工作的重要性，認(rèn)為自己的工作可有可無，產(chǎn)生自卑心理，對檔案管理的規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生了十分消極的作用。

2 建筑企業(yè)管理對策

1.提升工作人員專業(yè)素質(zhì)

工程人員是施工建設(shè)的主體，檔案管理人員是檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人。建筑工程檔案管理效率的提升有賴于管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低，建筑企業(yè)可以定時組織培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)性知識，提升水平。自項目立項開始就必須同建設(shè)單位展開主動聯(lián)系，爭取在第一時間對工程的建設(shè)信息進行了解，同時與建設(shè)單位相配合以共同開展工程檔案預(yù)驗收之前及項目開工之前的集中培訓(xùn)工作，宣讀檔案的法規(guī)、法律及有關(guān)技術(shù)規(guī)范，從而提升檔案管理人員及技術(shù)人員的檔案專業(yè)知識水平及其實踐能力。

2.完善制度，進一步規(guī)范檔案管理

目前我國的檔案管理制度存在不健全、管理體系落后的不足。完善的檔案制度，增加檔案管理的有序性，可以有效地提高檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。建立健全分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)的制度、檔案人員崗位責(zé)任制、兼職檔案員工責(zé)任制、檔案整理歸檔制度、檔案借閱保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案庫房管理制度、檔案安全制度等。各項檔案規(guī)章制度的條文應(yīng)簡明而嚴(yán)密，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷改善和充實。使檔案管理的各項工作有據(jù)可查、有章可循。有效的檔案管理制度，即可以利用最小的人力、財力、物力將檔案室管理得井井有條，提高檔案管理工作的效率。

3.檔案規(guī)范管理

建筑企業(yè)的檔案管理工作，必須要進行科學(xué)化管理，進行統(tǒng)一操作，采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行管理，以此提升工作效率，才能實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。通常說來，建筑施工企業(yè)在進行檔案的劃分時，會根據(jù)信息材料的不同類別，進行歸檔。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會計、工程建設(shè)、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，同時應(yīng)該采取有效的措施，提升檔案的管理工作。檔案管理者要對企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應(yīng)的檢索目錄。

4.強化檔案信息化，發(fā)揮檔案信息功能

新時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高。要求檔案工作也實現(xiàn)信息化的管理。檔案管理的信息化有利于檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化水平的建設(shè)，有效發(fā)揮檔案的信息功能。因此要加大對檔案工作的資金投入，增加檔案室的硬件設(shè)備，引進和學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進的檔案管理的程序和設(shè)備。完善檔案管理有傳統(tǒng)的手工工作方式向信息化的轉(zhuǎn)變，檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化的同時促進了規(guī)范化的建設(shè)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，形成電子信息檔案，以便更加便利的查閱和利用，從而可以提高檔案查閱的效率，長期來看，可以節(jié)約檔案管理的費用，明顯提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作的積極開展，要求建筑企業(yè)管理者要有豐富的專業(yè)知識，而且要緊跟時代，不斷推進信息化管理。企業(yè)管理者首先要深化認(rèn)識，認(rèn)識到檔案管理重要性，從工作人員專業(yè)素質(zhì)、管理手段的規(guī)范化、檔案信息化服務(wù)等方面入手，對檔案管理工作緊抓穩(wěn)拿，將管理工作效率不斷提升。建筑項目是我國的支柱性產(chǎn)業(yè)之一，對于推動經(jīng)濟發(fā)展有重要作用，因此， 要想真正實施檔案的科學(xué)化管理，就要加快各方面建設(shè)，才能發(fā)揮信息檔案的重要價值。

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