開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新研究

陳楠

摘 要：本文以開放大學(xué)的學(xué)籍檔案為載體，從管理和服務(wù)兩個(gè)方面就其創(chuàng)新進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：開放大學(xué)；學(xué)籍檔案；創(chuàng)新

在當(dāng)前用戶需求日益多元化和教育手段日益更新的今天，開放大學(xué)只有在學(xué)籍檔案方面對(duì)管理和服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，才能更好地優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，對(duì)服務(wù)進(jìn)行深化和拓展。

一、從管理方面探究開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理的創(chuàng)新策略

1.對(duì)管理流程進(jìn)行創(chuàng)新。在準(zhǔn)備階段，制訂畢業(yè)審核方案，對(duì)畢業(yè)生成績的發(fā)布和審核的時(shí)間以及畢業(yè)審核報(bào)告的形勢(shì)和畢業(yè)審核通知的發(fā)布等均需做好準(zhǔn)備，并及時(shí)保存文件、方案、通知等。到了實(shí)施階段，主要是通過初審、復(fù)審以及終審，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和校對(duì)，并制作和發(fā)放畢業(yè)證書。但是必須保證信息的準(zhǔn)確性，嚴(yán)禁存在任何錯(cuò)誤。在上報(bào)環(huán)節(jié)，主要是整理好學(xué)生數(shù)據(jù)之后及時(shí)上報(bào)到有關(guān)主管部門。而在存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，要根據(jù)建檔要求，將畢業(yè)生的成績單清晰地打印出來，并貼上照片，按照要求將其整理歸檔后送交檔案室進(jìn)行保存。

2.從管理制度上進(jìn)行創(chuàng)新。在學(xué)籍檔案管理中，注重管理流程創(chuàng)新的同時(shí)還應(yīng)在管理制度上進(jìn)行創(chuàng)新，盡可能地提升檔案管理人員工作的積極主動(dòng)性，確保所建立的考核機(jī)制將工作目標(biāo)作為管理的核心，從而更好地評(píng)價(jià)工作完成的情況，并不斷完善現(xiàn)有管理機(jī)制，明確檔案管理的目標(biāo)和方針，確保檔案管理成效的評(píng)價(jià)更具多元化，從而更加靈活地考核管理的成效。

3.從管理技術(shù)上進(jìn)行創(chuàng)新。這里主要是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，盡可能地摒棄傳統(tǒng)的手工模式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)，集檢索和編研以及統(tǒng)計(jì)為一體，提升學(xué)籍檔案工作效率與信息開發(fā)效益，傳播各種信息資源，這對(duì)提升學(xué)籍檔案的使用率具有十分重要的作用。所以我們必須將學(xué)籍檔案信息資源的共享作為目標(biāo)，加強(qiáng)建設(shè)的力度，著力提高學(xué)籍檔案資源的信息化建設(shè)水平。而在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，盡可能地為學(xué)生提供交互式和開放式的學(xué)籍檔案管理平臺(tái)，使其更好地對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

二、從服務(wù)方面探究開放大學(xué)學(xué)籍檔案服務(wù)的創(chuàng)新策略

開展管理工作十分重要，但是要想優(yōu)化管理，就需要將管理上升到服務(wù)的層次上來，因而在注重上述管理工作的同時(shí)，還應(yīng)提供多元化的服務(wù)，促進(jìn)服務(wù)的創(chuàng)新。

1.在服務(wù)意識(shí)方面進(jìn)行創(chuàng)新。始終堅(jiān)持客戶第一的意識(shí)，在法律許可的范圍內(nèi)，應(yīng)給廣大師生和社會(huì)上的一些學(xué)籍檔案信息的發(fā)布等提供支持。由于學(xué)籍檔案中所記錄的內(nèi)容較為重要和特殊，因而其具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性和神秘感，所以在學(xué)籍檔案資源的開發(fā)和研究方面難以形成一定的氛圍，進(jìn)而對(duì)其加工和利用的難度較大。因此，管理人員必須樹立客戶第一的意識(shí)，盡可能地開放學(xué)籍檔案服務(wù)平臺(tái)，滿足不同群體客戶的需求，并想方設(shè)法調(diào)動(dòng)學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性，從而更好地促進(jìn)學(xué)籍檔案服務(wù)水平的提升。

2.在服務(wù)模式方面進(jìn)行創(chuàng)新。主要是對(duì)歸檔材料實(shí)施數(shù)字化的處理，尤其是易損和利用率較高的檔案材料，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的數(shù)字化處理，并及時(shí)建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心，將檔案數(shù)字材料存入數(shù)據(jù)庫中，從而促進(jìn)學(xué)籍檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。而在此基礎(chǔ)上建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完善其檢索功能，就能使客戶更好地利用這一資源。另外，高校要不斷完善學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并對(duì)這些資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份，從而確保數(shù)據(jù)資料的安全性。

3.在服務(wù)手段上進(jìn)行創(chuàng)新。首先是制作網(wǎng)頁，并將學(xué)籍檔案信息及時(shí)錄入，以便于對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行檢索，從而更好地促進(jìn)服務(wù)水平的提升。其次是建設(shè)電子文檔中心，對(duì)各種學(xué)籍信息進(jìn)行歸檔處理，方便客戶對(duì)電子文件的查詢和利用，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源的共享。再次是加強(qiáng)對(duì)資源的整合，打破傳統(tǒng)的獨(dú)立格局，將信息系統(tǒng)變得更加開放和更具共享性，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案的一體化管理，盡可能地將系統(tǒng)的整體優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，從而更好地實(shí)現(xiàn)資源的共享，促進(jìn)學(xué)籍檔案服務(wù)水平的提升，并加強(qiáng)對(duì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，在服務(wù)手段上贏得客戶的認(rèn)可和青睞。

三、結(jié)語

綜上所述，開放大學(xué)的學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，為了更好地促進(jìn)管理水平的提升，還應(yīng)從傳統(tǒng)的管理理念上轉(zhuǎn)移到服務(wù)理念上來，并對(duì)管理模式、服務(wù)方式等進(jìn)行不斷創(chuàng)新和發(fā)展，才能更好地為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

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