疾控檔案管理工作分析與研究

蘇迎

加強(qiáng)對疾控機(jī)構(gòu)檔案工作的管理，不僅是提高單位整體管理水平的需要，也是加快構(gòu)建高效疾控體系建設(shè)的必然趨勢。多年來，各級疾控機(jī)構(gòu)在科學(xué)化、規(guī)范化管理進(jìn)程中，檔案管理工作水平不斷提升，但也存在一些問題，急需改進(jìn)。

1 疾控檔案管理面臨的問題

1.1 管理意識淡薄、對檔案管理工作重視不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)人員，不重視檔案工作，認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)簡單的收集、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案工作就是單純的存檔，沒有實(shí)質(zhì)性的用途?！笆睾脭偂?，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔和各類檢查就行，使本單位的檔案工作無法適應(yīng)新形勢發(fā)展的需求。

1.2 檔案管理的硬件基礎(chǔ)設(shè)施落后。檔案一般保存在單位檔案室，檔案室應(yīng)該有獨(dú)立的保管場所和專門的管理人員。有的單位檔案數(shù)量多，但基礎(chǔ)設(shè)施落后，甚至缺少必備的管理?xiàng)l件。特別是一些基層疾控機(jī)構(gòu)，沒有專用檔案室，不少檔案室辦公條件較差，庫房、辦公、閱覽未實(shí)現(xiàn)三分開，檔案保護(hù)設(shè)備配置不全。同時，檔案室建設(shè)也不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，保管條件簡陋，檔案室狹窄、潮濕，“六防”設(shè)備不配套，極易引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的安全保管。

1.3 檔案信息化建設(shè)薄弱。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。但許多疾控單位的檔案管理工作還采用手工收集、檢索，信息量小，落后的工作方式不利于檔案的利用和檔案資源的開發(fā)。目前，還有許多疾控單位仍然沒有建立完善的局域網(wǎng)，使得信息不能共享，有礙于疾控檔案管理工作效率的提高。

1.4 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。疾控機(jī)構(gòu)檔案人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，檔案專業(yè)畢業(yè)人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，現(xiàn)代科學(xué)知識匱乏，高層次的檔案專業(yè)人才更少，不適應(yīng)新形勢下疾控檔案管理工作的開展。而且，大部分檔案人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，對檔案管理要求，檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不太了解，而且身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，往往只是將材料放入檔案盒，未對檔案及時分析與整合歸檔，重“藏”輕“用”，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2 檔案管理工作改進(jìn)的措施

2.1 強(qiáng)化法制意識，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。搞好檔案工作著重要從“提高認(rèn)識、強(qiáng)化制度”上下功夫，使依法治檔的理念深入人心。加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，切實(shí)把檔案工作列入疾控發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，保證檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，落實(shí)各級領(lǐng)導(dǎo)檔案工作責(zé)任制，實(shí)行檔案管理“四同步”“三納入”等制度，使依法治檔工作落到實(shí)處。

2.2 建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內(nèi)推展；加強(qiáng)疾控單位的信息工作也是疾控單位逐步實(shí)現(xiàn)國際化戰(zhàn)略的重要組成部分。在疾控單位實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展過程中，以檔案工作為依托，成立專業(yè)的信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，擴(kuò)展為疾控單位提供檔案信息咨詢服務(wù)的范圍，及時地為疾控單位發(fā)展提供檔案信息的服務(wù)，避免疾控單位管理工作的盲目性。因此，為適應(yīng)各級疾控單位的信息化建設(shè)要求，運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，達(dá)到檔案工作信息化管理，同時構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)化管理，利用計(jì)算機(jī)及掃描儀等設(shè)備將檔案資料錄入，運(yùn)用不同軟件制作各種統(tǒng)計(jì)表、專題目錄等，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的“雙套制” 管理模式。

2.3 穩(wěn)定人員，提高素質(zhì)。一支專業(yè)水平高，業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)，高效、穩(wěn)定的管理隊(duì)伍是提升疾控檔案管理工作的關(guān)鍵。針對檔案專業(yè)工作的性質(zhì)，疾控單位一方面要建立專業(yè)的管理隊(duì)伍，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員，另一方面，還要根據(jù)檔案工作人員經(jīng)常變動、身兼數(shù)職、人員不穩(wěn)的現(xiàn)實(shí)，采取措施，穩(wěn)定隊(duì)伍。同時，單位領(lǐng)導(dǎo)要采取多種形式，積極選送檔案管理人員參加各種檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，為檔案人員學(xué)習(xí)、深造、進(jìn)修、提高創(chuàng)造必要的條件，為穩(wěn)定這支隊(duì)伍，提高人員素質(zhì)多做工作，以使得這支隊(duì)伍的整體能力和業(yè)務(wù)水平有很大提高。同時，檔案管理人員要及時更新觀念，增強(qiáng)做好工作的職業(yè)責(zé)任感，及時學(xué)習(xí)新知識，給自身做好工作不斷“充電”，不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì)，對所保管的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分析整理和研究，積極主動地為現(xiàn)階段本單位的重點(diǎn)工作及時提供急需的信息，為疾控檔案工作的發(fā)展作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。