文科實習(xí)自動化管理的問題與對策

梁沛 黎小業(yè)

【摘要】針對文科專業(yè)的實習(xí)自動化管理問題，包括觀念態(tài)度、信息通訊、數(shù)據(jù)處理和管理控制等，提出了解滿足需求、數(shù)據(jù)適度細化、互動渠道暢通、系統(tǒng)自動規(guī)范等解決方法，以供各文科專業(yè)的實習(xí)工作參考。

【關(guān)鍵詞】文科 實習(xí) 自動化 管理控制

由于文科信息技術(shù)應(yīng)用能力一般都弱于理科，要實現(xiàn)實踐教學(xué)自動化管理就會遇到更多的難題。本文預(yù)設(shè)在一般文科專業(yè)都經(jīng)費不足、人才缺乏和技術(shù)有限的前提下，探討如何搞好實習(xí)管理的信息自動化建設(shè)問題。本文按照自動化管理的一般標(biāo)準(zhǔn)、我國本科院校教學(xué)評估的要求、校內(nèi)外的相關(guān)需求、相關(guān)職業(yè)模型標(biāo)準(zhǔn)、本學(xué)院文科實習(xí)自動化管理的現(xiàn)狀和其他院校的相關(guān)經(jīng)驗，來歸納概括文科實習(xí)自動化管理的一般問題和具體問題，并提出有針對性的對策。

問題一：觀念態(tài)度問題

在管理自動化系統(tǒng)（包括OA系統(tǒng)）推廣應(yīng)用過程中，首先遇到的障礙就是人員觀念問題，我院文秘專業(yè)的實習(xí)自動化管理也不例外。主要表現(xiàn)在：

（一）作為文科的領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)老師，一般電腦技術(shù)水平都不會高，對傳統(tǒng)手工作業(yè)方式依賴性強，難以適應(yīng)自動化的操作方式和流程化的管理方式，會產(chǎn)生很多疑問和抵觸情緒。有時候領(lǐng)導(dǎo)很重視了，并帶頭使用，但由于信息應(yīng)用技術(shù)水平不高，示范帶頭作用并不明顯。所以使用者往往采取“用得好就用， 用得不好就算了”的態(tài)度， 并沒有主動想辦法解決與改進，造成某些專業(yè)購進的自動化管理系統(tǒng)與實踐教學(xué)系統(tǒng)沒有得到充分利用。

（二）對實習(xí)管理自動化的意義認識不足。許多領(lǐng)導(dǎo)和實習(xí)指導(dǎo)老師對實習(xí)管理自動化理解不深，認為所謂的實習(xí)管理自動化就是在實習(xí)過程中使用先進技術(shù)和設(shè)備，目的只是要提高工作效率。其實對于實習(xí)來說，自動化管理有保持實習(xí)通信暢通、交流方便、方便發(fā)布信息、實現(xiàn)實習(xí)管理流程化自動化遠程化、實現(xiàn)實習(xí)資料管理自動化等多方面的好處，還能實現(xiàn)在學(xué)校、實習(xí)師生和實習(xí)單位之間的信息集成、協(xié)作管理與分工等，也有利于實習(xí)工作決策、實習(xí)統(tǒng)計分析等。

（三）較多領(lǐng)導(dǎo)和實習(xí)指導(dǎo)老師對實習(xí)自動化管理系統(tǒng)有十全十美的思想，影響了實習(xí)自動化管理系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用。有些教師要求實習(xí)管理系統(tǒng)能完全代替教師的工作，盡量使教師少做甚至不用做，妄想什么功能都能通過自動化系統(tǒng)實現(xiàn)，功能稍不滿意就不想用；有些教師因一時之間出現(xiàn)操作問題未能解決，沒有主動聯(lián)系提出問題就放棄使用。

對于以上觀念態(tài)度問題，一般人提出的解決方案如下：1.加強宣傳與培訓(xùn)，以爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和人員支持；2.完善制度，人為約束，保障實習(xí)管理自動化的安全與應(yīng)用；3.先易后難，逐步推進；4.完善軟硬件建設(shè)，使相關(guān)人員樂于使用實習(xí)自動化管理系統(tǒng)。

以上對策環(huán)環(huán)相扣、相輔相成，對于解決實習(xí)自動化管理的觀念問題有一定作用。但他們往往忽視了很重要的一點，就是首先要了解相關(guān)組織和人員（領(lǐng)導(dǎo)、師生和實習(xí)企業(yè)）的需求，使實習(xí)自動化管理系統(tǒng)能真正能解決他們的問題與困難。如果實習(xí)自動化管理系統(tǒng)沒有能很好地滿足需求，即使領(lǐng)導(dǎo)重視了帶頭了，培訓(xùn)做好了，認識到位了，仍然會使人產(chǎn)生“有用，但我不需要”的想法。為此，在實習(xí)管理系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)、推廣和應(yīng)用過程中，都需要通過詢問、調(diào)查問卷和查看實習(xí)日志等多種形式了解使用者的需求，以利于系統(tǒng)能真正得到充分的應(yīng)用。

問題二：通訊溝通問題

我院文秘專業(yè)實習(xí)的信息溝通，除了用手機電話等傳統(tǒng)通訊手段，還建立了班級實習(xí)Q群、小組微信群、視頻會議等，也就是主要應(yīng)用公用程序來進行實習(xí)工作的信息溝通。這種通訊、信息交流方式當(dāng)然也是實習(xí)自動化管理的手段之一，但還需要解決以下問題：1.由于通訊手段分散，還未能更好地進行實習(xí)工作的多方溝通、信息直接暢通、快速自動收集和自動選錄等；2.本科教學(xué)評估要求實習(xí)資料具有完整性，包括實習(xí)檢查記錄、考勤記錄等，單純的利用公用軟件還未能更好地收集這些通訊記錄，會增加實習(xí)指導(dǎo)教師的工作量；3.本院文秘專業(yè)實習(xí)還未建立起與實習(xí)用人單位、實習(xí)生家長的快捷方便的通訊方式和信息交流渠道，未能更好地進行實習(xí)的多方協(xié)同管理。

針對我院文秘專業(yè)實習(xí)的通訊暢通、信息溝通問題，可采取的解決方法：1.把即時通訊功能添加到文秘專業(yè)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺（包括辦公自動化模擬教學(xué)系統(tǒng)）或以后專門的實習(xí)自動化管理系統(tǒng)中。但對此法不能寄予過多的期望，因為專門的即時通訊工具雖然更有利于通訊記錄的自動收集、保留和選錄，但畢竟即時通訊功能本身還是比不上公用軟件更方便；2.在文法實驗教學(xué)中心的網(wǎng)絡(luò)平臺或以后的實習(xí)自動化管理系統(tǒng)中添加實習(xí)問答、新聞簡報等功能，利于收集部分實習(xí)動態(tài)和實習(xí)交流記錄；3.要求學(xué)生按實習(xí)小組提交部分通訊、信息交流記錄；4.利用文法實驗教學(xué)中心現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺或以后的實習(xí)管理系統(tǒng)，建立與實習(xí)單位、家長等的外部聯(lián)絡(luò)渠道；5.除了利用公用通訊軟件來進行視頻會議等即時通訊，還可利用本中心現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺及以后的實習(xí)管理系統(tǒng)來建立領(lǐng)導(dǎo)、師生和實驗管理員之間的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)；6.實習(xí)考勤記錄方面可暫時利用模擬教學(xué)平臺中的自動化辦公模塊中的考勤打卡功能進行遠程考勤。

問題三：數(shù)據(jù)管理問題

我院文秘專業(yè)多年以來，采取多種形式來收集、儲存實習(xí)資料，包括光盤資料、紙質(zhì)版資料、硬盤版資料等，長期儲存每學(xué)年實習(xí)的文檔、圖片、錄音和視頻等資料。

按照我國本科教學(xué)評估要求，實習(xí)教學(xué)要提交保存的資料相對于其他教學(xué)來說要更多，如要求實習(xí)管理部門提交實驗教學(xué)大綱、實驗指導(dǎo)書、實習(xí)成績單和工作記錄等，要求實習(xí)指導(dǎo)教師提交的資料包括實習(xí)計劃表、實習(xí)考評情況記錄、實習(xí)檢查情況記錄、實習(xí)動員會網(wǎng)頁報到、實習(xí)工作方案、實習(xí)總結(jié)、校外實習(xí)學(xué)生考勤記錄、實習(xí)鑒定表和實習(xí)成績總表等，要求實習(xí)生提供的資料包括實習(xí)日志、實習(xí)報告和調(diào)研報告等。

由于我院專門的實習(xí)自動化管理系統(tǒng)還未完全建立，這些資料的收集主要還是利用傳統(tǒng)手段和現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺，未能真正符合自動化管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，未能很好地體現(xiàn)管理自動化的重要意義。其中一個較大的難題是，如果要實習(xí)指導(dǎo)教師完整提交這些資料，無疑會增加工作量。教師本身的其他工作已繁忙，要他們再做這些整理提交資料的工作會很不愿意，亟需要建立一個自動化管理系統(tǒng)來自動快捷地收集這些資料。

針對這些問題，本文設(shè)想的對策：

（一）數(shù)據(jù)安全問題的處理。本院文秘專業(yè)雖然采取多種形式來儲存實習(xí)資料，但仍然有一個漏洞，就是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的儲存與安全備份。如果自動化管理系統(tǒng)的源碼丟失了，還可通過多種渠道找回來，但如果儲存于數(shù)據(jù)庫的資料被刪除了，那么通知公告、實習(xí)動態(tài)、其他發(fā)布內(nèi)容和用戶名等就無法顯示在動態(tài)頁面上。并且每更新一次內(nèi)容，就要重新備份一次數(shù)據(jù)。曾經(jīng)在我院的另一個部門有一次深刻的教訓(xùn)，由于管理員初接手網(wǎng)站，未能及時備份數(shù)據(jù)，不知是由于誤操作還是程序有漏洞造成黑客入侵（已有被黑客植入廣告現(xiàn)象），數(shù)據(jù)完全丟失無法恢復(fù)，造成大損失。文法實驗教學(xué)中心網(wǎng)絡(luò)平臺也曾有過黑客入侵現(xiàn)象，不可不防。所以，本中心亟需要建立一個數(shù)據(jù)自動定期備份系統(tǒng)，這樣，數(shù)據(jù)還原問題就可基本無憂。如果僅備份到服務(wù)器的硬盤中，有可能遇到因硬盤長久使用而損壞無法恢復(fù)的問題，最好還是同時進行網(wǎng)絡(luò)備份。只要將數(shù)據(jù)自動加密并改名，與程序分離，無人知道這是什么文件。

（二）在專門的實習(xí)管理系統(tǒng)還未開發(fā)或采購之前，除了可利用OA公用軟件，如WPS辦公系列軟件、音視頻編輯軟件等，也可利用本中心模擬教學(xué)平臺中的自動化辦公模塊來輔助收集電子版的實習(xí)資料，更有利于全員協(xié)作管理。

（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析問題的處理。市面上的實習(xí)管理系統(tǒng)一般都有數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，但仍然有可改進的地方。其他院校應(yīng)用的實習(xí)管理系統(tǒng)一般可進行實習(xí)人員及到崗率統(tǒng)計、各實習(xí)小組信息發(fā)布統(tǒng)計、指導(dǎo)老師活動統(tǒng)計、實習(xí)單位區(qū)域分布統(tǒng)計、實習(xí)單位行業(yè)分布統(tǒng)計、實習(xí)崗位分布統(tǒng)計等。為了進行更多的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，可讓相關(guān)人員對數(shù)據(jù)進行更細化的分類，比如在實習(xí)生提交電子版的實習(xí)報告中，添加“不足之處”、“問題與困難”等字段，以便快速提取統(tǒng)計實習(xí)生常見有哪些不足之處。又如對實習(xí)單位作適度細化的統(tǒng)計分析，就能更快捷直觀地了解用人單位對工作人員的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求、他們眼中實習(xí)生常見的不足之處等，以構(gòu)建更準(zhǔn)確的職業(yè)模型標(biāo)準(zhǔn)。總之，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析做好了，就可快速自動生成實習(xí)總結(jié)的大部分重要內(nèi)容，有效減輕指導(dǎo)老師的工作負擔(dān)。

問題四：管理控制問題

文秘專業(yè)經(jīng)過多年的實習(xí)工作，已經(jīng)形成一整套成熟的實習(xí)工作流程，但未能很好地體現(xiàn)到實習(xí)自動化管理系統(tǒng)及管理制度中，影響到工作流程的操作和落實。工作流程涉及到中心主任、實驗管理人員、指導(dǎo)教師、實習(xí)生和實習(xí)單位等，難以作更進一步的簡化，有時候一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會影響到整個實習(xí)工作的順利進行。

對于本學(xué)院文秘專業(yè)的實習(xí)來說，多變的工作可不用OA系統(tǒng)進行流程化管理，但一般工作都可固化成流程并體現(xiàn)到實習(xí)管理系統(tǒng)中。實習(xí)之前可同時將工作流程發(fā)送到主任端、管理員端、指導(dǎo)教師端、實習(xí)生端和實習(xí)單位端，并作定時提醒和監(jiān)控，進行更好的自動化管理。另外，教師的實習(xí)指導(dǎo)工作也可流程化并體現(xiàn)到實習(xí)管理系統(tǒng)中。

另外，其他管理控制問題也要改善，如：

（一）實習(xí)單位給實習(xí)生打分過高問題，通過完善實習(xí)管理平臺、建立統(tǒng)一的評價參考標(biāo)準(zhǔn)、加強評價保密性等來改善。

（二）實習(xí)生提供的電子版、紙質(zhì)版資料多有標(biāo)題、命名不規(guī)范的現(xiàn)象，對資料的查找、分析利用等造成較大的麻煩。處理措施設(shè)想：1.多次提醒強調(diào)；2.通過填空（可分必填項和選填項），自動生成相關(guān)標(biāo)題和命名，讓實習(xí)小組和個人確認后再提交。

（三）按照上面的措施完善實習(xí)管理系統(tǒng)，建立實習(xí)任務(wù)進度管理，就能更好地對實習(xí)進行跟蹤管理，及時掌握實習(xí)動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時整改。

問題五：軟硬件建設(shè)問題

（一）軟件問題

本中心具有一定的程序開發(fā)能力，在經(jīng)費有限的前提下可嘗試針對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開發(fā)一些外掛程序，來幫助更好地實現(xiàn)實習(xí)的自動化管理。同時利用本中心的技術(shù)力量自行開發(fā)系統(tǒng)會有不少好處，包括更容易滿足需求，更容易不斷升級改進，更有利于避免因購進某些系統(tǒng)但利用不上而造成浪費經(jīng)費的現(xiàn)象。

可考慮利用市面上的相關(guān)源代碼，將其改裝成實習(xí)管理系統(tǒng)。利用開源程序來開發(fā)實習(xí)管理系統(tǒng)的一個大難題是：市面上這些開源程序幾乎都是假開源，核心代碼都是加了密的，甚至植入了廣告等黑客后門。而完全開源的程序往往又不成熟不完整，毛病過多。對市面上這些難以直接利用的源碼可多方參考對比，也可利用其他類別的成熟源代碼進行改裝，比如盡可能地將論壇社區(qū)改編成實習(xí)管理系統(tǒng)。

（三）硬件問題

本學(xué)院文秘專業(yè)實習(xí)過程中所使用的硬件包括電腦、光盤、移動硬盤、打印機、照相機、攝像機、路由器和服務(wù)器等，但目前這些設(shè)備大都遇到性能不足、老舊殘破現(xiàn)象，亟需要升級更新?lián)Q代。

結(jié)語

綜上所述，解決文科實習(xí)自動化管理問題需要長期漸進的努力，主要方法包括：1.充分了解并滿足需求；2.充分利用有限的技術(shù)力量進行改進；3.充分利用部門現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺和各類公用軟件；4.能自動化就盡量自動化；5.盡量追隨現(xiàn)代管理自動化的發(fā)展趨勢，實現(xiàn)“個人信息處理→全員信息共享→網(wǎng)絡(luò)數(shù)字神經(jīng)”、“事務(wù)型自動化→管理型自動化→決策型自動化（以數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析為起點）”、“C/S模式→B/S模式（即web模式）”等多種轉(zhuǎn)變。相信本文所述對策體系對其他院校的文科實習(xí)自動化管理都有重要的參考借鑒意義。