探討如何做好國土資源檔案管理工作

張曄

摘要：國土資源檔案不只是以往國土資源管理過程的真實(shí)記錄，還是當(dāng)前做好國土資源管理工作的重要信息資源和寶貴財(cái)富，也是國土資源管理中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。因此，保管好和利用好這些檔案資料是非常重要的，對提升國土資源管理工作水平以及對自治區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展有著極為重要的作用和意義。本文就國土資源檔案的管理規(guī)范化、資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的相關(guān)問題加以探討。

關(guān)鍵詞：國土資源；檔案；管理；信息；規(guī)范化；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化

檔案是人們在以往的社會實(shí)踐活動中形成的完整記錄，也是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。國土資源檔案詳細(xì)記錄了昨日國土資源行政管理的全過程，也為今日地籍管理、建設(shè)用地、土地規(guī)劃、耕地保護(hù)、專業(yè)測繪、地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)管理、執(zhí)法監(jiān)察等國土資源行政管理提供了科學(xué)依據(jù)。因此，國土檔案是國土資源管理工作的重要組成部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案工作要以國土資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、檔案信息資源建設(shè)為核心、信息化資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快國土檔案的管理規(guī)范化、資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，全面提升國土檔案管理水平，使全區(qū)國土資源檔案工作再邁新臺階。

一、國土資源檔案的規(guī)范化管理

做好國土資源檔案管理工作，首先要加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，對檔案工作進(jìn)行制度化、規(guī)范化管理。所謂文件資料的規(guī)范化歸檔與整理就是將自治區(qū)國土資源廳包括辦公室、規(guī)劃與科技、地籍管理、耕地保護(hù)、測繪、地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)管理、執(zhí)法監(jiān)察等相關(guān)行政管理處室年復(fù)一年形成、保存的紙質(zhì)檔案資料，按照國家和地區(qū)檔案管理工作相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合本部門實(shí)際情況，建立健全檔案管理制度。例如《檔案管理辦法》《科技檔案歸檔制度》《文件材料歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《庫房管理制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案人員崗位職責(zé)》。其次在檔案的移交、接受、收集、整理、立卷、歸檔、保管等具體工作中結(jié)合實(shí)際明確工作規(guī)范。例如《檔案分類方案》《科技檔案整理規(guī)范》《文書檔案整理規(guī)范》《會計(jì)檔案整理規(guī)范》《特殊載體檔案整理規(guī)范》《實(shí)物檔案整理規(guī)范》和《建設(shè)用地審批檔案整理規(guī)范》等。具體的檔案工作過程其實(shí)就是建立全宗卷、并根據(jù)全宗管理的延續(xù)和文件材料的積累、及時整理組卷。其主要內(nèi)容應(yīng)包括六方面：1. 檔案收集，包括資料的交接文據(jù)、移交目錄、檔案來源和價值說明等；2. 檔案整理，主要是整理規(guī)范、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等；3. 檔案鑒定，指鑒定小組成員名單、保管期限表、鑒定分析報(bào)告、銷毀請示與批復(fù)、銷毀清冊等；4. 檔案保管，就是檔案安全檢查記錄、重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施、檔案搶救與修復(fù)報(bào)告等；5. 檔案統(tǒng)計(jì)，就是檔案收進(jìn)移出登記、案卷基本情況和重要利用統(tǒng)計(jì)表等；6. 檔案利用，包括全宗指南、開發(fā)利用和控制使用范圍說明、檔案匯編和公布出版情況、檔案產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。隨著對國土資源檔案工作的重視和加強(qiáng)，檔案管理在國土資源行政執(zhí)法中的作用越來越大，已成為國土資源管理工作的重要組成部分。

二、國土檔案的資源數(shù)字化

自治區(qū)國土資源檔案數(shù)字化就是將國土資源廳各行政處室多年來形成的、保存的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主導(dǎo)進(jìn)行圖文掃描的數(shù)字化形式，從而增加了國土檔案信息的存儲載體與存儲方式，并通過數(shù)字圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)對已有檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，包括其檔案目錄、檔案編研成果及檔案全文的數(shù)字化。再借助專業(yè)的檔案管理軟件，嚴(yán)格按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行有效管理，以便為國土資源檔案管理信息化提供保障。

近年來，國土資源系統(tǒng)將信息化建設(shè)作為提升國土資源管理水平的突破口，大力推進(jìn)國土資源電子政務(wù)建設(shè)，積極實(shí)施“數(shù)字國土”工程，各種信息技術(shù)在國土資源管理中得到了廣泛應(yīng)用。我們利用“數(shù)字國土工程”，積極加快館藏檔案資料圖文數(shù)字化，為配合全區(qū)合理利用土地及優(yōu)化

資源配置，建立了全區(qū)土地利用檔案、建設(shè)項(xiàng)目土地預(yù)審檔案等一大批國土資源行政管理的電子數(shù)據(jù)庫。

國土檔案管理的數(shù)字化建設(shè)發(fā)展迅猛，形成了國土檔案工作發(fā)展的新起點(diǎn)。檔案人員除了繼續(xù)做好本職的檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解社會需求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，使國土檔案信息管理與利用更加適應(yīng)現(xiàn)代社會快速發(fā)展的需求。

三、國土檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

隨著“數(shù)字國土工程”深入開展，無紙辦公成為一種社會必然，而網(wǎng)上行政

也是對國土資源管理的必然要求。目前，自治區(qū)國土資源檔案信息已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上實(shí)時、準(zhǔn)確檢索、咨詢，可以為利用者提供文件、原始記錄、文獻(xiàn)等。國土檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化是國土檔案數(shù)字化的主要目的，也是國土檔案管理信息化建設(shè)程度的重要標(biāo)志。近年來我們組織研發(fā)了一套符合國家和自治區(qū)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案綜合管理系統(tǒng)，并通過二次開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)了與辦公自動化（OA）系統(tǒng)的無縫對接，辦公自動化（OA）系統(tǒng)形成的各種應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息可以直接歸檔到綜合檔案管理系統(tǒng)中，并形成符合要求的檔案數(shù)據(jù)。建成了文書檔案全部保管期限文件級目錄數(shù)據(jù)庫、其它門類檔案全部保管期限案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和文件級目錄數(shù)據(jù)庫。建立了永久保存的文書檔案全文數(shù)據(jù)庫和照片、實(shí)物檔案圖像數(shù)據(jù)庫。廳機(jī)關(guān)使用綜合檔案管理系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)和部門能做到互聯(lián)互通，可以互相查閱檔案目錄索引，可以進(jìn)行相關(guān)電子檔案全文的跨部門查詢、瀏覽、下載、打印。檔案管理員可以對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行各類統(tǒng)計(jì)，形成統(tǒng)計(jì)圖表；可以檢索到期檔案，進(jìn)行鑒定和銷毀；可以在線辦理檔案查閱和借閱；可以生成檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)；可以對檔案信息提煉和加工，為檔案編研提供素材；可以將電子檔案數(shù)據(jù)按照《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》制作成光盤，用于脫機(jī)保管和對外數(shù)據(jù)交換等等。充分體現(xiàn)了快速、安全、準(zhǔn)確、高效的特征，極大地提高了工作效率。