會(huì)計(jì)檔案保管期限延長(zhǎng)問(wèn)題分析

柯燕萍

會(huì)計(jì)檔案保管期限延長(zhǎng)問(wèn)題分析

柯燕萍

由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位執(zhí)行的是預(yù)算會(huì)計(jì)類(lèi)型，且不屬于經(jīng)濟(jì)單位從而缺乏成本核算意識(shí)，從而隨著會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿管理期限的延長(zhǎng)，便能為財(cái)務(wù)審計(jì)提供更加廣闊的歷史視野，來(lái)強(qiáng)化對(duì)單位負(fù)責(zé)人的財(cái)務(wù)監(jiān)督力度。隨著新辦法的實(shí)施，需要著力開(kāi)展：結(jié)合單位事項(xiàng)來(lái)認(rèn)識(shí)制度變遷、基于項(xiàng)目制破解人員接續(xù)問(wèn)題、確保線上線下會(huì)計(jì)信息的閉合、制度創(chuàng)新來(lái)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案保管等四項(xiàng)工作。

會(huì)計(jì)檔案；期限；問(wèn)題；對(duì)策

隨著《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在2016年1月1日的執(zhí)行，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管的期限就分為了永久和定期這兩大類(lèi)。其中，關(guān)于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿的管理期限延長(zhǎng)至30年。盡管這只是對(duì)會(huì)計(jì)制度的一種調(diào)整，但會(huì)計(jì)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，所以這一會(huì)計(jì)制度的調(diào)整也必將促進(jìn)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善。將視角聚焦于機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位執(zhí)行的是預(yù)算會(huì)計(jì)類(lèi)型，且不屬于經(jīng)濟(jì)單位從而缺乏成本核算意識(shí)，從而隨著會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿管理期限的延長(zhǎng)，便能為財(cái)務(wù)審計(jì)提供更加廣闊的歷史視野，來(lái)強(qiáng)化對(duì)單位負(fù)責(zé)人的財(cái)務(wù)監(jiān)督力度。然而，隨著會(huì)計(jì)檔案管理辦法的出臺(tái)，也促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制需發(fā)生調(diào)整。為此，本文將著重探討會(huì)計(jì)檔案保管期限延長(zhǎng)后應(yīng)注意的問(wèn)題。

一、背景資料

為規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，提高會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平，財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)原《管理辦法》)進(jìn)行了修訂，以財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)新《管理辦法》)，將于2016年1月1日起施行。新《管理辦法》肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。新《管理辦法》明確將檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，將大力推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息新《管理辦法》共31條，與原《管理辦法》相比，主要作了以下調(diào)整：一是完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍。二是增加并明確了電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求。三是完善了會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀程序。四是明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求。五是調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限，并延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。

二、問(wèn)題的提出

（一）檔案人員的接續(xù)問(wèn)題

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門(mén)工作常態(tài)下，如何解決檔案人員的接續(xù)問(wèn)題應(yīng)得到單位管理層的足夠重視。所謂“接續(xù)”可以理解為，在期限延長(zhǎng)之后針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管，如何建立梯度的接班機(jī)制。眾所周知，會(huì)計(jì)檔案因其所具有的保密性需要選派專(zhuān)人保管，那么在建立接班機(jī)制時(shí)就需要考慮到適合的人選，以及該人選是否在今后離開(kāi)單位。特別在涉及到機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)政體制改造工作中，解決檔案人員接續(xù)問(wèn)題則顯得更為緊迫。若是未能建立這種接班機(jī)制，將無(wú)法確保會(huì)計(jì)檔案錄入的有序開(kāi)展。

（二）會(huì)計(jì)檔案的承載問(wèn)題

會(huì)計(jì)檔案的承載問(wèn)題主要指向，以怎樣的形式來(lái)記載會(huì)計(jì)檔案中的信息。需要強(qiáng)調(diào)的是，隨著會(huì)計(jì)檔案保管期限的延長(zhǎng)，有效的信息記載和搜索途徑則成為單位管理層需要著手解決的問(wèn)題。根據(jù)現(xiàn)有的經(jīng)驗(yàn)可知，會(huì)計(jì)檔案的承載手段主要包括：紙質(zhì)和電子版等兩種類(lèi)型。在會(huì)計(jì)電算化工作模式下，會(huì)計(jì)電子檔案構(gòu)成了支撐檔案保管期限延長(zhǎng)的主體。但這里也需要解決一個(gè)問(wèn)題，那就是線下（紙質(zhì)）和線上（電子版）會(huì)計(jì)檔案信息之間的閉合問(wèn)題。

（三）檔案保管的組織問(wèn)題

會(huì)計(jì)檔案管理的組織問(wèn)題表現(xiàn)在，以怎樣的組織架構(gòu)來(lái)適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案保管期限延長(zhǎng)這一制度安排。從現(xiàn)有的組織管理辦法中可知，會(huì)計(jì)檔案保管工作并入到了會(huì)計(jì)管理工作之中。但隨著會(huì)計(jì)檔案保管期限的延長(zhǎng)，確保檔案管理的連續(xù)性、檔案信息錄入的有序性等，都需要從專(zhuān)門(mén)的視角來(lái)面對(duì)?？梢?jiàn)，當(dāng)前這一問(wèn)題也需要得到足夠的重視。

三、對(duì)策

（一）結(jié)合單位事項(xiàng)來(lái)認(rèn)識(shí)制度變遷

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在2016年1月1日?qǐng)?zhí)行，目前各機(jī)關(guān)事業(yè)單位正處于學(xué)習(xí)和自我工作調(diào)整階段。這里筆者需要指出，單純學(xué)習(xí)《辦法》的實(shí)施綱要，并無(wú)法促使單位管理層、檔案部門(mén)能深入解決自我工作調(diào)整問(wèn)題。為此，需要結(jié)合單位的具體事項(xiàng)在問(wèn)題導(dǎo)向下，來(lái)促使傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案保管工作得到合理調(diào)整。本文以加強(qiáng)責(zé)任人財(cái)務(wù)監(jiān)督為例來(lái)進(jìn)行主題討論，那么作為檔案管理部門(mén)就需要針對(duì)預(yù)算資金的有效監(jiān)管來(lái)從組織管理、人員配置等方面來(lái)適應(yīng)《辦法》所規(guī)定的各項(xiàng)要求。

（二）基于項(xiàng)目制破解人員接續(xù)問(wèn)題

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的永久和定期要求，若是以人員接班制度來(lái)解決期限的延長(zhǎng)問(wèn)題，或許并無(wú)法根本保證會(huì)計(jì)檔案資料的有序錄入。為此，這里提出了基于項(xiàng)目制來(lái)破解人員的接續(xù)問(wèn)題。即在會(huì)計(jì)檔案管理的項(xiàng)目小組中，建立人員年齡結(jié)構(gòu)上的層次性，以及構(gòu)建“核心人員、輔助人員”的人事安排，這樣就能在團(tuán)隊(duì)的力量下，破解個(gè)人因內(nèi)外因素而導(dǎo)致的不穩(wěn)定問(wèn)題。而且，在這樣的團(tuán)隊(duì)中因人員之間在年齡結(jié)構(gòu)上存在梯度，所以也能解決檔案人員的接續(xù)問(wèn)題。

（三）確保線上線下會(huì)計(jì)信息的閉合

在舊的會(huì)計(jì)檔案保管制度下，仍需確保線上線下會(huì)計(jì)信息的閉合，而隨著會(huì)計(jì)檔案保管期限的延長(zhǎng)使得會(huì)計(jì)信息的錄入量顯著增加，就促使建立線上線下之間的閉合態(tài)勢(shì)更為關(guān)鍵。確保二者之間信息的閉合，仍需要從崗位意識(shí)和崗位能力建設(shè)上下工夫。若是會(huì)計(jì)檔案管理執(zhí)行項(xiàng)目制之后，確保會(huì)計(jì)信息的閉合則可以通過(guò)增強(qiáng)信息復(fù)核機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（四）制度創(chuàng)新來(lái)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案保管

會(huì)計(jì)檔案信息不僅對(duì)于機(jī)關(guān)職業(yè)單位的財(cái)務(wù)審計(jì)起到支撐作用，還在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的反腐倡廉工作中發(fā)揮著重要作用。因此，隨著會(huì)計(jì)檔案管理期限的延長(zhǎng)，單位應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的紀(jì)律職能部門(mén)來(lái)指導(dǎo)和監(jiān)督會(huì)計(jì)檔案保管工作。

四、小結(jié)

本文認(rèn)為，隨著會(huì)計(jì)檔案保管期限的延長(zhǎng)，需要從：結(jié)合企業(yè)事項(xiàng)來(lái)認(rèn)識(shí)制度變遷、基于項(xiàng)目制破解人員接續(xù)問(wèn)題、確保線上線下會(huì)計(jì)信息的閉合、設(shè)立部門(mén)來(lái)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案保管等四個(gè)方面來(lái)對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案保管工作進(jìn)行優(yōu)化。

[1]周敬堂.對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限偏短問(wèn)題的探討[J].云南檔案,2011,(11).

[2]朱亞鵬.對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案保管期限問(wèn)題的探討[J].檔案與建設(shè),2008,(7).

[3]陳洪遠(yuǎn).試論企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀中存在的誤區(qū)及對(duì)策[J].北京檔案,2010,(7).

福建省晉江市國(guó)土資源局）