人事檔案管理存在的問題及對策研究

樊秀清

摘 要：人事檔案是人才信息的首要來源，也是企事業(yè)單位人員信息的主要載體，為用人單位合理化利用人才提供有效的憑證。隨著社會的不斷發(fā)展，市場制度的不斷改革，現(xiàn)代化人事檔案管理中的不足之處逐漸顯現(xiàn)，為其工作質(zhì)量造成不利的的影響，并且為單位的長效發(fā)展造成了一定的阻礙。為此，需及時對其存在的問題進(jìn)行分析與探究，從而找出有效的優(yōu)化策略，促使人事檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化以及合理化。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

一、人事檔案管理的主要缺陷

1.缺乏規(guī)范性

當(dāng)前許多企事業(yè)單位中人事檔案管理硬件設(shè)施還未得到落實，甚至有部分單位并未設(shè)置專門的人事檔案管理部門。而有些單位雖有設(shè)置人事檔案部門，但由于空間較小且環(huán)境較為惡劣，加上相關(guān)防護(hù)設(shè)施欠缺，致使大量檔案材料出現(xiàn)霉變現(xiàn)象，對人事檔案的完整性造成嚴(yán)重的影響。另外，由于相關(guān)設(shè)施的欠缺，造成人事檔案無法進(jìn)行合理的分類，這對人事檔案的保管以及查閱都造成一定的影響。最后，在人事檔案制作材料的選取方面，部分企事業(yè)單位未能按照標(biāo)準(zhǔn)材料進(jìn)行制作，為人事檔案材料的整理以及裝訂帶來了許多的麻煩。

2.管理水平偏弱

隨著我國電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，各企事業(yè)單位人事檔案也逐漸實現(xiàn)信息化管理。但在實際工作過程中，人事檔案管理的信息化水平普遍較低，主要體現(xiàn)在兩方面：第一、檔案管理人員的計算機(jī)水平較弱，對先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)缺乏必要的了解，因而造成人事檔案管理工作無法順利的開展；第二、多數(shù)單位人事檔案管理工作過程中，現(xiàn)代化信息技術(shù)手段未能得到充分的運用，計算機(jī)功能無法得到有力的發(fā)揮。除此之外，部分企事業(yè)單位至今仍然采用人工操作進(jìn)行檔案管理工作，很大程度增加了檔案管理的工作量，還有部分單位雖然已安裝電子管理系統(tǒng)，但由于受到系統(tǒng)的約束，只能用于員工基本信息的記錄，對員工在日常工作中的各項資料無法進(jìn)行收錄，如此一來，在人事檔案開展跨單位利用時，檔案管理系統(tǒng)的實效性難以得到體現(xiàn)，這對檔案管理的工作效率造成了嚴(yán)重的影響。

3.人員素質(zhì)偏低

人事檔案管理措施落后，缺乏健全的檔案管理制度是當(dāng)前各企事業(yè)單位人事管理當(dāng)中普遍存在的缺陷，但這與檔案管理人員的素質(zhì)差異有著一定的聯(lián)系。大部分企事業(yè)單位中檔案管理人員并未接受過專業(yè)的培訓(xùn)，在檔案管理工作過程中難以保證各項工作的準(zhǔn)確性。而且，部分管理人員在職工調(diào)動或者退休時，并未能夠按嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行辦理，檔案管理部門與相關(guān)部門之間缺乏必要的溝通與協(xié)調(diào)。除此之外，當(dāng)其他人員需要對檔案進(jìn)行提取時，管理人員無法充分意識到人事檔案的重要性，直接讓其他人員自行進(jìn)行提取，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案的密封性遭受到破壞、檔案未能在規(guī)定時間內(nèi)得到歸還、檔案被涂改等現(xiàn)象，這對各單位人事檔案的真實性以及可靠性造成了嚴(yán)重的影響。

二、優(yōu)化對策

1.貫徹落實管理責(zé)任制

人事檔案管理工作的完善，首先需要制定健全的檔案管理制度，全面貫徹落實管理責(zé)任制，并且對人事檔案的接收、查閱以及調(diào)動等做好詳細(xì)的記錄。具體措施有以下幾點：首先，在其他人員需對人事檔案進(jìn)行借閱時，應(yīng)由相關(guān)人員持單位證明至檔案管理部門進(jìn)行申請，由檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能進(jìn)行借閱。其次，相關(guān)部門之間做好溝通與協(xié)調(diào)工作，除特殊情況之外，任何部門需對人事檔案進(jìn)行借調(diào)時，必須由相關(guān)人員親自前往檔案管理部門，并且不能由檔案本人進(jìn)行借調(diào)，也不能將人事檔案材料進(jìn)行復(fù)印或備份等情況。最后，在人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)入或者轉(zhuǎn)出時，必須將其進(jìn)行密封，并且蓋定密封章。

2.加強(qiáng)建設(shè)信息化管理

隨著社會的不斷發(fā)展，人事檔案信息的數(shù)量逐漸增多，對檔案信息管理的需求日益增高，為此，各單位須盡快建立電子檔案管理系統(tǒng)。首先，應(yīng)全面采用計算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)以及相關(guān)設(shè)施，將人事檔案材料錄入電子系統(tǒng)，通過計算機(jī)技術(shù)將圖像材料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)材料，實現(xiàn)紙質(zhì)與數(shù)據(jù)并存的檔案形式。另外，為實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，管理人員還應(yīng)對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行充分的利用，將不在保密范圍內(nèi)的檔案信息進(jìn)行資源共享，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的人才信息，如此一來，既能為檔案管理工作提供有效的便利，還能合理提升檔案管理的工作質(zhì)量以及人事檔案的利用率。

3.強(qiáng)化管理隊伍

為實現(xiàn)人事管理隊伍的強(qiáng)化，首先，單位應(yīng)定期對檔案管理人員開展專業(yè)的培訓(xùn)，使其能夠深刻的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且能夠熟練掌握檔案管理的各項工作。其次，將檔案管理的專職人員與兼職人員進(jìn)行合理的配置，將相關(guān)福利待遇等進(jìn)行落實。建立高素質(zhì)、高質(zhì)量的檔案管理隊伍，能夠有效保證人事檔案的真實性以及完整性，也為人事檔案的實用性提供有效的保障。

三、結(jié)語

人事檔案的形成源自于人事管理活動，其主要是對個人經(jīng)歷、工作能力以及其他各項基本狀況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并且也是個人學(xué)歷以及資歷的主要證明材料。除此之外，人事檔案與組織關(guān)系、福利待遇等方面也有一定的關(guān)聯(lián)，具有相關(guān)法律作用，而且也常用于開具證明、職務(wù)調(diào)動、申報職稱等。人事檔案為企事業(yè)單位開發(fā)人力資源起到極為重要的作用。為此，強(qiáng)化人事檔案管理對企事業(yè)單位的長效發(fā)展具有重大的意義。

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