淺析中小企業(yè)ERP實(shí)施中的數(shù)據(jù)問題及效果研究

煤炭科學(xué)技術(shù)研究院有限公司 劉坦

淺析中小企業(yè)ERP實(shí)施中的數(shù)據(jù)問題及效果研究

煤炭科學(xué)技術(shù)研究院有限公司 劉坦

本文依據(jù)中小企業(yè)實(shí)施ERP過程中的數(shù)據(jù)特點(diǎn)、分類狀況，簡(jiǎn)要分析了中小企業(yè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備過程中的數(shù)據(jù)整理及收集、系統(tǒng)運(yùn)行過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)周期管理、系統(tǒng)上線過程中的數(shù)據(jù)檢查和整合錄入，進(jìn)而探究ERP實(shí)施后的效果。

中小型企業(yè) 數(shù)據(jù)處理 ERP 效果研究

隨著國(guó)內(nèi)各中小企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力的日益增大，信息化建設(shè)也隨之加大。建立企業(yè)ERP系統(tǒng)并不難，而真正面臨的問題是如何使該系統(tǒng)充分發(fā)揮其作用，有效的提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。相關(guān)研究顯示，數(shù)據(jù)質(zhì)量是影響信息系統(tǒng)利用率的決定性因素，系統(tǒng)效率的高低和數(shù)據(jù)的及時(shí)性與可靠性有關(guān)，而粗放型的管理模式以及發(fā)展速度過快造成的中小企業(yè)的數(shù)據(jù)現(xiàn)狀將直接決定該企業(yè)的ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)特點(diǎn)。因此，從數(shù)據(jù)的角度分析，將ERP系統(tǒng)實(shí)施的整個(gè)過程合理的分成數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)備階段、數(shù)據(jù)整理的系統(tǒng)上線階段以及數(shù)據(jù)管理的系統(tǒng)運(yùn)行階段。

1 數(shù)據(jù)分類和特點(diǎn)

1.1 數(shù)據(jù)分類

中小企業(yè)的數(shù)據(jù)常被分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)一般指展開業(yè)務(wù)活動(dòng)前所需要的基本數(shù)據(jù)，比如客戶供應(yīng)商的信息、原輔材料的信息等。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)則指業(yè)務(wù)開展的過程中，隨時(shí)出現(xiàn)的需即刻處理的事務(wù)信息，比如生產(chǎn)安排及銷售訂單等。靜態(tài)數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，它在數(shù)據(jù)運(yùn)行的整個(gè)過程中能夠保持基本不變，可通過調(diào)動(dòng)靜態(tài)數(shù)據(jù)保持該數(shù)據(jù)的唯一性。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)隨時(shí)間變化而改變，其變化頻率較高。按切換點(diǎn)來劃分，可將動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)分成日常數(shù)據(jù)與初始數(shù)據(jù)。

1.2 中小企業(yè)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

中小企業(yè)的數(shù)據(jù)現(xiàn)狀主要有兩方面：一是，企業(yè)原本就存在的“個(gè)案項(xiàng)目”構(gòu)成的異構(gòu)數(shù)據(jù)，致使數(shù)據(jù)在集中處理時(shí)無法共享；二是，因?yàn)楣芾硭礁簧?，存在著大量的手工?shù)據(jù)；一些數(shù)據(jù)存在口徑差異、冗余且統(tǒng)計(jì)不規(guī)范，還易發(fā)生相同數(shù)據(jù)在相同時(shí)間、不同部門中、以不同的表述出現(xiàn)的現(xiàn)象。尤其在中小企業(yè)的日常運(yùn)行中，很少對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的整理及匯總，極易造成局面混亂。因此，為避免以上問題，應(yīng)及時(shí)做好相應(yīng)階段的數(shù)據(jù)收集及整合管理。

靜態(tài)數(shù)據(jù)具備較大的準(zhǔn)備難度，它涵蓋了企業(yè)中所有可見及不可見的信息，可見信息如成品資料、客戶供應(yīng)商的信息、會(huì)計(jì)科目等，該種信息與手工作業(yè)相似，獲取與理解都比較容易。而不可見信息如倉庫性質(zhì)、單據(jù)類型等在手工作業(yè)過程中是不會(huì)涉及的，但對(duì)將來數(shù)據(jù)的匯總與統(tǒng)計(jì)會(huì)有影響，該種數(shù)據(jù)更不易于收集及整理。此外，靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作量大，各種信息的記錄可從幾個(gè)至幾十萬個(gè)不等，每條記錄又包含幾十乃至上百個(gè)字段。所以，由于數(shù)量大，準(zhǔn)備時(shí)間長(zhǎng)，在開始時(shí)就應(yīng)安排專人著手準(zhǔn)備，同時(shí)注意合理統(tǒng)籌，提高效率。

動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的基礎(chǔ)是不同模塊上線過程中的切點(diǎn)數(shù)據(jù)。因此，其數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的方式也不盡相同，例如計(jì)劃企業(yè)7月份的原料管理子模塊上線，要以6月末帳目的余額為準(zhǔn)；通過較全面的數(shù)據(jù)盤點(diǎn)后所得的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)明確企業(yè)材料庫存數(shù)量。所以，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備時(shí)間較短，但所需人力較多。

2 收集準(zhǔn)備過程中的企業(yè)數(shù)據(jù)

2.1 確定收集數(shù)據(jù)的工作范圍和組織形式

成立專門的職能部門與數(shù)據(jù)小組，各職能部門人員均參與，并選出專人負(fù)責(zé)，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的順利進(jìn)行，避免所得數(shù)據(jù)不實(shí)延誤工作。靜態(tài)數(shù)據(jù)的要求與范圍確定好后，數(shù)據(jù)小組應(yīng)明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重難點(diǎn)、分析數(shù)據(jù)的搜集來源，確定數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的進(jìn)度與分工。

2.2 確定收集數(shù)據(jù)的模式和方法

數(shù)據(jù)小組需根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)將收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，準(zhǔn)備好合適的收集模板，可利用工具軟件如Access、MS Excel、SQL Server等輔助收集與整理，這些工具軟件不但可以提高工作效率，還能用于查錯(cuò)。為確保及時(shí)完成數(shù)據(jù)收集工作，企業(yè)應(yīng)引導(dǎo)不同部門一起進(jìn)行，然后交叉?zhèn)鬟f各自已完成的任務(wù)；或者將數(shù)據(jù)收集工作分成幾個(gè)部分，由不同部門各自負(fù)責(zé)。該模式對(duì)數(shù)據(jù)傳遞路徑的要求比較高，尤其應(yīng)注意表格發(fā)出時(shí)要統(tǒng)一編號(hào)，部門間要做好交接工作，既要保證進(jìn)度，又要避免失誤。

2.3 編碼規(guī)則的制定

對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行特定的編碼，能確保它在ERP系統(tǒng)運(yùn)行中的唯一性，可以避免產(chǎn)生混亂。因而，制定相關(guān)編碼原則是完成數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的基礎(chǔ)性內(nèi)容。編碼可以為龐大的數(shù)據(jù)確立唯一的識(shí)別標(biāo)識(shí)，能夠快速有效的完成查詢工作。一個(gè)完善的編碼體系需多部門反復(fù)研討，不同數(shù)據(jù)的編碼結(jié)構(gòu)存在差異，但它們需遵循共同的原則即標(biāo)準(zhǔn)化原則、唯一性原則、同樣的編碼結(jié)構(gòu)；同時(shí)還需要考慮編碼的可處理性及實(shí)用性等特點(diǎn)。建立完整的編碼體系在考慮中小企業(yè)的發(fā)展對(duì)信息編碼要求的同時(shí)，還要注意企業(yè)現(xiàn)狀，符合數(shù)據(jù)處理需求，便于使用計(jì)算機(jī)處理。編碼不僅屬于技術(shù)問題，或是ERP系統(tǒng)的開發(fā)組及數(shù)據(jù)小組的內(nèi)容，還涉及到不同部門乃至整個(gè)行業(yè)的特點(diǎn)，應(yīng)考慮多方原因。

2.4 轉(zhuǎn)換與導(dǎo)入數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)中既存在手工作業(yè)的原始數(shù)據(jù)，還有“個(gè)案項(xiàng)目”的異構(gòu)數(shù)據(jù)?？山M織專人將手工原始數(shù)據(jù)直接輸入，而異構(gòu)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量比較大，使用直接輸入的方法不現(xiàn)實(shí)，可使用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)或?qū)ｉT開發(fā)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序。

2.5 數(shù)據(jù)的核對(duì)與校驗(yàn)

保證數(shù)據(jù)正確是整個(gè)工作過程的核心內(nèi)容，若任意一組數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，所有的工作將毫無意義。這就要求數(shù)據(jù)小組在收集整理數(shù)據(jù)的過程中，要對(duì)其不斷地進(jìn)行核對(duì)與校驗(yàn)，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。若發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤就要與具體部門及時(shí)溝通并解決，避免大量積壓，影響工作進(jìn)程。數(shù)據(jù)的檢查一般從三方面著手：（1）完整性檢查，主要是數(shù)據(jù)的記錄數(shù)量完整性、字段完整性以及類型完整性。（2）正確性檢查，針對(duì)不同行業(yè)或部門需制定相應(yīng)的檢查原則與范圍。（3）唯一性檢查，一是考慮到是否存在多物一碼的情況，該情況可在ERP軟件運(yùn)行時(shí)被發(fā)現(xiàn)；還要考慮到是否有一物多碼的情況，這種情況無法使用軟件檢測(cè)，要堅(jiān)決杜絕，以免出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤。

3 整理系統(tǒng)上線過程的數(shù)據(jù)

3.1 初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備

系統(tǒng)上線過程中的一個(gè)重要問題是切換點(diǎn)數(shù)據(jù)。點(diǎn)數(shù)據(jù)主要指系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)，也就是系統(tǒng)最初時(shí)間點(diǎn)上所顯示的中小企業(yè)的實(shí)際動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)狀況。初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備可分為下列幾步：（1）確定上線的時(shí)間；（2）對(duì)庫存進(jìn)行較為全面的盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)時(shí)依據(jù)的是編碼規(guī)則；（3）盡可能在ERP系統(tǒng)上線之前處理好尚未完結(jié)的業(yè)務(wù)，從而降低系統(tǒng)與手工切換之間的難度，盡可能減少對(duì)賬工作量；（4）組織專人將靜態(tài)數(shù)據(jù)集中導(dǎo)入系統(tǒng)中；（5）在上線之后短期內(nèi)，對(duì)手工帳及食物進(jìn)行核對(duì)，檢查數(shù)據(jù)是否正確，查出差異并及時(shí)調(diào)整，找出差異原因。

3.2 保障數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性與有效性

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)不同于手工作業(yè)，在上線前后，其業(yè)務(wù)處理的方式有所不同。導(dǎo)致差異的因素除了帳帳不符以及帳實(shí)不符外，管理口徑的不一致和前后統(tǒng)計(jì)的差異也是一個(gè)因素。中小企業(yè)應(yīng)該以ERP系統(tǒng)的邏輯關(guān)系為入手點(diǎn)，處理上述數(shù)據(jù)，進(jìn)而確保數(shù)據(jù)的平衡性。為確保數(shù)據(jù)的有效性，可借鑒以下方法：（1）上線前，確定數(shù)據(jù)表格樣式。如果所涉及數(shù)據(jù)量相對(duì)較少，可以借助Excel模板構(gòu)建表格，以方便后續(xù)的數(shù)據(jù)排序及數(shù)據(jù)匯總。若數(shù)據(jù)量比較大，可編制新的程序來自動(dòng)控制數(shù)據(jù)，同步查錯(cuò)。（2）上線時(shí)，通過相應(yīng)的管理措施降低初始的數(shù)據(jù)量。（3）上線后，要及時(shí)對(duì)帳，對(duì)帳過晚可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)差異增大。因而，中小企業(yè)必須做好企業(yè)管理工作，確保數(shù)據(jù)錄入及數(shù)據(jù)處理工作同步進(jìn)行，避免數(shù)據(jù)積壓?jiǎn)栴}的出現(xiàn)。

4 系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)的數(shù)據(jù)管理

即使系統(tǒng)已經(jīng)上線，但仍會(huì)有大量的數(shù)據(jù)需要不斷補(bǔ)充，針對(duì)該問題，需建立一個(gè)合理的數(shù)據(jù)收集及審批機(jī)制，形成科學(xué)的制度與流程。作為一個(gè)完整ERP實(shí)施系統(tǒng)，上線還只是開始；從數(shù)據(jù)的產(chǎn)生直至消亡的整個(gè)過程中，必須保持?jǐn)?shù)據(jù)的時(shí)效性、準(zhǔn)確性與穩(wěn)定性。

所以，在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，應(yīng)做到：（1）組織專業(yè)人員成立編碼維護(hù)部門，將所有數(shù)據(jù)進(jìn)行合理編碼；（2）上線后，調(diào)整各部門的業(yè)務(wù)流程及操作規(guī)程，以便適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)各數(shù)據(jù)的流動(dòng)；（3）對(duì)已存數(shù)據(jù)定期進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)完整，當(dāng)數(shù)據(jù)發(fā)生缺失時(shí)，能夠恢復(fù)，最大程度的降低損失。企業(yè)應(yīng)及時(shí)處理ERP系統(tǒng)出現(xiàn)的已經(jīng)失效數(shù)據(jù)、異常數(shù)據(jù)，并清理垃圾數(shù)據(jù)；（4）依據(jù)企業(yè)實(shí)際管理需求及各項(xiàng)業(yè)務(wù)要求，添加新數(shù)據(jù)或者改變已有數(shù)據(jù)等。在ERP設(shè)計(jì)實(shí)施的每一個(gè)階段都存在著數(shù)據(jù)處理，且不同階段對(duì)數(shù)據(jù)的管理要求也不盡相同。

所以，針對(duì)中小企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)，制定出一套科學(xué)有效的管理制度保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是企業(yè)健康發(fā)展過程中必不可少的。例如數(shù)據(jù)小組可制作一個(gè)“數(shù)據(jù)的收集整理與錄入檢查文檔”，該文檔中需要明確數(shù)據(jù)處理時(shí)間與范圍，即明確什么時(shí)間完成、收集與整理錄入檢查的數(shù)據(jù)以及哪些數(shù)據(jù)。明確建立數(shù)據(jù)和維護(hù)數(shù)據(jù)的具體單位，構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范、合理的工作流程；還可建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)賞和懲罰措施，督促工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成相關(guān)任務(wù)，進(jìn)而確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，還能使用數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估的方法，在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，每隔一段時(shí)間，進(jìn)行一次數(shù)據(jù)評(píng)估，從而發(fā)現(xiàn)一些管理問題，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，以充分體現(xiàn)企業(yè)實(shí)施ERP的真實(shí)效益。

5 中小企業(yè)實(shí)施ERP后的效果分析

5.1 企業(yè)管理更加規(guī)范

ERP的實(shí)施，促使企業(yè)管理流程變的更加流暢、規(guī)范，將管理的規(guī)范化與制度化按一定的形式系統(tǒng)的固定下來，若未按照系統(tǒng)規(guī)程操作，就無法完成整個(gè)流程，不能按時(shí)完成工作，這就有效的避免了工作人員的失誤。并能促使企業(yè)成功轉(zhuǎn)型，從過去的人為管理轉(zhuǎn)變成機(jī)器管理，有效的規(guī)避了企業(yè)管理中的各種風(fēng)險(xiǎn)。

5.2 提升企業(yè)管理效率

保證企業(yè)ERP系統(tǒng)完全運(yùn)行到企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)中，全程跟蹤調(diào)查企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)及銷售情況等，記錄相關(guān)數(shù)據(jù)幫助管理人員判斷和分析。利用ERP系統(tǒng)，實(shí)際參與到各經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目中，可實(shí)時(shí)管理產(chǎn)品生產(chǎn)的整個(gè)過程即從訂單到產(chǎn)品設(shè)計(jì)到生產(chǎn)運(yùn)輸以及銷售。ERP系統(tǒng)具有提前預(yù)警的作用，可使企業(yè)及時(shí)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，做到各項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)控制，各部門相互協(xié)作，促使公司管理更加高效，反應(yīng)更加敏捷。

6 結(jié)語

綜上所述，數(shù)據(jù)直接關(guān)系ERP能否在中小企業(yè)順利實(shí)施和實(shí)施效果。所以，企業(yè)首先應(yīng)明確數(shù)據(jù)處在不同階段具有的特點(diǎn)后，選取合適的數(shù)據(jù)收集、整理以及管理的方式。同時(shí)，針對(duì)ERP實(shí)施過程中數(shù)據(jù)的處理還需要有周密的計(jì)劃與科學(xué)合理的組織。企業(yè)管理人員能夠清楚的意識(shí)到ERP所帶來的企業(yè)效益，并且認(rèn)識(shí)到自身發(fā)展的限制因素是成功實(shí)施ERP的前提，以期為中小企業(yè)科學(xué)、合理地實(shí)施內(nèi)部數(shù)據(jù)的信息化管理提供一定依據(jù)。

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A

2096-0298（2016）07（b）-078-02

劉坦（1986-），男，蒙古族，內(nèi)蒙古赤峰人，助理工程師，現(xiàn)就職于煤炭科學(xué)技術(shù)研究院有限公司北京分公司，主要從事企業(yè)管理、供應(yīng)鏈管理方面的研究。