淺談人力資源中人事檔案管理的作用

張維瑋

[摘 要]人事檔案是人員信息的重要載體，人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分?？茖W(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的開發(fā)和使用，當(dāng)人事檔案管理不能適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)時(shí)，則會(huì)對(duì)其產(chǎn)生負(fù)面影響。人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，是識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]人力資源；人事檔案管理；作用

人事檔案管理的好壞決定了人力資源的開發(fā)和使用的效率。人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)、使用提供保障。人力資源管理是一種管理員工關(guān)系的戰(zhàn)略方法，它強(qiáng)調(diào)開發(fā)員工的潛能對(duì)獲取持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)有至關(guān)重要的作用。人力資源管理是以 “人”為中心，高層管理人員應(yīng)盡可能地培育并保持最佳員工隊(duì)伍，最大限度地實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)和組織目標(biāo)的有機(jī)統(tǒng)一，使組織成長(zhǎng)與個(gè)人能力發(fā)展相適應(yīng)。人事檔案是員工信息的重要載體，歷史全面地記載著員工的基本情況，反映著每一個(gè)員工個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。準(zhǔn)確、齊全、完整的員工人事檔案是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī) 定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，特別是對(duì)專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。人事檔案具有法律效用，認(rèn)真搞好人事檔案管理，就能為決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況。應(yīng)該說人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，無論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事檔案管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作 用，互相促進(jìn)，人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會(huì)推動(dòng)人力資源的開發(fā)。

1.人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系干部人事檔案是干部人事制度改革的重要環(huán)節(jié)，是人才信息的重要載體。在新形勢(shì)下，人事檔案如何與時(shí)俱進(jìn)，為事業(yè)單位合理配置人才資源，更好地發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、提供可靠的信息參考，最大限度地發(fā)揮干部人事檔案的作用，人才與人力資源的充分開發(fā)與利用是社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的改革和人事制度改革，合理正確地選用人才和配置人才已成為目前企事業(yè)單位亟須優(yōu)先考慮的問題。我國對(duì)人事檔案的定義是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值和有機(jī)聯(lián)系的原始?xì)v史記錄。人力資源管理就是對(duì)與一定物力相結(jié)合的人力運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行合理的組織、培訓(xùn)與調(diào)配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。人力資源管理的基礎(chǔ)是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優(yōu)劣將會(huì)對(duì)人力資源管理工作的有效性產(chǎn) 生直接影響。人才與人力資源的充分開發(fā)與利用是社會(huì)發(fā) 展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，人事檔案管理根據(jù)人力資源工作的需求加強(qiáng)信息建設(shè)。

2.人事檔案管理對(duì)人力資源管理的意義

（1）為人力資源開發(fā)提供真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)人事檔案是現(xiàn)代社會(huì)人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長(zhǎng)歷程，可以說，人一生中所發(fā)生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)新人，各盡其職，揚(yáng)長(zhǎng)避短，使人才得到充分的利用。人事檔案管理部門只有系統(tǒng)、有序、及時(shí)地開發(fā)人事檔案信息資源，有效地為其提供利用，才能充分顯示出它的價(jià)值，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，信息化是人事檔案管理工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息資源的社會(huì)共享是人事檔案的發(fā)展方向。人事檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎(chǔ)，開發(fā)一些信息軟件，利用現(xiàn)代化工具使人事檔案管理資源信息化； 即通過 數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人 事檔案管理的使用價(jià)值，提供必要的服務(wù)。

（2）有助于對(duì)人力資源進(jìn)行合理配置隨著信息化、全球經(jīng)濟(jì)一體化加速和國內(nèi)法制體系的健全，以知識(shí)、信息、服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理實(shí)施了合理配置，進(jìn)而更好地促進(jìn)企事業(yè)單位的迅速發(fā)展。利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長(zhǎng)，促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與 組織之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才擠壓和用非所學(xué) 的現(xiàn)象產(chǎn)生，為事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。

3.人事檔案管理不善對(duì)人力資源管理的阻礙作用

（1） 人事檔案是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中成長(zhǎng)的真實(shí)寫照，本應(yīng)全面、歷史、客觀地反映一個(gè)人的真實(shí)面 貌，使考察者在翻閱檔案時(shí)能夠一目了然，如見其人。然而，如今人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，體現(xiàn)不出個(gè)性特色，失去真正意義上的參考價(jià)值，進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔，挫傷了員工的積極性，導(dǎo)致組織蒙受不必要的損失。

（2）人事檔案材料分散，內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，降低了人力資源的效力人事檔案應(yīng)該全面、歷史、客觀地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌，然而，如今有些人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，無 法體現(xiàn)個(gè)性特色，這種人事檔案對(duì)選人、用人失去了真正 意義上的參考價(jià)值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還將會(huì)導(dǎo)致組織不必要的 損失。因此大大降低了人力資源的效力。

4.完善人事檔案管理以服務(wù)現(xiàn)代人力資源管理

（1）優(yōu)化人事檔案管理制度，增強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性和真實(shí)性人事檔案管理的活動(dòng)中，應(yīng)該及時(shí)對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度進(jìn)行改革，從而建立新的、適應(yīng)新 形勢(shì)的、更為合理、更為科學(xué)的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作變得更為法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理和考核，運(yùn)用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，及時(shí)對(duì)遺漏丟失的材料進(jìn)行檢索，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性。

（2）建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率人事檔案是事業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員 工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、 勤、績(jī)的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理 制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。

（3）切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)一是切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門的同時(shí)，要注重對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求。二是建立健全合理的人事檔案管理制度。 三是加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

5.結(jié)論

人事檔案管理必須要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應(yīng)人力資源管理的新 要求，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。人事檔案是企事業(yè)或組織考察、了解和合理的使用人才的最重要依據(jù)，人事檔案的基本特性決定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。此外，健全和規(guī)范人事檔案管理對(duì)組織的人力資源建立與開發(fā)也有著十分重要的作用。