淺談紙質(zhì)檔案保管的方法

時升來

嫩江縣委組織部干部檔案室

淺談紙質(zhì)檔案保管的方法

時升來

嫩江縣委組織部干部檔案室

在全國提倡實行電子化檔案的同時我們也要做好保護紙質(zhì)檔案的工作。電子化檔案在雖然在先進程度上超過紙質(zhì)檔案，但確保紙質(zhì)檔案的完整性不僅有利于今后工作的順利開展，更能夠為各個企業(yè)和事業(yè)單位留下珍貴材料，這是電子檔案無法完全替代的。由此可見紙質(zhì)檔案管理者的責(zé)任重大。因此，在進行紙質(zhì)檔案記錄后將檔案完善地保存起來，對我國穩(wěn)定發(fā)展有著重要作用。

紙質(zhì)檔案；保存管理；有關(guān)方法；簡單分析

一、紙質(zhì)檔案的重要意義

1.紙質(zhì)檔案遵循人的傳統(tǒng)習(xí)慣

近年來科技化辦公室已逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案辦公模式，但由于這種新方式還沒有達到普遍運用的狀態(tài)，許多人無法適應(yīng)電子化辦公，仍舊以紙質(zhì)檔案模式進行日常工作，甚至有些檔案時無法用電子形式來進行記錄的，因此在近期內(nèi)紙制檔案管理模式仍然在我國工作中占據(jù)主要地位。

2.紙質(zhì)檔案文化久遠(yuǎn)具有歷史性意義

我國自東漢時期便已開始使用紙張進行文書傳遞，而魏晉時期后紙張使用更為廣泛。4世紀(jì)17世紀(jì)末伊始，我國造紙術(shù)流傳到世界各個國家，開啟了全世界紙質(zhì)時代，對于促進各國文明起到至關(guān)重要的作用。造紙術(shù)作為我國四大發(fā)明之一流傳至今，不僅將制作出來的紙張帶動我國文明的發(fā)展，更是我國古代人民智慧的成果，就有歷史性意義。

3.紙質(zhì)檔案是耐久性較強的載體

紙質(zhì)檔案不僅具有直觀性、真實性，更是承載著我國千年文化歷史的載體，保存著我國人民千百年來的智慧結(jié)晶，有些作用是電子檔案完全無法代替的。如果對紙張檔案保護得當(dāng)，不僅能夠達到長期保存檔案的效果，更能夠利用其美觀性和穩(wěn)定性在現(xiàn)代檔案管理中占據(jù)一席之地。

4.紙質(zhì)檔案是最具有法律效力的重要證明

電子檔案雖具有一定的智能性和快捷性，但在法律方面并沒有什么優(yōu)勢。相反地，由于印章以及簽名等重要組成部分的約束，絕大部分需要法律保護的書面證明和文件都必須以紙張形式存在，電子形式只能以附件形式存在，如果沒有紙質(zhì)證明和文件，電子文件不具有任何法律效應(yīng)。

二、如何保護管理紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案如果保存不當(dāng)，紙張會出現(xiàn)發(fā)黃、字跡變淺、霉變以及腐爛等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案的完整性。而檔案管理人員必須要了解并掌握這些現(xiàn)象，加強對紙質(zhì)檔案的管理和保存，做好檔案的保護工作。因此檔案人員必須掌握紙質(zhì)檔案的構(gòu)成元素以及保護方法。

1.紙質(zhì)檔案的構(gòu)成

（1）紙質(zhì)檔案構(gòu)成元素之一

紙，是由種毛纖維、韌皮纖維、木材纖維、禾本科纖維等為原料制成的，這些原料的主要成份是纖維素、半纖維素、木質(zhì)素。纖維素含量的高低直接影響到紙張的耐久性，木質(zhì)素含量過高，紙張容易變脆，這也是影響紙質(zhì)檔案耐久性的內(nèi)因。造紙制漿過程中殘留的酸，記錄材料、霉菌產(chǎn)生的有機酸，會加速纖維水解；光照、溫度、濕度還會加速纖維氧化，這些是損壞紙張的環(huán)境因素。影響紙張性質(zhì)的其它外因還有霉變、害蟲等生物因素和人為因素。

（2）紙質(zhì)檔案構(gòu)成元素之二

構(gòu)成紙質(zhì)檔案的另一種元素就是字跡。而字跡主要成分就是色素。紙質(zhì)上的自己所用到的色素一般為碳黑和染料，這些色素利用其自身能夠根據(jù)結(jié)膜、粘附等特點依附在紙張上并能夠被紙張吸收，可以長時間留存在紙張上。根據(jù)成分來看，碳黑材料的色素的保存時間相對來說較為持久，而染料的穩(wěn)定性較差，例如復(fù)寫紙、圓珠筆等，其揮發(fā)性較大，吸附能力與碳黑相比較而言也比較弱。

2.紙質(zhì)檔案的保管方法和措施

紙質(zhì)檔案一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，所以結(jié)合以上對紙質(zhì)檔案自身材料的理化性能分析，我們需要注意以下幾個方面：

（1）調(diào)控檔案庫房合理的溫濕度

在高溫條件下，會造成紙張中所含水分的揮發(fā)，紙張變硬、變脆、柔軟度、韌性和機械強度降低；高溫會加快纖維氧化和水解反應(yīng)而對紙張形成破壞；高溫有利于有害生物——霉菌的生長繁殖；溫度高時一些油溶性的材料會發(fā)生擴散現(xiàn)象（比如圓珠筆字跡）。紙張極易吸水，高濕是紙張中纖維素水解的首要條件；濕度過大會使水溶性的記錄材料發(fā)生褪色現(xiàn)象（比如紅墨水）；水分能促進微生物滋生，侵蝕紙張膠面而引起污跡，并且微生物的代謝物中含有的有機酸會加速纖維水解。所以檔案庫房要安裝調(diào)溫、除濕設(shè)備，將檔案庫房溫度控制在（14～24℃）±2℃，濕度控制在（45%～60%）±5%這個范圍內(nèi)，將更有利于我們紙質(zhì)檔案的保存。

（2）防止強光長期照射

由于紙張接觸空氣面積較大，若收到強光長期照射，紙張表面會因為光和空氣產(chǎn)生的光氧化反應(yīng)導(dǎo)致出現(xiàn)褪色、變黃等現(xiàn)象；而經(jīng)過長期照射，紙張成分中的纖維素分子會因為受到氧氣攻擊發(fā)生氧化反應(yīng)，增加紙張的脆弱性，降低了紙張的質(zhì)量。因此在進行紙張檔案保存時首先要減少窗戶數(shù)量；其次，采用折射光作用較強的花紋玻璃，并安裝窗簾；第三在庫房內(nèi)盡量使用白熾燈。

（3）防止長期接觸空氣造成污染

我國化工產(chǎn)業(yè)不斷增加，空氣中化學(xué)排放物的含量也在持續(xù)增多。如果紙張長期存放于這種環(huán)境下，空氣中的硫化物就會與紙張發(fā)生水解、氧化等化學(xué)反應(yīng)，造成對紙張的破壞及污染，導(dǎo)致紙張存放期縮短。因此在對污染嚴(yán)重的地區(qū)要對檔案庫房的空氣定期凈化，防止紙張長期接觸空氣而造成污染。

（4）防治蟲害以及霉變

庫房內(nèi)如果空氣濕度過高，會使紙張發(fā)生霉變甚至腐爛；而長期潮濕的環(huán)境適合害蟲的生長，會對紙張產(chǎn)生一定損害。因此在對紙質(zhì)檔案進行保存時，首先要保持庫房的干燥，空氣中的濕度不可過高；其次，在庫房內(nèi)放置防霉儀器，并保持庫房內(nèi)的清潔衛(wèi)生。

[1]于艷紅.淺談紙質(zhì)檔案保管的方法[J].黑龍江史志,2013(8).

[2]劉育紅.紙質(zhì)檔案保管的重要性和方法[J].辦公室業(yè)務(wù),2011 (4).

[3]劉育紅.紙質(zhì)檔案保管的重要性和方法[J].中國會議,2011 (7).