用友U8系統(tǒng)中報(bào)表公式定義問題探討

朱幼鳳

摘 要：在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，報(bào)表公式的定義是關(guān)鍵，賬務(wù)系統(tǒng)的操作會(huì)影響公式的定義，反過來，公式定義的合理性與方便性也會(huì)影響賬務(wù)處理。本文對用友U8系統(tǒng)中報(bào)表模板的公式定義存在的問題進(jìn)行探討，提出更合理的建議。

關(guān)鍵詞：報(bào)表模板報(bào)表公式；用友U8

信息技術(shù)的發(fā)展改變著傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)工作，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)財(cái)會(huì)人員如果認(rèn)為其僅僅是處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)工具和方式的變化，將手工做賬方法照搬到計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，將不能發(fā)揮信息技術(shù)在數(shù)據(jù)處理方面的優(yōu)勢。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，由于報(bào)表數(shù)據(jù)是由系統(tǒng)根據(jù)報(bào)表取數(shù)公式自動(dòng)從賬簿等系統(tǒng)中獲得數(shù)據(jù)，加以計(jì)算得出的結(jié)果，這一過程是通過程序固化下來的，少了人工編制報(bào)表的靈活性，因此總賬系統(tǒng)與報(bào)表系統(tǒng)會(huì)相互影響，賬務(wù)處理會(huì)影響報(bào)表取數(shù)公式的定義，而報(bào)表公式定義的方便性與準(zhǔn)確性也會(huì)限制了賬務(wù)處理的操作。

報(bào)表系統(tǒng)中最核心的是公式定義，公式定義的正確性與通用性是報(bào)表數(shù)據(jù)正確的根本。在公式定義中，軟件提供了非常重要的取數(shù)函數(shù)，它的作用是提供數(shù)據(jù)來源、類別、所屬的會(huì)計(jì)賬套、會(huì)計(jì)期間等信息，引導(dǎo)系統(tǒng)準(zhǔn)確地從數(shù)據(jù)源取出所需要的數(shù)據(jù)。一般來說，會(huì)計(jì)軟件都提供了報(bào)表模板。操作者如果根據(jù)報(bào)表模板生成報(bào)表，就必須根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況對報(bào)表模板進(jìn)行調(diào)整，除格式外，最主要的是檢查模板自帶的公式定義是否符合企業(yè)的情況。在《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》教學(xué)中，用友U8報(bào)表模板中的某些公式定義值得探討。

一、資產(chǎn)負(fù)債表中“未分配利潤”項(xiàng)目的公式設(shè)置

模板中該項(xiàng)目的公式是取“利潤分潤——未分配利潤”賬戶的期末余額，應(yīng)用的是QM函數(shù)。該公式只適用于每年末時(shí)資產(chǎn)負(fù)債表，即12月31日的資產(chǎn)負(fù)債表，對于每個(gè)月都要提供的資產(chǎn)負(fù)債表來說，即中期資產(chǎn)負(fù)債表如果還是按此公式取數(shù)，得出的報(bào)表數(shù)據(jù)肯定是錯(cuò)誤的。因?yàn)槌昴┩猓綍r(shí)“本年利潤（4103）”賬戶的是有余額的，并不結(jié)轉(zhuǎn)至“利潤分配（4104）”賬戶。因此此項(xiàng)目應(yīng)該定義為取“本年利潤”與“利潤分配”兩賬戶的期末余額，即QM（4103，月）+QM（4104，月）。

二、資產(chǎn)負(fù)債表中“應(yīng)收賬款”、“預(yù)付款項(xiàng)”、“應(yīng)付賬款”、“預(yù)收款項(xiàng)”項(xiàng)目

資產(chǎn)負(fù)債表中的“應(yīng)收賬款”、“預(yù)付款項(xiàng)”、“應(yīng)付賬款”、“預(yù)收款項(xiàng)”四個(gè)項(xiàng)目的公式定義，是否能按照手工賬的做法設(shè)置取數(shù)公式，值得好好討論。在手工會(huì)計(jì)中，該四個(gè)項(xiàng)目的取數(shù)規(guī)則有一個(gè)共同的要求，即企業(yè)的債權(quán)債務(wù)是不能相互抵銷的，因此要分別分析對應(yīng)著這四個(gè)報(bào)表項(xiàng)目的“應(yīng)收賬款”、“預(yù)付賬款”、“應(yīng)付賬款”、“預(yù)收賬款”明細(xì)賬的余額，這四個(gè)賬戶是雙重性質(zhì)的會(huì)計(jì)科目，明細(xì)賬的期末借方余額代表資產(chǎn)，貸方余額代表負(fù)債。根據(jù)這個(gè)規(guī)則，手工賬中報(bào)表項(xiàng)目“應(yīng)收賬款”的取數(shù)是“應(yīng)收賬款”明細(xì)賬的借方余額加上“預(yù)收賬款”明細(xì)賬的借方余額，再減去其對應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備；“預(yù)付款項(xiàng)”的取數(shù)是“預(yù)付賬款”明細(xì)賬的借方余額加上“應(yīng)付賬款”明細(xì)賬的借方余額；“應(yīng)付賬款”的取數(shù)是“應(yīng)付賬款”明細(xì)賬的貸方余額加上“預(yù)付賬款”明細(xì)賬的貸方余額；“預(yù)收款項(xiàng)”的取數(shù)是“預(yù)收賬款”明細(xì)賬的貸方余額加上“應(yīng)收賬款”明細(xì)賬的貸方余額。

但如果在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中仍按這個(gè)算法取數(shù)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)公式的設(shè)置很困難、很繁瑣。當(dāng)企業(yè)的往來客戶不多、業(yè)務(wù)也不頻繁時(shí)，該部分的會(huì)計(jì)核算仍可采用手工按往來單位開設(shè)明細(xì)賬的模式，也不啟用應(yīng)收、應(yīng)付子系統(tǒng)，那么其公式的定義仍如手工的算法，也并不復(fù)雜。但如果企業(yè)的往來單位較多、業(yè)務(wù)較頻繁，在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，該部分內(nèi)容的核算就會(huì)發(fā)生變化，增加這些賬戶的輔助核算功能，將“應(yīng)收賬款”與“預(yù)收賬款”設(shè)置為客戶往來，將“預(yù)付賬款”與“應(yīng)付賬款”設(shè)置為供應(yīng)商的往來，取代原有的按往來單位開設(shè)的明細(xì)賬。在這種情況下，就要改變手工會(huì)計(jì)對這部分業(yè)務(wù)的核算傳統(tǒng)，以利于該部分報(bào)表項(xiàng)目公式的設(shè)置。

我們舉一個(gè)案例，看下手工會(huì)計(jì)中“預(yù)收賬款”是怎樣具有雙重性質(zhì)的。A公司1月10日預(yù)收甲客戶的貨款50000元；1月15日，公司按合同發(fā)貨，價(jià)值80000元，并辦理托收手續(xù)；2月10日，收到甲剩余貨款30000元。會(huì)計(jì)核算不考慮增值稅。

1月10日，A公司預(yù)收貨款時(shí)的會(huì)計(jì)處理：

借：銀行存款50000元

貸：預(yù)收賬款——甲公司 50000元

1月15日，A公司確認(rèn)收入時(shí)

借：預(yù)收賬款——甲公司 80000元

貸：主營業(yè)務(wù)收入80000元

2月10收到剩余貨款時(shí)

借：銀行存款 30000元

貸：預(yù)收賬款——甲公司 30000元

這樣1月31日時(shí)“預(yù)收賬款——甲公司”賬戶的期末余額就在借方，代表A公司的債權(quán)，因而編制資產(chǎn)負(fù)債表時(shí)就應(yīng)計(jì)入“應(yīng)收賬款”報(bào)表資產(chǎn)項(xiàng)目。這樣“預(yù)收賬款”與“應(yīng)收賬款”科目就你中有我，我中有你，明細(xì)賬的貸方余額代表債務(wù)，借方余額代表債權(quán)。

在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，如果預(yù)收賬款設(shè)置為客戶往來輔助核算，就不需要再按往來單位開設(shè)明細(xì)賬。如果是這樣，報(bào)表公式設(shè)置就很難對每個(gè)往來單位判斷余額方向來取數(shù)，因此用友U8報(bào)表模板中這幾個(gè)項(xiàng)目公式的定義都是取的總賬科目的余額。要保證該公式的正確，就必須調(diào)整原有手工上述的做賬傳統(tǒng)，將這些科目不再進(jìn)行雙重性質(zhì)的核算。即上述案例中的會(huì)計(jì)處理如下：

1月10日，A公司預(yù)收貨款時(shí)的會(huì)計(jì)處理：

借：銀行存款 50000元

貸：預(yù)收賬款 50000元（輔助核算甲公司）

1月15日，A公司確認(rèn)收入時(shí)

借：應(yīng)收賬款 30000元（輔助核算甲公司）

預(yù)收賬款 50000元（輔助核算甲公司）

貸：主營業(yè)務(wù)收入80000元

2月10收到剩余貨款時(shí)

借：銀行存款30000元

貸：應(yīng)收賬款30000元（輔助核算甲公司）

在這樣的核算方法下，1月31日的資產(chǎn)負(fù)債表相關(guān)項(xiàng)目的取數(shù)直接取對應(yīng)戶一級科目的余額就可。另外在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，企業(yè)的預(yù)收與預(yù)付款業(yè)務(wù)都分別用“預(yù)收賬款”與“預(yù)付賬款”科目來核算，而不用“應(yīng)收賬款”與“應(yīng)付賬款”來代替。

如果會(huì)計(jì)系統(tǒng)同時(shí)啟用了應(yīng)收、應(yīng)付子系統(tǒng)，因?yàn)橐獙?shí)現(xiàn)自動(dòng)生成相關(guān)憑證的功能，其會(huì)計(jì)核算更是改變了手工的做法。比如在應(yīng)收系統(tǒng)中，對應(yīng)收賬款與預(yù)收賬款基本科目的設(shè)置有兩種方法，一種是使用同一科目如“應(yīng)收賬款”來核算它們，這會(huì)導(dǎo)致“應(yīng)收賬款”具有雙重性質(zhì)，可能代表債權(quán)，也可能代表債務(wù)；另一種是使用不同科目來核算，將應(yīng)收科目指定為“應(yīng)收賬款”，將預(yù)收科目指定為“預(yù)收賬款”。在第二種方法下，上述案例中的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理如下：

1月10日，A公司在應(yīng)收系統(tǒng)中填制收款單，選擇預(yù)收款，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成如下憑證：

借：銀行存款50000元

貸：預(yù)收賬款50000元（輔助核算甲公司）

1月15日，A公司發(fā)出貨物，開具銷售發(fā)票、填制的應(yīng)收單，系統(tǒng)自動(dòng)生成如下憑證：

借：應(yīng)收賬款 80000元（輔助核算甲公司）

貸：主營業(yè)務(wù)收入 80000元

1月31日，在應(yīng)收系統(tǒng)中執(zhí)行“預(yù)收沖應(yīng)收”的操作，生成轉(zhuǎn)賬憑證：

借：預(yù)收賬款 50000元（輔助核算甲公司）

貸：應(yīng)收賬款 50000元（輔助核算甲公司）

2月10收到剩余貨款時(shí)

借：銀行存款 30000元

貸：應(yīng)收賬款 30000元（輔助核算甲公司）

“預(yù)收沖應(yīng)收”這筆會(huì)計(jì)處理在手工系統(tǒng)中是沒有的，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中由于要根據(jù)相關(guān)單據(jù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)制單功能，用友U8的程序設(shè)計(jì)設(shè)置了兩種情況的銷售處理，一種是貨款兩清的銷售，一種是賒銷。在貨款兩清的情況下，在發(fā)票界面選擇“現(xiàn)結(jié)”按鈕，即可不通過“應(yīng)收賬款”核算銷售收入。在賒銷方式下，如果有預(yù)收款項(xiàng)，如1月10日的業(yè)務(wù)只能通過收款單，生成的憑證貸方記入“預(yù)收賬款”；當(dāng)向客戶發(fā)出貨物并開出發(fā)票后，只能通過應(yīng)收單，生成的憑證借方記入“應(yīng)收賬款”。這時(shí)就需要用預(yù)收款沖抵應(yīng)收款，就形成1月31日的憑證。在這種設(shè)置下，“預(yù)收賬款”總是代表債務(wù)，而“應(yīng)收賬款”總是代表債權(quán)，因此報(bào)表項(xiàng)目公式的定義就簡單明了。

三、利潤表損益項(xiàng)目的公式設(shè)置

公式模板中損益項(xiàng)目的取數(shù)都是取對應(yīng)的賬戶的本期發(fā)生額（應(yīng)用的是FS發(fā)生額函數(shù)），收入類的取貸方發(fā)生額，費(fèi)用類的取借方發(fā)生額。這種公式定義，要保證報(bào)表數(shù)據(jù)正確有一個(gè)前提，即保證平時(shí)賬務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)處理都遵循收入類賬戶的發(fā)生額都記入貸方，費(fèi)用類賬戶的發(fā)生額都記入借方，當(dāng)平時(shí)有發(fā)生額出現(xiàn)在相反方向時(shí)，收入類的就用紅字（即負(fù)數(shù)）記入貸方，費(fèi)用類的就用紅字（即負(fù)數(shù)）記入借方。這類業(yè)務(wù)在以前舊的會(huì)計(jì)制度下，常見的主要是銷售退回與財(cái)務(wù)費(fèi)用的利息收入等，因此這樣處理起來問題也不大。但在現(xiàn)有會(huì)計(jì)制度下，這類型的業(yè)務(wù)越來越多，比如“公允價(jià)值變動(dòng)收益”與“資產(chǎn)減值損失”等項(xiàng)目，其平時(shí)的發(fā)生額既有可能是在借方，也有可能是在貸方，將其發(fā)生額約定在哪一方面都會(huì)不合適。因此這種取相關(guān)賬戶發(fā)生額的公式定義是不科學(xué)與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，?huì)導(dǎo)致報(bào)表數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。

在用友U8系統(tǒng)中，有一個(gè)函數(shù)TFS，是條件發(fā)生額函數(shù)，其格式為TFS（科目編碼，會(huì)計(jì)期間，方向，[摘要]，[摘要匹配方式]，[賬套號]，[會(huì)計(jì)年度]，[編碼1]，[編碼2]，[核算類別]，[項(xiàng)目大類名稱]）。該函數(shù)可根據(jù)設(shè)置的摘要條件提取某科目本幣發(fā)生額，摘要匹配方式包括“=”和“==”，其中“=”用于模糊匹配，“==”用于精確匹配。假定財(cái)務(wù)費(fèi)用的科目編碼為6603，則在利潤表中財(cái)務(wù)費(fèi)用項(xiàng)目的取數(shù)公式可以定義為：TFS（“6603”，月，貸，“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”，“==”），它的意思是提取財(cái)務(wù)費(fèi)用科目6603摘要等于“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”的當(dāng)月貸方發(fā)生額。損益類賬戶在月末都要將其借貸發(fā)生凈額結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”賬戶，在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，該業(yè)務(wù)處理是通過總賬系統(tǒng)月末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬中的“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”功能自動(dòng)生成的轉(zhuǎn)賬憑證，該憑證上的數(shù)據(jù)即是結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”的數(shù)據(jù)，也就是填制利潤表數(shù)據(jù)。因此利潤表的損益項(xiàng)目的取數(shù)公式應(yīng)用TFS條件發(fā)生額函數(shù)才是正確的。

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