我國高校檔案管理存在的問題及對策

向紅　程依萍　朱文立

摘 要 高校檔案管理工作作為高校綜合管理中的重要組成部分，其發(fā)揮著推到高校教育教學(xué)建設(shè)、科研推廣的積極作用，對我國教育事業(yè)的發(fā)展意義重大。然而，在現(xiàn)實的高校檔案管理中，卻存在著高校對檔案管理工作重視程度不夠，檔案管理設(shè)施設(shè)備陳舊、落后，檔案管理人員素質(zhì)不高等一系列問題，造成這些問題的因素是多方面的，本文在綜合分析的基礎(chǔ)上提出一些針對性的建議，以期推動我國高校檔案管理工作的進一步提升與發(fā)展。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化 隊伍建設(shè) 基礎(chǔ)設(shè)施

中圖分類號：G473.3 文獻標識碼：A

1問題提出

高校檔案管理從狹義上講是指高校檔案室或檔案館圍繞檔案所開展的一系列業(yè)務(wù)工作。它是提高高校工作效率和工作質(zhì)量的前提條件，是對高校歷史沿革與教育開展情況的真實記錄。做好高校檔案管理工作，對于提升高校的辦學(xué)質(zhì)量，推動我國教育事業(yè)的長足發(fā)展有著積極的作用。自2008年國家檔案局和教育部聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》以來，我國的高校檔案管理工作取得了可喜的成果，檔管理的規(guī)范化和專業(yè)化日益凸顯。

2我國高校檔案管理中存在的問題

2.1高校對檔案管理工作重視程度較低

檔案管理是高校綜合管理中的重要組成部分，對提升高校的辦學(xué)質(zhì)量，推動教育、教學(xué)、科研的發(fā)展有著極為重要的意義。然而，我國高校當(dāng)中普遍存在著忽視檔案管理工作的情況，往往將高校檔案管理簡單的看作檔案卷宗的整理與保管等事務(wù)性工作。只要能做到不泄密、不丟失，能應(yīng)付查檔和外調(diào)即可，對檔案管理缺乏系統(tǒng)、全面的認識。另外，在檔案管理的人員配備、軟硬件設(shè)施的建設(shè)上相對于其他部門都較為薄弱，由此可見，高校對檔案管理的重視程度較低。有些高校的對檔案管理工作的認識存在偏見，不能做到認真貫徹落實國家檔案管理的法律法規(guī)，對檔案管理工作的指導(dǎo)、關(guān)注度較低。

2.2檔案管理設(shè)施設(shè)備陳舊落后

檔案管理的軟硬件設(shè)施是開展檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。而由于長期以來，高校對檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備陳舊、落后，難以應(yīng)對教育現(xiàn)代化發(fā)展的要求。很多高校在檔案管理具體工作中，仍舊沿襲著手工作業(yè)的傳統(tǒng)，無論是收檔、立案、歸卷還是入庫、保管、查閱都要靠人工操作完成。而這種純手工操作的檔案管理方式使得工作效率低下，尤其是在檔案管理信息化成為目前檔案管理發(fā)展趨勢的現(xiàn)實情況下，使得手工作業(yè)難以應(yīng)對現(xiàn)代化發(fā)展的需求。另外，在檔案保管設(shè)施上，很多高校沒有專門的檔案室，往往與其他辦公室并用，或設(shè)置在極為簡陋的科室內(nèi)。有的檔案管理室環(huán)境惡劣，“六防”設(shè)備不到位，造成了檔案的霉變、蟲蛀。

2.3檔案管理人員素質(zhì)較低

由于對檔案管理工作的不重視，使得高校檔案管理的從業(yè)人員素質(zhì)普遍偏低。大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的技能培訓(xùn)和理論知識的學(xué)習(xí)，對檔案管理的重要性、理論知識以及具體業(yè)務(wù)等認識程度不夠。有些檔案管理人員即便是受過專業(yè)的培訓(xùn)，或經(jīng)過系統(tǒng)的理論學(xué)習(xí)，但由于時代的進步和發(fā)展，很多檔案管理技能和知識被淘汰，而這些人的管理理念和技能仍舊停留在傳統(tǒng)的管理層面，使得高校檔案管理缺乏活力和創(chuàng)造力。還有些高校就檔案管理并沒配備專門的管理人員，而是由其他工作人員代為行之，由于受到專業(yè)知識和時間精力的限制，兼職人員不能做到盡職盡責(zé)，檔案管理工作敷衍了事，阻礙了高校檔案管理的進一步發(fā)展。

3我國高校檔案管理改進對策

3.1加強對高校檔案管理的重視程度

意識決定行動，高校管理層只有端正對檔案管理的態(tài)度，提高重視程度，才能保證高校檔案管理工作的深入發(fā)展。首先，高校應(yīng)由專門的領(lǐng)導(dǎo)分管高校檔案管理工作，并將其納入到高校領(lǐng)導(dǎo)年度考核評價系統(tǒng)中，將檔案管理工作的質(zhì)量作為衡量分管領(lǐng)導(dǎo)的工作的重要指標。其次，將檔案管理事業(yè)的發(fā)展納入到高校總體發(fā)展規(guī)劃中，著力改變檔案管理的從屬地位，充分發(fā)揮其推動高校建設(shè)發(fā)展的積極作用。最后，加大資金投入力度，將檔案管理的年度預(yù)算單獨納入到總預(yù)算當(dāng)中，提升其預(yù)算級別，并且設(shè)立檔案管理經(jīng)費增長機制，進而保障檔案管理各項工作的順利開展。

3.2加大對高校檔案管理的投入力度

促進高校檔案管理工作的提升和發(fā)展，必須加大對其投入力度。首先要著力改善高校檔案管理的環(huán)境，及時淘汰一些陳舊落后的檔案管理設(shè)施、設(shè)備，大力引進先進的、現(xiàn)代化的檔案管理硬件設(shè)施如服務(wù)器、多媒體、刻錄機、掃描儀等。設(shè)立專門的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理工作人員。其次要加快檔案管理的信息化建設(shè)，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會各項事業(yè)的開展都不離開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高校檔案管理工作更是如此。因此，應(yīng)加快檔案管理的信息化建設(shè)步伐，以檔案管理統(tǒng)一技術(shù)標準為依托，實現(xiàn)檔案信息的電子化，以及信息數(shù)據(jù)的共享。建立健全檔案管理網(wǎng)站建設(shè)，并將其納入校園網(wǎng)。設(shè)立檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索方式，進而做到檔案信息查找的快捷、準確。

3.3努力提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有擁有一支專業(yè)技能強和綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍，才能保證檔案管理工作的順利開展。為此，高校應(yīng)加大對檔案管理人員的教育、培訓(xùn)，努力提升其檔案管理的業(yè)務(wù)技能以及綜合素質(zhì)。建立健全檔案管理人員內(nèi)部考核競爭機制，充分調(diào)動檔案管理人員工作的積極性和主動性，在部門內(nèi)部形成積極奮進、銳意進取的良好工作氛圍，進而增強檔案管理的活力和競爭力。同時，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，定期組織檔案管理教育培訓(xùn)，努力提高現(xiàn)有的檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和理論知識。

參考文獻

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