淺議行業(yè)報(bào)社發(fā)行環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

翟明

淺議行業(yè)報(bào)社發(fā)行環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

翟明

在紙質(zhì)媒體不景氣的大環(huán)境下，行業(yè)報(bào)社應(yīng)以加強(qiáng)內(nèi)部控制為切入點(diǎn)，提升內(nèi)部管理水平，控制風(fēng)險(xiǎn)，開源節(jié)流，迎接報(bào)業(yè)新的機(jī)遇。本文介紹行業(yè)報(bào)社發(fā)行管理的現(xiàn)狀，提出完善發(fā)行環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施。

行業(yè)報(bào)；發(fā)行；內(nèi)部控制

行業(yè)報(bào)刊圍繞行業(yè)相關(guān)的事件、問題進(jìn)行宣傳報(bào)道，是以特定行業(yè)讀者為受眾對(duì)象,為特定行業(yè)發(fā)展服務(wù)的專業(yè)類報(bào)紙和刊物.是我國(guó)報(bào)刊業(yè)體系里的一個(gè)重要類別。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進(jìn)一步促進(jìn)了媒體的市場(chǎng)化進(jìn)程,行業(yè)報(bào)刊由于有著專業(yè)壁壘，一直在市場(chǎng)的邊緣徘徊,尚未像市場(chǎng)上眾多紙媒那樣面臨著生死的抉擇.然而，行業(yè)報(bào)刊目前存在受眾面窄、定位不準(zhǔn)、專業(yè)內(nèi)容枯燥、發(fā)行廣告量下滑，經(jīng)營(yíng)管理落后等諸多問題。在行業(yè)不景氣的大環(huán)境下，報(bào)刊社應(yīng)以加強(qiáng)內(nèi)部控制為切入點(diǎn)，提升內(nèi)部管理水平，控制風(fēng)險(xiǎn)，開源節(jié)流，迎接報(bào)業(yè)新的機(jī)遇。

一、行業(yè)報(bào)刊發(fā)行環(huán)節(jié)的現(xiàn)狀和內(nèi)控的意義

從報(bào)刊社的角度看，報(bào)刊發(fā)行一般分為：委托發(fā)行和自辦發(fā)行。在過去的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，行業(yè)報(bào)刊發(fā)行主要是“郵發(fā)合一”一種形式，報(bào)刊社將發(fā)行工作全部委托給郵局承擔(dān)。后來，又委托給發(fā)行服務(wù)公司或快遞、物流公司等第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)。委托發(fā)行存在投遞質(zhì)量和投遞時(shí)效不能保證、費(fèi)率較高等弊端。于是，有些報(bào)社組建自己的發(fā)行網(wǎng)絡(luò)，采取自辦發(fā)行的方式，這樣自主掌握發(fā)行權(quán)，成本可控。自辦發(fā)行的環(huán)節(jié)較多，管理上不能松懈和粗放。因此，發(fā)行環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理是實(shí)現(xiàn)報(bào)社精細(xì)化管理的必要手段。

隨著行業(yè)報(bào)的多元化發(fā)展，有的報(bào)社根據(jù)特定行業(yè)細(xì)分市場(chǎng)的需要，不但出版報(bào)紙，也創(chuàng)辦經(jīng)營(yíng)若干個(gè)有發(fā)展空間的專業(yè)雜志、網(wǎng)站、數(shù)字報(bào)、手機(jī)報(bào)、影視制作、微博、微信等產(chǎn)品。形成跨媒體的經(jīng)營(yíng)方式，其產(chǎn)品的銷售模式也形形色色。目前，行業(yè)報(bào)刊由于其專業(yè)性，報(bào)刊發(fā)行廣告收入還是主要收入，其他盈利模式尚未占主流。

報(bào)刊發(fā)行是報(bào)社向讀者提供資訊服務(wù)及收取款項(xiàng)的相關(guān)活動(dòng)，發(fā)行業(yè)務(wù)是報(bào)社的主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)之一，防范發(fā)行過程中的差錯(cuò)和舞弊，保證發(fā)行業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)記錄的真實(shí)可靠，發(fā)行環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設(shè)至關(guān)重要。

二、報(bào)刊發(fā)行活動(dòng)環(huán)節(jié)的控制措施

在報(bào)刊發(fā)行環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的主要手段是優(yōu)化發(fā)行流程，關(guān)注發(fā)行活動(dòng)中的流程控制，從收訂到投遞的過程，找出關(guān)鍵控制點(diǎn)，降低成本、防范風(fēng)險(xiǎn)。報(bào)社向行業(yè)相關(guān)的訂戶展開宣傳訂閱，接收訂單、訂單進(jìn)入訂戶信息系統(tǒng)、確定印刷數(shù)量、寄送報(bào)刊（數(shù)字發(fā)送報(bào)刊）、收取訂戶款項(xiàng)、售后讀者服務(wù)。這一系列經(jīng)營(yíng)活動(dòng)期間，可能會(huì)發(fā)生:發(fā)行不利、價(jià)款折讓、寄送丟失、報(bào)刊退訂等情況，存在各種風(fēng)險(xiǎn)。但最主要的風(fēng)險(xiǎn)是行業(yè)報(bào)刊定位不準(zhǔn)，沒有向讀者提供真正需要的產(chǎn)品和信息，或由于消費(fèi)者的心理因素，認(rèn)為互聯(lián)網(wǎng)能提供大量的免費(fèi)資訊，不肯花錢去訂閱，再有就是訂戶管理不到位，結(jié)算方式不適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，發(fā)行款回收不利。因此，在發(fā)行環(huán)節(jié)應(yīng)采取必要的控制措施：

（1）進(jìn)行營(yíng)銷策略設(shè)計(jì)，不斷實(shí)踐和總結(jié)分析，選取適合行業(yè)的報(bào)刊的定價(jià)和營(yíng)銷方式。

（2）不斷收集、健全訂戶檔案或數(shù)據(jù)資料庫(kù)信息，完善訂戶的信用評(píng)估。

（3）重視訂戶服務(wù)，完善訂戶服務(wù)制度，加強(qiáng)寄送、物流的控制，若選擇第三方服務(wù)，應(yīng)開展適當(dāng)?shù)恼型稑?biāo)程序。遇到報(bào)刊退回，應(yīng)查找分析退回原因，及時(shí)妥善處理。提升訂戶滿意度和忠誠(chéng)度。

（4）報(bào)刊社的發(fā)行部門應(yīng)在發(fā)行各個(gè)環(huán)節(jié)做好相關(guān)的記錄，建立發(fā)行登記制度、訂單、合同、付印計(jì)劃、印刷通知單、物流單據(jù)或貨運(yùn)憑證、發(fā)票等文件和憑證相互核對(duì)。

設(shè)置發(fā)行臺(tái)賬，反應(yīng)各類報(bào)紙、刊物、電子出版物的開單、發(fā)貨、收款情況，由專人對(duì)大額訂單合同的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，發(fā)行臺(tái)賬應(yīng)附訂戶的訂單、合同、訂戶簽收回執(zhí)等單據(jù)。

三、報(bào)刊發(fā)行收款環(huán)節(jié)的控制措施

（1）傳統(tǒng)的發(fā)行收入通過銀行、郵局結(jié)算，近年來，數(shù)字報(bào)刊的收入有所增長(zhǎng)，但多數(shù)報(bào)社怕沖擊傳統(tǒng)渠道，帶來紙報(bào)發(fā)行量下降的風(fēng)險(xiǎn)，而沒有過于擴(kuò)張。數(shù)字報(bào)刊的發(fā)行收款方式也多樣化，從過去單一的售卡方式發(fā)展到現(xiàn)有的售卡、網(wǎng)銀、微信支付等方式。應(yīng)注重結(jié)合不同結(jié)算方式特點(diǎn)來進(jìn)行控制。

（2）收到的款項(xiàng)應(yīng)通過報(bào)刊社核定的賬戶結(jié)算，及時(shí)入賬，不得設(shè)置賬外賬，應(yīng)避免發(fā)行人員直接接觸訂戶現(xiàn)金。收款的原始憑證如：收據(jù)、銀行進(jìn)賬單、郵局匯款單、支付寶收款、微信收款等，應(yīng)經(jīng)過負(fù)責(zé)人審核、確認(rèn)后進(jìn)入會(huì)計(jì)系統(tǒng)。發(fā)行部門和財(cái)務(wù)部門要相互配合，發(fā)行收款憑證在發(fā)行部門及會(huì)計(jì)部門之間傳遞時(shí)要辦理傳遞手續(xù)。

（3）發(fā)行部門應(yīng)負(fù)責(zé)應(yīng)收款項(xiàng)催收，有催收記錄，對(duì)于應(yīng)收款項(xiàng)應(yīng)建立清收獎(jiǎng)勵(lì)制度及責(zé)任追究處罰制度，設(shè)置應(yīng)收賬款臺(tái)賬，登記訂戶賒賬情況。

（4）會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理資金結(jié)算并監(jiān)督款項(xiàng)回收。會(huì)計(jì)記錄要與發(fā)行記錄、倉(cāng)儲(chǔ)記錄核對(duì)一致，定期核對(duì)應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款等往來款項(xiàng)。建立賬齡分析制度，及時(shí)反饋給發(fā)行部門并報(bào)告上級(jí)。對(duì)于應(yīng)收款壞賬，應(yīng)查明原因、明確責(zé)任，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，按會(huì)計(jì)制度處理。核銷的壞賬應(yīng)進(jìn)行備查登記。防止已經(jīng)核銷的壞賬重新收回時(shí)，形成賬外賬。會(huì)計(jì)部門應(yīng)單獨(dú)核算發(fā)行相關(guān)的收支賬目，定期帳證、帳帳、賬表核對(duì)，有效控制會(huì)計(jì)記錄的真實(shí)性，提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。

（5）嚴(yán)格按發(fā)票管理規(guī)定開具發(fā)票，不得開具虛假發(fā)票。訂單、發(fā)票、報(bào)刊收發(fā)證明等憑證要順序編碼。便于查詢，避免重復(fù)、遺漏。連續(xù)編號(hào)可以在一定程度上減少各環(huán)節(jié)人員舞弊的可能性。

（6）年末，會(huì)計(jì)憑證、發(fā)行訂單、發(fā)票及其他憑據(jù)要按統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)形成檔案，順序編號(hào)裝訂。定期移交單位檔案管理部門。

四、報(bào)刊發(fā)行信息系統(tǒng)的控制措施

隨著全社會(huì)信息化進(jìn)程的推進(jìn)，行業(yè)報(bào)社自主開發(fā)或引進(jìn)發(fā)行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，來實(shí)現(xiàn)發(fā)行數(shù)據(jù)信息的收集、存儲(chǔ)、處理、報(bào)告和信息披露的自動(dòng)化。減少人為操作對(duì)信息數(shù)據(jù)真實(shí)性的影響，節(jié)省時(shí)間、提高工作效率，從而提高報(bào)社內(nèi)部控制的效果。在此過程中應(yīng)關(guān)注信息系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行維護(hù)過程中的主要風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)控制措施：

（1）考慮報(bào)社發(fā)行規(guī)模、管理理念、組織結(jié)構(gòu)、核算方法等因素，按照合因地制宜、成本效益原則確定開發(fā)或引進(jìn)適合的信息系統(tǒng)。

（2）倡導(dǎo)與發(fā)行業(yè)務(wù)相關(guān)的員工積極參與信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)、建設(shè)，以便在今后工作中正確理解和使用該系統(tǒng)。

（3）在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí)，通過固化業(yè)務(wù)流程、預(yù)留系統(tǒng)接口等專門技術(shù)實(shí)現(xiàn)發(fā)行信息向會(huì)計(jì)信息或其他管理信息子系統(tǒng)的自動(dòng)轉(zhuǎn)換，充分考慮發(fā)行信息及相關(guān)信息的集成性。

（4）在發(fā)行信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，應(yīng)制定系統(tǒng)工作程序、具體操作規(guī)范、管理制度、應(yīng)急預(yù)案等。

（5）建立不同等級(jí)的信息的授權(quán)使用制度，采用技術(shù)手段加強(qiáng)數(shù)據(jù)錄入和輸出、文字存儲(chǔ)以及網(wǎng)絡(luò)安全等方面的監(jiān)控。保證系統(tǒng)安全和信息安全。

上述發(fā)行活動(dòng)、發(fā)行收款、發(fā)行信息系統(tǒng)三個(gè)環(huán)節(jié)的控制措施歸根結(jié)底是要人來執(zhí)行，報(bào)刊發(fā)行環(huán)節(jié)的各項(xiàng)內(nèi)部控制措施能否落到實(shí)處。最關(guān)鍵點(diǎn)是員工的素質(zhì)。積極開展員工的培訓(xùn)，提高員工對(duì)內(nèi)部控制管理的認(rèn)識(shí)，營(yíng)造高層次的文化環(huán)境，從而促進(jìn)行業(yè)報(bào)社健康發(fā)展。

[1]全國(guó)高級(jí)會(huì)計(jì)師資格考評(píng)結(jié)合考試輔導(dǎo)教材.高級(jí)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)《高級(jí)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)》編委會(huì)編.經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社.2010.6 ISBN 978-7-5058-9545-4.

（作者單位：中國(guó)國(guó)土資源報(bào)社）