Excel在財務預算中的應用

摘要：隨著科技的發(fā)展很多新的技術被運用到生活中，給我們的生活提供了很好的便利。企、事業(yè)單位的健康發(fā)展需要擁有系統(tǒng)、清晰、科學的財務預算。財務預算在企、事業(yè)單位中占據(jù)著很重的比重，也是側面反映了企、事業(yè)單位運行的情況，并保證資金的合理有效的運用。Excel的出現(xiàn)提高了財務預算的工作效率，并且Excel軟件擁有直觀的界面，操作簡單，數(shù)據(jù)處理功能強大的特點，財務人員采用Excel電子表格進行財務預算，滿足了財務人員對財務預算各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的不同要求。同時其成本低，高效率等優(yōu)點在財務預算中發(fā)揮重要的作用。利用Excel可簡化財務預算工作，提高會計人員工作效率。本文通過整理分析，首先詳細的介紹了Excel的功能和特性，其次我們通過財務預算的傳統(tǒng)弊端來對比現(xiàn)使用Excel后的優(yōu)勢，最后說明Excel在財務預算中的運用的必要性和適用性。

關鍵詞：工作效率；財務預算；Excel

一、引言

隨著以電子計算機為主體的信息技術的發(fā)展，Excel其在會計工作中得到越來越廣泛的應用，簡化了很多繁復的會計工作過程。財務預算表明的主要是資金、收入、成本、費用和利潤之間的關系，其中利潤目標是企業(yè)主要奮斗目標，為了達到這一目標，各級部門就必須根據(jù)具體的財務目標布置各自的運營活動，使企業(yè)總體目標得到保障[1]。

（一）研究背景。隨著會計電算化的遍及，專門的會計軟件也日趨成熟，作為專業(yè)軟件，這些專門的會計軟件很難滿足不同企業(yè)的所需要的具體和特殊的要求[2]。Excel作為Microsoft公司開發(fā)的辦公軟件，是目前最佳的電子表格處理系統(tǒng)，已經(jīng)被世界財經(jīng)管理人員公認為卓越的信息分析和信息處理軟件工具。它具有強大的計算功能、豐富的函數(shù)、精密的分析工具及靈活多樣的表達方式和獲得數(shù)據(jù)的途徑，利用它與財務預算相結合，可以使財務預算更精準、更科學化和簡單化[3]。

（二）研究意義。Excel是能夠經(jīng)常接觸到的一種軟件，它直觀和友好的界面、杰出的計算功能和圖表工具，再加上成功的市場營銷，使得Excel成為最盛行的微機數(shù)據(jù)處理軟件[4]。它不光具有強大的制表和繪圖功能，而且還內置了數(shù)學、財務、統(tǒng)計和工程等多種函數(shù)，同時也提供了數(shù)據(jù)管理與分析等多種辦法和工具。通過它可以進行多種數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作，因此被廣泛地運用于財務、會計和管理等工作中。但是在實際工作中看似很簡單的軟件還有很多強大豐富的功能沒有被用戶完全的了解和掌握[5]。

第一，Excel的功能十分強大，包含繪圖、表格處理功能和繪圖的處理，強大的數(shù)據(jù)處理功能，支持數(shù)學模型等等，另外，Excel還具有函數(shù)處理功能，能夠輕松地對相關的財務內容進行計算，而且Excel還支持VBA，可以通過利用VBA來編寫Excel，使獲得數(shù)據(jù)更加方便。第二，Excel還可以幫助財務人員對財務數(shù)據(jù)進行分析和處理，節(jié)省合計預算時間，提高財務處理數(shù)據(jù)效率和增加財務數(shù)據(jù)的準確性。第三、Excel功能很強大并且適應能力也很強大，可以財務預算工作的各個方面進行處理和使用。第四，利用Excel成本低，花費少，在沒專業(yè)的財務預算的軟件下，利用Excel設計軟件能有效的處理各種數(shù)據(jù)，增加預算的準確率、科學率。

二、Excel財務預算概述

（一）財務預算概述。作為企業(yè)管理活動的重要組成部分，財務預算水平直接影響企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展。以會計法為準繩的會計預算工作，是一門嚴謹?shù)墓芾砜茖W，事事要求講原則重制度，依據(jù)會計制度對企、事業(yè)單位的經(jīng)營活動成果進行預算與分析，對經(jīng)營過程通過監(jiān)控數(shù)據(jù)變化進行監(jiān)督，定期編制財務報表反應企業(yè)財務狀況與現(xiàn)金流量等信息，并根據(jù)以往會計年度的財務數(shù)據(jù)進行分析做出下一年度財務預算。預算貫穿整個會計工作是做好財務管理的基礎，利用現(xiàn)代化科技簡化運算以降低會計工作量，同時減少人為計算錯誤[6]。Excel作為普遍采用的一種手段，也為快速、準確制作財務報表提供了有效幫助。財務預算及時而準確地披露企業(yè)經(jīng)營活動的工作任務，以促進企、事業(yè)單位不斷完善制度與管理提高在市場經(jīng)濟環(huán)境下的競爭力。

（二）Excel與財務預算。Excel是一種功能強大的電子表格軟件，它能夠利用自身的多功能工具來進行財務預算，很好地解決了傳統(tǒng)的財務預算的弊端，如下面的舉例。

1.電子表格功能。Excel的電子表格功能工作表是Excel用來存儲和處理相關數(shù)據(jù)的一組行、列和單元。它代替了傳統(tǒng)意義上的筆、賬簿和計算器，Excel的數(shù)據(jù)有很多種類型，如文本、數(shù)字、時間等。利用Excel可對表格進行增加、減刪、排序等編輯，通過對單元格的處理，可使數(shù)據(jù)更為清晰和直觀地表現(xiàn)出來。大量使用工作表可減少工作量，可見電子表格的處理是Excel的主要功能之一。

2.計算功能。Excel具有強大的計算功能在Excel中，除了簡單的加、減、乘、除等計算功能，還有大量的函數(shù)可以運用。這些函數(shù)是Excel預先設定的一些公式，運用 Excel中的這些函數(shù)可以方便地完成各類復雜的計算。Excel軟件中函數(shù)十分豐富，充分利用 Excel中的這類功能，可以提高計算的準確性，節(jié)省時間。

3.函數(shù)功能。Excel可以在財務管理中廣泛地應用，很大—部分原因是 Excel中包含了有大量財務分析函數(shù)與統(tǒng)計函數(shù)，Excel中的這些函數(shù)包含了資金時間價值、固定資產(chǎn)折舊以及收益率等在內的大量財務分析函數(shù)，這樣財務成本管理中的大部分計算都可以得到準確的分析。為Excel在財務會計中運用提供了基礎。

4.制圖功能。利用 Excel能便利地把數(shù)據(jù)準確地轉化為折線圖、條形圖或者餅圖等各種圖形。利用宏指令可以完成一些枯燥乏味且需經(jīng)常重復的指令，宏指令可節(jié)約財務工作人員大量時間和工作量。使用數(shù)據(jù)透視表，在數(shù)據(jù)清單外準確地顯示出使用數(shù)據(jù)，并通過轉換行和列查看數(shù)據(jù)匯總的結果，可以在不同表中顯示篩選后的數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)財務人員的不同需要顯示相應的明細數(shù)據(jù)。這樣，財務人員就可以方便地觀察數(shù)據(jù)并及時對數(shù)據(jù)進行其他操作。

（三）Excel財務預算的優(yōu)勢。1.易掌握、易理解。學習、掌握的基本用法，不需要雄厚的電腦專業(yè)背景，只要有初等數(shù)學、基本的電腦和英語基礎就夠了。中的函數(shù)、數(shù)據(jù)處理、圖表功能在使用過程中大都同步出現(xiàn)解釋或向導，操作者可按圖索驥，清晰明了。重要的是軟件主要以表格、圖形形式處理和展現(xiàn)數(shù)據(jù)，交互性好，做到了所輸即所見，所見即所得，符合人的視覺、思維習慣。同時，由于函數(shù)、鏈接、宏在工作簿的相應位置可以直接閱讀，理解Excel應用程序沒有障礙。而財務軟件、軟件的使用，一般要經(jīng)過專業(yè)的培訓，數(shù)據(jù)處理過程也是內部運轉的，不能直接閱讀理解。像SAP等公司的ERP等公司的軟件，由于并不是專為財務設計的，工作界面、圖表樣式也不太符合財務人員的視覺習慣和需要。

Excel軟件的使用非常靈活、方便，其表格、單元格、格式和數(shù)據(jù)、函數(shù)、鏈接內容可根據(jù)個性要求輕松定義、修改沒有的程序語言代碼，操作簡便，因此，使用者可以根據(jù)工作和財務需求的變化，隨著調整已設計好的程序和表格相比之下，在商品化財務軟件普及之前，不少企業(yè)自行開發(fā)的例如工資、資產(chǎn)管理、成本等財務應用軟件，在開發(fā)人員解散后，則很難實現(xiàn)軟件升級、改造，只能多年使用同一個版本，直至淘汰。

2.適應性強。Excel對電腦硬件、軟件系統(tǒng)的要求較低，且Excel軟件版本的梯隊完整，從早期的Excel1.01到Excel2013有多個版本，可以說任何一個帶有操作系統(tǒng)的電腦，都能找到適合它的Excel版本，對于我們這樣的地域廣闊、經(jīng)濟發(fā)展差異大的國家普及效果好，非常適用。而且，針對WINDOWS系統(tǒng)開發(fā)的各版本的軟件界面、主要功能、使用方法基本相似，只要會使用其中一個版本，過渡到新的版本也很輕松。財務軟件對電腦的硬、軟件要求較高，且后續(xù)版本通常保持著持續(xù)上升的軟、硬件需求，更新、普及難度相對較大。不同企業(yè)開發(fā)的財務軟件、ERP軟件的使用也存在差異，轉換時需要重新適應，影響工作效率。

3.應用和開發(fā)成本低。Excel軟件是微軟操作系統(tǒng)自帶的辦公軟件組件，無需單獨購買，幾乎沒有使用成本。在財務應用程序開發(fā)上，只要使用者稍作針對性的學習，就能在短時間內自行設計出符合需要的財務應用程序，沒有使用人員與開發(fā)人員的溝通過程，開發(fā)成本低、周期短。而大部分財務軟件和ERP軟件是用VB、C、java、NET等專業(yè)語言開發(fā)的，非專業(yè)人員承擔不了應用程序開發(fā)任務。系統(tǒng)在使用過程中還需要跟著一個二次開發(fā)隊伍，運維成本不菲。

4.功能強大。Excel自帶大量的函數(shù)，就Excel2003版為例，就自帶包括財務、數(shù)學、數(shù)據(jù)庫等9大類個246函數(shù)，通過直接調用以或函數(shù)組合，可承擔復雜的計算和分析活動。在數(shù)據(jù)處理方面，Excel提供了排序、篩選、分類匯總、有效性、合并計算、數(shù)據(jù)透視等工具，處理能力非常強大。在圖表、數(shù)據(jù)鏈接、數(shù)據(jù)分析等方面Excel也有很出色的表現(xiàn)。而財務軟件在此方面明顯不如Excel。

三、結語

Excel能夠對信息進行準確的錄入、審核、修訂歸檔分析等工作，漸漸提高了工作效率。另外，Excel軟件能夠通過編輯公式等自行檢測數(shù)據(jù)準確性，能夠及時指出出錯之處并能及時提醒較歷史數(shù)據(jù)相比有疑義的數(shù)據(jù)，有效地提高了準確性。在Excel中突破了傳統(tǒng)手工記賬中會計核算繁雜的環(huán)節(jié)，會計人員可以借此實現(xiàn)自動生成賬目，能夠隨時查理賬目，如此對賬不再是難事。更為關鍵的是，這個軟件是任何企業(yè)都擁有且可以使用的，隨著最新版Excel的升級，其功能性更加突出。如VOLOOKUP等系統(tǒng)功能對于、列數(shù)據(jù)分析、函數(shù)設計等地效果更加顯著，對于財務工作的輔助功能也更加突出。

企業(yè)財務預測企業(yè)的發(fā)展中扮演者重要的角色，隨著知識時代的到來，各種財務管理軟件層出不窮，在競爭激烈的市場中選擇一款優(yōu)質的管理軟件對企業(yè)健康穩(wěn)步的發(fā)展具有重要的意義，Excel憑借其友好的人機交互界面。以及內部含有強大的數(shù)據(jù)函數(shù)，為數(shù)據(jù)的計算提供了方便，同時Excel具有強大的繪圖功能，使財務人員能夠直觀的對數(shù)據(jù)進行分析，從而制定更加合理的財務預算計劃，減少資金的浪費。

使用Excel軟件能夠為中小企業(yè)的財務管理提供有效的支撐，它操作簡單，能夠處理現(xiàn)實很多財務管理問題，通過對數(shù)據(jù)的處理、對比和分析為企業(yè)今后經(jīng)濟的業(yè)務提供計算的參考，從而最大程度的提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。

【參考文獻】

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作者簡介：王子麟（1993—），男，河南駐馬店人，學士，鄭州升達經(jīng)貿管理學院會計學系2012級本科8班學生。