信息化環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理研究綜述

高霞

摘 要：本文以多個(gè)與主題相關(guān)的檢索式進(jìn)行檢索，梳理信息化環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理相關(guān)研究文獻(xiàn)，從多個(gè)角度歸納現(xiàn)有理論與實(shí)踐研究成果，并據(jù)此提出未來(lái)研究展望。

關(guān)鍵詞：信息化；高校教學(xué)檔案；綜述

1 信息化環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)與梳理

本研究對(duì)中國(guó)知網(wǎng)《中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)》2001年至2015年的數(shù)據(jù)進(jìn)行精確檢索，以“信息化”并含“高校教學(xué)檔案管理”按篇名搜索，檢索到與高校檔案信息化直接相關(guān)的文獻(xiàn)14篇。以“信息化”并含“高校教學(xué)檔案管理”按主題搜索，檢索到相關(guān)文獻(xiàn)63篇。以“高校教學(xué)檔案信息化”為檢索詞按全文搜索，共檢得文獻(xiàn)139篇，去除與主題不相關(guān)的文獻(xiàn)后，得到教學(xué)檔案信息化研究的成果共114篇文獻(xiàn)，具體檢索結(jié)果如表1所示。

由表1可見(jiàn)，我國(guó)對(duì)高校教學(xué)檔案信息化的研究始于2002年，但在前兩年并未引起重視。2009年以后高校教學(xué)檔案信息化才開(kāi)始成為檔案管理及信息化領(lǐng)域的研究熱點(diǎn)。這一現(xiàn)象的出現(xiàn)實(shí)質(zhì)上與我國(guó)當(dāng)時(shí)對(duì)檔案信息化建設(shè)路徑的探索及相關(guān)政策的支持相吻合：1996年我國(guó)開(kāi)始探索信息化建設(shè)，電子文件項(xiàng)目被列入科技計(jì)劃，成為我國(guó)信息化建設(shè)的一部分；1999年《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》初次下發(fā)后，我國(guó)各級(jí)檔案管理部門(mén)逐步進(jìn)入檔案信息化建設(shè)的研究與實(shí)踐階段；2008年國(guó)家提出全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，檔案信息化自此在全國(guó)范圍內(nèi)先后開(kāi)展。政策的出臺(tái)與踐行往往需要高校作為主要推動(dòng)力量，高校檔案信息化研究隨之展開(kāi)。

繼續(xù)以全文+“高校教學(xué)檔案信息化”為檢索式，檢索到的相關(guān)文獻(xiàn)來(lái)源如表2所示。表2從數(shù)量和比例上基本反映了高校教學(xué)檔案研究成果的來(lái)源分布。由此可見(jiàn)，在檔案類(lèi)核心期刊上刊載的與“高校教學(xué)檔案信息化”主題直接相關(guān)的研究成果十分有限，這在一定程度上表明高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的研究深度及質(zhì)量還有待提升。

在不考慮各主題研究?jī)?nèi)容交叉的前提下，對(duì)精選的114篇論文按主題進(jìn)行劃分，各個(gè)主題研究成果數(shù)量分布如圖1所示。

目前關(guān)于高校教學(xué)檔案信息化的研究主要集中在對(duì)高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析及改善對(duì)策的提出、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃及高校教學(xué)檔案信息化管理等幾方面。其中高校教學(xué)檔案信息化管理方面的論文數(shù)量最多，占精選論文總數(shù)的37.7%；高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)、高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析及改善對(duì)策方面的文章數(shù)量大致相當(dāng)，分別占到23.7%和24.6%；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用及新模式方面的研究數(shù)量較少，分別占到8.7%和5.3%。

2 信息化環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理研究熱點(diǎn)分析

2.1 云技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

近年來(lái)，檔案界學(xué)者在結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理要點(diǎn)的同時(shí)將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的新技術(shù)運(yùn)用到電子檔案管理領(lǐng)域，從而對(duì)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行管理。陳鋒、孫淼洋提出，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化管理的主要途徑是創(chuàng)建覆蓋全校的檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)教學(xué)科研中產(chǎn)生的各種類(lèi)型的教學(xué)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中化管理，如利用軟件數(shù)據(jù)中間件技術(shù)實(shí)現(xiàn)各部門(mén)產(chǎn)生的教學(xué)檔案的收集歸檔等[1]。云技術(shù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)等在教學(xué)檔案管理過(guò)程中的方便操作性，使得后續(xù)情報(bào)分析、數(shù)據(jù)挖掘、知識(shí)發(fā)現(xiàn)以及教學(xué)檔案信息共享等的實(shí)現(xiàn)具有優(yōu)勢(shì)，同時(shí)還能有效避免由于工作交接、科室合并、設(shè)備更新等給教學(xué)檔案管理帶來(lái)的各種麻煩。張兆基認(rèn)為，在云計(jì)算環(huán)境下教學(xué)檔案的管理主要依托校園網(wǎng)及各部門(mén)服務(wù)器建立學(xué)校層面的平臺(tái)，教學(xué)檔案辦公室利用該云計(jì)算平臺(tái)提供的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)、電子文件中心系統(tǒng)軟件和存儲(chǔ)平臺(tái)實(shí)施數(shù)據(jù)上傳、讀取等檔案管理功能[2]。例如當(dāng)教師將涉及課程每一個(gè)環(huán)節(jié)的教學(xué)檔案信息同步更新上傳至數(shù)據(jù)云，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)教學(xué)檔案的實(shí)時(shí)更新，學(xué)生也可以通過(guò)更新自己課程的數(shù)據(jù)云，掌握課程動(dòng)態(tài)，反饋課程感受。這種云計(jì)算技術(shù)可以將分散的教學(xué)檔案以更集中化、細(xì)節(jié)化、數(shù)據(jù)化的信息庫(kù)形式展現(xiàn)出來(lái)，從而為教學(xué)活動(dòng)提供準(zhǔn)確翔實(shí)的信息。

2.2 高校教學(xué)檔案管理信息化的研究現(xiàn)狀

2.2.1 高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)方面。高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)相關(guān)研究表明，要從收集檔案、搭建檔案信息化管理平臺(tái)、制定相關(guān)規(guī)章制度、培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才、構(gòu)建信息安全保障體系等多個(gè)基礎(chǔ)角度開(kāi)展高校教學(xué)檔案管理的信息化工作。李娟等學(xué)者通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的研究，總結(jié)了該系統(tǒng)的運(yùn)行流程，即將學(xué)生所有檔案信息先導(dǎo)入檔案館臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)中，經(jīng)組卷后再納入檔案館正式數(shù)據(jù)庫(kù)中，將該數(shù)據(jù)庫(kù)與學(xué)校各部門(mén)的教學(xué)資源信息庫(kù)無(wú)縫對(duì)接，檔案用戶即可通過(guò)學(xué)生基本信息查詢、利用檔案[3]。

2.2.2 高校教學(xué)檔案信息化現(xiàn)狀及對(duì)策方面。如今高校教學(xué)檔案信息化的研究人員主要來(lái)自從事高校教學(xué)管理的一線工作人員，因此他們對(duì)教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題把握得比較準(zhǔn)確?？偨Y(jié)現(xiàn)有研究的觀點(diǎn)，教學(xué)檔案信息化建設(shè)目前存在的主要問(wèn)題包括對(duì)教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足、收集不及時(shí)、整理不規(guī)范、人員素質(zhì)不高以及教學(xué)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題等。相關(guān)學(xué)者針對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。解決方案基本涵蓋了教學(xué)檔案信息化建設(shè)的各方面，但對(duì)于如何具體展開(kāi)教學(xué)檔案信息化建設(shè)，如各類(lèi)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、構(gòu)建方式及教學(xué)檔案信息化平臺(tái)設(shè)計(jì)與構(gòu)建等實(shí)踐層面的具體研究，目前涉及尚淺。

2.2.3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用以及教學(xué)檔案信息化建設(shè)新模式方面。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如云技術(shù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等的應(yīng)用將高校教學(xué)檔案管理推向一個(gè)新高度。現(xiàn)有研究表明，有序的電子教學(xué)檔案不僅能夠服務(wù)于教學(xué)科研工作，其體現(xiàn)出的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也是高校整體信息化管理水平的代表[4]。因此構(gòu)建數(shù)字化檔案系統(tǒng)、進(jìn)行教學(xué)檔案種類(lèi)多樣化管理、全面使用信息化技術(shù)已成為實(shí)現(xiàn)高校檔案工作科學(xué)有效發(fā)展的必經(jīng)之路。

2.2.4 教學(xué)檔案信息化管理方面。教學(xué)檔案信息化管理一直備受高校教學(xué)檔案管理人員關(guān)注。我國(guó)學(xué)者從高校教學(xué)檔案信息化現(xiàn)狀出發(fā)，剖析制約教學(xué)檔案信息化管理的因素，提出了從計(jì)算機(jī)硬件配備、軟件應(yīng)用、檔案信息資源建設(shè)和人員素質(zhì)四個(gè)角度進(jìn)行系統(tǒng)化教學(xué)檔案管理的方案[5]。這些研究表明，高校教學(xué)檔案管理工作是衡量高校教學(xué)質(zhì)量與管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，只有加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化的建設(shè)，才能有效促進(jìn)高校檔案管理工作穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)論與展望

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代信息因技術(shù)不斷升級(jí)傳播速度更快，范圍更廣，云技術(shù)在很大程度上可以適應(yīng)這一變化，因此教學(xué)檔案管理與云技術(shù)相結(jié)合是未來(lái)教學(xué)檔案管理的必然趨勢(shì)。手機(jī)、平板電腦等多種移動(dòng)終端設(shè)備的普遍化，使得信息和知識(shí)的傳遞與獲取更加便捷，高校學(xué)生、科研人員也可以利用各種移動(dòng)終端以及可穿戴設(shè)備，通過(guò)云端更為方便地訪問(wèn)高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用率，從而推動(dòng)教學(xué)檔案信息服務(wù)形式由被動(dòng)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)型。但現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校教學(xué)檔案信息化中的應(yīng)用、高校教學(xué)檔案信息化新模式建設(shè)方面的研究還比較薄弱，因此未來(lái)可聚焦于新興網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與教學(xué)檔案管理相結(jié)合、開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案管理的新模式，從而在新技術(shù)環(huán)境下推進(jìn)教學(xué)檔案信息化管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳鋒，孫淼洋.數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)與云存儲(chǔ)技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理中的研究與應(yīng)用[J].中國(guó)教育信息化，2014（9）：67～69.

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