關于檔案管理信息化建設若干問題的探討

彭今琴

（贛南師范大學，江西 贛州 341000）

關于檔案管理信息化建設若干問題的探討

彭今琴

（贛南師范大學，江西 贛州 341000）

最近幾年，隨著科學技術的發(fā)展，信息技術已經(jīng)在當代人們的生活中占據(jù)了重要地位，成為現(xiàn)代社會不可或缺的元素。為了方便管理，許多人和事都需要留下檔案，傳統(tǒng)的紙質檔案翻閱不方便，儲存時占地太多，因此對檔案管理進行信息化建設十分有必要。本文通過調研，發(fā)現(xiàn)了當代檔案管理信息化建設并不是一帆風順的，還存在一定的問題，筆者根據(jù)自己的理解提出了一些解決問題的思路和方法，希望可以幫助檔案管理信息化順利進行。

檔案管理；信息化建設；問題；探討

一、前言

在我們的日常生活中，許多地方都需要留下檔案：孩子出生需要檔案、上學的時候需要學籍檔案，入黨需要留下黨員檔案，出國需要建立出國檔案等等，由此可見，檔案是當代社會國家為了在某些方面方便管理的必然產(chǎn)物。傳統(tǒng)的檔案都是采用的紙質版，記錄起來比較方便，但是長期之后檔案堆積起來儲存不方便，并且想查找一下以前某個人的檔案工作量也很大，并且很容易丟失檔案。因此，隨著社會的發(fā)展，檔案管理必定向信息化方面發(fā)展，檔案管理實現(xiàn)信息化后，儲存方便，并且要查找某人的檔案只需要輸入該人的信息，方便快捷，并且檔案信息化管理之后極大地降低了檔案流失的可能性，可以有效地提升檔案為社會服務的效率。

近些年來國家一直在大力推進檔案管理信息化建設腳步，希望其可以跟上時代、社會發(fā)展的步伐，檔案管理部門也在努力工作，積極創(chuàng)新，不斷提高檔案管理能力。

二、檔案管理信息化建設的幾個問題

（一）檔案管理信息化不只是把資料數(shù)字化。

檔案管理信息化是一個復雜的綜合體系，它必須要合理利用現(xiàn)代先進的信息技術，參照國家有關檔案管理信息化的政策和法規(guī)，大力培養(yǎng)信息技術人才，依托信息網(wǎng)絡，把檔案資源從紙質化發(fā)展到信息化。由此可見，檔案管理信息化是一個長期發(fā)展的過程，不可能短期就實現(xiàn)，必須穩(wěn)扎穩(wěn)打。檔案管理信息化是整個檔案領域的共同工作，所以從事檔案工作的相關人員必須通力合作，目前的檔案管理信息化發(fā)展勢頭良好，但也存在一些問題，比如有些人認為檔案管理信息化就是檔案資料數(shù)字化。

我國檔案管理信息化工作發(fā)展時間還不長，還沒有構建科學的理論體系，因此我國的檔案管理信息化工作缺乏理論指導，因此有些人就把它誤認為是檔案資料數(shù)字化，只是把他們單位的紙質版檔案給變成數(shù)字，很多準備工作做的不到位，一味地追求數(shù)字化的進度，最后雖然完成了紙質檔案的數(shù)字化，但是很多數(shù)據(jù)格式或者標準有問題，無法進行有效共享，只能重新進行數(shù)據(jù)處理，浪費了大量的時間和精力。

（二）關注檔案管理信息化建設的效益。

檔案管理信息化建設工作的效益不明顯，不能通過賺了多少錢等形式直觀表現(xiàn)出來，只能在長期的社會實踐中體現(xiàn)其巨大的效益。比如檔案管理信息化工作可以節(jié)約大量的紙質材料，在節(jié)約了成本的同時也對環(huán)境保護作出了巨大貢獻；檔案管理信息化可以極大地提高檔案工作的效率，大大減輕政府行政部門的工作壓力，傳統(tǒng)的檔案管理方法只會使檔案資料越積越多，管理越來越麻煩，根本無法適應現(xiàn)代社會越來越快的發(fā)展速度；并且檔案管理信息化可以有效保存檔案資料，減少檔案流失，查找檔案方便，可以有效地減少查找錯誤的發(fā)生，極大地提高社會效益。

（三）通過檔案管理制度化創(chuàng)新實現(xiàn)檔案管理信息化建設。

法治社會的許多事情都需要講究證據(jù)，而檔案就是“證據(jù)”，因此做好檔案管理工作至關重要。我國已經(jīng)形成了一套檔案管理體制，包括檔案工作應遵循什么樣的政策標準，如何增強檔案工作的效益，怎樣對檔案工作評估考核及采取什么樣的激勵措施。檔案管理工作必須分級管理，突出專業(yè)檔案館的地位，比如可以按照區(qū)域等條件進行劃分，一個區(qū)域只有一個主檔案館，負責這個區(qū)域的所有檔案工作，統(tǒng)籌調配，這個區(qū)域中還可以設立許多小的檔案館作為主檔案館的分館，統(tǒng)一受主檔案館的指揮，一些重要的檔案統(tǒng)一交由主檔案館進行保管。這樣可以集中檔案管理權限，有利于管理工作的進行。我國的檔案管理體制要進行一場從上而下的改革，改革體制可能會觸及到某些單位、個人的利益，國家應該從大局出發(fā)，制定相應的政策、法規(guī)，確保檔案管理體制順利改革，這樣也為檔案管理信息化鋪平道路。

三、檔案管理信息化建設的方法

（一）大力整合檔案信息資源。

建立檔案的目的是為了實現(xiàn)資源共享，方便國家的管理，檔案資源從大的方面說它體現(xiàn)了歷史社會的發(fā)展規(guī)律，是社會集體的統(tǒng)一認識，從小的方面說它記錄下了人們的生活瑣事，體現(xiàn)了個體的發(fā)展情況。為了達到檔案資源共享的目標，應該有效整合現(xiàn)有的檔案資源，通過國家的統(tǒng)一領導，主檔案館和分館同理合作，合理配置檔案資源。做好檔案資源的基礎性整理和研究性整理，通過有效的措施優(yōu)化資源配置和結構，通過物理整合、數(shù)據(jù)整合和應用系統(tǒng)整合構建一個社會平臺，在這個平臺上共享檔案資源，方便社會管理。

（二）更新設備。

檔案管理信息化已經(jīng)是不可阻擋的發(fā)展趨勢，必須盡快完成檔案管理信息化，提高社會管理效率，要想實現(xiàn)檔案管理信息化，就必須要更新現(xiàn)有設備，因為現(xiàn)在的檔案資料大多都是紙質版的，必須購置整套的計算機，還需要與之相對應的軟件配置，檔案管理工作是為國家的發(fā)展提供便利的，國家必須設置專門資金項目來保證檔案管理信息化的順利進行。

（三）引進人才，采用現(xiàn)代化管理方式。

現(xiàn)代社會最重要的資源就是人才，但是很多時候人們的認識都有誤區(qū)，許多人覺得檔案管理工作比較簡單，對專業(yè)素養(yǎng)的要求不高，目前從事檔案工作的人員學歷普遍不高，專業(yè)素質也不高，已經(jīng)不能滿足信息化發(fā)展的需要，國家要培養(yǎng)相關方面的人才，保證檔案管理信息化工作順利開展。

四、結語

綜上所述，隨著社會發(fā)展的需要，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案工作未來發(fā)展的方向，任何人都不能阻擋這個大趨勢。國家已經(jīng)高度重視檔案管理信息化工作的發(fā)展，目前這項工作仍然存在認識不足，理論指導不完善等問題，國家要及時采取措施調整檔案管理信息化進程，保障國家的檔案管理效率。

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G273.3

A

1671-864X（2016）07-0273-01

彭今琴（1967.11-），女，漢族，江西省于都縣，贛南師范大學，館員，檔案管理。