EXCEL適合多校區(qū)圖書(shū)館期刊管理

李衛(wèi)紅

一、期刊管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

為了確保編目系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于各分館期刊規(guī)范化管理。我館期刊編目由一人負(fù)責(zé)，分別到各分館進(jìn)行期刊編目。具體流程如下：系統(tǒng)編目→蓋章→貼磁條→貼排架號(hào)→期刊部驗(yàn)收。過(guò)刊是由各館期刊部送裝，裝訂工作主要由館外承擔(dān)。裝訂回來(lái)的過(guò)刊再由編目人員編目，各館期刊部驗(yàn)收上架流通。在期刊編目系統(tǒng)，可以反映在圖書(shū)館館藏查詢系統(tǒng)界面的期刊信息主要有：刊名→出版社→到館期數(shù)→分類(lèi)號(hào)→過(guò)刊館藏位置。雖然能夠滿足讀者檢索的基本需求，但是給期刊管理工作帶來(lái)諸多不便，期刊系統(tǒng)軟件的功能在實(shí)際應(yīng)用中有他的局限性。在這種情況下，利用EXCEL簡(jiǎn)便快捷的數(shù)據(jù)處理功能管理期刊，能夠輔助和補(bǔ)充期刊系統(tǒng)軟件功能的不足，同時(shí)也便于我館各分館的期刊管理。

二、EXCEL在現(xiàn)刊管理中的應(yīng)用

所謂現(xiàn)刊就是期號(hào)最新的連續(xù)出版物，在一定的時(shí)間內(nèi)集中展示，以方便讀者利用的最新和新近的期刊。我館的現(xiàn)刊管理指的是期刊的驗(yàn)收→登到→上架換展。首先，要用EXCEL制作現(xiàn)刊總目錄，我們將所需要的期刊信息盡可能全的輸入EXCEL表的幾個(gè)列中。如：排架號(hào)→刊名→分類(lèi)號(hào)→郵發(fā)代號(hào)→ISSN號(hào)→刊期→金額→備注等。通過(guò)現(xiàn)刊總目錄可以復(fù)制粘貼制作出多個(gè)期刊目錄，如：期刊的登到目錄，將登到目錄需要幾列內(nèi)容復(fù)制粘貼過(guò)來(lái)，期刊登到一般一年12個(gè)月，增加12列表格就可以了，這樣期刊登到目錄制作完成。我們還可以利用EXCEL升降排序的功能制作各種目錄，如：分類(lèi)目錄，書(shū)名目錄，排架目錄。根據(jù)需要的方式，以不同的途徑查閱和檢索期刊。用EXCEL管理現(xiàn)刊一定要注意準(zhǔn)確記錄新刊信息，期刊的變更是隨機(jī)性的，沒(méi)有固定的時(shí)間。登到人員必須認(rèn)真查對(duì)期刊的各項(xiàng)信息，要將期刊變更隨時(shí)記錄到現(xiàn)刊總目錄中。便于管理人員掌握期刊信息，解答讀者咨詢，也為過(guò)刊裝訂打好基礎(chǔ)。

三、EXCEL在過(guò)刊管理中的應(yīng)用

過(guò)刊是指歷年出版的刊物。期刊裝訂是過(guò)刊管理工作的主要內(nèi)容之一，期刊裝訂目錄的制作與期刊下架，作為期刊裝訂的起始工作。這兩項(xiàng)工作完成質(zhì)量的高低，將直接影響著整個(gè)期刊裝訂工作的周期以及質(zhì)量。首先，利用EXCEL制作過(guò)刊裝訂目錄。將過(guò)刊裝訂目錄需要的幾項(xiàng)，從現(xiàn)刊總目錄中復(fù)制粘貼到表格的列中，增加裝訂序號(hào)。一種刊需要裝訂兩冊(cè)或者三冊(cè)四冊(cè)的，選中此刊向下拖動(dòng)鼠標(biāo)就行了，這樣過(guò)刊裝訂目錄制作完成，打印裝訂清單。其次，做好裝訂期刊的清點(diǎn)工作，把現(xiàn)年該裝訂的期刊按年卷期分別放好，清點(diǎn)每年每期是否到齊，對(duì)未到齊的期刊查明原因，然后打捆下架，填寫(xiě)好裝訂清單。將填寫(xiě)好的清單輸入裝訂目錄，打印裝訂清單，送裝。過(guò)去期刊裝訂目錄主要由手功完成，手續(xù)繁瑣，容易出錯(cuò)。自從有了EXCEL過(guò)刊裝訂省時(shí)省力非常輕松的就能完成。

總之，幾年來(lái)通過(guò)不斷的摸索，我館各分館期刊部以系統(tǒng)軟件和EXCEL相結(jié)合的期刊管理模式，收到了很好的效果。我館各分館在保持自身服務(wù)特點(diǎn)的同時(shí)，井然有序，相互協(xié)作，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)了多校區(qū)期刊資源共享，提高了期刊的利用率。實(shí)踐證明，利用EXCEL管理期刊，不僅是對(duì)系統(tǒng)軟件功能的補(bǔ)充，完善了期刊檢索體系。也是對(duì)圖書(shū)館期刊服務(wù)工作的延伸和補(bǔ)充。

參考文獻(xiàn)：

1.林象平.EXCEL在期刊現(xiàn)刊管理中的應(yīng)用[J].晉圖學(xué)刊，2002（2）：36-38.

2.劉坤.高校多校區(qū)圖書(shū)館期刊的優(yōu)化管理與服務(wù)研究[J].中國(guó)管理信息化，2015，18（12）：208-208.

（作者單位：天津科技大學(xué)圖書(shū)館）