淺析機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化

李娜

（襄陽市房屋征收事務(wù)處 湖北襄陽 441003）

淺析機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化

李娜

（襄陽市房屋征收事務(wù)處 湖北襄陽 441003）

檔案對社會經(jīng)濟建設(shè)與發(fā)展有著重要的記錄作用，隨著經(jīng)濟及科技的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及應(yīng)用于檔案管理中。本文主要從信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢入手，重點對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題進行了分析，并提出了相應(yīng)的科學(xué)化建議，以供同行參考。

機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化

1 引言

近年來，社會、經(jīng)濟得到了迅猛發(fā)展，我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作日趨繁重。然而，大部分機關(guān)事業(yè)單位在管理檔案方面仍舊采取比較落后的方式，對領(lǐng)導(dǎo)的決策、人才的培養(yǎng)及考核等產(chǎn)生重要影響。當(dāng)前，計算機網(wǎng)絡(luò)的蓬勃興起為事業(yè)單位管理檔案提供了可靠地軟件，極大地提升了工作成效?，F(xiàn)今，事業(yè)單位檔案信息化管理暴露出很多問題，阻礙了工作進程。如何加強檔案信息化管理成為擺在我國事業(yè)單位面前的又一重要課題。

2 信息化技術(shù)在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的優(yōu)勢

2.1 提高檔案管理的工作效率

對眾多機關(guān)事業(yè)單位來說，檔案管理工作面臨的對象都是數(shù)以萬計的，涉及內(nèi)容非常復(fù)雜，一旦沒有信息化的幫助，檔案的整理與歸檔保存都是一項繁重的任務(wù)。在機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中使用現(xiàn)代化的信息化設(shè)備，能夠明顯提升檔案管理的工作效率，節(jié)省了大量的人力、物力和財力。

2.2 提升對陳舊檔案的管理效率

在對機關(guān)事業(yè)單位的檔案進行整理的過程中不難發(fā)現(xiàn)，各類檔案令人應(yīng)接不暇，學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察、活動、評聘等文字材料及數(shù)據(jù)對于單位而言都非常重要，大部分都需要予以長期保存。如果全部采用紙質(zhì)方式對檔案進行保存：①需要解決的就是檔案室問題，面對大量的紙質(zhì)檔案，各個單位的檔案室都是捉襟見肘；②需要解決的是查詢問題，人工查詢給檔案工作人員帶來巨大壓力。而采用信息化的設(shè)備與技術(shù)，那么機關(guān)事業(yè)單位可以將紙質(zhì)的檔案予以電子化處理，在有效提升檔案保存率的同時，還節(jié)省了大量的存放空間，同時也為查詢與調(diào)用提供了巨大的便利。

2.3 促進檔案文件信息的交流和分享

因搬運傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案非常不便，這就給機關(guān)事業(yè)單位的各個部門或者各個單位之間的檔案交流帶來嚴(yán)重影響。而信息化管理技術(shù)正好可以解決這一問題，在普及使用信息化技術(shù)之后，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理級別也發(fā)生了翻天覆地的變化，由案卷級向著文件級過渡，逐步形成體系化管理模式。隨著信息化技術(shù)在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的普及使用，檔案查詢也變得更加快捷和便利，不僅提升了檔案的使用效率，還明顯提升了檔案管理的工作質(zhì)量和工作水平。

2.4 提升了檔案保存的安全性與穩(wěn)定性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存極易受到自然環(huán)境影響，而相對于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的保存壽命更長，且具有較高的穩(wěn)定性。通常情況下，電子檔案使用光盤、移動硬盤等電子文件載體進行保存，且每份電子檔案都會相應(yīng)的備份保存，有效提高了電子檔案保存的安全性與穩(wěn)定性。不管是從存儲方面而言還是從讀取方面而言，這些電子文件載體都顯得非常方便快捷，且很少受到外界因素的干擾，穩(wěn)定性較強，能夠滿足機關(guān)事業(yè)單位對于檔案進行長期存儲的需要。

2.5 提高檔案傳輸?shù)乃俾?/p>

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在運輸過程中需要耗費大量的人力、物力和財力，一旦操作不當(dāng)極易造成檔案遺失。為此，需要在信息化管理技術(shù)的基礎(chǔ)和前提下，采取相關(guān)技術(shù)手段來提升檔案的傳遞速率，在節(jié)省了大量檔案的運輸時間的同時，也為確保檔案運輸?shù)陌踩源蛳聢詫嵒A(chǔ)。

3 目前存在的問題

3.1 人才相對缺乏

作為檔案管理的主體，管理人員在檔案的管理工作中發(fā)揮著核心作用，他們的業(yè)務(wù)能力水平直接決定著檔案管理的工作質(zhì)量。但在我國事業(yè)單位中，大多數(shù)檔案管理人員在進行檔案管理之前，并未進行過相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，他們在學(xué)校所學(xué)的知識很難運用到工作中。并且，一般事業(yè)單位傾向使用年齡偏大的人員進行檔案管理，他們在工作中往往墨守成規(guī)，對于新技術(shù)、新方法的接受能力相對較差，另外，很多事業(yè)單位的人才引進機制較差，對高素質(zhì)專業(yè)檔案管理人才的吸引力十分有限。因此，在信息化不斷發(fā)展的今天，檔案管理工作的信息化程度越來越高，對于檔案管理人員的要求也越來越高，優(yōu)秀的檔案管理人才大量缺乏。

3.2 改革機制缺乏時代性

國家為了迎合社會對不同專業(yè)人才的需求，通過多種教育方式培育出相應(yīng)的人才，以應(yīng)對社會的發(fā)展需求。但目前，我國事業(yè)單位的檔案管理機制未能與時俱進。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，忽略了檔案管理工作的重要性，沒有將現(xiàn)代化技術(shù)充分應(yīng)用到工作當(dāng)中，并且未注意到提升工作效率的問題，導(dǎo)致我國大部分事業(yè)單位在檔案的信息化管理方面沒有取得突破。檔案管理改革機制直接關(guān)系到檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展方向，檔案管理改革機制必須具備足夠的前瞻性，管理人員必須具備最前沿的技術(shù)定位，同時，保證電子檔案的兼容性以及二次開發(fā)性。

3.3 缺乏統(tǒng)一規(guī)范性

由于我國事業(yè)單位眾多，而各個事業(yè)單位在選擇使用檔案管理的軟件時沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，均按自己的使用習(xí)慣來選擇，這便造成了不同部門之間的軟件缺乏通用性。此外，在同一個管理軟件下，當(dāng)進行文獻檢索時，很難再進行檔案的信息管理，同樣，當(dāng)進行檔案的信息管理時，又很難進行文獻檢索。這使得檔案管理信息化建設(shè)的進程十分緩慢，在大環(huán)境下難以實現(xiàn)信息的資源共享。除此之外，很多檔案管理單位并未根據(jù)已有的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化流程，導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)的作用得不到充分發(fā)揮。

3.4 信息化建設(shè)程度有待提高

目前，事業(yè)單位進行檔案管理時，信息化的應(yīng)用普遍不高，出于某種考慮，一些重要的檔案記錄依然采取傳統(tǒng)的管理辦法進行記錄，沒有使用信息化的管理辦法。而當(dāng)這些檔案信息記錄到紙質(zhì)載體上去以后，很難進行保管，難以得到長久的保存，并且也會為后續(xù)的查找工作帶來很大的不便。因此，為了使檔案能夠永久存留，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的信息化建設(shè)水平，檔案管理信息化建設(shè)是一個十分漫長的、系統(tǒng)的過程，需要管理人員實時關(guān)注科技發(fā)展趨勢，根據(jù)科技發(fā)展調(diào)整檔案管理模式。

4 提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的重要舉措

4.1 建立規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的事業(yè)單位檔案管理

隨著信息化的發(fā)展，我國的檔案管理已由以往的管理保護檔案的實體模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的利用及共享。要想最大限度的發(fā)揮檔案信息這一服務(wù)功能，完善其健全地管理體系必不可少。因此，事業(yè)單位在進行檔案管理信息化時，應(yīng)按照國家提出的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合自身特點及發(fā)展的需求來制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。①在檔案錄入時，應(yīng)遵循國家統(tǒng)一的著錄原則、方法、格式、文字、標(biāo)識等要求。如果著錄不能統(tǒng)一，則會導(dǎo)致檢索的條目不一致，影響數(shù)據(jù)的有效讀取和使用。②應(yīng)對檔案管理數(shù)據(jù)庫的硬件、軟件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等內(nèi)容制定統(tǒng)一的規(guī)范，并對相應(yīng)的紙質(zhì)檔案進行統(tǒng)一歸檔，從而使得事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)達到共享利用。因此，建立規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

4.2 建設(shè)完善的單位檔案管理服務(wù)設(shè)施

檔案信息化建設(shè)是依托于計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代化設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案信息的收集、存貯、加工、使用和傳輸。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身實際需求來采購計算機、復(fù)印機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備。并對現(xiàn)有的電子設(shè)備實行統(tǒng)一的管理與使用，以最大限度地延長其使用壽命。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)注重計算機軟硬件的統(tǒng)一性，了解所用軟件是否和硬件兼容，是否便于日后系統(tǒng)的升級及使用，從而最大限度地優(yōu)化使用計算機的設(shè)備資源，以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。

4.3 加強事業(yè)單位檔案管理信息化的安全建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)共享的大前提下，信息資源系統(tǒng)存在較大安全隱患，因此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)提高檔案管理信息化的安全意識，加強檔案管理信息化的安全建設(shè)。①由于網(wǎng)絡(luò)共享的特性，檔案內(nèi)容很容易被竊取和篡改。事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容中有許多機密文件，這部分文件一旦泄漏，將會嚴(yán)重損害我國利益，甚至?xí)：Φ絿业陌踩Ｒ虼?，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)每一類檔案的密集程度做好相應(yīng)的加密設(shè)置、訪問權(quán)限和身份識別等安全措施。②注意各網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)的安全，對上網(wǎng)檔案信息內(nèi)容進行嚴(yán)格把控。③在系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，及時更新殺毒軟件，起到預(yù)防保護作用。④根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，配置專門的檔案室、檔案柜、除濕器、除塵器，安裝防盜門窗，配備防火器等，使之達到防潮、防鼠，遮光的要求，最大限度地減少檔案毀損，加強其安全性。

4.4 提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能

當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)還處在人機相結(jié)合的操作階段，電子檔案的錄入、歸類、建立索引目錄等工作還需人工操作。這就要求檔案管理工作人員不但要具備檔案管理理論的原則、方法、技術(shù)等基礎(chǔ)知識，還需掌握相關(guān)的計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)。目前，大多數(shù)事業(yè)單位檔案工作人員的檔案管理方式仍停留在傳統(tǒng)的模式上，主要表現(xiàn)在對計算機的運用不足，以及對檔案信息處理的錄入簡單化。從而導(dǎo)致了設(shè)置的電子目錄過于簡單，檔案管理出錯率高，效率低，無法適應(yīng)更深層次的信息化建設(shè)目標(biāo)的需求。因此，提升檔案管理工作人員的技能水平，也是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)又一重點內(nèi)容。①事業(yè)單位應(yīng)加強檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，并對培訓(xùn)人員做相應(yīng)的考核，確保其掌握相關(guān)技能，從而使其能夠更快、更好地適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。②檔案管理工作人員也應(yīng)不斷進行自我深造，加強對檔案專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，提高檔案信息化管理的思想覺悟，并在工作中保持良好的心態(tài)，以積極的態(tài)度去面對和解決工作中出現(xiàn)的問題和困難。

5 結(jié)語

隨著信息技術(shù)及社會的日益發(fā)展，我國事業(yè)單位檔案管理工作缺陷也日益突出，事業(yè)單位進行科學(xué)化檔案管理已經(jīng)成為一種趨勢，檔案管理人員應(yīng)積極跟上時代發(fā)展步伐，開拓創(chuàng)新，重視檔案管理工作，增強資金及人才投入，推動檔案管理的科學(xué)化及現(xiàn)代化進程。

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[3]侯賢祥.高等學(xué)校財務(wù)檔案信息化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對策略[J].財會研究，2011（10）：45～46.

G270.7

A

1004-7344（2016）26-0027-02

2016-9-1

李娜（1982-），女，助理館員，主要從事辦公室檔案工作。