高校內(nèi)部審計檔案的管理及建設(shè)探討

安娜

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高校內(nèi)部審計檔案的管理及建設(shè)探討

安娜

摘要：作為一個學(xué)校審計工作的重要組成部分，高校內(nèi)部的審計檔案是對審計工作全過程的直接記錄與體現(xiàn)，也是審計人員智慧和勞動創(chuàng)造成果的綜合反映，它既是重要的鑒證工具，也是對審計工作質(zhì)量進行衡量的關(guān)鍵指標。因此，做好高校內(nèi)部審計檔案的管理和建設(shè)工作，對社會經(jīng)濟建設(shè)和管理有著非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：高校；內(nèi)部審計；檔案管理；建設(shè)

引言

隨著社會的不斷發(fā)展，我國高等教育事業(yè)正在向大眾化教育轉(zhuǎn)變，高校內(nèi)部的審計工作在高校管理中的地位和作用越來越高。但就現(xiàn)階段看來，高校內(nèi)部檔案的管理工作在高校管理中屬于一個較為薄弱的環(huán)節(jié)，這就需要高校的審計人員要不斷提升自己的業(yè)務(wù)技能，強化檔案在高校管理中的重要作用，將審計檔案的管理工作科學(xué)化、規(guī)范化，以適應(yīng)新形勢下社會發(fā)展的需要。

一、現(xiàn)階段高校內(nèi)部審計檔案的管理現(xiàn)狀

審計檔案的管理在很多高校的內(nèi)部審計機構(gòu)中并沒有得到過多的重視，因此，在工作人員對檔案進行規(guī)整過程中出現(xiàn)了諸如對審計檔案的保管力度不夠、對收集到的資料只是簡單的堆放，而不是系統(tǒng)做出歸檔，對《審計檔案保管期限表》上的相關(guān)規(guī)定視若無睹，在保管的時限上也未能按照實際規(guī)定做到切實的執(zhí)行等等。上述問題在各大高校中普遍存在，對審計工作的發(fā)展造成不好的影響。

1.認識不到內(nèi)部審計檔案管理的重要性

就目前高校審計檔案的工作人員隊伍的整體情況看來，大部分工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高、理論知識水平較為有限，在學(xué)歷上也都普遍偏低，他們對審計檔案管理工作的重要性沒有足夠的認識，很多人覺得只要出具了審計報告就是完成了審計任務(wù)，對于個別較小的項目，項目的過程資料不進行保留，對于一些重大項目的資料整理的不及時，在審計的傳遞過程中把一些比較重要的資料亂丟亂放，造成很多貴重資料的丟失和審計檔案的不完整。在高校審計檔案的管理中，對檔案資料的收集、整理和歸檔是保證審計質(zhì)量的基礎(chǔ)工作，若不能保證審計檔案資料的完整性，則不能確保審計工作的質(zhì)量。

2.內(nèi)部審計檔案管理工作不規(guī)范

由于高校內(nèi)審計檔案的工作人員很少受到專業(yè)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，因此在個人專業(yè)素養(yǎng)上不是那么科學(xué)與規(guī)范，在進行審計檔案的管理過程中，很多審計資料沒有集中進行歸檔，而是分布在很多無關(guān)人員手中，這就會造成審計檔案的收集不完整且不完善，隨著時間的過渡，人員產(chǎn)生了流動性，很多重要資料可能就會收到破壞或者丟失。有些高校是由審計人員兼職進行審計工作，對很多業(yè)務(wù)的東西不熟練，對檔案的歸檔過程不了解，在工作過程中比較隨意，一些文件資料隨意整理或者放置在一處便不再過問，不能對審計檔案及時的收集和整理，這會導(dǎo)致審計檔案的質(zhì)量不過關(guān)甚至不能利用。

3.沒有完善的內(nèi)部審計檔案管理制度

很多高校的審計部門并沒有檔案管理的經(jīng)驗且對檔案管理的重要性認識不足，因此，并沒有針對審計檔案管理作出相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度和對應(yīng)操作的相關(guān)標準規(guī)范，對審計檔案的歸集和整理沒有一個固定的程序模板和對范圍的明確界定，這就會造成審計人員在對審計資料的規(guī)整過程中，并不明確自己的崗位職責，到底該對哪些資料進行收集、進行歸檔，不免會出現(xiàn)資料的遺漏，對于后續(xù)對檔案的查找造成不必要的麻煩。

二、對高校內(nèi)部審計檔案的管理與建設(shè)

要對高校內(nèi)部的審計檔案管理問題有所改善并解決，我們首先要對高校內(nèi)部審計檔案工作的特點進行分析與研究，不能對一般的文檔管理辦法進行照搬，更不能直接套用其他審計機關(guān)的審計檔案管理辦法，我們要根據(jù)各個學(xué)校不同的情況，采用適合自身高校的檔案管理辦法來解決相關(guān)問題。

1.對高校內(nèi)部檔案管理制度進行建立與完善

制度是一種行為規(guī)范，對高校內(nèi)部檔案管理制度的建立首先要讓相關(guān)工作人員認識到檔案管理工作的重要性，然后對檔案管理工作人員進行檔案法律法規(guī)和審計法規(guī)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國審計法》等和檔案管理工作相關(guān)的政策和規(guī)定嚴格執(zhí)行。其次是要根據(jù)各高校的具體情況，制定適合自身的審計檔案規(guī)章制度；其次是對審計檔案的立卷和歸檔做出具體規(guī)定，對檔案進行立卷歸檔的范圍標準和要求作出統(tǒng)一制定，讓工作人員在對檔案的歸集整理過程中不至于束手無策，從原來的不知道該從哪里著手到現(xiàn)在的有章可循，有程序可依照，從而更好的符合規(guī)范性的要求。

2.對校內(nèi)審計檔案管理人員不斷的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

在對審計人員的培養(yǎng)中，由于教學(xué)模式比較傳統(tǒng)，使得很多檔案管理人員的管理水平依然停留在傳統(tǒng)的認知上，在思想觀念上與新時代的發(fā)展不相符，有了制度以后，剩下就是要靠人才執(zhí)行與操作，工作人員的綜合素質(zhì)水平直接關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量的高低。審計檔案由于專業(yè)性強的特點，需要工作人員在業(yè)務(wù)技能方面較為熟練；另一方面，檔案管理的內(nèi)容較多且比較繁雜瑣碎，這又需要工作人員在進行審計檔案管理時要有耐心且要細致。所以，高校要多對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，隨著信息化時代的快速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理的知識和要求也在不斷的更新與創(chuàng)新，還要鼓勵工作人員主動學(xué)習(xí)較為先進的檔案管理方法，逐步提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，以適應(yīng)不斷變化的新時代的信息化檔案管理的要求。

3.對高校內(nèi)部審計檔案的資源多進行開發(fā)與利用

審計檔案的憑證對于反腐倡廉工作有著很大的價值，高校審計機構(gòu)對審計檔案做到高度的重視，從最原始只是對審計檔案進行保管轉(zhuǎn)變?yōu)椴粩嗟拈_發(fā)利用審計檔案，并不斷對成功的工作經(jīng)驗做出總結(jié)，充分發(fā)揮審計檔案的價值，擴大審計帶來的影響。審計檔案管理工作要以高效管理為核心，充分挖掘檔案信息資源的潛在價值，而不是只是將檔案資料放置在一處不再理會。在高校內(nèi)部審計檔案每年累計的各種資料的基礎(chǔ)上，內(nèi)部審計部門可以不斷的實踐過程中總結(jié)歸納出具有一定代表性的審計案例，對審計過程發(fā)現(xiàn)的各種問題分析研究，并提出具體的解決方法，這能在一定程度上對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和其他職能部門作出相關(guān)決策時提供參考性價值和依據(jù)。

4.做好高校內(nèi)部審計檔案管理的監(jiān)管工作

內(nèi)部審計檔案工作的原則是誰審計誰立卷，項目審計組長為整個審計過程中的主要責任人，負責對文件資料的規(guī)整與鑒別，并對相關(guān)內(nèi)容作出合理的取舍，經(jīng)負責人審核以后進行組卷，最后交給檔案員保管。檔案的管理一般都有規(guī)定的年限，到了規(guī)定的年限以后，要按規(guī)定移交給檔案管理部門。整個過程中，負責人一定要做好監(jiān)督，及時督促并檢查檔案管理人員是否按時完成了對檔案的收集、分類以及立卷歸檔。

三、結(jié)語

隨著高校內(nèi)部審計工作的不斷深入發(fā)展，高校內(nèi)部審計在高校的發(fā)展過程中起到了至關(guān)重要的作用，高校內(nèi)部審計的內(nèi)容也從單一化逐步向多樣化轉(zhuǎn)變，審計監(jiān)督的環(huán)節(jié)也越來越多，隨之而來的內(nèi)部審計的數(shù)量和種類也越來越趨于復(fù)雜和多樣。我們只有不斷加強內(nèi)部審計的檔案管理，才能不斷對內(nèi)部審計工作進行促進和規(guī)范，高校內(nèi)部審計人員也要不斷的努力學(xué)習(xí)，發(fā)揮自己的主管能動性，成長為符合現(xiàn)代化發(fā)展的社會所需求的審計人員。

參考文獻：

［1］郭曙.關(guān)于高校內(nèi)部審計機構(gòu)檔案管理的思考.現(xiàn)代審計與經(jīng)濟，2013年4期.

［2］耿芳.淺議高校審計檔案管理的重要性.科技經(jīng)濟市場，2008年8期.

（作者單位：錦州醫(yī)科大學(xué)）