基層單位檔案收集工作之我見

李文斌

摘 要：基層檔案室基本不形成或很少形成檔案，其所保存的檔案主要是依靠長期收集，逐步積累起來的。收集是檔案室檔案的來源，是檔案工作的起點(diǎn)，沒有收集就沒有檔案，因此，做好收集工作有著十分重要的意義。本文就如何做好收集工作談些自己的見解，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；收集工作；見解

基層單位檔案的收集工作，就是按照國家的有關(guān)規(guī)定，通過例行的接收制度，把分散在單位各內(nèi)部機(jī)構(gòu)及個人手中的檔案，有計劃的分別集中到綜合檔案室，實(shí)行集中統(tǒng)一管理；基本內(nèi)容是檔案接收：即將單位需要?dú)w檔的檔案，以及在單位保存已滿一定年限的、具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案，分別集中收藏在單位綜合檔案室。檔案接收是檔案室收集和積累檔案的重要手段，是檔案工作的起點(diǎn)，它為檔案工作提供了物質(zhì)條件，沒有接收收集就沒有檔案，更談不上檔案的整理、鑒定、保管、編研、利用等系列工作的開展；因此，基層單位應(yīng)重視并認(rèn)真做好檔案的收集工作。

如何做好檔案的收集工作呢？作為一名基層檔案管理人員，我認(rèn)為應(yīng)做好以下幾方面的工作：

1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任，完善體系，將檔案的收集歸檔工作納入日常管理及年度考核

為做好檔案的收集歸檔工作，基層單位應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管辦公室工作的處級領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，辦公室主任為副組長，安排勝任檔案工作的專業(yè)技術(shù)人員為專職檔案員，并充實(shí)內(nèi)部各機(jī)構(gòu)兼職檔案人員，建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人、層次分明的檔案管理體系。檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、 組織、管理本單位的全部檔案管理工作，內(nèi)部各機(jī)構(gòu)兼職檔案人員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集歸檔工作，為做好檔案的收集歸檔工作提供組織保障。

另外，單位應(yīng)將檔案的收集歸檔工作納入日常管理及年度考核，將需開展的工作列入年度計劃，提出具體的目標(biāo)和要求，與單位的中心工作同部署、同推進(jìn)、同考核，在年度工作報告中對檔案工作進(jìn)展情況進(jìn)行總結(jié)，促進(jìn)目標(biāo)、要求落實(shí)到位。

2 加強(qiáng)制度建設(shè)，完善制度體系，確保檔案的收集歸檔工作有據(jù)可查，有章可循

檔案的收集工作是檔案室與外界聯(lián)系比較密切的一項工作，涉及面廣，它面向單位各內(nèi)部機(jī)構(gòu)及業(yè)務(wù)人員，既有政策性，又有靈活性。要做好收集歸檔工作，檔案室必須建立嚴(yán)格的歸檔制度，規(guī)定統(tǒng)一的檔案制成材料（耐久性紙張、耐久性字跡材料）及各類檔案的收集、鑒定、分類、排列、編目、裝訂標(biāo)準(zhǔn)，制定明確的歸檔范圍、歸檔時間和要求，使單位各內(nèi)部機(jī)構(gòu)、各位領(lǐng)導(dǎo)和所有工作人員都按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求去做，使每年產(chǎn)生的文件材料，按制度要求經(jīng)常不斷地整理歸檔，并定期向檔案部門移交。在接收歸檔的檔案時，檔案室應(yīng)注意檢查檔案是否符合接收要求，應(yīng)歸檔的文件是否齊全完整，是否保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，有無區(qū)分不同保存價值，分類是否合理，編目是否科學(xué)，是否便于保管和利用等，為做好檔案收集歸檔工作提供制度及質(zhì)量保障。

3 強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)工作，推行檔案常態(tài)化檢查，嚴(yán)把檔案移交驗(yàn)收關(guān)，做好檔案工作的前端、過程和終端控制

為使檔案收集工作達(dá)到完整、齊全、規(guī)范的要求，檔案專業(yè)人員應(yīng)從年度工作的開始就對單位各內(nèi)部機(jī)構(gòu)文件材料的形成及收集工作進(jìn)行全過程的跟蹤，把監(jiān)督指導(dǎo)工作做在前面。同時按照國家《檔案法》和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行糾正；科學(xué)安排和指導(dǎo)檔案的移交工作，堅持“不規(guī)范不接收”的原則，返回直到整理規(guī)范后再接收。

對較難控制的基建工程檔案，由于參建單位多，施工周期長，而且普遍存在參建單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識薄弱、檔案人員缺乏專業(yè)技術(shù)知識、施工隊伍變動頻繁等原因，造成檔案材料收集不齊全、歸檔不完整、不規(guī)范，移交不及時等等問題，單位應(yīng)積極運(yùn)用各項行政和經(jīng)濟(jì)手段介入，在項目施工招標(biāo)時就應(yīng)將檔案工作列入招標(biāo)文件，把項目文件材料的收集、歸檔作為合同的一項內(nèi)容，明確檔案歸檔質(zhì)量和移交時限，如不能按時保質(zhì)保量移交，則不給予決算等，實(shí)行前端控制；同時檔案人員在工程項目一開始就要嚴(yán)格把關(guān)，及時了解工程進(jìn)展情況，主動配合各施工單位，深入施工現(xiàn)場調(diào)研，對工程檔案實(shí)施全過程的跟蹤，執(zhí)行檔案常態(tài)化檢查，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)力度，及時發(fā)現(xiàn)問題，指導(dǎo)解決；最后工程竣工驗(yàn)收時，嚴(yán)格執(zhí)行檔案有關(guān)的法律法規(guī)，如發(fā)現(xiàn)有歸檔文件材料不符合要求，則不予以驗(yàn)收，直到符合要求為止。

4 要加強(qiáng)宣傳教育，增強(qiáng)單位工作人員的歸檔意識，提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平

要使檔案收集齊全完整，光靠行政命令、制度及條文的規(guī)定，力度不夠，還必須結(jié)合單位實(shí)際，針對收集、歸檔中的種種問題，有的放矢地進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)工作人員的檔案意識，使他們自覺執(zhí)行相關(guān)制度。影響單位工作人員及時歸檔的原因有多種：有的顧慮文件歸檔后不如自己保管的好；有的為了個人使用方便，怕歸檔后，使用時手續(xù)麻煩或用時找不著，誤時誤事；有的工作時間不長，不了解文件處理完畢后還要整理歸檔，沒有歸檔習(xí)慣等。對此，單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案專業(yè)人員就要不斷加強(qiáng)宣傳教育，積極組織單位工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及其實(shí)施辦法，努力提高大家的檔案意識和法制觀念，使大家了解檔案是國家的寶貴財富，應(yīng)集中統(tǒng)一管理，對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，必須及時收集，定期向檔案部門或檔案工作人員移交，任何部門和個人不得私自保存或拒絕歸檔。其次，要大力宣傳檔案室的職能和集中統(tǒng)一管理檔案的必要性，宣傳檔案室優(yōu)越的保管條件和極為方便的利用措施，讓他們相信，只有檔案部門才能做到保管安全、利用方便。第三是要不斷加大檔案人員的培訓(xùn)力度，努力提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德、愛崗敬業(yè)精神及強(qiáng)烈的責(zé)任心，對散失在單位各內(nèi)部機(jī)構(gòu)及個人手中的、未經(jīng)登記的“賬外文件”（如：內(nèi)部的規(guī)章制度、有關(guān)人員開會帶回來的文件、合同、協(xié)議書等），檔案室要進(jìn)行必要的補(bǔ)充收集，以確保檔案的齊全完整。

另外，檔案工作人員還要根據(jù)單位收藏檔案的數(shù)量及其載體情況，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，設(shè)置保管檔案所必需的專用庫房及辦公、閱覽室，安裝鐵門、鐵窗及防光、防塵窗簾，配備充足的檔案裝具（如：箱、柜、盒等）、滅火器材、溫濕度控制設(shè)備（如：溫濕度計、風(fēng)扇、除濕機(jī)、空調(diào)等）及辦公設(shè)備（如：計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等），確保檔案庫房達(dá)到防盜、防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防蟲、防有害氣體等八防目的，溫濕度調(diào)節(jié)達(dá)到規(guī)定要求，利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備及檔案專業(yè)軟件，為各級領(lǐng)導(dǎo)及職能部門的查借閱利用工作提供快速、精準(zhǔn)的服務(wù)，這樣才能更好地促進(jìn)檔案收集、歸檔工作的開展。

參考文獻(xiàn)

[1]傅瑞娟主編：《機(jī)關(guān)檔案管理》，中國檔案出版社，1995年3月。

[2]石大泱，偉軍.《檔案工作概論》，中國檔案出版社，2010年3月。