論工程檔案在工程建設中的作用

張娟

摘 要：眾所周知，工程檔案是工程建設的一個詳細見證，同時與工程建設質量密不可分，建筑工程從立項、施工直至竣工、驗收結束，需要經歷漫長的時間，客觀上要求將其全過程做好真實的記錄，并做好長期妥善的保管保存。因此，要始終對實現建筑工程檔案的途徑以及實施建筑工程檔案的重要性保持高度重視，并對已存在的工程質量事故做好及時總結歸納，吸取教訓經驗。這樣，將有助于建筑工程檔案管理得到行之有效的完善，促進建筑工程質量不斷提高，為社會發(fā)展做出一定貢獻。

關鍵詞：工程建設；檔案管理；問題；作用；方法

1 工程檔案的含義及意義

工程檔案和工程建設相伴相生，它包括立項、審批、勘察、設計、施工、監(jiān)督、管理、竣工等各個階段，是對于國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的全部文件材料，具有廣泛性、復雜性、階段性和多樣性等特點。

工程檔案是一種信息資源，是工程建設整個過程和結果的真實反映。在工程建設過程中，會形成大量的文字、聲像、圖表等多種形式的資料，這些資料不管是紙質的還是電子的，都客觀反映了工程建設中的勘察、施工、監(jiān)理等活動過程，能為整個工程的建設、投產、預算、決算及審核提供重要依據。

另外，標準的、規(guī)范的工程檔案資料有助于實現工程管理的標準化、高效化。眾所周知，將制度和要求落實到基層，是保障公司良好運營的基礎，而工程資料便是這一環(huán)節(jié)最好的執(zhí)行手段?？梢哉f，如果沒有標準的檔案資料，工程管理便存在極大的隨意性，只是人治，還沒有實現法制。

2 工程檔案管理工作存在的主要問題

2.1 工程檔案人員素質有待提高

工程檔案資料應包括招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專業(yè)性強。但就工程現場的情況看，大多項目部都未配備專職的檔案管理人員，往往是其他人員兼職或臨時抽調人員擔任，大多沒有參加過正規(guī)的檔案業(yè)務知識培訓，專業(yè)知識欠缺。加上現場工作繁忙，人員調動頻繁，原始資料丟失、損毀嚴重，檔案管理處于一種被動應付狀態(tài)，這必然影響到工程檔案的質量。

2.2 檔案意識淡薄

部分施工單位對工程檔案管理的重要性認識不夠，重施工輕檔案管理的現象普遍存在，如工程技術資料的收集整理，本應始于工程開工，終于工程竣工驗收，列入工作日程，同步施工進展。在工程項目中，平時不重視工程檔案的收集整理， 檔案工作與工程建設不能同步管理，資料不規(guī)范、收集不齊全。甚至出現為應付竣工驗收或有關檢查搞突擊、“做”資料的現象，造成原始資料失真，工程檔案造假，甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視，使工程檔案管理工作處于被動局面。對于施工單位來講，一般都未配專職人員，更沒有專門的資料室與相應的設備，往往使應該歸檔的資料分散在專業(yè)技術人員手中，很容易丟失或損毀。

3 建筑工程檔案管理對建筑工程質量的重要作用

3.1 建筑工程檔案是工程建設中不可缺少的一部分

建筑工程檔案相對建筑工程實體來說出現的較早，許多工程資料在建筑工程實施之前就已產生，其內容主要是對建筑工程中的各有關事項進行有效記錄，包括建筑工程的勘察、設計、招標、施工以及決策等方面。另外，在建筑工程的實施過程中，也需要對存在的各項事實材料同步記錄，最終形成建筑工程全部檔案。例如，對工程中大量使用的水泥材料都需要做好相關檢測，以確保工程順利實施，而質檢部門反饋回來的檢測報告便是該項工程的檔案材料，需要檔案部門做好妥善保存?？梢?，建筑工程檔案是建筑工程的重要組成部分。

3.2 建筑工程檔案管理能夠有效體現建筑工程質量水平

建筑工程質量是對該項已完工工程的主要評價，人們可以通過對建筑工程質量的了解，進一步判斷工程的各種性能和品質。隨著工程技術的創(chuàng)新發(fā)展，建筑工程質量也在不斷提高，以滿足業(yè)主各類需求。目前，對建筑工程質量的評價，也不再只是通過專業(yè)人員進入工程現場進行的單純感受并評價，而是需要以工程相關數據和圖紙為依據，從而準確地對建筑工程質量進行評價，這些數據和圖紙便是工程檔案的前身。因此，建筑工程檔案是對建筑工程質量的如實反映，必須對其進行妥善保存，實行有效管理。此外，通過建筑工程檔案中大量詳實清晰的圖片、聲像、圖紙等記錄，可客觀反映出建筑工程質量中無法進行直觀評價的內容。由此可見，建筑工程檔案是檢驗建筑工程質量的一項重要手段。

3.3 建筑工程檔案管理能夠對工程質量進行有效控制

通過對建筑工程檔案和建筑工程檔案管理的相互比較可以知道，建筑工程檔案是一種靜止的狀態(tài)，而建筑工程檔案管理則是一種動態(tài)的情況。建筑工程檔案管理是建筑工程項目管理的一項內容，而它又對建筑工程質量控制存在一定影響。在建筑工程的管理中，建筑工程質量的控制既包括對工程現場的質量控制，也包括對產品的質量控制。同時，通過對現場相關作業(yè)人員的嚴格控制和規(guī)范要求，從而可以確保建筑工程質量的可控性。此外，建筑工程質量是通過相關建筑材料的檢測報告、使用說明書以及其他文件資料等表現出來的，即通過建筑工程檔案表現出來的。因此，要想對建筑工程檔案進行有效的管理，就必須對建筑工程質量進行有效的控制，從而體現出建筑工程檔案管理對建筑工程質量的控制起著關鍵性的作用。

3.4 建筑工程檔案管理逐步發(fā)展成為提升建筑工程質量的有效手段

建筑工程檔案管理在一定程度上具有鮮明的強制性特點，這與建設行政職能有著密切的聯系，因此行政執(zhí)法檢查也包括了建筑工程檔案管理的檢查。通過規(guī)范建筑工程檔案管理，可以促進建筑工程質量不斷提高，對建筑工程施工過程中資料的收集做好嚴格的監(jiān)督和檢查，而且要增強工作人員的檔案管理責任意識，適時配置專職人員對建筑工程資料進行全過程收集、整理等工作，并及時糾正或補救出現的問題和漏洞。在建筑工程竣工之前，完成檔案驗收及保管備案等工作，確保該項工程成為合格工程。通過這一系列的規(guī)定動作，才能使建筑工程檔案管理不斷地提高建筑工程質量水平。

4 建筑工程中檔案管理的主要方法

1、建立健全相關法律法規(guī)。隨著社會發(fā)展，我國已步入法治社會，任何工作的實行都會有相關的法律法規(guī)進行行為約束，建筑工程檔案管理也不能離開相應法規(guī)的制約。只有嚴格遵守并執(zhí)行檔案法律及國家標準規(guī)范的要求，才會形成有利于建筑工程不斷發(fā)展的良好局面。

2、加強檔案管理人員知識技能培訓。建筑工程檔案管理工作能否有序進行，不僅依賴完備的制度保障，檔案管理人員的專業(yè)知識素養(yǎng)以及責任心的強弱也影響著檔案管理工作的質量。因此，為了保證工程檔案管理工作能夠高效、有序進行，需要定期對檔案管理人員進行知識技能培訓，保證其能夠運用先進的管理技術進行更加安全和高質量的檔案管理工作。

3、確保建設過程中對建筑工程檔案質量的檢測。在對工程檔案進行收錄時，確保檔案在規(guī)定時期內進行收錄，檢查檔案中是否包含規(guī)定的各項資料，保證檔案信息的真實性和完整性，在檔案滿足歸檔要求后方可進行后續(xù)收錄整理工作。

5 結束語

綜上所述，工程檔案管理隨著經濟的發(fā)展不斷規(guī)范，提高檔案管理科學化水平我們必須從多方面考慮，加強對人才的培養(yǎng)、重視檔案機制的建立，將檔案管理經驗與優(yōu)勢相結合，提高檔案管理的科學化水平，滿足人們對檔案管理的需求。

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