淺談信息化在高中檔案管理中的應用

摘 要：隨著科學技術的發(fā)展與進步，計算機與網絡已經普及，紙質性文件逐步被電子文件取代，檔案管理工作當中也不例外。目前，高中傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著不少問題，降低了檔案管理工作的效率以及檔案的利用率。對此，筆者在下文分析了高中檔案管理中存在的問題，并探討了信息化在高中檔案管理中的應用，旨在提升高中檔案管理工作效率以及檔案的利用率，促進高中檔案管理水平全面提升。

關鍵詞：高中；檔案管理；信息化

伴隨我國信息技術的快速發(fā)展，計算機已經全面普及，大量的電子文件逐步將紙質文件取代，高中檔案管理工作也不例外。由于當前高中檔案管理模式下存在的各種問題，導致檔案管理工作的效率以及檔案利用率顯著降低。對此，筆者在下文分析了高中檔案管理中存在的問題。

1 分析當前高中檔案管理中的問題

1.1 工作量較大，但工作效率較低

目前，我國的高中學校每年都有大量的學生以及教職員工的檔案數據產生變動，檔案管理工作如果依舊采用傳統(tǒng)人工管理的方式，面對著較大的信息量，檔案管理工作人員的工作效率普遍偏低，而且檔案的檢索也非常煩瑣，檔案的利用率不高。由于高中每年都會有數以升計的學生檔案要處理，像新生入學的學籍管理、畢業(yè)生升學檔案管理、畢業(yè)后直接就業(yè)的就業(yè)檔案管理等各種檔案管理工作，由于變動頻繁，會耗費大量的人力和物力。

1.2 檔案查詢難，維護與更新更難

傳統(tǒng)手工檔案管理模式下，高中的檔案若累積時間稍長，便會產生大量文件與數據，通過手工的查詢、維護、更新比較困難。若需要找到某科研項目的檔案、某個學生的檔案非常困難，經常有大海撈針的感覺，導致了需要檔案時找不到，不用卻又嫌比較礙事。規(guī)范整理這些檔案并進行統(tǒng)一的管理，需要長時間以及運用大量的人力、財力和物力的情況下才能實現(xiàn)，高中檔案管理的工作質量與工作效率受到了嚴重的影響。

1.3 保密性較差，信息化水平不高

高中檔案管理的傳統(tǒng)模式下，對學校各種信息的管理工作，基本上都是由檔案管理人員手動錄入信息，在這種檔案管理模式下，保密性較差，工作效率低，而且較易發(fā)生錯誤。一部分檔案管理人員掌握的仍然是老化的知識結構，對于計算機技術知識的了解不足，經常發(fā)生錄入高中學校各種檔案信息不規(guī)定、不準確的問題，造成檔案信息出現(xiàn)錯誤，不利于日后對檔案信息的應用。由于接觸檔案的主體很多，使檔案的保密工作受到了嚴重的威脅，對于日后檔案的應用將會造成嚴重后果。

2 研究信息化在高中檔案管理中的應用

信息化，是以現(xiàn)代計算機技術、通信技術、網絡技術、數據庫技術為基礎的，通過將相關數據匯總存入數據庫，以便人們學習、工作、生活所需并使之更便捷、更高效的一種技術。運用信息化輔助檔案管理工作，使高中檔案管理工作效率顯著提升。

2.1 統(tǒng)一歸檔資料格式，檔案工作逐步向信息化轉變

對于檔案信息來說，資料廣、信息準、查詢快，是檔案管理工作的主要目標。轉變傳統(tǒng)高中檔案管理工作職能，將高中檔案管理工作的重點向信息傳遞與深化轉移，才能促進檔案管理現(xiàn)代化水平全面提升。通過計算機技術的應用，檔案管理者與檔案有需求的人員無需進入到檔案倉庫，對于檔案的查閱無需接觸到檔案的原件，能夠避免損傷檔案原件，檔案壽命也會延長。計算機技術的應用，可以對檔案數據進行一體化處理，確保學校檔案質量并發(fā)揮使信息技術對于檔案管理工作的重要作用。檔案管理工作者由檔案保管員變?yōu)榱藢徲媶T，要嚴格檢查審計確保檔案信息的真實性、完整性、準確性以及連續(xù)性。并在計算機技術的幫助下，統(tǒng)一檔案格式、字體、紙張等，實現(xiàn)檔案的工整、清晰，便于使用。

2.2 檔案管理工作人員要努力提升自身業(yè)務水平，使無紙化辦公得以實現(xiàn)

高中檔案管理的無紙化辦公指的是通過信息管理系統(tǒng)的應用，使文件的生成和流轉、歸宿向著一體化發(fā)展。這個過程中大量的打印文件、裝訂、手工分閱以及回收保存等傳統(tǒng)檔案管理工作環(huán)節(jié)都可以省略掉，降低了打印設備及耗材、紙張的應用，不僅節(jié)省了人力資源，像筆墨、印刷、大頭針、曲形針等各種辦公費用也大大降低。運用計算機技術管理高中檔案，文件的插入、存檔、查找會更加快捷，工作效率顯著提升。在高中檔案管理信息化建設的背景下，檔案管理人員必須拓寬自己的知識面，更新自身的知識結構以及觀念意識，不斷提升管理教學、科研以及學生檔案信息的質量與水平，提升編研水平以及分析問題的能力，實現(xiàn)對檔案管理信息系統(tǒng)以及計算機設備的準確和高效地操作，便捷、高效地為檔案查詢者與使用者服務。

2.3 加強高中檔案的保密工作

通過信息系統(tǒng)的應用，計算機數據庫有著強大的存儲空間與速度，還可以動態(tài)的對數據庫進行管理。通過計算機將檔案資料做成電子文檔，并進行整理、編目與保管，檔案管理者的勞動強度大大降低，工作效率顯著提升。面對檔案對保密的要求，可通過電子加密技術對電子文檔進行加密處理，加強信息系統(tǒng)的防火強設置，登陸系統(tǒng)賬號要做到一人一號一密碼，使檔案管理工作更具針對性且做到了權責分明，另外，網絡管理員也要密切觀察賬號登陸情況，發(fā)現(xiàn)異常情況及時處理，避免發(fā)生檔案信息系統(tǒng)被非法入侵以及惡意篡改信息的事件，提升檔案的安全性。

綜上所述，加強信息化在高中檔案管理中的應用，能夠統(tǒng)一歸檔資料格式，使檔案工作逐步向信息化轉變，實現(xiàn)無紙化辦公并促進檔案管理工作人員更加方便快捷地為檔案查詢者與使用者服務。

參考文獻

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[2]李蘭芳.檔案管理服務的發(fā)展與革新[J].科技創(chuàng)新與應用，2014（36）：271.

作者簡介

王衛(wèi)國（1981-），男，山東省滕州人，本科，畢業(yè)于山東科技大學，山東省滕州市第一中學。endprint