數(shù)字化檔案規(guī)范管理措施

楊玉峰

【摘要】檔案一般來(lái)說(shuō)是一個(gè)公司或者是一個(gè)國(guó)家的機(jī)密性文件，里面記錄了各個(gè)公司的發(fā)展變遷的歷史，包含了公司發(fā)展的重大措施及事件，也包含著公司的核心機(jī)密，從中可以分析企業(yè)的走向，人員流動(dòng)情況，以及在不同的時(shí)期如何應(yīng)對(duì)不同的問(wèn)題的方法。因此，這些檔案有很大的參考價(jià)值，所以，檔案管理工作成為每個(gè)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要的工作，不容馬虎。而近年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，從前的紙質(zhì)版的檔案的弊端也越來(lái)越明顯，無(wú)法應(yīng)對(duì)現(xiàn)代社會(huì)的信息量大、內(nèi)容復(fù)雜的特點(diǎn)，不能滿(mǎn)足現(xiàn)代公司的需要，所以，數(shù)字化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，并且迅速發(fā)展，但近年來(lái)，數(shù)字化檔案管理由于缺乏管理規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺失或者被盜等現(xiàn)象，問(wèn)題十分嚴(yán)重。因此，本文主要對(duì)目前我國(guó)數(shù)字化檔案管理中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行探究，并且針對(duì)這些問(wèn)題提出一些有效的措施，以供有興趣者參考。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；規(guī)范管理措施

一、前言

提到數(shù)字化檔案管理，大家應(yīng)該不難猜到，這一工作一定離不開(kāi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，而數(shù)字化檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題又大都表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)方面的問(wèn)題。就目前來(lái)看，我國(guó)數(shù)字化檔案管理中存在的問(wèn)題大致有以下幾種：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障、防火墻設(shè)計(jì)不嚴(yán)密、系統(tǒng)更換導(dǎo)致重要檔案丟失等等，在此，本文針對(duì)這些問(wèn)題提出以下幾點(diǎn)對(duì)應(yīng)的解決措施：加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維修與保護(hù)、提高防火墻的安全水平、更換系統(tǒng)時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行備份。

二、目前我國(guó)數(shù)字化檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障是檔案管理中出現(xiàn)最多的問(wèn)題，而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障一般可以分為兩種，一種是硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障，另一種是軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障。硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障的原因又分為以下幾種：系統(tǒng)硬盤(pán)不夠大不能容納大量的檔案數(shù)據(jù)、系統(tǒng)的處理器不能滿(mǎn)足超大數(shù)據(jù)量的運(yùn)算、系統(tǒng)頻繁運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)容易崩潰造成死機(jī)。軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障的原因一般是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安裝的檔案處理相關(guān)軟件存在設(shè)計(jì)的缺陷造成的，這種檔案處理軟件的算法可能存在不合理性，或是運(yùn)算繁瑣會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)過(guò)熱而死機(jī)；另一種情況是相關(guān)軟件與系統(tǒng)的匹配不協(xié)調(diào)，這也會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，從而導(dǎo)致檔案的丟失。

（二）防火墻設(shè)計(jì)不嚴(yán)密。我們都知道，每臺(tái)電腦都應(yīng)該有防火墻這種裝置，它是用來(lái)防止有黑客暗中入侵電腦或者防止電腦中病毒的，對(duì)于我們平常人來(lái)說(shuō)，基本上不怎么可能會(huì)被黑客襲擊，而且中病毒造成的損失一般也不是很大，但是對(duì)企業(yè)和國(guó)家來(lái)說(shuō)就不一樣了，一旦企業(yè)或者國(guó)家的網(wǎng)絡(luò)被黑客襲擊，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓或者造成重要信息泄露，那么這一損失是不可估量的，輕則導(dǎo)致企業(yè)蒙受巨大損失，重則導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)，對(duì)國(guó)家來(lái)說(shuō)就更家嚴(yán)重了，重要信息的泄露會(huì)對(duì)國(guó)家安全及未來(lái)的發(fā)展構(gòu)成巨大威脅。

（三）系統(tǒng)更換導(dǎo)致重要檔案丟失。近年來(lái)，隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也在不斷地提高中，因此，各個(gè)單位為了跟上時(shí)代的步伐，同時(shí)也為了加快辦公的效率，都對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行了更新?lián)Q代，在更新過(guò)程中，有一些檔案管理員可能會(huì)因?yàn)橐粫r(shí)的疏漏而忘記將一些檔案做好備份，從而導(dǎo)致一些重要的檔案在升級(jí)系統(tǒng)的過(guò)程中不幸丟失。另一種情況是管理人員在升級(jí)系統(tǒng)時(shí)僅僅在電腦上做出了備份，而沒(méi)有將其復(fù)制到硬盤(pán)中進(jìn)行保存，在新系統(tǒng)重裝時(shí)，電腦出現(xiàn)格式化的情況，這才導(dǎo)致檔案的丟失。除此之外，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，有可能會(huì)存在升級(jí)失敗的情況，即新的系統(tǒng)無(wú)法安裝完成，而舊的系統(tǒng)已經(jīng)卸載，這使計(jì)算機(jī)有可能會(huì)死機(jī)，從而有可能導(dǎo)致檔案的丟失。

三、數(shù)字化檔案規(guī)范管理措施

（一）加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)。要想解決計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障，就必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)，針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的兩種原因，本文分別進(jìn)行解決。對(duì)于硬件系統(tǒng)的故障，我們不難看出這一問(wèn)題是比較容易解決的，因?yàn)橹灰鼡Q了足夠良好的硬件就可以了，比如更換更大的系統(tǒng)硬盤(pán)，更換更加快速的處理器，這樣就可以使得計(jì)算機(jī)的硬件系統(tǒng)能夠滿(mǎn)足檔案管理的需求。而軟件系統(tǒng)的問(wèn)題也是不太難解決的，需要提高成本，購(gòu)置更加合理適用的檔案管理軟件，另一方面，需要軟件設(shè)計(jì)公司不斷創(chuàng)新，不斷提高軟件的運(yùn)行效率及運(yùn)行的流暢度，同時(shí)還要提高軟件與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的匹配程度，這樣才能使軟件系統(tǒng)運(yùn)行更流暢，更方便地處理檔案。

（二）提高防火墻的安全水平。防火墻關(guān)系到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全，進(jìn)而關(guān)系到公司機(jī)密的安全，出現(xiàn)問(wèn)題的幾率雖然小，但是問(wèn)題的嚴(yán)重性卻是十分的大，其危害上文已經(jīng)提到過(guò)，這里也不再多說(shuō)，下面就解釋一下應(yīng)該如何面對(duì)這樣的問(wèn)題。要想提高防火墻的安全水平，系統(tǒng)公司和一些電腦管理軟件公司必須擔(dān)起責(zé)任，因?yàn)橛脩?hù)的電腦上的防火墻或者是其他殺毒軟件都來(lái)源于這里，用戶(hù)信任他們的產(chǎn)品，購(gòu)買(mǎi)并使用，而因?yàn)檫@一防火墻的不安全而造成了損失，這一責(zé)任無(wú)論如何無(wú)法逃脫，而且不僅僅要負(fù)責(zé)，在負(fù)責(zé)的同時(shí)還要全力改進(jìn)軟件的功能，修復(fù)漏洞，這樣才能使公司信譽(yù)不到。

（三）更換系統(tǒng)時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行備份。在更換系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行備份，這應(yīng)該是一個(gè)人們都知道的常識(shí)，因?yàn)檎l(shuí)希望自己的文件資料都丟失呢？這是一個(gè)比較容易解決的問(wèn)題，但是卻是一個(gè)無(wú)法肯定其不會(huì)發(fā)生的問(wèn)題，因?yàn)檫@與管理人員息息相關(guān)，誰(shuí)能保證管理人員一定不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)呢？所以要想避免這一問(wèn)題，可以在電腦中設(shè)置程序：當(dāng)要進(jìn)行系統(tǒng)更新時(shí)，讓電腦自動(dòng)將所有文件檔案?jìng)浞菹聛?lái)；備份原來(lái)的電腦程序，在系統(tǒng)更新失敗時(shí)，自動(dòng)恢復(fù)原系統(tǒng)。這樣就可以避免因系統(tǒng)的更新問(wèn)題而導(dǎo)致重要檔案的丟失。

四、結(jié)語(yǔ)

雖然解決了以上這些問(wèn)題，但是這不代表就沒(méi)有其他問(wèn)題了，還需要加強(qiáng)的是檔案管理員的安全意識(shí)，使得檔案管理員能夠在問(wèn)題發(fā)生前做出規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施，從而降低檔案遺失或被盜所帶來(lái)的損失；另一方面，要加強(qiáng)國(guó)民的守法意識(shí)，并且要設(shè)立法律法規(guī)對(duì)盜竊檔案的人員給予嚴(yán)懲，決不能不聞不問(wèn)，縱容這些不法分子的惡行，否則，很有可能對(duì)國(guó)家安全構(gòu)成威脅。

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