高校教學檔案分類與管理研究

劉丹　周華

摘要：高校教學檔案分類與管理研究是教學管理的前沿問題，目前人們在研究教學檔案的分類標準和管理辦法上還存在著很多的分歧，沒有形成一個系統(tǒng)明晰的教學檔案分類的統(tǒng)一標準，而老標準與現(xiàn)實的教育發(fā)展有很大差距，阻礙了教學質(zhì)量和教學研究的提高。通過對教學檔案分類標準的研究，我們認為教學檔案分類標準的研究可以借鑒《分類法和規(guī)范》和以“崗位”職能來分類的原則，以實際案例，擬定科學的教學案檔分類標準。

關鍵詞：高職院校；教學檔案；分類標準；管理

0引言

教育部和國家檔案局2008年發(fā)布實施的《高等學校檔案管理辦法》是指導高校檔案管理工作的，其推進了檔案管理的規(guī)范化，科學化進程，但對教學檔案的管理，仍然還是沿用1987年的《高等學校教學檔案文件材料歸檔范圍》（以下簡稱“分類法和規(guī)范”）的規(guī)定。近年來很多的教學創(chuàng)新和學科專業(yè)建設的辦學特色內(nèi)容和具體條款都無法歸類，造成大量具有保存價值的檔案資料失去歸宿，無法滿足教學過程中形成文件材料實體歸類管理要求，致使大量寶貴文件流失。根據(jù)本項目的調(diào)查湖南省部分高校教學檔案管理分類調(diào)研來看，目前高校教學檔案管理分類普遍存在差異，各式各樣的分類方式，在一定程度上存在著主觀隨意性，缺乏科學性，直接影響了檔案的檢查，信息開發(fā)與利用。本項目基于DA/T 22—2000規(guī)則《歸檔文件整理規(guī)則》和以“崗位”職責為分類原則，樹立創(chuàng)新意識，制訂教學檔案科學的統(tǒng)一的分類標準，以滿足教學檔案管理要求，確保教學檔案資料的齊全歸檔。

1檔案分類標準的要求和作用

檔案的分類是根據(jù)檔案文件的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征的異同，把立檔單位形成的全部檔案分成若干層次和類別，構成的有機體系。檔案的分類是檔案系統(tǒng)化的關鍵環(huán)節(jié)，是檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)和首要方法，是搞好檔案科學管理的基礎和重要條件?？上攵獧n案的分類標準是至關重要的，分類能反映出全宗文件的有機體系，便于系統(tǒng)查找利用，對整個檔案整理工作以及平時的檔案管理工作起著重要的作用。只有經(jīng)過合理分類，才能使全宗檔案真正成為類別分明、條理清晰的有機整體；只有先經(jīng)過分類，其后立卷、排列、編目等一系列工作環(huán)節(jié)才易于進行和逐步深入。分類質(zhì)量的高低不僅直接影響著檔案整理工作的質(zhì)量，而且與檔案全面管理有著十分密切的關系。

2教學檔案分類標準的原則

2.1基于DA/T 22—2000規(guī)則《歸檔文件整理規(guī)則》為分類原則

基于DA/T 22—2000規(guī)則，同樣需要借鑒前人所研究的科學基礎，在從教學分類開始收集，掌握熟知教學檔案資料，掌握前人已取得的成果以及掌握相鄰的學科所提供的有關文件資料，在前人研究教學檔案管理分類基礎上研究，創(chuàng)新開發(fā)，研究新標準，因此，要以《分類法與規(guī)范》為基礎，確定以“件”單位的檔案管理模式，科學地依據(jù)教學檔案的特點，編制一、二級類目代號，考慮到實體檔案管理需求，在原有分類法與檔案管理模式上增加三級類目代號。如教學檔案的檔號為：學年度+教學檔案分類號+案卷號，案卷最下位為類目流水號，順延檔號管理模式與教學檔案信息化管理相一致，有利于保持檔案管理中的可操作性、嚴肅性、保持同一全宗卷內(nèi)檔號管理流程的統(tǒng)一性。

2.2基于“崗位”職責為分類原則

（一）鏈接崗位職能的檔案管理三級預審機制

學院的每個部門都有每個部門的組織機構和具體的工作職責，一個學院的教務處是負責學校教學運行、教學管理、教學研究、教學質(zhì)量監(jiān)控管理的教育教學管理職能部門。在校長及分管教學副校長的領導下開展工作的。是推進教育教學改革、保證人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要管理部門，也是學院領導在教學業(yè)務方面的參謀機構。教學管理工作的基本內(nèi)容是：教學計劃管理、教學運行管理、教學質(zhì)量管理與評價，以及專業(yè)、課程、教材、實習實訓室、實踐教學基地、師德師風、教學隊伍、教學管理制度等基本建設管理，對教學的全過程都有參與，貫穿到每個教學環(huán)節(jié)、教學過程和管理所產(chǎn)生的各類文件資料，也是教學檔案要求必須歸案的核心材料，是檔案實體價值的再現(xiàn)，也是檢測教學檔案質(zhì)量的過程。因此，以教務處的崗位職能來劃分教學檔案類目及歸檔條款具有統(tǒng)一性、客觀性，也符合檔案來源管理的原則。

教務處負責統(tǒng)籌學院的教育教學管理，以崗位職能劃分，教務處分為：一正三副，三副科，七個教學干事，對應教學有關的事項進行職能劃分，各項內(nèi)容具體到每個人。再以職能分工的范圍來確定三級審核制度。

（二）以崗位職能鏈接為主要形式，形成教學檔案分類標準。

要規(guī)范教學檔案管理，擬定教學檔案科學分類統(tǒng)一標準至關重要?，F(xiàn)就湖南水利水電職業(yè)技術學院教務處教學檔案為實例，擬定教學檔案分類標準。

如下圖：二級類目

3根據(jù)兩原則確定的教學檔案分類準。對案列學院的教學檔案進行分類

3.1分類法與規(guī)范原則

根據(jù)教學檔案的分類二級類目，比如：2015年的1號文件，怎么進行編檔號。遵循《分類法與規(guī)范》的原則，確定學年度號+教學樓檔案一級類目+二級類類目+三級類目+檔案級類目+流水號，如：2015—JX—01—02—1。

3.2“崗位”職責的分類原則

根據(jù)教務處的崗位的劃分，來劃分教務處檔案的三級類目，分別是以崗位職責為：綜合干事——綜合類編碼01，專業(yè)干事——專業(yè)建設編碼02，學籍干事——學籍類編碼03等。

3.3基于兩原則，達到規(guī)范檔案的管理工作的效果

基于兩原則，根據(jù)教務處的職能劃分以及歸檔文件整理規(guī)則，將檔案組成一個有機的整體，通過分類固定下來，為使用者提供方便，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立手工操作的基礎上，把計算機的物聯(lián)網(wǎng)技術引用到檔案管理和開發(fā)利用上來，以最大限度的滿足學院和各部門快速、準確的提供檔案信息的需求，為學院服務。如圖：

4結(jié)束語

檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目等環(huán)節(jié)貫穿社會需要和工作利用的要求，并直接影響著利用服務工作，因此被稱為基礎工作?；趦身椩瓌t，來更加完善和規(guī)范了檔案管理的基礎工作，解決了一系列的問題：①解決了檔案管理人員問題，一個將每個干事變身了檔案兼職管理員，從全員的角度出發(fā)，提升全員檔案管理的意識，以“崗位”為劃分收集，通過“崗位”的三級管理來確定它的審核機制。②解決了檔案整理的基礎工作，將不規(guī)范的分類，變?yōu)榻y(tǒng)一的分類，編制統(tǒng)一的三級類目編號，以類別來分類收集教學檔案，確定好檔號，并進行編號，及時的歸檔。③通過制訂的教學檔案分類標準，檔案制訂流程等一系列過程，建立檔案的管理制度，包括查找、借閱、歸還等，健全管理制度。④能更好的利用現(xiàn)代信息技術，根據(jù)具體檔案來確定檔號，利用物流網(wǎng)技術對檔案進行定位，方便查詢和利用。

隨著職業(yè)院校的發(fā)展，教育部深化職業(yè)教育教學改革，全面提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的若干意意見，從今年秋季學期開始，逐步在全國職業(yè)院校推進建立教學工作診斷與改進制度，在教學檔案方面，重在制度的完善，以及檔案管理工作的規(guī)范。制訂教學檔案分類標準和一系列的流程控制，完成好檔案在大數(shù)據(jù)時代，利用現(xiàn)代信息化技術查找檔案工作中的不足，以完善提高檔案流程的工作過程。