淺談人事檔案的特點和作用

劉德鋒

黑龍江省齊齊哈爾農(nóng)業(yè)機械化學(xué)校

淺談人事檔案的特點和作用

劉德鋒

黑龍江省齊齊哈爾農(nóng)業(yè)機械化學(xué)校

電子信息化時代人們的工作效率得到了成百上千倍的提升，數(shù)字化管理的便捷性已經(jīng)被各行各業(yè)所接受。對于庸亂復(fù)雜的檔案管理工作如果依托有序的管理和數(shù)字化的介入，勢必會降低檔案管理的人工成本，而大大提升工作的整體效率。

人事檔案；安全防控；趨勢

前言

人事檔案，既記載著干部職工的基本信息，也能反映出組織對干部的基本評價。在選人用人中，對干部檔案進(jìn)行核查，既是為選人用人打牢基礎(chǔ)，也是為客觀、全面考察評價干部提供依據(jù)。

1.檔案管理的特點

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，也是隨著科技的發(fā)展而發(fā)展。不斷提升檔案管理的要求，將傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)模式，無紙化辦公也可以真正實現(xiàn)電子化歸檔。只要對電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理，按照年限進(jìn)行保存，查找起來肯定比紙質(zhì)檔案快捷。當(dāng)然，也不能一概而論，既需要管理軟件，也需要紙質(zhì)檔案，像專利證明這樣的重要文件還是要通過紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存的。如果檔案管理不規(guī)范，不能完善保存不同時期發(fā)展的歷史資料。對商業(yè)機密的保存存在隱患。所以要不斷加強檔案管理，加強相關(guān)人員培訓(xùn)。

1.1 按照項目特點和類別區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件的整理，案卷封面的目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷封裝、案卷的排列、案卷文件目錄的編制進(jìn)行系統(tǒng)的編制與整理，按照分類方案區(qū)分長期、短期和永久檔案，做到檔案查閱快速、高效、準(zhǔn)確。

1.2 凡要借閱檔案，首先必須從協(xié)同辦公檔案管理模塊中查找所要借閱的檔案，申請電子借閱，以電子檔案查借閱為主、紙質(zhì)檔案為輔，開展檔案查借閱工作。其次，凡是打電話借閱檔案的，在電話中遙控對方操作電腦，很快就能讓對方看到所想借的檔案資料。最后，有到庫房查借閱者，檔案管理員現(xiàn)場演示查借閱流程，讓借閱者實實在在感受到電子借閱的方便、快捷，下次會主動地"走流程"，完成電子的查借閱工作。

2.嚴(yán)格審核檔案強化檔案安全防控

2.1 抓好檔案審核，要“嚴(yán)”字當(dāng)頭。檔案專項審核工作是對干部檔案進(jìn)行的一次全面“體檢”，是對“年齡越填越小、工齡越填越早、學(xué)歷越填越高”等檔案“整容”現(xiàn)象動的一次“大手術(shù)”。中組部為此制定了嚴(yán)格的審核政策，設(shè)計了嚴(yán)密的審核程序，規(guī)定了嚴(yán)肅的審核紀(jì)律。因此，各級組織部門，在開展檔案專項審核過程中，必須“嚴(yán)”字當(dāng)頭，嚴(yán)格按照中央的要求，做到堅持原則不動搖，履行程序不走樣，執(zhí)行紀(jì)律不變通，絕不能因親疏遠(yuǎn)近而搞“下不為例”，因職務(wù)高低而搞“法外開恩”。要一把尺子量到底，按照“誰管理、誰把關(guān)，誰審核、誰負(fù)責(zé)”的原則”，認(rèn)真細(xì)致地審核每一卷檔案，收集每一份材料，認(rèn)定每一條信息，處理每一個問題，對檔案造假要做到“零容忍”，對審核工作要做到“零”差錯。

2.2 檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，承擔(dān)著為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的重任。檔案系統(tǒng)要深化認(rèn)識，切實增強檔案工作的責(zé)任感和使命感；要強化依法治檔，加快檔案治理現(xiàn)代化體系建設(shè)；要加強檔案資源建設(shè)，加大資源開發(fā)利用程度，構(gòu)建公共服務(wù)平臺，提高檔案的公共服務(wù)能力；要加快檔案信息化建設(shè)步伐，強化檔案安全防控體系，確保檔案實體安全與信息安全。大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，強化民生檔案資源建設(shè)，數(shù)字化調(diào)卷能力不斷增強。以熱心、細(xì)心、耐心為服務(wù)宗旨，優(yōu)化服務(wù)流程，推出“一站式”“一個窗口”“綠色通道”便民服務(wù)，查檔效率不斷提升，檔案公共服務(wù)能力不斷增強。

2.3 實時更新人員信息庫，實現(xiàn)數(shù)字化高效運行。著力建立和完善所管檔案的信息管理系統(tǒng)，保持檔案基本信息庫與退休人員社會化管理信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容一致。對人員基本信息資料統(tǒng)一整理，將人員檔案錄入電子臺賬形成檔案目錄，做好檔案分類和編號，實現(xiàn)一人一檔，一檔一號，便于查閱，確保每一份檔案的準(zhǔn)確、完整和有效。通過領(lǐng)導(dǎo)銜接、業(yè)務(wù)溝通、電話咨詢等途徑，借助網(wǎng)站、微信、微博等多種信息平臺，加強同各單位聯(lián)系，加大宣傳力度，實現(xiàn)各單位相關(guān)工作人員的互動交流，進(jìn)一步提高查檔服務(wù)的辦事效率和質(zhì)量，發(fā)揮檔案的便民作用，促進(jìn)各類民生問題的快速解決。

3.檔案信息化管理是當(dāng)前的趨勢

3.1 可以利用管理軟件進(jìn)行管理，但如果管理不好，即使用了軟件，也可以把這些資料帶走。關(guān)鍵還是建立規(guī)范程序，只要泄漏檔案機密，肯定要通過法律手段予以解決。只要加強管理，真正管理到位，電子檔案管理肯定要好很多。軟件對人事系統(tǒng)管理起到?jīng)Q定性的作用，這對規(guī)范管理也是非常有幫助的。

3.2 強力推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，通過采取及時制定完善制度，對單位電子檔案移交進(jìn)行規(guī)范，加大宣傳力度，形成上下齊抓共管，各司其職，各負(fù)其責(zé)，堅持到期檔案材料必須移交、移交檔案必須數(shù)字化的“雙必須”工作原則，通過政府購買服務(wù)，解決人力、技術(shù)問題等方式，加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

3.3 檔案員定期進(jìn)行微機篩選和比對，清楚地掌握檔案情況，改變了以往檔案調(diào)借時需先由檔案員在借閱登記簿上登記，當(dāng)借卷人還卷時，再進(jìn)行鉤除的麻煩。檔案管理軟件采用“三級用戶管理”體制，一個超級用戶，擁有軟件操作的所有權(quán)限，可隨時對檔案管理情況進(jìn)行全面監(jiān)測；一個管理員用戶，需要對錯誤信息進(jìn)行修改時，只有指定的管理員權(quán)限用戶才可以操作；一個檔案員用戶，負(fù)責(zé)檔案信息錄入工作。

結(jié)語

在人事檔案管理中，紙質(zhì)檔案電子化以及電子檔案的運用，不僅減輕了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的破損，而且還進(jìn)一步提高了檔案查閱的整體效率。隨著現(xiàn)代化管理手段在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，人事檔案也必將通過采取分年度、分批次的方式穩(wěn)步推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作，實現(xiàn)查檔利用的數(shù)字化，實現(xiàn)新增未進(jìn)館檔案的數(shù)字化，為未來實現(xiàn)檔案數(shù)字化成果同步接收創(chuàng)造條件。

[1]張慶華.人事代理和檔案管理工作存在的問題及對策[J].人力資源管理.2015(10)

[2]高平善.芻議人事代理中檔案管理存在的問題與解決途徑[J].經(jīng)濟師.2015(05)

[3]李偉.淺談做好人事檔案管理的幾點思考[J].蘭臺內(nèi)外.2015(06)

[4]郭婷婷.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].東方企業(yè)文化.2015(23)

[5]李揚.人事檔案管理問題與對策研究[J].信息化建設(shè).2015 (12)