基于大數(shù)據(jù)背景下財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理研究

解云霞

基于大數(shù)據(jù)背景下財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理研究

解云霞

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷的發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)的時(shí)代中。本文將從大數(shù)據(jù)時(shí)代中電子會(huì)計(jì)檔案管理的獨(dú)特性出發(fā)，簡要敘述電子會(huì)計(jì)檔案檔案管理方法，大數(shù)據(jù)時(shí)代中如何做好電子會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行合理思考，為在大數(shù)據(jù)時(shí)代中使得電子會(huì)計(jì)檔案管理符合財(cái)務(wù)共享提供實(shí)踐思路，提升企業(yè)價(jià)值管理。

大數(shù)據(jù)；財(cái)務(wù)共享；電子會(huì)計(jì)檔案管理

前言

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)在不斷應(yīng)用發(fā)展，將其應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，對經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變發(fā)展起到了有力的推進(jìn)作用。在去年年末，財(cái)政部和檔案局發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，其中確認(rèn)了電子會(huì)計(jì)檔案的法律地位和效力。對于財(cái)務(wù)信息化工作來說，會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)了從以紙質(zhì)為媒介向數(shù)字化管理的重要轉(zhuǎn)變，更是加速了電子會(huì)計(jì)檔案管理和應(yīng)用的進(jìn)程。會(huì)計(jì)各環(huán)節(jié)的信息可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)不同地域之間共享，這種共享的模式便于準(zhǔn)確和快速把握企業(yè)運(yùn)營的實(shí)際情況，便于分析，給企業(yè)帶來價(jià)值。

一、大數(shù)據(jù)背景下電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的獨(dú)特性

電子會(huì)計(jì)檔案管理是在網(wǎng)絡(luò)相應(yīng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的過程中，將紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案包括原始憑證、記賬憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等各種資料通過網(wǎng)絡(luò)共享方式實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案采集存儲(chǔ)、分析應(yīng)用，通過采集搜索挖掘相關(guān)信息實(shí)現(xiàn)不同地域信息共享、降低成本、實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值管理的目標(biāo)。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，只能依靠人來進(jìn)行，可能出現(xiàn)差錯(cuò)、紕漏情況。電子會(huì)計(jì)檔案管理的初期是將紙制信息通過會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件保存起來存儲(chǔ)在電腦等設(shè)備中，實(shí)現(xiàn)調(diào)取提升工作的效率，這是電子會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展的初期模型。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及大數(shù)據(jù)等環(huán)境的變化，電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)容、方式等也在不斷的變化，由初期的存儲(chǔ)逐漸發(fā)展為檔案的采集存儲(chǔ)、分析處理和應(yīng)用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代電子會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)勢主要概括為以下四方面：一是表現(xiàn)在工作地點(diǎn)上，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以在任何地方工作，隨時(shí)查看、錄入、整理檔案，不需要使用紙制媒介來記載，在網(wǎng)絡(luò)中設(shè)置密碼，不會(huì)泄露信息，同時(shí)也可以同時(shí)將好多個(gè)不同時(shí)期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行比較；二是表現(xiàn)在工作內(nèi)容方面，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)電子會(huì)計(jì)檔案管理方法可以將自身和其他相關(guān)信息全部顯示出來，如不需要工作人員花費(fèi)過多的時(shí)間查閱和整理，工作效率會(huì)大大提升；三是表現(xiàn)在成本費(fèi)用方面，運(yùn)用電子會(huì)計(jì)檔案管理可以減少使用紙記載信息的數(shù)量，從而節(jié)約資源，而且因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)檔案管理大部分環(huán)節(jié)依靠電腦自動(dòng)完成，工作人員的數(shù)量也可以減少；四是利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，從大量數(shù)據(jù)中對關(guān)鍵詞進(jìn)行層層挖掘篩選，發(fā)掘出與關(guān)鍵詞關(guān)聯(lián)的并與企業(yè)決策有關(guān)的信息，滿足企業(yè)價(jià)值管理的需要，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理的高級別應(yīng)用分析。

二、大數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)共享模式中電子會(huì)計(jì)檔案檔案管理的方法

電子會(huì)計(jì)檔案的管理方法主要包括三方面：第一，電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的讀入儲(chǔ)存數(shù)據(jù)。通過會(huì)計(jì)信息處理軟件，獲取存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中的會(huì)計(jì)檔案，比如通過企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等，安全管理系統(tǒng)等，在這些系統(tǒng)中管理電子會(huì)計(jì)的檔案，包括錢款憑據(jù)、賬單、報(bào)表等，用來計(jì)算收入錢款和支出錢款的具體情況，確定信息的精確性，準(zhǔn)確地把握相應(yīng)信息，便于下一個(gè)環(huán)節(jié)的整理；第二，分析數(shù)據(jù)。電子會(huì)計(jì)檔案的分析處理，檔案管理依靠網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)云計(jì)算等技術(shù)，可以自動(dòng)存儲(chǔ)、處理、使用會(huì)計(jì)檔案的工作，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)結(jié)束之后馬上開展下一個(gè)環(huán)節(jié)，并且儲(chǔ)存到網(wǎng)絡(luò)中，通過大數(shù)據(jù)處理技術(shù)分布并儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，快速找尋、分類、匯總所需要的會(huì)計(jì)檔案，進(jìn)行分析和更改；第三，使用數(shù)據(jù)。電子會(huì)計(jì)檔案管理除了上面兩個(gè)方面的運(yùn)用外，還有使用會(huì)計(jì)檔案，所謂使用會(huì)計(jì)檔案是指財(cái)務(wù)工作信息化程度大大增強(qiáng)，可以按照管理的需要搜索，所以電子會(huì)計(jì)檔案管理主要的工作內(nèi)容是搜索和使用，通過查詢得到需要的信息后，再加以運(yùn)用，因?yàn)楣蚕淼男畔?shù)量多，所以可運(yùn)用的會(huì)計(jì)檔案也非常多，電子會(huì)計(jì)檔案管理的效果會(huì)大程度提升，給企業(yè)提供有利決策和價(jià)值管理的思路。

三、關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）按照類別對檔案予以整合，使電子會(huì)計(jì)檔案管理工作符合精細(xì)化的要求

明確上文中電子會(huì)計(jì)檔案檔案管理主要的模式，我們可以發(fā)現(xiàn)在大數(shù)據(jù)的時(shí)代中，實(shí)現(xiàn)共享是財(cái)務(wù)各個(gè)工作環(huán)節(jié)未來主要的方向，想要在這樣的情況下做好電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，必須先對各類別的檔案進(jìn)行整合。一方面，以往管理會(huì)計(jì)檔案的方法主要依靠人員來進(jìn)行，不僅花費(fèi)過多的時(shí)間，也不能保證工作的效果，而電子會(huì)計(jì)檔案檔案管理方法，運(yùn)用軟件錄入信息，然后通過系統(tǒng)之中的功能，選擇之后，對檔案進(jìn)行管理，但是想要提升工作的效果，還需要對檔案予以整合，根據(jù)檔案不同的類別，在系統(tǒng)之中設(shè)置文件夾，每一個(gè)類別分別存放，然后對每一個(gè)類別的文件，其中的信息要按照錄入的順序自動(dòng)編碼，隨著技術(shù)不斷地發(fā)展，未來將實(shí)現(xiàn)設(shè)備自動(dòng)錄入，通過映射技術(shù)，自動(dòng)識別，然后自動(dòng)分類，最大程度提升效率，但是工作人員仍然要定期檢查，避免系統(tǒng)或者是設(shè)備出現(xiàn)問題；另一方面，財(cái)務(wù)共享之后，信息的數(shù)量會(huì)非常多，有很多信息是紙質(zhì)記載的，比如合同、訂單等，這就需要相應(yīng)方都提升信息化的水平，在打印紙質(zhì)文件的時(shí)候，自動(dòng)將信息同步到共享系統(tǒng)，然后電子會(huì)計(jì)檔案管理工作人員將其整理導(dǎo)入。

（二）及時(shí)錄入新信息，通過擴(kuò)展共享的內(nèi)容保證電子會(huì)計(jì)檔案管理的效果

做好上一點(diǎn)內(nèi)容的同時(shí)，工作人員要及時(shí)檢查共享的內(nèi)容是否全面，一方面，每一個(gè)公司的財(cái)務(wù)人員根據(jù)新情況，及時(shí)將新信息錄入到共享軟件中，對電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)容予以擴(kuò)展，這樣負(fù)責(zé)人員就可以根據(jù)這些新信息，進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案管理工作；另一方面，將紙質(zhì)資料和電子原文件也進(jìn)行共享，可以通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)查看，擴(kuò)展電子會(huì)計(jì)檔案檔案管理的內(nèi)容之后，保證電子會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際效果，這里需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，各個(gè)公司要建立專門負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)檔案檔案管理的隊(duì)伍，提升他們的能力和品質(zhì)，便于對電子會(huì)計(jì)檔案檔案管理工作進(jìn)行管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并予以解決。不僅如此，各個(gè)企業(yè)還要做好信息建設(shè)改進(jìn)工作，提升信息化的水平，為電子會(huì)計(jì)檔案檔案管理工作平穩(wěn)進(jìn)行，尤其是云處理相應(yīng)技術(shù)，使得會(huì)計(jì)檔案可以全部錄入到網(wǎng)絡(luò)之中，不但提升其自動(dòng)程度保證電子會(huì)計(jì)檔案檔案管理工作的效率，同時(shí)通過電子會(huì)計(jì)檔案檔案管理還可以減少工作人員的數(shù)量，保證其實(shí)的收益。

總之，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代中，財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)共享是財(cái)務(wù)工作的主要方向趨勢，國家應(yīng)該繼續(xù)完備相應(yīng)的法律法規(guī)，推動(dòng)電子會(huì)計(jì)檔案管理不斷發(fā)展，以促進(jìn)各個(gè)行業(yè)都做好財(cái)務(wù)工作，為我國整體的財(cái)務(wù)工作日后發(fā)展予以推動(dòng)。除了文中提到的內(nèi)容外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用、大數(shù)據(jù)分析處理能力、ERP系統(tǒng)的開發(fā)利用等都使得電子會(huì)計(jì)檔案管理的系統(tǒng)不斷擴(kuò)展和創(chuàng)新，以期達(dá)到企業(yè)價(jià)值管理的目的。

[1]張育強(qiáng),靳敏.論財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型過程中會(huì)計(jì)檔案管理工作的新思路——基于財(cái)務(wù)共享模式的探討[J].中國總會(huì)計(jì)師,2011,04:120 -121.

[2]孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理打造綠色賬本——中國電信會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)實(shí)踐[J].中國檔案,2015,02:28-29.

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