新時期下大專院校關(guān)于退休人員檔案管理存在的問題剖析及對策

郭云

摘 要：退休人員檔案管理是大專院校檔案管理的重要組成部分，關(guān)系著退休人員的切身利益與合法權(quán)益。因此，應(yīng)重視退休人員檔案的管理，深入分析其管理過程中存在的問題，并積極采取合理的措施予以改進(jìn)，以有效提高退休人員檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：大專院校；退休人員；檔案管理；問題；對策

退休人員的檔案的內(nèi)容主要包括退休人員個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治思想、專業(yè)水平、資格認(rèn)證、工作調(diào)動等具體情況，是單位勞動、組織、人事等部門在招聘、分配、培訓(xùn)、考核、選撥任用等工作中形成的文件資料，是全面、真實反映退休人員情況的主要依據(jù)。因此，做好新時期大專院校退休人員檔案管理工作具有重要的意義。文章剖析了退休人員檔案管理存在的問題，并提出了幾點改進(jìn)對策，希望為提高退休人員檔案管理水平提供一些參考和思路，更好地推進(jìn)大專院校的檔案管理工作。

一、大專院校退休人員檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏足夠的重視。目前，我國的教育體制改革不斷深入，各大院校的領(lǐng)導(dǎo)管理層將工作重點放在的生源的擴(kuò)招、教學(xué)及科研等方面，而對檔案管理這項基礎(chǔ)性工作缺乏足夠的重視。尤其是針對退休人員的檔案管理工作，由于其年代久遠(yuǎn)、各項資料繁多，整理的工作量很大并且各個環(huán)節(jié)較為繁瑣，加上缺乏充足的資金投入，相應(yīng)的管理設(shè)備與硬件環(huán)境建設(shè)都不完善，導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量偏低，未及時有效的對檔案進(jìn)行歸檔，檔案丟失情況嚴(yán)重，究其原因就是不重視檔案管理工作造成的。

（二）缺乏行之有效的管理機(jī)制。大專院校退休人員檔案管理存在的重要問題：一是退休人員的檔案仍由學(xué)院檔案室保管，并沒有及時的移交給當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)，這就容易出現(xiàn)檔案管理多重化的問題。當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)管理退休人員的參保資料，退休檔案則由學(xué)校檔案管理部門保管。二是副縣級干部退休后人事檔案在州老干局保管，而專業(yè)技術(shù)檔案仍在原學(xué)院保管，存在二者檔案分離不在一起保管，在二者之間的溝通協(xié)調(diào)上容易出現(xiàn)問題，造成退休人員各項資料的調(diào)查不完整。不同的機(jī)構(gòu)采用不同的方法分別管理退休人員的退休檔案與參保資料，不利于檔案管理的高效開展，無法充分保障退休人員的合法權(quán)益。

（三）管理人員素質(zhì)有待提高（進(jìn)一步加大對從事管理退休檔案人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)）。目前，大專院校的從事退休人員檔案管理人員對檔案管理存在認(rèn)識誤區(qū)，或者根本不重視檔案管理，缺乏提升自身專業(yè)素養(yǎng)的意識，在進(jìn)行檔案管理工作時態(tài)度不端正，甚至消極，隨意排放檔案資料，認(rèn)為檔案管理只是簡單的資料擺放，并且采用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理，缺乏現(xiàn)代化管理系統(tǒng)與技術(shù)的專業(yè)知識，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要。此外，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，缺少專業(yè)素養(yǎng)和文化知識，難以滿足新時期檔案管理建設(shè)的需求。

二、改進(jìn)大專院校退休人員檔案管理的對策

（一）提高對退休人員檔案管理的重視。只有深刻認(rèn)識到退休人員檔案管理的重要性，才能真正做好檔案管理工作。學(xué)校應(yīng)通過各種媒介積極開展退休人員檔案管理重要性的宣傳，使各個組織機(jī)構(gòu)及人員都能深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，使他們充分認(rèn)識到丟失或損壞這些檔案資料，無論是從校方角度來說，還是從某個人角度來說，都會為其未來的發(fā)展和生活帶來不便。以此來加強(qiáng)對退休員工檔案管理的重視力度，從而更好的維護(hù)廣大退休職工的合法權(quán)益。

（二）建立健全退休人員檔案管理制度。管理制度是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，也是促進(jìn)檔案管理工作高效開展的必要條件。首先，在完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置的前提下。大專院校應(yīng)提供充足的資金來建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職管理人員，并明確其職責(zé)，規(guī)范管理流程，提高退休人員檔案管理的有效性。其次，建立專門檔案數(shù)據(jù)庫，實行信息化的有效管理。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建退休人員檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫，建立電子檔案，將退休人員的信息存儲到管理系統(tǒng)中，在使用檔案資料時可通過檢索系統(tǒng)便捷化地調(diào)取檔案信息，提高檔案檢索與使用效率。

（三）加大資金投入。大專院校在經(jīng)費中可以劃撥專門用于檔案管理的經(jīng)費，增加退休人員檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，不斷完善其所需的軟、硬件建設(shè)，防止發(fā)生蟲蛀、霉化等問題損壞檔案資料。同時加強(qiáng)防盜方面的措施，保證資料房管理的安全性，最終確保退休人員檔案的真實性和完整性。

（四）增強(qiáng)管理隊伍的建設(shè)。檔案管理隊伍建設(shè)是做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，必須強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)以及專業(yè)業(yè)務(wù)技能的提升，完善退休人員檔案管理。首先，通過向社會公開招聘檔案管理人員，選擇責(zé)任心強(qiáng)，專業(yè)水平高，政治可靠，素質(zhì)高的工作人員；其次，針對現(xiàn)有管理人員要加強(qiáng)其業(yè)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，并建立完善的激勵獎懲制度，提高管理人員的工作積極性以及自身的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，建立一支高素質(zhì)、高水平的企業(yè)退休人員檔案管理隊伍，來有效提高退休人員檔案管理工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，針對大專院校退休人員檔案管理工作存在的問題，檔案管理部門應(yīng)提高對退休人員檔案管理的重視，完善檔案管理制度，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，并不斷增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，切實提高退休人員的檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊波.新形勢下做好退休人員檔案管理工作的重要性分析[J].科學(xué)中國人，2014，04：62.

[2]陳濱.如何做好退休人員檔案的管理[J].黑龍江檔案，2014，04：82.

[3]高晶.企業(yè)退休人員人事檔案管理工作的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014.