大數(shù)據(jù)時代背景下的企業(yè)檔案管理研究

毛俊芝 宋冬艷

摘 要：目前，我國已將信息技術(shù)應(yīng)用于各個領(lǐng)域中，信息技術(shù)給我們的生活帶來了日新月異的變化。大數(shù)據(jù)時代的到來意味著信息高速流通、快速獲取，大量信息得到及時精準快速處理、解決各種類型的數(shù)據(jù)管理，對企業(yè)科學管理有著決策性的作用，極大的提高了企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益。如今信息技術(shù)的迅猛發(fā)展更強調(diào)了數(shù)據(jù)時代對國家、企業(yè)、乃至個人的重要性。大數(shù)據(jù)存在的價值也逐漸被人們所重視，面對大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)檔案管理怎樣擺脫傳統(tǒng)模式的制約適應(yīng)新趨勢是檔案工作者面臨的新課題。筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，就大數(shù)據(jù)時代背景下的企業(yè)檔案管理的意義、存在的挑戰(zhàn)、機遇、以及未來工作重心與方向進行探究，以望能給廣大同仁提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；時代背景；企業(yè)檔案；管理

1 研究意義

1、有助于創(chuàng)新和豐富檔案學理論研究成果，完善理論指導體系。在新的時代背景下，對檔案事業(yè)改革和發(fā)展系列問題的重新審視和研究，有助于檔案事業(yè)指導理論的創(chuàng)新和檔案學理論體系的完善，更有助于使檔案學理論更好地指導企業(yè)檔案管理工作實踐。

2、有助于推進檔案管理工作改革步伐。在大數(shù)據(jù)時代背景下，對檔案職業(yè)社會功能和職業(yè)要素發(fā)展現(xiàn)狀的研究將揭示現(xiàn)階段檔案管理和服務(wù)工作存在的問題和改進的方向，對檔案管理工作的改革和創(chuàng)新具有很大的參考意義。

3、有助于檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的不斷提高。在大數(shù)據(jù)時代這一新的社會環(huán)境下探討企業(yè)檔案事業(yè)改革和發(fā)展問題能夠?qū)ΜF(xiàn)代檔案管理人員培訓教育起到很大的后發(fā)作用，也有利于刺激檔案工作者的學習熱情，使其在實際工作中更多地運用新的知識和技能，并更加積極主動地改善工作方式，提高工作效率。

2 國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

1、國內(nèi)研究現(xiàn)狀

我國信息界專家普遍認為2013年是中國“大數(shù)據(jù)元年”，大數(shù)據(jù)在我國得到了方方面面的研究和應(yīng)用，己有眾多相關(guān)研究專著出版。筆者在中國學術(shù)文獻總庫“大數(shù)據(jù)”為關(guān)鍵詞進行主題檢索，發(fā)現(xiàn)從2011年起，關(guān)于大數(shù)據(jù)的理論研究成果逐漸増多，主要集中在對大數(shù)據(jù)概念和特點的分析和對大數(shù)據(jù)時代的預(yù)測等方面。2012年，研究視角拓展到大數(shù)據(jù)對各行各業(yè)發(fā)展的影響和大數(shù)據(jù)時代的社會變革等方面，如大數(shù)據(jù)對政府、圖書館、企業(yè)、金融、電子商務(wù)、信息網(wǎng)絡(luò)安全、公共交通、新媒體等各方面帶來的機遇與挑戰(zhàn)。檔案學界對大數(shù)據(jù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用和研究較晚，文獻研究成果從2013年才逐漸顯現(xiàn)，研究成果較少，范圍較小，主要探討大數(shù)據(jù)對檔案館、檔案現(xiàn)代化、電子文件檔案管理工作各環(huán)節(jié)的影響等，對大數(shù)據(jù)時代檔案職業(yè)生存和發(fā)展問題的研究還沒有引起檔案界學者和工作者的廣泛關(guān)注。

2、國外研究現(xiàn)狀

國外學界對大數(shù)據(jù)的關(guān)注較早，與大數(shù)據(jù)相關(guān)的研究成果數(shù)量眾多，研究主題范圍廣泛，既包括對大數(shù)據(jù)自身的研究，也包括大數(shù)據(jù)在社會各行各業(yè)的應(yīng)用研究，如大數(shù)據(jù)在市場營銷、生物醫(yī)藥、政府機構(gòu)、信息管理等方面的應(yīng)用，研究態(tài)勢與國內(nèi)有相似之處。大數(shù)據(jù)在擋案學界的應(yīng)用研究主要集中在檔案數(shù)據(jù)、電子文件管理、數(shù)字檔案信息管理技術(shù)和方法、數(shù)字檔案公開、公民數(shù)字信息隱私保護等方面。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下的企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理者也需摒棄原有傳統(tǒng)工作理念，積極學習并利用數(shù)據(jù)模式，從而提高工作質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。但是，檔案管理利用信息技術(shù)也存在著一定的挑戰(zhàn)。

1、大數(shù)據(jù)時代給檔案存儲和輸出的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)在數(shù)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理中，輸入要比輸出容易的多。大部分的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的設(shè)置，主要是以添加和更新作為主要系統(tǒng)，搜索和檢測作為輔助系統(tǒng)。檔案數(shù)據(jù)的大量信息，如果被輸入到一個大站點中，很有可能已經(jīng)構(gòu)成了大數(shù)據(jù)。隨著各個領(lǐng)域數(shù)據(jù)的與日俱增，檔案的記錄和保存也逐漸增多，甚至出現(xiàn)了“脹庫”問題。存儲的增多就意味著訪問的增多以及輸出量的劇增，因此，大數(shù)據(jù)背景下的檔案服務(wù)的利用遇到了存儲和訪問速度慢的瓶頸，這也將是信息技術(shù)下的檔案管理面臨的巨大挑戰(zhàn)。

2、大數(shù)據(jù)時代給檔案資源管理的挑戰(zhàn)

隨著傳統(tǒng)文化到現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化到數(shù)字化形式，再到如今的大數(shù)據(jù)時代。隨著檔案信息存儲需求量的日漸增多，目前的檔案數(shù)字化手段已難以滿足大數(shù)據(jù)時代的資源管理需求。但是，由于檔案工作技術(shù)的落后、資源管理方式的停滯不前、信息技術(shù)應(yīng)用的匱乏、社會檔案意識不高等諸多因素，使得檔案管理服務(wù)缺乏工作高效率。想要提高檔案管理的工作效率，更好地為社會服務(wù)，就要整合信息資源，有效地利用信息技術(shù)挖掘大數(shù)據(jù)時代的應(yīng)用財富。因此，如何整合資源、使得大量檔案信息長期保障安全性、可讀性，提供更具價值的檔案資源，是大數(shù)據(jù)時代給檔案資源管理的巨大挑戰(zhàn)。

3、大數(shù)據(jù)時代給檔案管理者業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)

根據(jù)我國目前檔案管理形式來看，大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理分為三個環(huán)節(jié)：收集、管理、利用。

（1）收集

我國目前檔案收集都是在生產(chǎn)或處理完結(jié)時或具備保存價值的文件，經(jīng)整理后由檔案室存檔的數(shù)據(jù)資料。就是由相關(guān)的人員加工處理過的數(shù)據(jù)信息，是半成品或成品。而大數(shù)據(jù)的資料是隨時收集錄入的，大數(shù)據(jù)注重的是數(shù)據(jù)的完整性和及時性。因此，檔案資料存儲收集的及時性是大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)之一。

（2）管理

從原始的手工整理，到計算機代替手工管理，管理條件和管理方式是比較落后的，不適用于大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)資源管理。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理強調(diào)開放化、社會化的多元化發(fā)展方向。由于大數(shù)據(jù)信息儲存的規(guī)模比較龐大，需要用云端進行儲存、計算。因此，信息技術(shù)人才的匱乏，也限制了檔案管理的進步性發(fā)展。

（3）利用

傳統(tǒng)檔案管理模式中，信息儲存、查詢服務(wù)是被動的，現(xiàn)代信息技術(shù)對資源的開發(fā)、利用也沒有更好地服務(wù)社會。而在大數(shù)據(jù)時代，大量信息的輸入和存儲，有利于資源的整合，拓寬領(lǐng)域的應(yīng)用。

4、大數(shù)據(jù)時代對檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出更高要求

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展及應(yīng)用，大數(shù)據(jù)不僅給檔案管理帶來了一定的機遇，也對檔案人才提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理不僅需要傳統(tǒng)檔案的管理方式，還需要適應(yīng)大數(shù)據(jù)的專業(yè)人才進行科技管理。例如：面對大數(shù)據(jù)繁雜的檔案信息數(shù)據(jù)，需要專業(yè)的分析工程師進行透徹分析，選擇恰當?shù)臍w檔方式；面對大數(shù)據(jù)的迅猛發(fā)展，需要精通大數(shù)據(jù)應(yīng)用的高級管理人才，緊跟大數(shù)據(jù)變化的潮流。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理范圍極為廣泛、檔案管理類型紛雜，軟硬件工程師、檔案服務(wù)人才和數(shù)據(jù)庫工程師已不能滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人才的需求。這就要求檔案人員全面提高專業(yè)素質(zhì)，加強各個領(lǐng)域的綜合能力培養(yǎng)，將大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理中的挑戰(zhàn)化作機遇。

4 大數(shù)據(jù)時代背景下給企業(yè)檔案管理帶來的機遇

縱然大數(shù)據(jù)時代為檔案管理帶來了諸多方面的挑戰(zhàn)，但同時也給檔案管理帶來了相應(yīng)的機遇。

1、大數(shù)據(jù)時代為企業(yè)檔案的信息管理帶來的機遇

傳統(tǒng)檔案信息管理中，以紙質(zhì)的“份”、“件”、“卷”為單位，而大數(shù)據(jù)時代以“GB”、“TB”、“PB”為單位，數(shù)字化的發(fā)展逐漸將紙質(zhì)檔案取締是社會發(fā)展的必然結(jié)果。檔案管理相關(guān)工作人員的工作重點也由收集、管理和利用轉(zhuǎn)換為檔案數(shù)據(jù)的監(jiān)控、檔案云端儲存的安全性、持續(xù)性管理。利用云計算快速達成數(shù)據(jù)的動態(tài)擴展，是大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的新機遇。

2、大數(shù)據(jù)時代為檔案利用價值帶來的機遇

傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質(zhì)和電子文檔為主，檔案長期處于被動利用狀態(tài)，更多的只是存儲安放的作用，缺少分析利用的過程，難以體現(xiàn)其本身價值。大數(shù)據(jù)通過云計算，可以搜索到相互關(guān)聯(lián)的檔案信息，并對其進行關(guān)聯(lián)、提取，通過挖掘和分析加以利用。將被動變?yōu)橹鲃?，讓靜止的檔案變成“活信息”。這就是大數(shù)據(jù)時代相較傳統(tǒng)檔案管理新機遇的體現(xiàn)。

五、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理工作的重心與方向

面對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理的諸多挑戰(zhàn)與機遇，應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)與機遇已是刻不容緩。為此企業(yè)檔案工作者未來的工作重心與方向主要有以下幾點：

1、創(chuàng)新思想觀念。檔案工作者要解放思想，改變心態(tài)，勇于沖破舊的“重藏輕用”的思想觀念障礙，破除大數(shù)據(jù)時代“離我太遠、與我無關(guān)”意識，緊跟時代步伐，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的新趨勢，充分認識管理是必要手段，利用才是真正目的，樹立檔案大數(shù)據(jù)意識，以數(shù)據(jù)意識為指導，把握“連接與分享”的時代主旋律，加強檔案規(guī)范科學管理，促進檔案工作提檔升級。

2、加強專業(yè)人才培養(yǎng)。當前，企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，一般都為半路出家，沒有檔案專業(yè)出身的人員。大數(shù)據(jù)時代，檔案工作面臨的緊迫形勢和繁重任務(wù)，如果沒有一支專家型的人才隊伍將難以勝任，需要加大科技型人才的引進，提高單位自身信息技術(shù)的培訓強度，加大力度培養(yǎng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代需求的檔案管理新型復(fù)合型人才，掌握和應(yīng)用現(xiàn)代新技術(shù)的本領(lǐng)，為檔案工作轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效注入新的活力。

3、強化檔案宣傳發(fā)動。充分利用“6.9”國際檔案日、網(wǎng)絡(luò)媒體、宣傳欄、舉辦專題講座、發(fā)放宣傳冊等形式，開展內(nèi)容豐富、形式多樣的宣傳活動，大力宣傳新時代背景下檔案管理引用大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，讓公眾看到檔案工作深層的戰(zhàn)略意義及檔案的潛在價值，使之認識、重視、參與進來，提高大眾對檔案的認知度，力求在大眾心中“6.9”與“11.9”一樣的熟知， 充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值。

4、創(chuàng)新檔案管理模式。大數(shù)據(jù)時代是信息化時代，企業(yè)要順應(yīng)趨勢，反應(yīng)迅速，積極應(yīng)對，主動作為，具備創(chuàng)新思想，打破傳統(tǒng)檔案管理模式，運用現(xiàn)代管理方法，加快推進信息技術(shù)與檔案工作的融合進程，提高檔案完整率、有效率和利用率，實現(xiàn)一體化管理，為企業(yè)帶來更大的效益，推動企業(yè)檔案管理水平的提高。

另外，要密切跟蹤云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展，積極探索前沿技術(shù)在檔案領(lǐng)域的運用，尋求多方面的合作，逐漸引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，注重數(shù)據(jù)開發(fā)環(huán)境，強調(diào)對檔案數(shù)據(jù)的分析和利用，多向大數(shù)據(jù)專業(yè)人才請教，將大數(shù)據(jù)的信息技術(shù)結(jié)合自身檔案管理工作，全面加強數(shù)據(jù)化檔案管理。

5 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代的到來為企業(yè)檔案管理提供了更高的工作效率和更新的工作方式，同時新技術(shù)的應(yīng)用也給檔案管理帶來一定的挑戰(zhàn)和機遇，如何更好地利用創(chuàng)新性技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量，以及如何應(yīng)對當中存在的諸多挑戰(zhàn)與機遇，將成為檔案管理中新的工作目標。

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