實(shí)物檔案的收集與管理

趙愛(ài)英

摘 要：實(shí)物檔案是指記錄和反映各企事業(yè)單位、團(tuán)體組織在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)過(guò)程中形成的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、旌旗等，實(shí)物檔案是企業(yè)檔案一個(gè)不可或缺的類別，但多年來(lái)實(shí)物檔案的重視程度較之其它門(mén)類的檔案，相對(duì)來(lái)說(shuō)是比較薄弱的，現(xiàn)就試從目前現(xiàn)狀、加強(qiáng)管理兩個(gè)方面對(duì)如何做好實(shí)物檔案的管理工作，提出了自己的一點(diǎn)個(gè)人見(jiàn)解。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；收集；管理；重要性

現(xiàn)在許多企業(yè)對(duì)實(shí)物檔案的重要性有了一定的認(rèn)識(shí)，并對(duì)實(shí)物檔案管理作出了具體規(guī)定。但在實(shí)施過(guò)程中反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的實(shí)物檔案并沒(méi)有得到全面收集，流失缺口大，所收集到的實(shí)物檔案在管理上沒(méi)有真正意義上的到位，致使庫(kù)存的實(shí)物檔案不能全面反應(yīng)實(shí)物檔案的價(jià)值存在，實(shí)物檔案服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的作用有限 。

（一）實(shí)物檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)，管理狀況明顯滯后于其它類別的檔案。由于人們對(duì)實(shí)物檔案的重要性不甚了解，缺乏應(yīng)有的歸檔意識(shí)，致使許多有保存價(jià)值的實(shí)物散落在各個(gè)部門(mén)，有的甚至丟失或損毀，嚴(yán)重影響了實(shí)物檔案的齊全完整，給綜合利用留下一定的空白點(diǎn)。實(shí)物檔案由于其產(chǎn)生時(shí)間的不確定，難以形成規(guī)律性，具有相對(duì)的不可預(yù)見(jiàn)性。加之實(shí)物檔案形成部門(mén)歸檔意識(shí)較為薄弱，相關(guān)規(guī)章制度不健全，信息渠道相對(duì)不暢通，直接導(dǎo)致實(shí)物檔案延時(shí)歸檔，使其收集范圍的齊全與完整難以有效保障。

（二）實(shí)物檔案的價(jià)值體現(xiàn)不足，利用效果不明顯。由于實(shí)物檔案的利用部門(mén)相對(duì)集中，多數(shù)人不了解甚至還不知道有這樣一類檔案，所以實(shí)物檔案的利用率較其他檔案來(lái)說(shuō)相對(duì)就偏低一些，其有效價(jià)值也未能充分體現(xiàn)出來(lái)，實(shí)物檔案的歷史記錄性、憑證作用也沒(méi)有真正發(fā)揮出來(lái)。

（三）實(shí)物檔案的保管條件不符合要求，庫(kù)房容量嚴(yán)重不足。由于實(shí)物檔案不同于其它類別的檔案，它主要由獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、錦旗等形態(tài)各異、大小不同的實(shí)物組成，是不能出現(xiàn)疊加堆放或擠壓碰撞等情況的。由于一些單位對(duì)實(shí)物檔案管理不夠重視，沒(méi)有專門(mén)的庫(kù)房去存放，因此造成收集來(lái)的實(shí)物檔案難以按管理標(biāo)準(zhǔn)擺放，嚴(yán)重影響了實(shí)物檔案管理與利用。

（四）文物成為檔案是有條件的。只有那些鑄刻了文字符號(hào)，從而記錄了特定社會(huì)生活內(nèi)容的文物才是檔案。譬如金石檔案，所以被認(rèn)可為檔案，理由不在文物本身，而在文物上的文字。這些文字實(shí)際上形成了一種文件，是鑄造或刻寫(xiě)在實(shí)物上的特殊文件。而文物本身則是文字這種載體的載體。因此，文物成為檔案，其實(shí)質(zhì)并不是實(shí)物成為檔案，而是附著于實(shí)物上的文字材料成為檔案。同時(shí)，把實(shí)物作為檔案是不符合檔案自身的發(fā)展規(guī)律的。如果將實(shí)物納入檔案管理范圍，那就只會(huì)是擴(kuò)大管理空間，降低管理效益。

（五）“實(shí)物檔案”這一概念的出現(xiàn)，違背邏輯學(xué)原理，是種，屬概念的混淆。因?yàn)椋皺n案”是屬概念，“實(shí)物檔案”是種概念。從種、屬概念的外延關(guān)系來(lái)看，每一個(gè)種概念的外延都完全被包含在它的屬概念的外延之中，屬概念的外延比它的每個(gè)種概念的外延要大。而作為種概念的“實(shí)物檔案”的外延卻比作為屬概念的“檔案”的處延大?！皺n案”的外延只包括有原始記錄的實(shí)物，上面沒(méi)有原始記錄的實(shí)物，就不屬于檔案范疇。

從實(shí)物檔案的管理現(xiàn)狀分析可以看到企業(yè)實(shí)物檔案存在的諸多問(wèn)題，阻礙了實(shí)物檔案管理水平的提升，嚴(yán)重限制了實(shí)物檔案價(jià)值體現(xiàn)。企業(yè)只有下大氣力不斷加強(qiáng)實(shí)物檔案的收集與管理，使實(shí)物檔案工作逐步步入制度化、規(guī)范化的建設(shè)軌道，才能更好地體現(xiàn)實(shí)物檔案的查考價(jià)值。

（一）加強(qiáng)收集工作，提高全員歸檔意識(shí)。建立健全企業(yè)的實(shí)物檔案管理制度，把實(shí)物檔案明確納入收集范圍，加強(qiáng)與相關(guān)單位的溝通，及時(shí)了解可能產(chǎn)生實(shí)物檔案的有關(guān)動(dòng)向，積極采取年度收集與隨時(shí)收集相結(jié)合的方法，允許獲獎(jiǎng)單位臨時(shí)擺放，但要定期移交到檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)要認(rèn)真做好實(shí)物檔案的管理工作，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和責(zé)任心，加強(qiáng)宣傳力度，全方位提高員工的歸檔意識(shí)，以確保實(shí)物檔案能夠及時(shí)完整的收集歸檔。

（二）拓展利用途徑，體現(xiàn)檔案價(jià)值。做好實(shí)物檔案的利用工作不僅可以發(fā)揮檔案的原始記錄性作用，還可以通過(guò)實(shí)物檔案的展示，充分體現(xiàn)處實(shí)物檔案與企業(yè)文化之間的密切關(guān)系。在滿足實(shí)物檔案正常的利用需求外，還可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況舉辦專題性展覽，有條件的單位還可以建立企業(yè)榮譽(yù)展廳。檔案部門(mén)也可以充分利用多媒體技術(shù)與實(shí)物相結(jié)合的途徑，以播放、展覽等多種方式來(lái)宣傳、展示反映企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所取得的重大成果，為企業(yè)員工提供一個(gè)全面了解企業(yè)的動(dòng)態(tài)平臺(tái)，從不同的方面、不同的角度彰顯企業(yè)的實(shí)力。

（三）加強(qiáng)庫(kù)房管理，確保實(shí)物檔案的安全與完整。實(shí)物檔案由于種類的不同，其體積、形態(tài)各異，其庫(kù)房管理也應(yīng)具有一定的針對(duì)性。對(duì)已歸檔的實(shí)物檔案要按照其內(nèi)容、性質(zhì)及實(shí)物的形態(tài)等進(jìn)行分類整理，并做好實(shí)物檔案的著錄及檔號(hào)的編制工作。實(shí)物檔案的庫(kù)房要嚴(yán)格按檔案保管的“八防”要求去做，并根據(jù)保管載體的不同，設(shè)置與其對(duì)應(yīng)的保管條件，以適應(yīng)庫(kù)內(nèi)實(shí)物檔案的保存需求。在定制庫(kù)房柜架時(shí)應(yīng)根據(jù)庫(kù)房的實(shí)際空間并結(jié)合實(shí)物檔案的特點(diǎn)，采用不同的存放柜架來(lái)存放實(shí)物檔案，確保實(shí)物檔案安全保管，合理存放，便捷利用。對(duì)企業(yè)獲得的榮譽(yù)類實(shí)物檔案可視利用率的高低分別擺放于不同的架位，有條件的企業(yè)還可以將實(shí)物檔案通過(guò)拍攝的手段將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，以便于快捷方便的提供借閱和利用。

綜上所述實(shí)物檔案的特點(diǎn)是能夠比較直觀、鮮明的反映出在某個(gè)特定階段的工作過(guò)程中取得的成果，與其它類別的檔案共同記錄了一個(gè)企事業(yè)單位或個(gè)人的發(fā)展軌跡。實(shí)物檔案收集的難點(diǎn)是散與亂，加強(qiáng)全員歸檔意識(shí)是做好收集工作的關(guān)鍵，與相關(guān)單位的溝通交流是做好這項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。只有認(rèn)真做好實(shí)物檔案的管理工作，才能確保檔案資源齊全、完整，充分發(fā)揮實(shí)物檔案直觀、易懂、有較強(qiáng)說(shuō)服力的宣傳作用，為促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展提供更加全面、完善的史料，以充足的館藏，記載企業(yè)的成長(zhǎng)歷程。 “實(shí)物檔案”說(shuō)，一直為檔案學(xué)界所關(guān)注?！皩?shí)物檔案”說(shuō)是否具有科學(xué)性，不僅關(guān)系到檔案學(xué)學(xué)科的基礎(chǔ)理論建設(shè)，而且也關(guān)系到檔案收集范圍的界定。筆者認(rèn)為，綜合檔案館實(shí)物收藏所以引人矚目，關(guān)鍵在于當(dāng)前檔案展覽的頻繁舉辦、行業(yè)博物館的爭(zhēng)相建立和文化產(chǎn)品的嘗試開(kāi)發(fā)等創(chuàng)新舉措，引發(fā)檔案界對(duì)館藏檔案資源建設(shè)的熱切關(guān)注。本文試圖就這一情況，結(jié)合工作的實(shí)際提出一些建議，以求教于同行業(yè)專家學(xué)者和有關(guān)人士。

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