事業(yè)單位檔案管理常見問題與對策思考

羅麗

【摘要】事業(yè)單位檔案管理從意識層面上缺乏足夠的重視與管理力度，在管理制度上缺乏科學合理規(guī)范性，在工作人員素質(zhì)上缺乏專業(yè)性，在相關(guān)管理設(shè)備上缺乏應有的先進性，信息化發(fā)展較為滯后，工作效率低下。要針對實際情況做對應的管理調(diào)整，提升管理有效性。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作涵蓋了與檔案有關(guān)的收集、整理、鑒定、保存、檢索與統(tǒng)計所有內(nèi)容，作為行政事業(yè)性單位，檔案管理關(guān)系到人力資源的優(yōu)化配置，單位發(fā)展信息的、單位職能與其他文件的管理，對相關(guān)工作有序開展提供參考依據(jù)及輔助價值。對于事業(yè)單位而言，其檔案管理具有服務性、經(jīng)濟性、文化性、政治性與管理性的重要工作內(nèi)容，在各單位都不可或缺。

一、當前事業(yè)單位檔案管理常見問題

1.缺乏嚴格的管理意識與重視力度

在檔案管理上，目前依據(jù)各單位工作開展的情況不同，總體存在檔案管理意識較弱的狀態(tài)，在檔案管理的認識上存在較大誤區(qū)與偏差。一般人多認為該工作屬于保管性的工作內(nèi)容，同時在大多數(shù)單位并不屬于主要工作部門與工作環(huán)節(jié)，檔案管理只要保證資料不丟失與不損毀就完成了管理的任務標準，缺乏對檔案管理更全面妥善的管理與利用。因此在相關(guān)工作上缺乏足夠經(jīng)費、人力資源與物力的投入支持，缺乏相應條件保障。發(fā)生該問題的根本原因在于領(lǐng)導層對相關(guān)工作認識不足或者缺乏重視程度，進而導致各部門與各執(zhí)行人員缺乏應有的執(zhí)行力。在一定程度上由于領(lǐng)導層缺乏對工作的重視，認為屬于次要工作內(nèi)容，因此導致工作人員缺乏工作的榮譽感與認可度，打消工作人員積極性，進而導致工作人員與相關(guān)管理人員缺乏工作的創(chuàng)新與改良，導致滯后管理模式長期存在，不能有效進步，進而導致其他工作的開展產(chǎn)生障礙。

2.工作人員綜合素質(zhì)偏低

在檔案管理工作上，相關(guān)事業(yè)單位的工作人員缺乏專業(yè)性，甚至一人兼顧多項工作，檔案管理工作缺乏專注性。工作綜合業(yè)務水平不高，甚至人員流動頻繁，因此導致檔案管理工作缺乏有效連貫性，一旦上屆人員沒有妥善完成的工作會遺留到下屆人員，從而導致問題的擠壓。由于人員流動大，工作人員對于檔案管理相關(guān)情況了解缺乏全面性，不能有效掌握檔案管理全部狀況，進而無法對相關(guān)工作做有效的創(chuàng)新與提升，更多屬于按部就班的執(zhí)行舊有管理方式。甚至缺乏獨立的檔案管理部門，工作人員也屬于辦公室文員或者勤雜人員，對于檔案管理缺乏專業(yè)經(jīng)驗長期積累，也缺乏專業(yè)理論，對于部分檔案管理工作不擅長，也學不會，進而導致管理秩序處于混亂狀態(tài)。部分管理人員只會從事簡單的立卷歸檔處理，但是對于檔案對應的全宗號、目錄號、類別號、案卷號與保管期間等情況處于模糊不清狀態(tài)，進而導致編號錯誤或者蓋章錯誤等現(xiàn)象。同時部分人員缺乏專業(yè)負責的工作態(tài)度，由于領(lǐng)導層的不重視會更為忽視檔案管理的規(guī)范性。同時其他部門人員缺乏應有的配合性，檔案資料不完全或者存在一定差錯不能有效及時糾正與補充，檔案信息缺乏嚴密性。在檔案管理各操作細節(jié)上缺乏嚴格執(zhí)行規(guī)范的意識，導致檔案價值下滑。

3.缺乏健全先進的管理設(shè)施

在檔案管理上，目前還存在大量的紙質(zhì)、光盤等有形檔案資料，需要配備相應的空間與設(shè)備做維護管理。但是在大部分事業(yè)單位中，檔案室的空間相對有限，僅僅配備了簡單的檔案柜，沒有依據(jù)檔案管理需要配備專業(yè)的檔案密集架，從而導致檔案資料處于堆積的情況，有關(guān)信息資料也沒有進行計算機數(shù)據(jù)保存與錄入，甚至采用傳統(tǒng)手工記錄方式，在管理信息化建設(shè)上缺乏應有的專業(yè)性，導致工作效率滯后。檔案的查找、運用效率低。甚至在檔案的防潮、防盜、防火、防蟲等措施上缺乏應有的管理配備，進而導致檔案資料容易產(chǎn)生受損或者丟失的可能。部分單位檔案室與其他行政事務工作室混合使用，人員出入復雜，檔案缺乏專業(yè)嚴密的保管。檔案管理缺乏信息化建設(shè)，不僅導致檔案查找困難，也不利于檔案資源的開發(fā)利用，與現(xiàn)代化管理水平不能有效同步。檔案一旦丟失就缺乏應有的電子備份，進而影響檔案價值發(fā)揮。傳統(tǒng)的紙質(zhì)與光盤等有形檔案資源屬于非再生檔案管理資源，一旦遭遇損毀會造成不可逆的資料損失，而進行電子備份，可以在一定程度上提升檔案管理可靠性，甚至在部分單位會成立專業(yè)的電子信息部門，但是對于多數(shù)單位而言，缺乏專業(yè)管理與部門建設(shè)，管理配套工作滯后。

4.管理制度的滯后性

對于檔案管理，隨著時代發(fā)展檔案管理面臨的工作量與工作難度逐步提升，而管理制度存在一定滯后性，不能滿足實際情況的發(fā)展。無法有效的指導現(xiàn)實檔案管理執(zhí)行。由于人員流動頻繁，對于管理制度的了解深度缺乏，促使管理制度流于形式，缺乏實質(zhì)的管理效果。缺乏管理制度的重視，不能有效的依據(jù)實際情況制定貼合實際工作開展的制度規(guī)定，管理強度嚴重缺乏，不能達到對檔案管理工作的監(jiān)督與激勵作用。仍舊處于人管人的滯后狀態(tài)，缺乏制度管理的科學有效性。各崗位人員與各部門在檔案管理上存在相互推諉，管理效果無法有效執(zhí)行，存在一定管理空白區(qū)域，容易導致管理的疏漏與差錯。

二、建立健全事業(yè)單位檔案管理對策

1.提升領(lǐng)導層對檔案管理的重視

所有檔案管理相關(guān)工作開展效果的好壞，與領(lǐng)導層的重視程度有關(guān)。如果獲取了領(lǐng)導層的重視，將有效的提供更多的人力、物力與經(jīng)費支持，提升相關(guān)崗位人員工作積極性與工作認同感，促進各相關(guān)部門人員的工作配合度，提升檔案管理的規(guī)范性與有序性，避免管理混亂狀況產(chǎn)生。

2.建立健全檔案管理制度

檔案管理要想達到規(guī)范科學的管理狀態(tài)，需要借助于完善科學的管理制度。需要將檔案管理官方標準與現(xiàn)實單位情況做有效結(jié)合，做好貼合于實際情況的檔案管理制度，規(guī)范工作人員行為，保持制度清晰明確性，有效指導后續(xù)檔案管理工作人員的工作執(zhí)行，規(guī)范對應獎懲制度，明確各相關(guān)崗位工作職責，強調(diào)責任制，提升工作積極性與謹慎性。同時依據(jù)實際情況做制度層面的不斷完善修改，促進制度與時俱進的發(fā)展，貼合時代發(fā)展需求。

3.提升檔案管理硬件與軟件設(shè)施配備

要保證檔案管理有專業(yè)的檔案室，做好防盜、防火、防潮與防蟲害，配備相關(guān)管理設(shè)備，依據(jù)情況開展信息化管理，如果條件允許，可以將非機密性內(nèi)容進行全面信息化管理，將資料保存整理對應的數(shù)據(jù)信息，方便資料的檢索、調(diào)取以及價值的開發(fā)利用。在進行信息化建設(shè)的同時，要確保檔案管理的安全性，避免檔案資料的外泄與流失。

4.注重人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)

注重人員業(yè)務技能與專業(yè)工作態(tài)度的培養(yǎng)，采用分級培訓管理模式，提升培訓的針對性，依據(jù)不同崗位、不同工作經(jīng)驗、不同專業(yè)工作人員展開貼合性培訓。積極鼓勵工作人員進行深造學習，提升員工專業(yè)素養(yǎng)。注重檔案管理專業(yè)理論知識鞏固，提升現(xiàn)代化管理技術(shù)，做好相關(guān)軟件操作知識學習，推進人員在檔案管理信息化發(fā)展上的速度。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理在現(xiàn)實情況下仍舊存在管理不足，首先需要從管理意識上做調(diào)整，提升重視程度，而后推擠各方面完善與改革?，F(xiàn)實工作中存在多種改良困境，打擊工作人員積極性，從而導致檔案管理工作效率無法有效提升。需要做好對應協(xié)調(diào)配合，提升各單位工作的有效性。

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